Contoh LPJ kegiatan dan cara menulisnya tanpa begadang
Format Laporan Pertanggungjawaban justru bagian yang gampang. Yang berat adalah dua minggu menggali arsip kalau tidak ada yang mencatat apa pun saat acaranya berlangsung.
Panitia Karang Taruna Bina Muda menutup rangkaian acara tujuh belasan pada Minggu malam di bulan Agustus, mengangkat sound system ke Avanza milik entah siapa, lalu pulang. Tiga minggu kemudian bendaharanya, Rizal, duduk di meja makan ibunya jam sebelas malam dengan sekotak sepatu berisi nota, grup WhatsApp yang harus di-scroll balik empat ratus pesan, dan formulir dari kelurahan yang meminta LPJ paling lambat Jumat. Uangnya beres - uangnya memang selalu beres, dan tidak pernah ada yang menuduh Rizal menghilangkan satu rupiah pun - tapi yang tidak dia punya adalah catatan siapa saja yang benar-benar hadir di tiga rapat persiapan, berapa harga spanduk setelah ada yang mengubah ukurannya hari Kamis, dan sponsor mana dari empat belas itu yang benar-benar sudah transfer dan mana yang cuma menjanjikan lewat telepon dengan nada yang waktu itu terdengar seperti iya.
Malam itulah yang sebenarnya dibahas artikel ini, dan bukan format Laporan Pertanggungjawaban - formatnya justru bagian yang paling gampang dari semuanya, dan Anda boleh ambil punya saya di bawah tanpa perlu bilang-bilang - melainkan dua minggu penggalian arsip yang mau tidak mau harus dijalani kalau selama acaranya berlangsung tidak ada satu orang pun yang sempat mencatat apa-apa.
Kalau sedang buru-buru
- LPJ itu laporan naratif plus pertanggungjawaban keuangan. Kebanyakan panitia kuat di bagian uang dan lemah di bagian cerita, karena uang memang dicatat sedangkan ceritanya tidak.
- Struktur bukan masalah Anda. Bentuk bakunya sudah lama tidak berubah, dan ada di templat lebih jauh ke bawah.
- Yang melelahkan adalah menggali data - menyusun ulang kehadiran, keputusan rapat, dan iuran dari ingatan serta grup WhatsApp, berminggu-minggu setelahnya.
- Tulis LPJ sambil acara berjalan, bukan sesudahnya. Empat atau lima kebiasaan kecil selama kegiatan mengubah rekonstruksi tiga minggu menjadi kerja satu sore.
- Unduh templatnya di bawah (PDF dan Word) supaya Anda mulai dari struktur, bukan dari halaman kosong.
LPJ itu sebenarnya apa, dan siapa yang membacanya
Laporan Pertanggungjawaban adalah dokumen yang diserahkan panitia di akhir sesuatu - sebuah acara, sebuah program, atau satu periode kepengurusan - yang isinya kurang lebih: ini yang kami janjikan, ini yang kami kerjakan, ini biayanya, dan ini sisanya. Di Indonesia Anda akan bertemu dokumen ini di Karang Taruna, OSIS, koperasi, yayasan, panitia masjid, organisasi kampus, kelompok arisan, dan hampir semua badan yang pernah memegang uang orang lain lalu membelanjakannya atas nama mereka.
Ada baiknya kita jujur dulu soal siapa yang benar-benar membaca dokumen ini, karena jawabannya mengubah cara Anda menulisnya sejak paragraf pertama. Dari pengalaman saya pembacanya cuma ada tiga jenis, dan yang dicari masing-masing berbeda cukup jauh sampai-sampai satu dokumen sulit memuaskan ketiganya sekaligus:
| Siapa | Yang benar-benar diperiksa | Yang cuma dilewati |
|---|---|---|
| Pemberi dana - kelurahan, sponsor, organisasi induk | Uang masuk, uang keluar, nota, sisa dana | Hampir semua bagian lain |
| Pengurus periode berikutnya | Apa yang meleset dan apa yang akan diubah | Rincian keuangannya, jujur saja |
| Anggota Anda sendiri | Foto, nama, apakah kontribusinya tercantum | Dua-duanya di atas |
Hampir semua LPJ yang pernah saya lihat ditulis sepenuhnya untuk pembaca jenis pertama, lalu heran kenapa tidak ada yang membacanya. Bagian evaluasi - satu-satunya bagian yang benar-benar berguna bagi pengurus berikutnya - biasanya cuma empat kalimat datar yang bilang acara berjalan lancar dan panitia mengucapkan terima kasih kepada semua pihak….yang sama sekali tidak menolong siapa pun.
Tips cepat. Tulis bagian evaluasi duluan, malam itu juga, selagi Anda masih kesal dengan apa pun yang tadi berantakan. Ini satu-satunya bagian yang benar-benar sulit disusun ulang belakangan, karena rasa jengkel itu memudar dan akhirnya Anda menulis "acara berjalan lancar".
Struktur bakunya
Ini bentuknya. Ada sedikit variasi antara kelurahan, organisasi kampus, dan koperasi, dan kalau organisasi induk Anda sudah menerbitkan formatnya sendiri ya pakai punya mereka tanpa perlu berdebat, tapi kerangkanya sama di mana-mana dan sudah begitu sejak lama.
Perhatikan apa yang sebenarnya dikatakan diagram itu, karena saya sendiri butuh waktu untuk melihatnya: enam dari delapan bagian sifatnya baku atau pembukuan, dan keduanya bisa diselesaikan dengan templat plus sekotak nota, artinya dua bagian yang benar-benar menyakitkan adalah dua yang menggambarkan kenyataan - siapa yang datang, dan apa yang meleset - dan keduanya cuma ada di kepala orang kalau tidak ada yang menuliskannya saat itu juga.
Sebenarnya butuh waktu berapa lama?
Di sini saya lebih suka memberi rentang daripada janji, karena hasilnya hampir sepenuhnya bergantung pada apa yang Anda catat selama acara, bukan pada seberapa cepat Anda mengetik.
LPJ tujuh belasan Rizal memakan kira-kira 14 – 18 jam yang tersebar dalam tiga minggu, dan dugaan saya 11 atau 12 jam di antaranya adalah menggali arsip, bukan menulis - mengejar sponsor mana yang benar-benar sudah transfer dan mana yang baru bilang akan, memastikan apakah 240 orang di foto itu memang 240 orang atau 90 orang yang sama difoto empat kali dari sudut berbeda, dan menanyai seksi konsumsi supaya mengingat-ingat lagi berapa harga es waktu itu.
Coba saja kalkulator di bawah dengan acara Anda yang terakhir. Ini bukan rumus yang akan saya bela sampai dua angka di belakang koma - ini hitungan sederhana atas angka Anda sendiri, dan cuma perkiraan jenis itu yang ada gunanya di sini.
Coba mainkan dropdown yang di tengah itu sebentar dan perhatikan apa yang terjadi pada angka totalnya, karena tidak ada isian lain di halaman ini yang mengubah hasilnya sebesar itu - dan itulah, kalau boleh jujur, seluruh argumen artikel ini yang kebetulan bisa dipadatkan ke dalam satu kotak pilihan.
Lima kebiasaan yang membuat LPJ menulis dirinya sendiri
Tidak ada yang canggih di sini, dan saya justru agak sungkan menyodorkannya sebagai wawasan - semuanya jenis hal yang terasa seperti administrasi tidak penting di hari H, dilewati begitu saja karena ada yang sedang menggotong speaker menyeberangi lapangan, lalu terlihat seperti kejeniusan tiga minggu kemudian waktu formulir dari kelurahan datang.
Catat kehadiran di pintu masuk, bukan dari foto
Selembar kertas dan pulpen selalu menang dibanding menghitung kepala dari foto bersama, dan jauh lebih baik daripada menghitung wajah di Story yang sudah kedaluwarsa. Kalau Anda punya sistem keanggotaan dengan check-in QR ya pakai, kalau tidak ada ya daftar cetak dan bolpoin sudah cukup kok. Yang penting angkanya ada malam itu juga dan tidak ada yang perlu mengarangnya belakangan.
Foto setiap nota begitu nota itu ada
Bukan di akhir minggu. Saat itu juga. Kertas termal dari warung memudar jadi lembaran abu-abu kosong dalam waktu sekitar satu setengah bulan di dashboard mobil, dan bendahara yang memberi tahu Anda soal ini adalah bendahara yang pernah kehilangan satu. Foto di album bersama, diberi nama sesuai tanggal, sudah cukup.
Satu lembar keuangan berjalan, bukan empat
Kegagalan klasiknya begini: spreadsheet sponsor dipegang seksi dana, daftar belanja di buku catatan bendahara, uang tiket di kotak kas, dan transfer masuk ke rekening pribadi seseorang. Keempatnya tentu bisa dicocokkan, tapi proses mencocokkannya itulah yang memakan dua minggu. Satu lembar, satu penanggung jawab, diperbarui di hari yang sama.
Tulis tiga baris di grup setiap selesai rapat
Keputusan yang diambil, siapa mengerjakan apa, dan apa yang berubah. Tiga baris. Inilah yang nanti menjadi bagian 4, dan ini kebiasaan paling murah di daftar ini - sekitar sembilan puluh detik per rapat, dibanding berjam-jam scroll balik empat ratus pesan cuma untuk tahu kapan tanggalnya bergeser.
Lakukan evaluasi malam itu juga
Dua puluh menit, semua orang masih di tempat, satu orang mengetik. Apa yang berhasil, apa yang tidak, apa yang akan diubah. Jangan dijadwalkan minggu depan, karena minggu depan tidak akan terjadi dan waktu itu semua orang sudah dengan murah hati melupakan bahwa sound system-nya datang terlambat dua jam.
Yang perlu diwaspadai. Uang yang lewat rekening pribadi anggota panitia. Hampir selalu tidak ada niat buruk - biasanya cuma ShopeePay dia yang jalan di lokasi - dan ini penyebab paling umum LPJ dikembalikan untuk direvisi, karena tidak ada rekening koran yang bisa menunjukkannya dengan bersih. Sepakati satu rekening sebelum acara, biar pun itu rekening pribadi, dan tuliskan kesepakatannya.
Seberapa siap Anda? Cek cepat
Centang yang sudah Anda punya untuk kegiatan berikutnya. Jujur saja, jangan optimistis - skornya untuk Anda sendiri dan tidak ada yang mengintip.
Bagian keuangan, tempat laporan biasanya dikembalikan
Bagian naratif dibaca sekilas; bagian keuangan dibaca sambil pegang pulpen, biasanya oleh orang yang sudah membaca empat puluh dokumen serupa dan hafal betul di mana orang biasanya mengarang. Dari pengalaman saya cuma ada empat hal yang membuat LPJ dikembalikan untuk direvisi, dan tidak satu pun soal tulisan yang jelek:
- Totalnya tidak cocok. Pemasukan dikurangi pengeluaran tidak sama dengan saldo akhir, biasanya karena ada kas kecil yang tidak pernah masuk ke lembar hitungan.
- Ada baris tanpa nota dan tanpa penjelasan kenapa. "Konsumsi rapat" Rp 450.000 tanpa lampiran apa pun pasti ditanya.
- Sponsor dicatat sudah diterima padahal baru dijanjikan. Pisahkan kolom dijanjikan dan diterima, masalah ini langsung hilang.
- Sisa dana tidak dijelaskan. Kalau ada sisa, sebutkan berapa dan sekarang ada di mana. Diam soal sisa dana jauh lebih buruk kesannya dibanding sisa dananya sendiri.
Tampilkan uangnya dalam dua tabel, bukan satu daftar panjang - pemasukan dulu, lalu pengeluaran yang dikelompokkan per kategori - dan taruh total berjalan di bawah masing-masing tabel supaya orang yang memeriksa tidak perlu menjumlahkan sendiri. Tambahan sepuluh menit saja, tapi sebagian besar bolak-balik revisi yang biasanya terjadi jadi hilang. Cara Anggota mencatat pemasukan juga berangkat dari gagasan yang sama, bahwa kategori yang bisa dijumlahkan lebih berguna daripada daftar kronologis yang rapi.
Templat LPJ, gratis, tanpa daftar. Delapan bagian baku lengkap dengan judulnya, format keuangan dua tabel, dan halaman evaluasi yang pertanyaannya benar-benar berguna. Ambil yang PDF kalau mau dicetak dan diisi tangan, atau yang Word kalau lebih suka diketik lalu dikirim sebagai soft copy.
PDF, 252 KB Word, 13 KBKenyataan yang agak canggung soal semua ini
Semua yang di atas sebenarnya satu gagasan yang memakai lima topi: LPJ bukan dokumen yang Anda tulis, melainkan dokumen yang Anda kumpulkan, dan panitia yang merasa ini gampang bukanlah penulis yang lebih baik daripada panitia yang merasa ini siksaan (saya pernah melihat keduanya, dan pembedanya bukan bakat). Mereka cuma punya catatan.
Dan saya lebih suka mengatakan terus terang bahwa spreadsheet plus album foto bersama sudah cukup untuk pekerjaan ini, karena memang cukup. Banyak organisasi berjalan bertahun-tahun dengan cara itu dan LPJ mereka selesai dalam satu sore. Kalau kegiatan Anda cuma satu acara setahun dengan tiga puluh orang dan delapan lembar nota, jangan cari-cari software - Anda tidak sedang punya masalah software, dan siapa pun yang bilang sebaliknya sedang berjualan.
Yang mulai tidak jalan kira-kira di titik ketika hitungannya tidak lagi muat di satu kepala. Sekitar beberapa ratus anggota, atau beberapa acara dalam setahun, atau saat tiga orang berbeda sama-sama menerima uang, spreadsheet mulai menghasilkan sebuah versi kebenaran, bukan kebenarannya. Biasanya di titik itulah panitia mulai menengok ke kanan dan ke kiri.
Kalau posisi Anda di situ, Anggota menyimpan kehadiran, iuran, pendaftaran acara dan catatan pembayaran di satu tempat sambil semuanya berjalan, jadi angka untuk bagian 4 dan 5 sudah tersedia saat LPJ jatuh tempo - Anda tinggal ekspor, bukan menyusun ulang. Silakan coba gratis dan lihat sendiri apakah cocok dengan cara kerja panitia Anda. Tapi lima kebiasaan di atas itulah jawaban sebenarnya, dan itu sama ampuhnya kalau ditulis di buku catatan. Yang paling penting - semoga sukses kegiatannya, dan evaluasinya dikerjakan malam itu juga ya.
Pertanyaan umum
LPJ sebaiknya berapa halaman?
Untuk satu kegiatan, biasanya 8 - 15 halaman termasuk lampiran, dan sebagian besarnya nota serta daftar hadir, bukan tulisan. Untuk satu periode kepengurusan tentu lebih panjang. Yang membuat LPJ diterima bukan tebalnya, tapi bagian keuangan yang angkanya cocok. Kalau organisasi induk sudah menetapkan batas halaman, ikuti itu.
Ada format LPJ yang diwajibkan secara hukum di Indonesia?
Tidak ada satu format nasional. Kelurahan, organisasi kampus, koperasi dan yayasan biasanya punya format masing-masing, dan kalau pemberi dana Anda sudah menerbitkan formatnya ya pakai punya mereka. Delapan bagian di artikel ini adalah kerangka umum yang ada di balik hampir semuanya.
Bagaimana kalau ada nota yang hilang?
Tulis terus terang di baris itu, jangan dibiarkan kosong. Catatan singkat berisi belanjanya untuk apa, siapa yang menyetujui, dan kenapa notanya tidak ada jauh lebih mungkin diterima daripada angka tanpa penjelasan. Justru diamnya itu yang bikin LPJ dikembalikan.
Siapa yang menandatangani LPJ?
Umumnya ketua panitia dan bendahara, sering ditambah tanda tangan pihak yang menerima laporan - petugas kelurahan, ketua organisasi, atau ketua badan induk. Lihat saja siapa yang tanda tangan tahun lalu, karena itulah yang akan diharapkan.
Boleh menulis LPJ sebelum kegiatan selesai?
Sebagian besarnya boleh, dan memang sebaiknya begitu. Sampul, kata pengantar, pendahuluan dan seluruh strukturnya bisa disiapkan lebih dulu, sementara kehadiran dan pengeluaran diisi sambil jalan. Cuma evaluasi yang memang harus menunggu, dan itu paling baik dikerjakan malam itu juga.
Apa bedanya LPJ dengan proposal?
Proposal ditulis sebelum kegiatan, untuk meminta izin dan dana berdasarkan rencana. LPJ ditulis sesudahnya, mempertanggungjawabkan apa yang benar-benar terjadi dan ke mana uangnya. Keduanya sebaiknya saling bercermin, jadi bukalah proposalnya sambil menulis laporan.
