Laporan pertanggungjawaban yang jawatankuasa anda benar-benar siapkan
Format laporannya bahagian yang senang. Yang berat ialah dua minggu menggali rekod apabila tiada sesiapa mencatat apa-apa semasa program berjalan.
Jawatankuasa Persatuan Belia Bina Muda menutup rangkaian sambutan Merdeka pada satu malam Ahad di bulan Ogos, mengangkat sistem PA ke dalam Avanza entah milik siapa, lalu balik. Tiga minggu kemudian bendaharinya, Rizal, duduk di meja makan ibunya pukul sebelas malam dengan sekotak resit, kumpulan WhatsApp yang perlu di-scroll balik empat ratus mesej, dan borang daripada pihak persatuan induk yang meminta laporan aktiviti dan penyata kewangan menjelang Jumaat. Duitnya kemas - duitnya memang sentiasa kemas, dan tiada sesiapa pernah menuduh Rizal menghilangkan seringgit pun - tetapi yang dia tak ada ialah rekod siapa sebenarnya yang hadir ke tiga mesyuarat perancangan, berapa harga sebenar banner selepas ada orang menukar saiznya pada hari Khamis, dan penaja mana antara empat belas itu yang betul-betul sudah bayar dan mana yang sekadar berjanji melalui telefon dengan nada yang ketika itu berbunyi macam ya.
Malam itulah yang sebenarnya menjadi tajuk rencana ini, dan bukannya format laporan pertanggungjawaban - formatnya bahagian paling senang antara semuanya, dan anda boleh ambil templat saya di bawah tanpa perlu bertanya - sebaliknya dua minggu kerja menggali rekod yang terpaksa dibuat apabila sepanjang program berjalan tiada seorang pun yang sempat mencatat apa-apa.
Kalau anda tergesa-gesa
- Laporan begini ialah laporan naratif campur penyata kewangan. Kebanyakan jawatankuasa kemas di bahagian duit dan lemah di bahagian cerita, sebab duit memang dicatat manakala ceritanya tidak.
- Struktur bukan masalah anda. Bentuk asasnya sudah lama tidak berubah, dan ada dalam templat di bawah.
- Yang memenatkan ialah menggali data - membina semula kehadiran, keputusan mesyuarat dan yuran daripada ingatan serta kumpulan WhatsApp, berminggu-minggu selepas itu.
- Tulis laporan itu sambil program berjalan, bukan selepasnya. Empat lima tabiat kecil semasa program menukar kerja tiga minggu menjadi kerja satu petang.
- Muat turun templatnya di bawah (PDF atau Word) supaya anda bermula dengan struktur, bukan helaian kosong.
Laporan ini sebenarnya apa, dan siapa yang membacanya
Laporan pertanggungjawaban ialah dokumen yang diserahkan sesebuah jawatankuasa di penghujung sesuatu - satu program, satu aktiviti, atau satu penggal pemegangan jawatan - yang isinya lebih kurang begini: inilah yang kami janjikan, inilah yang kami buat, inilah kosnya, dan inilah bakinya. Di Malaysia anda akan bertemu dokumen ini dalam persatuan belia, persatuan penduduk, koperasi, badan alumni, jawatankuasa masjid dan surau, kelab sukan, serta hampir mana-mana badan yang pernah memegang duit orang lain lalu membelanjakannya bagi pihak mereka. Bagi persatuan berdaftar, sebahagian besarnya berakhir sebagai lampiran kepada penyata tahunan ROS juga.
Eloklah kita jujur tentang siapa yang benar-benar membacanya, sebab itu mengubah cara anda menulisnya. Berdasarkan pengalaman saya, pembacanya cuma ada tiga jenis dan yang dicari masing-masing berbeza:
| Siapa | Apa yang betul-betul disemak | Apa yang cuma dibaca sepintas lalu |
|---|---|---|
| Pemberi dana - penaja, badan induk, pihak berkuasa tempatan | Duit masuk, duit keluar, resit, baki | Hampir semua bahagian lain |
| Jawatankuasa penggal berikutnya | Apa yang tak menjadi dan apa yang patut diubah | Butiran kewangannya, jujur cakap |
| Ahli anda sendiri | Gambar, nama, sama ada sumbangan mereka tercatat | Kedua-dua yang di atas |
Hampir semua laporan yang pernah saya baca ditulis sepenuhnya untuk pembaca jenis pertama, kemudian hairan kenapa tiada siapa membacanya. Bahagian penilaian - satu-satunya bahagian yang betul-betul berguna kepada jawatankuasa akan datang - selalunya cuma empat ayat hambar yang menyatakan program berjalan lancar dan pihak jawatankuasa merakamkan penghargaan kepada semua pihak….yang langsung tidak menolong sesiapa.
Tip pantas. Tulis bahagian penilaian dahulu, pada malam itu juga, semasa anda masih rimas dengan apa sahaja yang tadi berselerak. Inilah satu-satunya bahagian yang betul-betul sukar dibina semula kemudian, sebab rasa menyampah itu luput dan akhirnya anda menulis "program berjalan lancar".
Struktur asasnya
Inilah bentuknya. Ada sedikit perbezaan antara persatuan berdaftar, badan pelajar dan koperasi, dan kalau badan induk anda sudah mengeluarkan formatnya sendiri, gunakan format mereka tanpa perlu berbahas, tetapi rangkanya sama sahaja di mana-mana dan sudah lama begitu.
Perhatikan apa yang sebenarnya cuba dikatakan rajah itu, sebab saya sendiri ambil masa untuk nampak: enam daripada lapan bahagian sama ada templat atau kerja perakaunan, dan kedua-duanya boleh diselesaikan dengan satu contoh dokumen dan sekotak resit, bermakna dua bahagian yang betul-betul menyakitkan ialah dua yang menggambarkan realiti - siapa yang datang, dan apa yang tak menjadi - dan kedua-duanya hanya wujud dalam kepala orang melainkan ada yang menuliskannya ketika itu juga.
Sebenarnya makan masa berapa lama?
Di sini saya lebih rela memberi julat daripada memberi janji, sebab jawapannya hampir sepenuhnya bergantung pada apa yang anda rekodkan sepanjang program, bukan pada berapa laju anda menaip.
Laporan Merdeka Rizal mengambil lebih kurang 14 – 18 jam bertaburan dalam tiga minggu, dan agakan saya 11 atau 12 jam daripadanya ialah kerja menggali rekod, bukan menulis - mengejar penaja mana yang betul-betul sudah buat pemindahan dan mana yang baru kata akan buat, menentukan sama ada 240 orang dalam gambar itu memang 240 orang atau 90 orang yang sama difoto empat kali dari sudut berlainan, dan bertanya kepada biro makanan supaya mengingat semula berapa harga air ketika itu.
Cubalah kalkulator di bawah dengan program anda yang terakhir. Ini bukan formula yang akan saya pertahankan sampai dua titik perpuluhan - ini kiraan mudah atas angka anda sendiri, dan hanya anggaran jenis itu yang ada nilainya di sini.
Cuba main-mainkan menu di tengah itu sekejap dan perhatikan apa yang berlaku pada angka jumlahnya, sebab tiada isian lain di halaman ini yang mengubah jawapannya sebanyak itu - dan itulah, kalau nak jujur, keseluruhan hujah rencana ini yang kebetulan boleh dipadatkan ke dalam satu kotak pilihan.
Lima tabiat yang membuatkan laporan menulis dirinya sendiri
Tiada satu pun yang bijak di sini, malah saya agak segan menyodorkannya sebagai buah fikiran - semuanya jenis perkara yang terasa macam kerja pentadbiran tak penting pada hari kejadian, dilangkau begitu sahaja sebab ada orang sedang mengangkat pembesar suara merentas padang, kemudian nampak macam kepintaran tiga minggu selepas itu bila borang daripada persatuan induk sampai.
Rekod kehadiran di pintu masuk, bukan daripada gambar
Sehelai kertas dan sebatang pen sentiasa menang berbanding mengira kepala daripada gambar beramai-ramai, dan jauh lebih baik daripada mengira wajah dalam Story yang sudah luput. Kalau anda ada sistem keahlian dengan daftar masuk QR, gunakanlah, dan kalau tiada pun senarai bercetak dengan pen sudah memadai. Yang penting angkanya wujud pada malam itu dan tiada siapa perlu mereka-reka kemudian.
Ambil gambar setiap resit sebaik ia wujud
Bukan hujung minggu. Ketika itu juga. Kertas terma daripada gerai pudar menjadi jalur kelabu kosong dalam masa lebih kurang sebulan setengah di dalam dashboard kereta, dan bendahari yang memberitahu anda hal ini ialah bendahari yang pernah kehilangan satu. Satu gambar dalam album kongsi, dinamakan ikut tarikh, sudah cukup.
Satu helaian kewangan berjalan, bukan empat
Kegagalan klasiknya begini: spreadsheet penaja dipegang biro tajaan, senarai belian dalam buku nota bendahari, duit tiket dalam kotak tunai, dan pemindahan masuk ke akaun peribadi seseorang. Keempat-empatnya memang boleh diselaraskan, tetapi kerja menyelaraskan itulah yang memakan dua minggu. Satu helaian, satu penjaga, dikemas kini pada hari yang sama.
Tulis tiga baris dalam kumpulan selepas setiap mesyuarat
Keputusan yang dibuat, siapa buat apa, dan apa yang berubah. Tiga baris. Inilah yang nanti menjadi bahagian 4, dan inilah tabiat paling murah dalam senarai ini - kira-kira sembilan puluh saat semesyuarat, berbanding berjam-jam scroll balik empat ratus mesej semata-mata untuk tahu bila tarikhnya beralih.
Buat penilaian pada malam itu juga
Dua puluh minit, semua orang masih ada, seorang menaip. Apa yang menjadi, apa yang tidak, apa yang patut diubah. Jangan jadualkan minggu depan, sebab minggu depan ia takkan berlaku dan menjelang itu semua orang sudah dengan murah hati terlupa yang sistem PA sampai lewat dua jam.
Perkara yang perlu diawasi. Duit yang melalui akaun bank peribadi ahli jawatankuasa. Hampir selalunya tiada niat jahat - biasanya cuma e-dompet dia sahaja yang berfungsi di lokasi - dan inilah sebab paling lazim sesebuah laporan dihantar balik untuk pembetulan, sebab tiada penyata yang boleh menunjukkannya dengan bersih. Persetujui satu akaun sebelum program bermula, walaupun akaun peribadi, dan tuliskan persetujuan itu.
Sejauh mana anda bersedia? Semakan pantas
Tandakan apa yang sudah ada untuk program anda yang seterusnya. Jujur, bukan optimistik - markahnya untuk anda sendiri dan tiada siapa mengintai.
Bahagian kewangan, tempat laporan selalunya dihantar balik
Bahagian naratif dibaca sepintas lalu; bahagian kewangan pula dibaca sambil pegang pen, selalunya oleh orang yang sudah membaca empat puluh dokumen serupa dan tahu betul di mana orang biasa mengarang. Berdasarkan pengalaman saya cuma ada empat perkara yang menyebabkan sesebuah laporan dihantar balik untuk pembetulan, dan tiada satu pun berkaitan tulisan yang kurang elok:
- Jumlahnya tak seimbang. Pendapatan tolak perbelanjaan tidak sama dengan baki akhir, selalunya sebab ada wang runcit kecil yang tak pernah masuk ke dalam helaian kiraan.
- Ada baris tanpa resit dan tanpa penjelasan kenapa. "Jamuan mesyuarat" RM 150 tanpa apa-apa lampiran memang akan disoal.
- Tajaan direkod sebagai sudah diterima sedangkan baru dijanjikan. Asingkan lajur dijanjikan dan diterima, masalah ini terus hilang.
- Baki dana tidak dijelaskan. Kalau ada lebihan, nyatakan berapa dan sekarang ada di mana. Diam tentang lebihan jauh lebih buruk bunyinya berbanding lebihan itu sendiri.
Paparkan duitnya dalam dua jadual, bukan satu senarai panjang - pendapatan dahulu, kemudian perbelanjaan yang dikumpulkan mengikut kategori - dan letakkan jumlah berjalan di bawah setiap satu supaya orang yang menyemak tidak perlu menjumlahkan sendiri. Tambahan sepuluh minit sahaja, tetapi kebanyakan kerja ulang-alik pembetulan yang selalunya berlaku itu terus hilang. Cara Anggota merekod pendapatan juga berpunca daripada idea yang sama, bahawa kategori yang boleh dijumlahkan lebih berguna daripada senarai kronologi yang kemas.
Templat laporan, percuma, tanpa pendaftaran. Lapan bahagian asas lengkap dengan tajuknya, format kewangan dua jadual, dan halaman penilaian dengan soalan yang betul-betul berguna. Ambil yang PDF kalau mahu dicetak dan ditulis tangan, atau versi Word kalau lebih suka menaip dan menghantar salinan lembut.
PDF, 252 KB Word, 13 KBHakikat yang agak janggal tentang semua ini
Semua yang di atas sebenarnya satu idea yang memakai lima topi: laporan pertanggungjawaban bukan dokumen yang anda tulis, sebaliknya dokumen yang anda kumpulkan, dan jawatankuasa yang rasa kerja ini senang bukanlah penulis yang lebih baik daripada jawatankuasa yang rasa ia menyeksakan (saya pernah lihat kedua-duanya, dan pembezanya bukan bakat). Mereka cuma ada rekod.
Dan saya lebih rela cakap terus terang bahawa spreadsheet dan album gambar kongsi memang sudah memadai untuk kerja ini, sebab ia memang memadai. Ramai persatuan berjalan bertahun-tahun dengan cara itu dan laporan mereka siap dalam satu petang. Kalau program anda cuma satu acara setahun dengan tiga puluh orang dan lapan keping resit, jangan cari-cari perisian - anda bukan sedang menghadapi masalah perisian, dan sesiapa yang kata sebaliknya sedang menjual sesuatu.
Yang mula tak menjadi lebih kurang di titik apabila kiraannya tidak lagi muat dalam satu kepala. Sekitar beberapa ratus ahli, atau beberapa program setahun, atau bila tiga orang berlainan sama-sama memungut duit, spreadsheet mula menghasilkan satu versi kebenaran, bukan kebenarannya. Biasanya di situlah jawatankuasa mula menoleh ke kiri dan ke kanan.
Kalau itu kedudukan anda, Anggota menyimpan kehadiran, yuran, pendaftaran acara dan rekod pembayaran di satu tempat sambil semuanya berjalan, jadi angka untuk bahagian 4 dan 5 sudah sedia ada bila laporan itu perlu dihantar - anda cuma eksport, bukan bina semula. Anda boleh cuba secara percuma dan lihat sendiri sama ada ia sesuai dengan cara jawatankuasa anda bekerja. Tetapi lima tabiat di atas itulah jawapan sebenarnya, dan ia sama berkesan kalau ditulis dalam buku nota sahaja. Yang paling penting - semoga berjaya programnya, dan buatlah penilaian pada malam itu juga.
Soalan lazim
Laporan ini patut berapa muka surat?
Bagi satu program, biasanya 8 - 15 muka surat termasuk lampiran, dan sebahagian besarnya resit serta senarai kehadiran, bukan karangan. Bagi satu penggal jawatan sudah tentu lebih panjang. Yang menentukan laporan diterima bukan tebalnya, tetapi bahagian kewangan yang angkanya seimbang.
Ada format laporan yang diwajibkan di Malaysia?
Tiada satu format kebangsaan. Persatuan berdaftar, badan pelajar dan koperasi masing-masing ada format sendiri, dan kalau pemberi dana anda sudah mengeluarkan formatnya, gunakan format mereka. Lapan bahagian dalam rencana ini ialah rangka umum di sebalik hampir kesemuanya.
Bagaimana kalau ada resit yang hilang?
Nyatakan terus terang pada baris itu, jangan dibiarkan kosong. Nota ringkas tentang perbelanjaan itu untuk apa, siapa yang meluluskan, dan kenapa resitnya tiada jauh lebih mudah diterima berbanding jumlah tanpa penjelasan. Diamnya itulah yang menyebabkan laporan dihantar balik.
Siapa yang menandatangani laporan ini?
Kebiasaannya pengerusi jawatankuasa dan bendahari, selalunya ditambah tandatangan pihak yang menerima laporan - pegawai persatuan induk atau pengerusi badan berkenaan. Tengok sahaja siapa yang menandatangani tahun lepas, sebab itulah yang akan dijangka.
Boleh tulis laporan sebelum program tamat?
Sebahagian besarnya boleh, malah patut. Muka depan, kata aluan, pendahuluan dan keseluruhan strukturnya boleh disiapkan awal, manakala kehadiran dan perbelanjaan diisi sambil berjalan. Cuma penilaian yang memang perlu menunggu, dan itu paling elok dibuat pada malam itu juga.
Apa bezanya laporan ini dengan kertas cadangan?
Kertas cadangan ditulis sebelum program, untuk memohon kebenaran dan dana berdasarkan rancangan. Laporan pertanggungjawaban ditulis selepasnya, mempertanggungjawabkan apa yang betul-betul berlaku dan ke mana duitnya pergi. Kedua-duanya patut bercermin antara satu sama lain.
