Menulis surat sumbangan yang benar-benar dibalas orang

Ada satu perkara yang patut difikirkan sebelum anda menulis walau sepatah perkataan. Rantau ini antara yang paling murah hati di dunia - Indonesia memegang tempat pertama dalam World Giving Index terbitan Charities Aid Foundation bertahun-tahun berturut-turut, dan di Malaysia pun memberi berjalan setiap hari melalui zakat, derma dan gotong-royong. Jadi apabila persatuan anda menghantar rayuan dana dan hampir tiada siapa membalas, masalahnya bukan orang di sekeliling anda kedekut. Jelas bukan. Ada perkara lain yang tersasar, dan pada pengalaman saya puncanya hampir selalu sama: suratnya ditulis untuk sebuah negara yang bukan negara ini.

Kebanyakan panduan surat sumbangan di internet ditulis untuk badan amal Amerika. Ia mengandaikan resit potongan cukai yang penderma memang mahukan, senarai alamat pos yang dibina berpuluh tahun, tabiat memberi wang kepada orang yang tidak dikenali dari jauh, dan pembaca yang akan duduk membuka sampul surat. Terjemahkan itu lalu hantar ke sini, dan apa yang anda hasilkan ialah dokumen sopan yang meminta jumlah yang tidak dinyatakan daripada orang yang tidak mengenali anda, untuk tujuan yang kabur, tanpa menawarkan apa-apa, dan tanpa sebab untuk dipercayai. Ia diabaikan, kemudian jawatankuasa membuat kesimpulan bahawa mengutip dana memang tidak menjadi.

Yang berkesan di sini lebih hampir kepada kertas cadangan daripada surat rayuan. Bentuknya dokumen bercetak dengan kepala surat dan cop, dialamatkan kepada nama tertentu, dibawa masuk oleh seseorang yang sudah mengenali penerimanya, meminta jumlah tertentu untuk perkara tertentu, dan menawarkan sesuatu yang jelas sebagai balasan. Itu jenis penulisan yang berbeza, dan tulisan ini tentang cara membuatnya dengan betul.

Saya akan bawa satu organisasi sepanjang tulisan ini supaya tiada yang tinggal kabur. Sahabat Haiwan Ipoh ialah sebuah kumpulan kebajikan haiwan - kira-kira 140 ahli, sekitar 35 daripadanya menderma setiap bulan, dan lebih kurang 60 ekor kucing dalam jagaan pada satu-satu masa, antara sebuah rumah perlindungan kecil dan rangkaian rumah tumpangan. Kos bulanan RM 1,100 - 1,400 untuk makanan, pasir dan rawatan biasa. Tahun ini mereka mahu mengadakan hari pemandulan bersubsidi: 40 ekor kucing pada kadar kira-kira RM 50 seekor, jadi RM 2,000. Pegang angka itu, kerana ia akan bekerja keras nanti.

Tiga sasaran, tiga surat berbeza

Kesilapan paling biasa ialah menulis satu surat lalu menghantarnya kepada semua orang. Ahli anda sendiri, perniagaan tempatan dan pejabat kerajaan ialah tiga pembaca berbeza yang mahukan tiga perkara berbeza, dan dokumen yang cuba memuaskan ketiga-tiganya tidak memuaskan satu pun. Ahli sudah percaya kepada anda dan cuma perlu tahu apa yang diperlukan. Perniagaan perlu tahu mereka dapat apa. Pejabat perlu kertas kerja anda betul.

Perhatikan baris terakhir, kerana itulah yang selalu terlepas. Tulisan paling berkesan yang akan anda hasilkan bukan surat yang anda hantar - tetapi mesej yang anda tulis untuk dikirim semula oleh ahli. Ia sampai daripada orang yang sudah dipercayai pembaca, dan kepercayaan seperti itu tidak boleh anda cipta sendiri walau sepanjang mana suratnya.

Susunan itu daripada pemerhatian, bukan kajian, jadi anggap jaraknya kasar sahaja. Tetapi dapatan di sebaliknya cukup kukuh, dan memang tidak sedap didengar kalau anda baru habis satu malam menyusun ayat: cara dokumen itu sampai lebih menentukan daripada sebaik mana ia ditulis. Jadi eloklah tentukan siapa yang membawanya dan kepada siapa sebelum satu ayat pun ditulis (saya pernah melihat kertas cadangan yang baik mati begitu sahaja dalam dulang surat kaunter kerana perkara itu tidak diputuskan).

Apa yang perlu ada pada muka surat cadangan

Kertas cadangan dana di sini mempunyai bentuk yang orang cam, dan pembaca menggunakan bentuk itu untuk menilai dalam beberapa saat sama ada anda sebuah organisasi sebenar atau seseorang yang ada idea. Bahagian yang tertinggal dibaca sebagai cuai, walaupun tujuannya sangat baik. Mengikut susunannya:

1. Kepala surat - logo, nama penuh persatuan, alamat. Ini sahaja sudah membezakan anda daripada separuh permintaan yang mereka terima
2. Nombor rujukan dan tarikh - menunjukkan anda menyimpan rekod
3. Nama orang berserta jawatannya yang betul - jangan "Kepada sesiapa yang berkenaan"
4. Permintaannya, dalam 40 patah perkataan pertama - jumlahnya dan untuk apa
5. Kos terperinci - butiran, harga seunit, jumlah, dan campurannya mesti betul
6. Apa yang mereka dapat - sepanduk, logo, sebutan, gambar
7. Jalan untuk bersetuju dengan jumlah lebih kecil - kadar lebih rendah, atau bantuan berbentuk barang
8. Tandatangan daripada orang yang namanya paling berpengaruh
9. Cop - dari segi undang-undang tidak wajib, dalam amalan hampir wajib
10. Butiran bank atas nama persatuan
11. Lampiran - pendaftaran, laporan tahun lepas, gambar aktiviti lalu

Sembilan perkara yang mengubah berapa ramai membalas

Disusun kasar mengikut kesan berbanding usaha. Kalau hanya termampu tiga, buat tiga yang pertama.

1. Minta sesuatu yang bernama, bukan "sokongan"

"Sokonglah usaha kami" menyuruh pembaca membayangkan sendiri. Sesuatu yang dinamakan berserta harganya membayangkan untuk mereka, dan membolehkan mereka melihat tepat apa yang berlaku kalau bersetuju. Ia juga membuat jumlahnya terasa berpenghujung, bukan pintu masuk kepada tanggungjawab tanpa noktah - kerisauan senyap yang ada di sebalik banyak surat yang tidak berbalas. Jadi bukan "kami berharap pihak tuan sudi menyokong usaha murni kami", tetapi "RM 2,000 membiayai pemandulan 40 ekor kucing jalanan pada 14 September - itu kos penuhnya, RM 50 seekor, tiada yang tersembunyi".

2. Letak permintaan dalam 40 patah perkataan pertama

Kerana segan, jawatankuasa menyorokkan permintaan: tiga perenggan sejarah dan misi, kemudian angkanya di bawah sekali. Padahal orang yang sedang menilai sama ada ini berbaloi dibaca sedang membaca bahagian atas, dan kalau bahagian atas cuma mukadimah, dia berhenti di situ. Letakkan jumlah dan tujuannya pada baris pembuka, kemudian gunakan baki muka surat itu untuk menyokongnya, yang memang bertentangan dengan cara kebanyakan kita diajar menulis surat rasmi di sekolah dahulu. Ini bertentangan dengan cara kebanyakan kita diajar menulis surat rasmi, dan inilah satu perubahan yang paling konsisten mendatangkan balasan.

3. Guna satu angka, dan ulang

Surat yang mengandungi RM 2,000, 40 ekor kucing, RM 50 seekor, 60 haiwan dalam jagaan, 140 ahli dan kos bulanan RM 1,100 - 1,400 sudah menghulurkan enam angka tanpa satu pun sauh. Pilih satu yang anda mahu diingat - di sini RM 2,000 - dan biar yang lain menyokongnya atau hilang terus. Apabila penderma anda menceritakan hal ini kepada orang lain nanti, anda mahu satu angka di mulutnya, bukan enam.

4. Tandatangan dengan nama yang berpengaruh

Tandatangan bukan butiran pentadbiran, ia sebahagian daripada hujah. Kertas cadangan yang ditandatangani sukarelawan yang menulisnya berbeza kesannya daripada kertas yang sama ditandatangani pengerusi, dan berbeza lagi kalau tokoh yang dikenali di kawasan itu turut membubuh nama. Tiada perkara lain dalam senarai ini semurah ini untuk diubah: perkataannya sama, dokumennya jelas lebih berkemungkinan dipandang serius.

Bagi ahli pula sebaliknya. Rayuan kepada ahli sendiri yang ditandatangani "jawatankuasa" berbunyi seperti institusi yang meminta. Ayat yang sama daripada orang yang benar-benar mengenali mereka berbunyi seperti kawan yang meminta. Jadi tandatangan itu sepatutnya mengikut kerapatan hubungan dan bukan carta organisasi, walaupun itu bermakna pengerusi tidak menandatanganinya langsung.

5. Hulurkan sendiri, jangan hantar

Kertas cadangan yang sampai ke tangan seseorang daripada orang yang berdiri di depannya akan dibaca. Dokumen yang sama yang die-melkan ke alamat umum selalunya tidak sampai kepada sesiapa yang boleh memutuskan. Ini menyusahkan, dan ia juga dapatan paling boleh dipercayai dalam keseluruhan tulisan ini. Tentukan siapa yang membawanya, kepada siapa, pada hari apa, sebelum mula mengarang.

6. Beri jalan yang mudah untuk menolak

Menawarkan pilihan lebih kecil sebenarnya menaikkan jumlah, yang bunyinya salah sehinggalah anda melihatnya sendiri. Orang yang tidak mampu RM 700 dan tiada pintu lebih kecil untuk dilalui akhirnya tidak membalas langsung, dan anda kehilangan RM 150 yang dia sanggup beri dengan senang hati. Sediakan pilihan berperingkat, atau bantuan berbentuk barang, maka penolakan senyap bertukar menjadi persetujuan kecil - dan persetujuan kecil tahun ini ialah cara anda mendapat yang lebih besar tahun depan. Contohnya: "RM 700 menampung satu sesi penuh dan nama tuan naik pada sepanduk. RM 150 memandulkan tiga ekor. Kalau tunai sukar, 20 kg makanan sama membantunya."

7. Hantar resit yang tiada siapa minta

Wang masuk, kemudian senyap, dan begitulah sumbangan pertama menjadi sumbangan terakhir. Pengakuan terima pada hari yang sama, lengkap dengan jumlah, tarikh dan untuk apa ia dibelanjakan, mengambil dua minit dan kesannya kepada sumbangan kedua lebih besar daripada segala pujukan dalam surat pertama. Kebanyakan kumpulan di sini tidak membuatnya, dan justeru sebab itulah ia menonjol apabila anda buat.

8. Jadikan permintaan berikutnya lebih ringan daripada yang sebelumnya

Perbualan kedua sepatutnya meminta kurang usaha, bukan lebih banyak wang. Orang yang pernah membuat pindahan sekali ialah calon penderma bulanan tetap - jumlah lebih kecil setiap kali, jauh lebih besar setahun, dan selepas keputusan pertama tiada lagi keputusan. Bagi Sahabat Haiwan Ipoh, 35 ahli yang memberi RM 20 - 60 sebulan itulah yang sebenarnya menampung bil makanan. Rayuan sekali-sekala duduk di atas lantai itu, bukan menjadi keseluruhan lantainya.

9. Lapor semula secara terbuka, dengan gambar

Laporan semula bukan adab semata-mata, ia surat tahun depan yang disiapkan awal. Hantaran yang menamakan penderma dengan gambar barang yang dibeli wangnya memberi dia sesuatu untuk ditunjukkan, memberi anda bukti untuk kertas cadangan seterusnya, dan menunjukkan kepada semua yang belum memberi bagaimana rupanya memberi. Buat sekali, dan permintaan tahun berikutnya sudah separuh siap.

Berapa sebenarnya yang membalas

Hampir tiada siapa menerbitkan angka jujur tentang ini, jadi banyak kumpulan diam-diam merasakan mereka gagal sedangkan mereka biasa sahaja. Ini set angka awam yang paling berguna, dengan satu peringatan yang perlu anda ambil serius.

Bacaan praktikalnya: menulis kepada orang yang tidak mengenali anda hampir sama dengan membazir masa kumpulan kecil. Dua ratus surat, pada kadar di atas, menghasilkan satu dua balasan. Satu malam yang sama digunakan untuk menulis kepada tiga puluh orang yang pernah memberi sesuatu, atau kepada lima perniagaan yang pemiliknya dikenali ahli anda, hasilnya lain sama sekali. Kalau anda perlu memilih ke mana jam sukarelawan yang terhad itu pergi, hantarkan ia kepada orang yang sudah mengenali anda (yang memang kurang menarik berbanding membayangkan penaja korporat baharu yang besar).

Bila masanya meminta

Masa bukan penambahbaikan kecil di sini. Tahun memberi di rantau ini ada puncaknya, dan surat yang mendarat dalam puncak itu sedang bersaing untuk dompet yang memang sudah terbuka. Kutipan zakat dan derma melonjak sepanjang Ramadan - begitulah tertumpunya musim ini.

Dua nota praktikal. Bulan Hijrah beralih kira-kira sebelas hari lebih awal setiap tahun berbanding kalendar biasa, jadi blok Ramadan bergerak - semak tarikhnya, jangan andaikan sama seperti tahun lepas. Dan inilah yang sentiasa tersilap: sampai sebelum puncaknya, bukan semasa puncaknya. Kertas cadangan yang dihulur dua minggu sebelum Ramadan dibaca ketika belanjawan masih ditetapkan. Kertas yang sama pada minggu terakhir bersaing dengan segala-galanya dan dijawab, kalau pun dijawab, selepas wangnya habis.

Satu surat, sebelum dan selepas

Ini draf pertama seperti yang hampir setiap kumpulan tulis, kemudian permintaan yang sama disusun semula. Organisasinya sama, keperluannya sama - yang berubah hanyalah penulisan dan cara ia dihantar.

Sopan, tatabahasanya betul, dan tiada apa-apa di dalamnya yang boleh pembaca lakukan. Tiada jumlah, tiada tujuan, tiada tarikh, tiada nama penerima, tiada tandatangan yang bermakna, dan tiada apa ditawarkan balik. Pembacanya tidak boleh bersetuju walaupun dia mahu, kerana dia tidak diberitahu bersetuju kepada apa.

Panjangnya hampir sama. Bezanya, setiap ayat memberi pembaca sesuatu untuk membuat keputusan, permintaannya ada pada baris pertama, satu angka menanggung keseluruhan surat, ada jalan untuk bersetuju dengan jumlah lebih kecil, dan ada orang yang datang pada hari Khamis.

Susulan yang tiada siapa buat

Kebanyakan kumpulan menghantar satu surat lalu menganggap diamnya sebagai penolakan. Diam hampir tidak pernah bermaksud tidak - dokumennya cuma tertimbus di bawah sesuatu di atas meja. Susulan pendek yang tidak mendesak menyelamatkan bahagian yang bermakna daripada permintaan yang sepatutnya mati sunyi, dan keseluruhannya kira-kira sepuluh minit kerja yang tersebar sepanjang sebulan.

Hari ke-10 ialah tempat kebanyakan susulan tersasar. "Sekadar membuat susulan" tidak memberi pembaca apa-apa untuk dibalas, jadi dia tidak membalas. Satu soalan memberi. "Perlukah saya hantarkan ukuran sepanduk supaya Encik boleh lihat kedudukan logonya?" boleh dijawab dalam empat patah perkataan dan menghidupkan semula perbualan tanpa sesiapa hilang muka - dan di sini, itu lebih penting daripada kegigihan.

Apabila jawapannya memang tidak, terimalah dengan baik dan simpan nama mereka. Perniagaan yang menolak tahun ini kerana masanya tidak kena ialah prospek rapat tahun depan. Perniagaan yang menolak lalu dilayan dingin hilang terus. Bersikap baik terhadap satu penolakan tiada kosnya langsung, dan agak kerap itulah yang akhirnya membawa persetujuan di kemudian hari….

Tiga contoh yang boleh terus digunakan

Isi bahagian dalam kurungan. Ketiga-tiganya sengaja pendek - panjang bukan yang meyakinkan, dan kertas cadangan yang muat pada satu muka surat dibaca di situ juga, bukan disimpan untuk nanti, dan "nanti" ialah tempat dokumen mati.

Yang ketiga paling pendek dan paling kerap dilangkau. Menghantarnya menukar orang yang memberi sekali kepada orang yang menjangka akan mendengar daripada anda lagi, dan itulah asas kepada setiap permintaan anda kepadanya selepas ini. Dua minit, pada hari wangnya masuk, setiap kali - dan mungkin itulah penulisan paling bernilai yang anda buat sepanjang tahun.

Laporan semula ialah surat tahun depan

Di sinilah kutipan dana berhenti menjadi rangkaian permintaan janggal yang berasingan dan mula bertimbun hasilnya. Ia perlukan tiga perkara sahaja: berapa yang masuk, ia membeli apa, dan gambar barangnya.

Terbitkan di tempat yang akan dilihat orang yang memberi, namakan mereka melainkan mereka minta tidak dinamakan, dan jelas tentang wangnya. Kumpulan yang menulis "terima kasih kepada semua atas kemurahan hati" tidak memberitahu sesiapa apa-apa. Kumpulan yang menulis "RM 2,000 terkumpul, 40 ekor dipandulkan, baki RM 50 dibawa ke program seterusnya" baru sahaja memudahkan surat tahun depannya, kerana pembacanya ada bukti dan bukan harapan.

Jujur juga apabila hasilnya kurang. "Kami kumpul RM 1,400 daripada RM 2,000, jadi kami buat 28 ekor bukan 40, dan baki 12 dipindahkan ke November" tidak merugikan anda dan menguntungkan banyak. Orang mudah memaafkan kekurangan. Yang tidak dimaafkan ialah apabila kemudiannya diketahui angka itu diam-diam ditanam, kerana selepas itu setiap angka yang anda terbitkan membawa tanda soal.

Apa yang perlu diukur

Empat angka, disemak sekali setiap program. Lebih daripada itu tiada siapa akan mengekalkannya. Kurang daripada itu anda tidak dapat membezakan surat yang baik daripada nasib baik.

• Berapa ramai yang anda minta, dipisahkan antara yang mengenali anda dan yang tidak. Tanpa pemisahan itu selebihnya tidak bermakna
• Berapa ramai yang membalas, termasuk yang menolak. Banyak balasan tetapi sedikit persetujuan bermaksud masalah harga; senyap bermaksud masalah suratnya, dan kedua-duanya perlu pembetulan bertentangan
• Berapa ramai yang memberi, dan jumlahnya - kemudian puratanya, yang memberitahu sama ada permintaan anda dikenakan pada kadar yang betul
• Berapa ramai yang memberi lagi kali berikutnya anda meminta. Hanya ini yang hasilnya bertimbun, dan hanya ini yang tiada siapa jejak

Satu muka surat dalam buku nota sudah memadai. Yang penting anda boleh melihat tahun lepas sebelum menulis surat tahun ini, kerana kalau tidak, setiap program bermula dari kosong dan pengajaran yang sama dipelajari berulang kali….

Sebahagian besar daripada apa yang membuat ini berkesan dari tahun ke tahun sebenarnya cuma tahu siapa yang memberi, berapa, bila, dan sama ada mereka memberi lagi - rekod yang biasanya ada dalam kepala seorang sahaja atau dalam spreadsheet yang orang lain tidak jumpa. Bahagian itulah yang Anggota dibina untuk simpan, supaya surat tahun depan bermula daripada siapa yang benar-benar memberi dan bukan daripada senarai yang perlu disusun semula. Kalau bunyinya berguna, anda dialu-alukan mencubanya secara percuma. Dan kalau anda lebih suka menyimpan semuanya dalam buku nota dan kumpulan WhatsApp, itu pun tidak menjadi masalah - tiada satu pun nasihat penulisan di atas yang berhenti berguna kerana tempat menyimpan rekodnya berbeza.