Checklist penyambutan anggota baru 90 hari

Checklist penyambutan anggota baru itu reputasinya agak buruk, dan sejujurnya memang pantas begitu. Kebanyakan cuma daftar keinginan yang diketik sekali, bikin orang merasa rapi sesaat, lalu tak pernah dijalankan - panjangnya empat puluh butir, separuhnya hal yang tak sempat dikerjakan pengurus mana pun, dan seluruhnya diam-diam membusuk di dalam drive bersama. Jadi sebelum Anda membaca yang satu ini, ada janji: ini dibuat untuk dipangkas. Tak ada yang mengerjakan semuanya. Intinya adalah melihat bentuk tiga bulan pertama seorang anggota baru tertata berurutan, lalu memilih segelintir sentuhan yang benar-benar akan Anda jaga.

Kenapa harus 90 hari pertama? Karena di situlah sebagian besar kehilangan Anda ditentukan, jauh sebelum siapa pun mendekati pemberitahuan perpanjangan - saya sudah menguraikan alasannya panjang lebar di panduan lengkap retensi anggota, jadi tak saya ulang di sini. Tulisan ini versi yang mudah dipindai dan berbasis lini masa: apa yang sebenarnya dilakukan organisasi yang dikelola dengan baik di hari pertama, di minggu pertama, serta di titik 30, 60, dan 90 hari. Kalau Anda ingin uraian lebih lengkap beserta alasan di balik tiap langkah, bukan sekadar kotak centang, artikel proses penyambutan anggota baru membahas wilayah yang sama dalam bentuk prosa.

Biar tidak melayang ke ranah abstrak, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini. Misalkan Anda ikut mengelola Komunitas Pendaki Fajar, komunitas pendaki akhir pekan di Bandung - sekitar 160 anggota, trek bareng dua kali sebulan, grup WhatsApp yang bisa hangat bisa juga ricuh tergantung harinya, dan mungkin 8 - 12 orang baru bergabung tiap bulan. Kebanyakan mereka gugup datang ke pendakian pertama sendirian, ragu apakah fisiknya cukup atau apakah perlengkapan yang dibawa sudah benar. Simpan itu dalam pikiran selama kita jalan, karena hampir tiap butir di bawah sebenarnya soal hal yang sama: membuat seorang pendatang baru yang agak cemas merasa, cukup cepat, bahwa ia memang tempatnya di sini.

Hari 1: buat sambutannya terasa ditulis manusia

Hari pertama menentukan nada, dan kesalahan paling umum adalah membiarkan struk pembayaran otomatis menjadi keseluruhan sambutan. Itu bukan sambutan, itu penegasan sebuah transaksi, dan anggota baru langsung bisa merasakan bedanya.

• Kirim sambutan tulus dalam sehari. Idealnya 24 - 48 jam, dari manusia bernama, bukan "Tim Keanggotaan". Tak perlu panjang - dua tiga kalimat hangat mengalahkan paket mewah yang tak dibaca siapa-siapa.
• Sebutkan acara berikutnya yang paling dekat. Sebuah tanggal dan tempat. "Trek santai kita berikutnya Minggu, kumpul jam 5 pagi di gerbang Cibodas, semua kecepatan boleh" memberi mereka alasan hadir dalam waktu dekat, bukan suatu hari nanti.
• Tunjuk satu langkah berikutnya yang jelas, bukan lima. Jangan mengubur mereka di kalender lengkap, AD/ART, dan enam tautan di hari pertama. Satu tindakan saja.
• Tambahkan mereka ke tempat komunitas benar-benar hidup - grup WhatsApp, kanal anggota - dan idealnya ada yang menyapa singkat di situ dengan menyebut namanya.
• Buat mudah dibalas. Sambutan yang bisa mereka jawab ("balas saja kalau ada pertanyaan") lebih berharga daripada alamat no-reply, sekalipun nyaris tak ada yang membalas.

Untuk Komunitas Pendaki Fajar, ini kira-kira lima menit kerja dan mungkin lima menit paling bernilai di seluruh sembilan puluh hari itu. Kalau Anda tidak melakukan apa pun lagi dari daftar ini, kerjakan yang satu ini dengan benar.

Minggu pertama: bawa mereka ke satu acara sungguhan

Penentu terkuat apakah anggota baru bertahan itu memalukan saking sederhananya - apakah mereka benar-benar datang ke sesuatu, dan apakah rasanya baik-baik saja saat datang. Semua di minggu pertama diarahkan untuk membawa mereka melewati ambang pertama itu, karena anggota yang sudah ikut satu trek dan cukup menikmatinya adalah cerita yang sama sekali beda dari yang cuma pernah membayar.

• Dorong mereka ke pendakian pertamanya, dengan lembut. Pengingat singkat satu dua hari sebelumnya, sebut lagi acaranya, dan perjelas bahwa pemula memang ditunggu, bukan sekadar ditoleransi.
• Pasangkan mereka dengan wajah yang ramah. Seseorang yang sudah diberi tahu untuk menjaga mereka, mendaki di kecepatan mereka, mengenalkan ke yang lain. Ini butir yang paling penting sekaligus paling sering dilewat.
• Serahkan hal-hal praktis yang membosankan ie di mana tepatnya berkumpul, bawa apa, sepatu gunung wajib atau tidak, ada kopi sesudahnya atau tidak (harusnya selalu ada kopi sesudahnya).
• Turunkan hambatan kehadiran pertama itu sebisa mungkin - kirim titik lokasi jalur pendakian di peta lebih ampuh daripada satu paragraf petunjuk arah.

Anda tak akan berhasil membawa semua orang ke pendakian pertama itu, dan itu tidak apa-apa - sebagian bergabung dengan niat datang lalu terhalang urusan hidup, dan sebanyak apa pun dorongan tak akan mengubahnya. Tapi Anda akan menarik cukup banyak dari mereka yang sekadar malu, dan pasangan pendamping itulah yang menjungkirkan keraguannya. Biayanya cuma sepatah kata cepat ke seorang anggota tetap sebelumnya.

Hari 30: pastikan mereka sudah menemukan pijakan

Sekitar tanda satu bulan adalah tempat kemunduran senyap mulai - bukan kepergian dramatis, cuma anggota baru yang datang sekali, atau tak sempat datang, dan kini mendingin tanpa ada yang menyadari. Sapaan ringan di sini menangkap orang selagi masih bisa ditangkap.

• Kirim sapaan singkat yang tulus. "Bagaimana beberapa minggu pertamanya - ada yang bisa kami bantu?" Bukan survei, bukan formulir, cuma seseorang yang bertanya.
• Munculkan dua tiga acara yang akan datang supaya selalu ada kesempatan berikutnya yang jelas untuk hadir.
• Tandai diam-diam mereka yang belum pernah muncul. Kalau seseorang bergabung sebulan lalu dan belum datang ke satu pun acara, dialah yang perlu disapa hangat dan spesifik - "ada trek santai Minggu ini kalau mau mulai pelan-pelan".
• Kalau cocok dengan kelompok Anda, tawarkan satu cara kecil untuk terlibat. Bukan komitmen besar - cuma sebuah pintu yang dibiarkan terbuka.

Jaga nadanya jauh dari acara menyalahkan. "Kami kangen kamu di trek-trek terakhir" terdengar seperti teguran, seniat baik apa pun maksudnya; "jalur Maribaya Minggu ini termasuk santai kalau mau mulai lagi" terdengar seperti undangan. Informasi yang sama, rasa yang sama sekali beda, dan yang kedua itulah yang benar-benar bekerja.

Hari 60: ubah kehadiran menjadi rasa memiliki

Di bulan kedua, anggota yang bakal bertahan biasanya sudah datang ke beberapa acara dan mengenal satu dua wajah. Tugasnya kini bergeser dari kehadiran ke rasa memiliki, yang lebih halus sekaligus lebih tahan lama - orang tidak meninggalkan tempat di mana mereka merasa punya andil dan punya beberapa teman sungguhan.

• Beri mereka satu cara kecil untuk berkontribusi. Membantu memimpin pengecekan perlengkapan sebelum trek, menjaga pendatang yang lebih baru, memposting foto puncaknya sendiri di grup. Orang bertahan di tempat mereka punya sedikit taruhan.
• Perluas lingkarannya dengan sengaja. Beberapa perkenalan di luar pendamping awalnya, supaya rasa komunitasnya tidak bertumpu pada satu orang yang bisa saja ikut menjauh.
• Minta pendapat mereka soal sesuatu, secara ringan - ide jalur, acara santai yang mereka mau datangi. Diminta pendapat itu sendiri sudah bentuk rasa memiliki.
• Awasi sekilas isyarat senyap ie siapa yang berhenti muncul, siapa yang mendadak sunyi di grup. Anda tidak sedang menilai mereka, cuma memperhatikan.

Tak ada dari ini yang harus sistematis atau berat. Untuk kelompok kecil, ini kebanyakan soal para anggota tetap yang sengaja bersikap menyambut alih-alih tanpa sadar membentuk kubu, yang lebih soal budaya daripada proses. Tapi kalau Anda mengelola yang lebih besar, di sinilah mengetahui siapa yang aktif dan siapa yang memudar berhenti jadi hal yang bisa Anda simpan di kepala dan mulai jadi hal yang benar-benar butuh sedikit bantuan untuk dilacak.

Hari 90: sekarang mereka harusnya terasa anggota, bukan anggota baru

Setelah sembilan puluh hari, hasilnya sebagian besar sudah terkunci - orang ini entah merasa sudah jadi bagian tetap atau sebenarnya sudah setengah pergi, dan sekarang Anda biasanya bisa menebak yang mana. Butir-butir terakhir soal menutup lingkaran penyambutan dengan rapi dan menyerahkan mereka ke ritme normal Anda.

• Pastikan mereka sudah mendarat. Satu sentuhan ringan terakhir - sungguh senang kamu di sini, ini yang akan datang, bilang saja kapan pun butuh sesuatu.
• Ucapkan terima kasih yang sungguhan karena bergabung. Bukan hiasan pemasaran, cuma pengakuan manusiawi bahwa mereka memilih menjadi bagian dari ini.
• Catat mereka yang tak pernah terlibat dan terima bahwa mereka butuh pendekatan berbeda (atau memang tidak cocok, yang terjadi dan bukan kegagalan).
• Tandai penyambutan "selesai" di kepala Anda sendiri dan biarkan mereka mengalir ke pengalaman anggota biasa - buletin, acara, sapaan sesekali yang didapat semua orang.

Satu hal yang layak dikatakan terus terang: menggarap 90 hari pertama dengan benar itulah yang membuat perpanjangan jadi mudah nanti, bukan sebaliknya. Anggota yang merasa disambut dan menemukan orang-orangnya nyaris tak akan memikirkan perpanjangan saat waktunya tiba - mereka tinggal membayar. Anggota yang tak pernah benar-benar Anda sambut akan memperlakukan pemberitahuan perpanjangan sebagai momen bagus untuk diam-diam menimbang ulang. Mesin perpanjangan itu penting, tapi ia kilometer terakhir dari sebuah jalan yang sebagian besar dibangun di tiga bulan ini. Panduan retensi menjelaskan di mana perpanjangan pas dalam gambaran besarnya.

Jangan coba jalankan seluruh daftarnya

Ini bagian jujurnya sebagai penutup. Semua di atas layak dikerjakan, tapi Anda tidak akan mengerjakan semuanya, dan Anda tak perlu merasa bersalah soal itu - hasilnya menurun cepat lewat segelintir sentuhan pertama. Sambutan hangat di hari pertama, dorongan ke pendakian pertama dengan wajah ramah yang menunggu, sapaan ringan di sekitar tanda satu bulan, dan terima kasih yang sungguhan di hari sembilan puluh sudah membawa Anda ke sebagian besar tujuannya. Sisanya adalah penghalusan yang bisa Anda tambahkan begitu keempatnya berjalan andal, dan banyak komunitas yang berkembang tak pernah repot dengan sisanya sama sekali.

Mulai dari yang kasar juga tak apa. Pesan sambutan sederhana yang benar-benar terkirim tepat waktu mengalahkan rangkaian penyambutan indah yang masih Anda rancang kuartal depan. Kerjakan versi sederhananya bulan ini, perhatikan apakah lebih banyak anggota baru Anda yang masih ada dalam tiga bulan, dan perbaiki satu hal setiap kali….

Banyak dari ini jenis hal yang diam-diam lolos begitu semuanya cuma tersimpan di kepala satu relawan yang sibuk, dan justru itulah yang dirancang Anggota untuk mengangkatnya dari pundak Anda - sambutan yang terkirim otomatis di hari seseorang bergabung, dorongan terjadwal di minggu pertama dan hari ketiga puluh, serta gambaran jelas soal siapa yang benar-benar datang supaya para penyenyap tak lolos dari perhatian Anda. Kalau itu terdengar berguna, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya dengan kelompok Anda. Dan kalau Anda lebih suka mengambil checklist ini lalu menjalankannya lewat apa pun yang sudah Anda pakai - spreadsheet dan serangkaian pengingat kalender pun cukup untuk pekerjaan ini - itu pun sungguh tidak masalah. Idenya berlaku apa pun alat yang Anda pilih; pendatang baru yang merasa disambut di bulan pertamanya layak dibangun dengan cara apa pun yang membawa Anda ke sana.