Cara memulai organisasi keanggotaan

Kebanyakan panduan soal memulai organisasi keanggotaan membuatnya terdengar seperti peluncuran produk - visi besar, merek, rencana lima tahun. Kenyataannya, hampir setiap klub, asosiasi, atau paguyuban bagus yang saya temui berawal dari dua atau tiga orang yang menginginkan hal yang sama lalu memutuskan untuk mulai saja, dan bagian "organisasi"-nya menyusul belakangan. Jadi kalau Anda sedang memendam ide untuk memulai satu dan merasa harus punya semuanya matang lebih dulu, tidak begitu. Anda butuh alasan yang jelas mengapa ia perlu ada, segelintir orang yang setuju, dan kemauan untuk mengerjakan urusan administratif yang kurang glamor. Sisanya bisa Anda pikirkan sambil jalan.

Saya pakai satu contoh dari awal sampai akhir supaya konkret: Klub Kamera Meridian, kelompok fotografi lokal yang ingin Anda mulai karena di daerah Anda tidak ada tempat bagi penghobi untuk bertemu, berbagi karya, dan sesekali hunting bareng. Kita akan kembali ke Meridian di tiap langkah.

Langkah 1 - perjelas untuk apa sebenarnya klub ini

Sebelum apa pun, tuliskan dalam satu kalimat lugas untuk apa organisasi ini dan untuk siapa. Bukan pernyataan misi penuh kata "memberdayakan" dan "komunitas" - kalimat sungguhan yang diucapkan orang biasa. Untuk Meridian mungkin "klub santai tempat fotografer lokal dari level mana pun bisa bertemu tiap bulan, berbagi karya, dan hunting bareng". Sudah, itu saja. Kalau Anda tak bisa menyebutkannya dalam satu kalimat, Anda belum siap mengajak siapa pun bergabung, karena mereka pun tak akan bisa membayangkan apa yang mereka ikuti.

Kalimat ini bekerja lebih keras dari kelihatannya. Ia memberi tahu untuk siapa Anda (penghobi lokal, level apa pun - jadi bukan badan jejaring profesional, bukan himpunan nasional), kira-kira apa yang akan Anda lakukan (bertemu bulanan, berbagi karya, hunting bareng), dan secara tidak langsung apa yang tidak akan Anda lakukan. Betulkan ini dan separuh keputusan berikutnya akan terjawab dengan sendirinya.

Langkah 2 - cari beberapa anggota pertama sebelum membangun apa pun

Di sinilah kebanyakan orang keliru: mereka menghabiskan tiga bulan membangun situs web, mendesain logo, dan menyiapkan sistem, lalu baru mencari anggota - dan mendapati sedari awal cuma ada empat orang yang tertarik, dua di antaranya sudah keburu bosan. Lakukan sebaliknya. Cari segelintir anggota pertama Anda selagi semuanya masih sekadar ide, karena kalau Anda tak bisa mengumpulkan lima atau sepuluh orang yang benar-benar antusias sebelum membangun satu hal pun, tambahan persiapan tak akan memperbaikinya. Biasanya itu berarti idenya perlu disesuaikan, atau minatnya memang belum ada.

Untuk Meridian, itu berarti beberapa pesan di grup Facebook lokal, obrolan dengan dua teman yang memberi Anda ide itu, mungkin selembar catatan di papan pengumuman toko kamera. Anda belum menjual apa pun. Anda cuma melihat apakah orang menyahut "wah asyik, kapan yang pertama?" atau justru diam sopan. Sepuluh orang yang antusias sudah lebih dari cukup untuk memulai. Jangan menunggu seratus.

Langkah 3 - putuskan beberapa hal dasar

Begitu Anda tahu ada beberapa orang yang antusias, beres kan sekumpulan kecil keputusan yang membentuk segalanya. Jumlahnya tidak banyak, dan Anda tak perlu terlalu memusingkannya:

• Apa yang didapat anggota? Untuk Meridian: meetup bulanan, grup obrolan anggota, beberapa outing dalam setahun, mungkin diskon di toko kamera kalau bisa Anda atur. Buat nyata dan buat kecil dulu.
• Gratis atau berbayar? Banyak klub baru mulai gratis dan menambahkan iuran begitu ada biaya yang perlu ditutup, dan itu cara yang masuk akal. Kalau Anda tahu akan ada biaya nyata sejak awal (sewa aula, asuransi), iuran kecil dari awal juga tak apa - cukup jaga agar rendah sehingga tak ada yang perlu berpikir dua kali. Kami sudah menulis satu artikel utuh soal menghitung berapa iuran yang pas kalau Anda sampai ke tahap itu.
• Seberapa sering, dan di mana? Bulanan adalah default yang bagus - cukup sering untuk membangun kebiasaan, tak terlalu sering hingga jadi beban untuk dikelola. Pilih slot tetap ("Selasa pertama tiap bulan") supaya orang bisa merencanakannya.

Perhatikan tak satu pun dari ini butuh rapat pengurus atau anggaran dasar. Anda cuma beberapa orang yang memutuskan default yang masuk akal. Anda bisa meninjau ulang semuanya begitu benar-benar menjalankan beberapa pertemuan dan melihat apa yang berhasil.

Langkah 4 - urusan uang dan legal, sengaja dibuat ringan

Ini bagian yang orang entah abaikan sama sekali atau justru berlebihan, dan keduanya bikin repot. Anda tidak perlu berbadan hukum resmi, mendaftar sebagai yayasan, atau menyusun anggaran dasar dua belas halaman untuk menjalankan klub fotografi beranggotakan lima belas orang. Itu belakangan, kalau dan ketika organisasinya tumbuh sampai benar-benar membutuhkannya - mengelola uang dalam jumlah nyata, menandatangani kontrak, mempekerjakan seseorang, dan semacamnya.

Yang Anda butuhkan, cukup dini, adalah cara yang bersih untuk memisahkan uang klub dari uang pribadi Anda. Begitu Anda mulai menagih iuran atau patungan sewa aula, buka rekening terpisah atas nama klub (atau setidaknya rekening khusus yang tak Anda pakai untuk belanja pribadi), dan catat sederhana apa yang masuk dan keluar. Mencampur uang klub dengan uang sendiri adalah cara paling umum klub kecil berakhir dalam situasi canggung, dan itu begitu mudah dihindari. Kalau Anda di Indonesia dan menerima iuran, itu juga berarti cara menagih yang sederhana - transfer bank atau kode QRIS mengalahkan mengejar uang tunai di pertemuan.

Tapi jangan biarkan urusan legal menghambat Anda. Betulkan yang dasar - uang terpisah, catatan sederhana, kejelasan siapa bertanggung jawab atas apa - dan resmikan dengan benar hanya ketika klub sudah melampaui versi informalnya. Memulai berkas yang belum Anda butuhkan adalah cara bagus menghabiskan semangat pada hal yang keliru.

Langkah 5 - pilih perkakas paling ringan yang cukup

Anda butuh tiga hal sederhana: cara melacak siapa anggotanya, cara menagih uang, dan cara berbicara ke semua orang. Sungguh itu saja di awal. Spreadsheet dan satu grup obrolan bisa membawa klub baru yang kecil cukup jauh, dan tak ada yang memalukan dari memulai di situ - jangan membeli atau membangun sesuatu yang rumit untuk lima belas orang.

Titik di mana spreadsheet mulai menyakitkan adalah saat Anda mengejar perpanjangan secara manual, mengetik ulang detail yang sama, dan kehilangan jejak siapa yang sudah bayar - yang biasanya terjadi di sekitar angka 30 - 50 anggota, atau begitu Anda menagih iuran secara rutin. Di situlah perkakas keanggotaan yang layak mulai berguna, karena ia mengingat dan menagih untuk Anda. Anggota dibuat persis untuk momen itu (gratis untuk memulai), tapi saran jujurnya adalah beralih ke sana ketika versi manual jadi benar-benar merepotkan, bukan sebelumnya. Kalau spreadsheet masih nyaman, tetap di spreadsheet saja.

Langkah 6 - luncurkan kecil, dan dengan hangat

Sekarang benar-benar jalankan yang pertama. Untuk Meridian, itu meetup perdana - ruang belakang kedai kopi, aula komunitas, ruang tamu seseorang kalau terpaksa. Undang segelintir orang antusias Anda, sampaikan persis apa yang bisa mereka harapkan, dan buat santai. Yang pertama tak perlu mengesankan, ia perlu terjadi dan terasa ramah, karena orang-orang di pertemuan pertama itulah yang nanti mengajak rombongan berikutnya. Klub yang mulai hangat cenderung tetap hangat.

Kirimkan sambutan yang layak ke semua orang, sekalipun cuma pesan yang enak dibaca - siapa Anda, kapan pertemuan berikutnya, cara menghubungi. Kesan pertama menetapkan suasana, dan tak ada biayanya membuat seseorang benar-benar senang telah datang. Lalu minta mereka, dengan lugas, mengajak seorang teman ke pertemuan berikutnya. Dari mulut ke mulut adalah cara hampir setiap klub kecil tumbuh, jauh lebih ampuh daripada pemasaran apa pun.

Langkah 7 - lalu perbaiki, pelan-pelan, dan jangan terobsesi

Setelah beberapa pertemuan Anda akan mulai melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan inilah saatnya menyempurnakan - bukan sebelumnya. Mungkin slot bulanannya bentrok dengan sesuatu dan perlu digeser, mungkin orang ingin lebih banyak outing dan lebih sedikit sesi kritik duduk, mungkin Anda siap menambahkan iuran kecil untuk menutup sewa aula. Sesuaikan berdasarkan apa yang benar-benar terjadi, bukan yang Anda bayangkan akan terjadi. Buat yang dasar stabil dulu - orang datang, senang, dan kembali - dan tunda hal-hal yang lebih halus (situs web yang layak, logo, skema kartu anggota) sampai klubnya jelas akan bertahan. Hal-hal itu memang enak, tapi itu 10% terakhir, dan klub hidup atau mati dari seberapa asyik pertemuannya, bukan dari bagus tidaknya logonya.

Satu hal soal kesabaran, karena inilah yang tak diperingatkan siapa pun. Klub baru itu lambat di awal, dan akan ada satu-dua pertemuan yang cuma dihadiri tiga orang dan Anda bertanya-tanya apakah ini sepadan. Itu wajar, dan bukan tanda Anda gagal - kebanyakan klub melewatinya. Beri waktu beberapa bulan pertemuan yang konsisten dan ramah sebelum menilai apakah ia berhasil, karena hal-hal semacam ini tumbuh bertahap lalu, sering kali, cukup tiba-tiba. Terus datang, jaga tetap hangat, dan jangan panik kalau ia butuh waktu untuk menemukan pijakannya.

Kalau Anda sampai di tahap saat melacak anggota dan menagih iuran secara manual mulai menyita waktu, itulah bagian yang dibuat Anggota untuk mengambilnya dari pundak Anda - anggota, perpanjangan, pembayaran, dan acara dalam satu tempat, gratis untuk memulai. Tapi banyak klub bagus berjalan nyaman di atas spreadsheet cukup lama dulu, jadi mulailah dengan apa pun yang paling sederhana dan beralih ketika administrasinya, bukan ambisinya, yang bilang sudah waktunya. Yang terpenting, semoga sukses - dunia butuh lebih banyak orang yang mau memulai klub yang tak sempat dimulai orang lain.