Templat email sambutan untuk anggota baru

Email sambutan adalah hal pertama yang dikatakan organisasi Anda kepada seseorang setelah ia menyerahkan uang dan alamat emailnya, dan sebagian besar email semacam itu payah. Bukan salah tulis, tepatnya - cuma kosong. Seseorang bergabung, dan yang mendarat di kotak masuknya adalah konfirmasi pembayaran yang didandani jadi sapaan: "Terima kasih atas pembelian Anda. Keanggotaan Anda kini aktif. Order #4471." Semuanya benar, semuanya tidak berguna. Itu memberi tahu anggota baru bahwa sebuah transaksi terjadi, yang sudah ia tahu, dan tidak memberi tahu apa pun soal apa sebenarnya yang ia ikuti atau apa yang mesti ia lakukan berikutnya.

Itulah kesalahan yang umum, dan layak disebut terang-terangan karena begitu mudah dilakukan. Email sambutan diperlakukan sebagai struk - pengakuan otomatis dari sistem bahwa pembayaran berhasil - padahal tugasnya seharusnya sama sekali berbeda. Email sambutan yang baik memang menegaskan bahwa mereka sudah masuk, tapi ia juga membuat mereka merasa ada orang yang menghampiri dan berkata "senang Anda di sini", menunjuk satu hal berikutnya yang sebaiknya mereka lakukan, dan diam-diam menanamkan harapan bahwa keanggotaan ini akan terus muncul dalam hidup mereka dengan cara yang menyenangkan. Kalau itu benar, Anda sudah memulai 90 hari pertama (yang, seperti saya bahas di panduan retensi, menentukan sebagian besar apakah mereka bertahan) dengan langkah yang tepat, bukan yang keliru.

Biar tetap konkret, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini, klub yang sama yang saya pakai di tempat lain: Klub Fotografi Cahaya - 180 anggota, kopi darat bulanan, sesekali jalan-jalan memotret di akhir pekan. Ketika seseorang bergabung dengan Cahaya, selisih antara struk dan sambutan sungguhan adalah selisih antara anggota yang datang ke jalan memotret berikutnya dan anggota yang sudah lupa pernah bergabung ketika pemberitahuan perpanjangan tiba. Slot email yang sama, hasil yang jauh berbeda. Jadi tulisan ini sebagian besar berisi templat yang bisa Anda ambil dan isi, tiga buah untuk jenis organisasi yang berbeda, ditambah sedikit soal baris subjek dan waktu pengiriman. Ambil yang cocok, ubah yang tidak.

Untuk apa sebenarnya email sambutan itu

Sebelum ke templat, ada empat tugas yang harus dikerjakan sebuah email sambutan - karena kalau Anda paham keempatnya, Anda bisa menulis versi sendiri dan mengabaikan punya saya sepenuhnya. Pertama, tegaskan mereka sudah masuk dan yakinkan bahwa uangnya berfungsi sebagaimana mestinya (orang diam-diam mengkhawatirkan ini). Kedua, buat terasa manusiawi - ditulis oleh orang yang senang mereka bergabung, bukan oleh sistem penagihan. Ketiga, beri mereka tepat satu langkah berikutnya yang jelas, bukan tujuh. Dan keempat, tanamkan harapan soal apa yang akan datang, supaya email Anda berikutnya bukan kejutan. Sudah, itu saja. Semua di bawah ini cuma keempat tugas itu dengan pakaian berbeda.

Bagian "satu langkah berikutnya" adalah yang paling sering keliru. Menggoda memang untuk menjejalkan login area anggota, grup WhatsApp, kalender acara, kode etik, daftar pengurus, dan diskon sponsor sekaligus, dan hasilnya adalah tembok yang cuma dilirik lalu ditutup. Pilih satu hal paling bernilai yang bisa dilakukan anggota baru minggu ini - biasanya "datang ke acara berikutnya" atau "gabung ke grup tempat semua orang benar-benar mengobrol" - dan taruh itu di depan. Sisanya bisa menunggu email kedua.

Baris subjek dan waktu pengiriman

Emailnya harus dibuka, jadi baris subjek lebih penting daripada kehalusan isinya. Buat sederhana dan hangat, bukan pintar-pintaran. "Selamat datang di Klub Fotografi Cahaya" mengalahkan apa pun dengan tumpukan tanda seru atau "Anda resmi masuk! 🎉" yang berpura-pura personal dan terbaca seperti tiap blast pemasaran yang pernah mereka hapus. Beberapa yang biasanya berhasil, diisi dengan detail Anda sendiri:

• Selamat datang di [Nama organisasi] - ini langkah berikutnya
• [Nama depan], Anda resmi bergabung. Senang menyambut Anda.
• [Nama depan], selamat datang - dan kopi darat pertama Anda [tanggal]

Soal waktu: kirim langsung, dalam beberapa menit setelah mereka bergabung, selagi keputusan untuk bergabung masih hangat dan mereka masih di halaman. Yang satu ini benar-benar sebaiknya otomatis, karena sambutan hangat yang datang tiga hari kemudian sudah kehilangan sebagian besar kehangatannya, dan tak ada yang akan rutin mengirim ini dengan tangan pukul sembilan malam di hari Minggu saat seseorang mendaftar. Setelah yang pertama itu, satu sentuhan kedua yang ringan beberapa hari kemudian (dorongan ke acara berikutnya, atau pengenalan ke grup) berguna lebih dari yang orang kira. Tapi kirim dulu yang segera itu - sambutan sederhana yang benar-benar terkirim mengalahkan rangkaian dua email indah yang belum Anda buat.

Templat 1 - klub hobi atau kelompok minat

Ini kasus Cahaya: kelompok ramah dan santai yang intinya adalah hadir dan berada di antara orang yang menyukai hal yang sama. Nadanya sebaiknya rileks dan benar-benar menyambut, dan satu langkah berikutnya hampir selalu "datang ke kopi darat berikutnya".

Subjek: Selamat datang di [Nama organisasi] - kopi darat pertama Anda [tanggal]

Halo [Nama depan],

Selamat bergabung, dan terima kasih sudah masuk ke [Nama organisasi]. Keanggotaan Anda sudah aktif sekarang, jadi Anda bagian dari kami - yang sebagian besar berarti Anda sangat kami tunggu di setiap kegiatan.

Cara paling gampang untuk mulai adalah cukup datang ke acara berikutnya. Kegiatan kami selanjutnya adalah [nama acara] pada [tanggal] di [lokasi / jam]. Anda tidak perlu membawa apa-apa atau kenal siapa-siapa - datang saja apa adanya, dan cari [nama tuan rumah], yang akan menyapa dan mengenalkan Anda ke yang lain.

Kalau ingin menyapa lebih dulu, sebagian besar obrolan sehari-hari terjadi di grup [WhatsApp / Telegram] kami: [tautan]. Orang-orangnya ramah dan pertanyaan selalu diterima.

Senang Anda di sini. Sampai jumpa di [nama acara].

[Nama Anda]
[Peran, mis. Pengurus / Penyelenggara], [Nama organisasi]

Kenapa ini berhasil: ia menegaskan mereka sudah masuk tanpa berlama-lama soal pembayaran, menyebut satu acara konkret dengan tanggal supaya "datang" tidak samar, dan menghilangkan dua hambatan nyata untuk kopi darat pertama - tidak kenal siapa-siapa dan tidak tahu harus bawa apa - dengan menyebut orang yang akan menemani. Tawaran untuk mengenalkan ke yang lain adalah baris paling bernilai di seluruh email, karena rasa memiliki itu urusan manusia, bukan urusan dokumen.

Templat 2 - asosiasi profesi

Nadanya beda di sini. Orang bergabung dengan badan profesi demi nilai karier - pelatihan, kredibilitas, koneksi - jadi sambutannya bisa sedikit lebih terstruktur, dan satu langkah berikutnya biasanya "ambil hal yang sudah Anda bayar". Tetap harus terdengar seperti orang, ya. Profesional tidak harus berarti kaku.

Subjek: Selamat datang di [Nama organisasi], [Nama depan]

Yth. [Nama depan],

Selamat datang di [Nama organisasi], dan terima kasih sudah bergabung. Keanggotaan Anda kini aktif sampai [tanggal perpanjangan], dan nomor anggota Anda [nomor] - baik disimpan di tempat yang mudah dijangkau, karena akan Anda butuhkan untuk [pemesanan acara / portal anggota].

Agar bulan pertama Anda maksimal, satu hal yang pertama saya tunjuk adalah [manfaat anggota paling bernilai - mis. portal anggota / sesi pelatihan mendatang / pencantuman di direktori]. Anda bisa mengaksesnya di sini: [tautan]. Kalau minggu ini Anda tidak menyiapkan apa pun yang lain, siapkan yang itu.

Dalam beberapa minggu ke depan Anda juga akan mendengar dari kami soal [apa yang akan datang - mis. acara mendatang, ringkasan bulanan, sumber daya anggota]. Kami jaga tetap berguna dan tidak membanjiri kotak masuk Anda.

Kalau ada pertanyaan, cukup balas email ini - sampai ke orang sungguhan. Kami senang Anda bersama kami.

Salam hangat,
[Nama Anda]
[Peran], [Nama organisasi]

Kenapa ini berhasil: ia menyerahkan detail praktis yang memang dibutuhkan anggota profesional (nomor anggota, tanggal perpanjangan) tanpa berubah jadi formulir, tetap mengarahkan mereka ke satu manfaat utama alih-alih sebuah menu, dan "balas email ini, sampai ke orang sungguhan" diam-diam menandakan bahwa ini bukan mesin no-reply. Baris soal tidak membanjiri kotak masuk adalah janji kecil yang membeli niat baik, selama Anda benar-benar menepatinya.

Templat 3 - kelompok komunitas atau warga

Kelompok komunitas - perkumpulan warga, kelompok keagamaan atau budaya, jejaring relawan lokal - hidup dari rasa memiliki dan kontribusi lebih daripada dari manfaat. Sambutannya sebaiknya hangat, sedikit personal, dan sejak awal memberi isyarat bahwa ada tempat untuk mereka ikut turun tangan, karena orang yang berkontribusi cenderung bertahan.

Subjek: Selamat datang di [Nama organisasi] - kami senang Anda bergabung

Halo [Nama depan],

Selamat datang di [Nama organisasi]. Kami sekelompok [tetangga / keluarga / relawan] yang [satu baris soal apa yang Anda kerjakan - mis. menjaga sudut kota kami / meneruskan tradisi / mengulurkan tangan saat dibutuhkan], dan kami sungguh senang Anda bergabung.

Cara terbaik untuk mengenal kami adalah datang ke suatu acara. Pertemuan kami berikutnya adalah [nama acara] pada [tanggal] di [lokasi] - tak perlu menyiapkan apa-apa, datang saja dan kami akan membuat Anda merasa betah.

Dan kapan pun Anda siap - sama sekali tidak buru-buru - selalu ada tempat untuk mengulurkan tangan, entah itu [contoh, mis. membantu di acara, berbagi keterampilan, atau sekadar ikut menyebarkan info]. Coba pikirkan apa yang Anda nikmati, lalu beri tahu kami. Sebagian bagian terbaik dari menjadi anggota justru datang dari ikut turun tangan.

Anda bisa menghubungi kami kapan saja di [kontak], dan grup obrolannya ada di sini kalau ingin gabung: [tautan].

Hangat,
[Nama Anda], mewakili semua orang di [Nama organisasi]

Kenapa ini berhasil: ia menyebut siapa "kami" dalam satu baris yang jujur, memberi acara berikutnya yang sama-sama konkret, dan menanam gagasan berkontribusi sejak awal tapi tanpa tekanan ("sama sekali tidak buru-buru"). Bagian terakhir itu penting - Anda tidak meminta anggota yang baru sehari untuk jadi relawan, Anda cuma memberi tahu bahwa pintunya terbuka, supaya ketika mereka siap, mereka sudah tahu ada jalan masuk. Tapi jangan berlebihan dengan ajakannya. Sambutan yang terbaca seperti proposal perekrutan justru lebih banyak mudaratnya.

Beberapa hal yang layak diingat

Ini titik awal, bukan naskah untuk ditempel apa adanya. Cara tercepat membuat salah satunya terdengar palsu adalah membiarkannya terdengar seperti saya alih-alih seperti organisasi Anda - jadi bacalah dengan suara keras, dan kalau ada baris yang bukan sesuatu yang benar-benar akan Anda ucapkan, ubah. Isi tiap [tanda kurung siku]; email yang terkirim dengan "[Nama depan]" masih menempel di dalamnya lebih buruk daripada tanpa personalisasi sama sekali, dan itu lebih sering terjadi daripada yang Anda kira, jadi kirim tes ke diri sendiri dulu. Usahakan cukup satu layar - kalau anggota baru harus menggulir dan menggulir, Anda menjejalkan terlalu banyak, dan email kedua ada justru supaya yang pertama tak harus memikul segalanya.

Dan jangan terpaku menyempurnakannya sebelum mengirim apa pun. Sambutan sederhana, hangat, sedikit kasar yang terkirim hari ini mengalahkan rangkaian yang dirancang cantik tapi masih jadi draf bulan depan. Tulis versi sederhananya, nyalakan, dan perbaiki satu baris demi satu baris sambil Anda memperhatikan apa yang direspons anggota Anda….

Mengotomasi sambutan yang benar-benar hangat adalah salah satu hal yang dirancang Anggota untuk mengangkat beban itu dari pundak Anda - emailnya terkirim begitu seseorang bergabung, dengan detail mereka sudah terisi, jadi tiap anggota baru mendapat awal hangat yang sama tanpa siapa pun harus ingat mengirimnya pukul sembilan malam di hari Minggu. Kalau itu terdengar praktis, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya. Dan kalau Anda lebih suka mengambil templat ini lalu menjalankannya lewat apa pun yang sudah Anda pakai - alat email Anda yang sekarang, atau bahkan sekadar mengirimnya dengan tangan untuk sementara - itu pun sungguh tidak masalah. Templat ini berhasil apa pun yang ada di baliknya, dan anggota baru yang merasa disambut dengan benar sepadan dengan sepuluh menit itu dengan cara apa pun yang membawa Anda ke sana. Untuk gambaran lebih luas soal apa yang terjadi setelah sambutan, proses penyambutan anggota baru adalah bacaan lanjutan yang pas.