Perisian keahlian terbaik di Malaysia (apa yang perlu dicari)

Cuba cari "perisian keahlian terbaik", dan anda akan disodorkan belasan senarai yang bentuknya serupa semua, dan hampir tak satu pun ditulis dengan anda dalam fikiran kalau yang anda uruskan berada di Malaysia. Mereka menyusun ranking alat yang dibuat untuk persatuan profesional di Chicago atau kelab golf di Surrey, diharga dalam dolar AS, dibayar guna kad kredit, dengan ahli yang selamba mengklik pautan dalam e-mel dan tak pernah menyentuh WhatsApp. Itu dunia yang nyata, cuma bukan dunia anda, dan alat yang benar-benar hebat di dunia itu boleh jadi kaku dan mahal sebaik sahaja anda cuba pakai untuk menguruskan koperasi atau persatuan penduduk. Jadi daripada menyodorkan satu lagi senarai ranking, saya lebih suka mengajak anda menelusuri apa yang sebenarnya perlu dicari - segelintir perkara yang sangat menentukan bagi organisasi di Malaysia dan diam-diam terlepas dalam kebanyakan nasihat yang akan anda jumpa.

Tiada yang rumit di sini, dan tiada satu jawapan betul di hujungnya (alat yang sesuai untuk dewan perniagaan beranggotakan 3,000 ahli bukanlah alat yang sesuai untuk koperasi kejiranan, dan sesiapa yang kata sebaliknya sedang menjual sesuatu). Yang boleh saya buat ialah menjabarkan kriteria yang memisahkan yang sesuai daripada yang tidak di sini, jujur tentang kategori utama pilihannya termasuk di mana platform global besar memang benar-benar unggul, dan berterus terang di mana kedudukan alat kami sendiri, Anggota, dalam gambaran itu. Kalau anda ambil kriterianya lalu memilih yang lain sama sekali, itu pun hasil yang baik.

Supaya kekal konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda bendahara Koperasi Rukun Makmur, koperasi simpanan kejiranan di Ipoh - ahlinya antara 200 hingga 300 orang, yuran wajib bulanan sekitar RM10 - RM20, jawatankuasa yang bertukar setiap dua tahun, dan mesyuarat agung yang sedikit anda takuti kerana separuh malam habis untuk memastikan siapa yang sudah bayar. Sekarang senarai ahli tersimpan dalam spreadsheet yang cuma anda seorang benar-benar faham, yuran masuk melalui campuran tunai dan pindahan manual, dan setiap musim pembaharuan menjadi dua minggu penuh kejar-mengejar. Anda bukan mencari yang canggih. Anda mencari yang sepadan dengan perilaku sebenar ahli anda, dalam bahasa yang memang mereka baca, dengan harga yang masuk akal dalam ringgit. Itu sahaja tugasnya, dan itu tugas yang baik.

Mulakan daripada apa yang sebenarnya mahu anda perbaiki

Sebelum membandingkan satu produk pun, eloklah jelas dahulu perisian keahlian itu sebenarnya untuk apa, kerana kategorinya lebih luas daripada bunyinya dan mungkin anda tak perlukan semuanya. Paling ringkas, ia satu tempat bersama yang kemas untuk tiga perkara: siapa ahli anda, sudahkah mereka bayar, dan bagaimana anda berkomunikasi dengan mereka. Sebahagian alat menimbunkan acara, laman web, pemasaran e-mel, forum, dan belasan benda lain di atasnya, dan bagi sebahagian organisasi semuanya ada gunanya. Untuk Rukun Makmur, sejujurnya, manfaatnya kebanyakan pada tiga perkara pertama. Kalau anda belum pasti apa sahaja yang dirangkumi kategori ini, saya menulis huraian yang lebih polos tentang apa itu perisian pengurusan keahlian yang berbaloi dibaca sebelum anda membeli-belah - ia akan menghalang anda daripada membayar setimbun ciri yang tak akan pernah anda buka.

Satu nota jujur sementara di sini, kerana ia penting khusus untuk koperasi: perisian keahlian menguruskan senarai ahli, yuran dan komunikasi anda dengan baik, tetapi ia bukan perisian perakaunan dan bukan juga pembukuan simpanan-pinjaman. Kalau koperasi anda menjalankan pinjaman dan perlukan pembukuan yang betul untuk itu, itu kerja berasingan dan alat berasingan, dan tiada platform keahlian (termasuk milik kami) yang akan mengerjakannya dengan betul. Banyak koperasi dan persatuan dengan senang hati menggunakan perisian keahlian untuk sisi ahli-dan-yuran, lalu meletakkan pembukuannya di tempat lain. Yang penting anda masuk dengan tahu masalah mana yang sedang anda selesaikan, supaya tidak tersalah beli lalu kecewa kerananya.

Apa yang sebenarnya penting bagi organisasi di Malaysia

Di sinilah senarai luar negara diam-diam menyesatkan anda, kerana ciri yang mereka beratkan bukanlah yang menentukan sama ada sebuah alat sesuai untuk ahli anda. Kalau saya duduk di sebelah anda menimbang pilihan untuk Rukun Makmur, inilah senarai pendek yang akan saya guna menilai setiap alat, lebih kurang tersusun dari yang paling saya pedulikan:

• Pembayaran tempatan, yang benar-benar beres. Ini yang terbesar, dan di sinilah kebanyakan alat global paling tersungkur. Ahli anda membayar dengan DuitNow QR, dengan e-dompet seperti Touch 'n Go eWallet, GrabPay dan Boost, dan dengan pindahan bank melalui perbankan internet. Banyak alat import cuma menawarkan anda kotak kad kredit dan hampir tiada yang lain, yang hampir tak berguna apabila kad bukan cara kebanyakan ahli membayar perkara harian. Kalau sebuah alat tak boleh menerima pembayaran QR tempatan, ia sebenarnya tak boleh menerima wang ahli anda, dan anda kembali semula kepada urusan mengumpul resit pindahan. Saya sudah membincangkan ini mendalam dalam panduan tersendiri tentang mengutip yuran secara dalam talian, jadi tak saya ulang semua di sini - anggap sahaja sokongan pembayaran QR tempatan itu syarat mutlak, bukan pelengkap.
• Bahasa yang dibaca ahli anda, bukan sekadar borang Inggeris yang ditampal terjemahan. Ahli anda membaca halaman pembayaran, peringatannya, resitnya. Kalau semua itu muncul dalam bahasa yang mereka tak selesa, cukup ramai orang teragak-agak, dan keraguan itulah tempat pembaharuan bocor. Dwibahasa memang berguna (ramai AJK bekerja dalam dua bahasa), tetapi sisi yang mengadap ahli mesti terasa asli dan mudah, bukan hasil terjemahan mesin.
• Berpaksikan WhatsApp. Alat luar negara menganggap e-mel ialah tempat ahli berada. Di sini, peringatan yang dihantar melalui WhatsApp dibaca; peringatan yang sama, terkubur dalam peti masuk e-mel, selalunya tidak. Anda tak perlukan yang muluk-muluk - cukup keupayaan menghantar kepada ahli satu pautan bayar yang boleh mereka buka dan tindak lanjut dari aplikasi yang memang seharian di tangan mereka.
• Mobile-first, sungguh-sungguh. Hampir setiap ahli anda hanya akan pernah melihat perisian ini di telefon. Halaman bayar atau ruangan ahli yang jelas-jelas susun atur desktop dipaksa masuk ke skrin kecil terasa murahan, dan diam-diam menghakis bilangan yang selesai membayar. Buka sendiri barangnya di telefon anda sebelum mempercayai dakwaan sesiapa bahawa ia "mesra telefon".
• Harga yang masuk akal dalam ringgit. Harga yang disebut dalam dolar AS, dibilkan tahunan, yang terasa wajar bagi persatuan Amerika bersaiz sederhana boleh benar-benar membuat terlopong sebaik sahaja jatuh ke bajet anda - dan lebih teruk, tak terduga, kerana kadar tukaran bergerak sesuka hatinya. Carilah harga yang boleh anda fahami di awal dan anda bayar dengan cara yang memang anda guna untuk membayar.
• Layan diri, dan mudah ditinggalkan kalau ternyata salah. Anda bendahara sukarelawan, bukan jabatan perolehan. Dapat mendaftar, mencuba, dan melihat sama ada ia sesuai tanpa perlu menjadualkan panggilan jualan atau menandatangani kontrak setahun itu sangat berharga. Percubaan percuma memberitahu anda lebih banyak dalam dua minggu daripada mana-mana senarai ciri.

Perhatikan apa yang tiada dalam senarai itu. Saya tidak menyebut alat mana yang cirinya paling banyak, papan pemukanya paling cantik, atau menu integrasinya paling panjang, kerana bagi organisasi seperti anda perkara-perkara itu kebanyakannya cuma bising. Produk paling serba boleh di dunia pun bernilai buruk di sini kalau ahli anda tak boleh membayarnya dengan telefon di tangan. Bereskan enam perkara di atas dan anda ada sesuatu yang sesuai; terlepas yang pertama dan hampir tak jadi soal apa lagi yang boleh dibuatnya.

Jenis-jenis pilihan yang akan anda temui

Secara garis besar, apa yang akan anda jumpa terbahagi kepada tiga kumpulan, dan eloklah memahami bentuk masing-masing daripada memperlakukan setiap produk sebagai satuan lepas. Tak satu pun salah, tepatnya - mereka cuma dibuat untuk orang yang berbeza.

Platform serba lengkap global. Ini sistem yang serius, mumpuni, serba boleh - keahlian, acara, e-mel, pembayaran, kadangkala sekali laman web - yang menyasarkan persatuan besar, dewan perniagaan dan badan profesional. Glue Up ialah yang paling mungkin anda temui di sini, dan sejujurnya, ia platform yang benar-benar mumpuni dengan kehadiran sebenar di seluruh Asia, yang tidak dimiliki ramai pesaingnya. Kalau anda menguruskan dewan perniagaan besar dengan kalendar acara padat dan kakitangan untuk menjalankannya, sesuatu dalam kategori ini boleh jadi memang pilihan yang tepat, dan saya tak akan menghalang anda. Ganjalannya bagi organisasi seperti Rukun Makmur ada dua: ia dibuat untuk operasi yang lebih besar dan lebih rumit daripada anda, jadi anda membeli (dan mempelajari) banyak jentera yang tak akan pernah anda guna, dan harganya berasaskan sebut harga dan tahunan - senarai pihak ketiga membayangkan titik masuknya sekitar ribuan dolar AS yang rendah setahun, walaupun anda perlukan sebut harga sendiri untuk mengesahkannya. Untuk koperasi 200 hingga 300 ahli yang mengutip RM10 sebulan, kiraan itu sukar dibuat padan, sebagus mana pun perisiannya.

Alat layan-diri antarabangsa. Kumpulan kedua ialah alat keahlian yang lebih murah, layan diri, pasang-sendiri dari AS, UK dan Australia. Sebahagiannya perisian yang agak baik. Masalahnya hampir selalu cerita yang sama daripada kriteria di atas: sisi pembayarannya mengandaikan kad, keseluruhannya berbahasa Inggeris, dan ia tak pernah direka dengan pembayaran QR tempatan atau WhatsApp atau harga ringgit dalam fikirannya. Kadangkala anda boleh memaksanya menyesuaikan diri dengan pelbagai helah, tetapi anda akan merasai geserannya setiap bulan, dan ahli anda akan merasainya setiap kali mereka cuba membayar. Kalau anda memang kelab kecil dan bukan koperasi, saya menulis lebih banyak tentang menimbang pilihan-pilihan ini dalam panduan yang ditujukan untuk kelab kecil - banyak isinya terpakai juga di sini.

Pilihan serantau yang memang dibuat khusus. Kumpulan ketiga ialah alat yang dibina untuk rantau ini dari awal, tempat pembayaran QR, e-dompet, pindahan bank, WhatsApp dan harga tempatan menjadi andaian asas, bukan tampalan kemudian. Dalam kumpulan inilah alat kami sendiri berada, dan sebentar lagi saya berterus terang tentang itu. Tolak ansur jujurnya di sini ialah alat serantau yang muda dan terfokus tak akan ada keluasan ciri yang sudah dikumpulkan platform global berumur lima belas tahun - jadi kalau anda benar-benar perlukan keluasan itu, kumpulan ini bukan untuk anda. Tapi bagi kebanyakan kelab, koperasi dan persatuan penduduk, keluasan itu memang tak pernah menjadi intinya.

Di mana kedudukan Anggota, sejujurnya

Anggota ialah alat kami, jadi bacalah bahagian ini dengan sedikit kewaspadaan yang wajar - tapi kerana seluruh artikel ini tentang apa yang perlu dicari, adillah kalau saya berterus terang di mana kami berada dan di mana tidak. Kami jelas berada dalam kumpulan ketiga itu: dibina untuk rantau ini dan bukannya diterjemah dari pasaran Barat, dwibahasa, mobile-first, dengan pembayaran kod QR, e-dompet dan pindahan bank tertanam dan bukannya ditampal, serta harga yang telus mengikut bilangan ahli - disebut dalam rupiah, kira-kira Rp 75.000 hingga Rp 500.000 sebulan (lebih kurang RM20 - RM150) bergantung pada berapa ramai ahli anda, semua ciri sudah termasuk pada setiap peringkat, dan percubaan percuma supaya anda boleh melihat kesesuaiannya dengan ahli anda sendiri sebelum membayar apa-apa. Tiada panggilan jualan yang perlu anda ikuti dan tiada kontrak tahunan yang perlu ditandatangani untuk mengetahui sama ada ia sesuai untuk anda.

Di mana kami bukan jawapannya: kalau anda dewan perniagaan besar itu dengan program acara padat dan selera untuk serba lengkap yang luas, salah satu platform global akan melayani anda lebih baik daripada kami, dan saya lebih suka mengatakannya daripada berpura-pura sebaliknya. Dan kalau anda perlukan perakaunan sebenar atau pembukuan simpanan-pinjaman yang betul, anda akan mahukan alat khusus untuk itu di samping apa jua yang anda pilih untuk keahlian. Kami dibuat untuk membereskan urusan senarai ahli, yuran dan komunikasi dengan sangat baik bagi kelab, koperasi dan persatuan komuniti - bukan untuk menjadi segalanya bagi semua orang. Untuk Rukun Makmur, itu kebetulan tepat bentuk masalahnya, dan itulah sebab saya akan mengarahkan bendahara di tempat anda kepada kami dahulu. Tapi saya akan mengarahkan anda kepada kriterianya sebelum kepada kami.

Bagaimana sebenarnya memilih

Membaca dan membandingkan hanya membawa anda setakat tertentu, dan mudah sahaja menghabiskan dua minggu tersesat dalam jadual ciri lalu keluar tanpa menjadi lebih faham. Ujian yang jauh lebih baik itu murah dan mengambil masa sekitar setengah jam: pilih dua atau tiga alat yang nampak memenuhi kriteria, mulakan percubaan percuma masing-masing, lalu jalankan satu perkara sebenar di dalamnya. Tambahkan sepuluh ahli anda yang sebenar. Hantar kepada diri anda sendiri peringatan yuran dan lihat sama ada ia mendarat di tempat yang memang akan dilihat ahli anda. Kemudian cuba bayar, di telefon anda sendiri, dengan imbasan QR - tepat seperti yang akan dilakukan ahli anda. Anda akan belajar lebih banyak daripada satu pusingan itu berbanding sebanyak mana pun membaca halaman utama, dan anda akan terus terasa mana yang dibuat untuk orang seperti ahli anda dan mana yang justeru melawan anda.

Jangan pula terlalu memikirkan keputusannya. Ada dorongan kuat, apabila membelanjakan wang organisasi, untuk mengkaji habis-habisan dan menahan diri demi alat yang sempurna, dan itu kebanyakannya cuma membuang masa yang boleh anda guna untuk ahli yang sebenar. Asas-asasnya memikul hampir seluruh bebannya di sini: pembayaran tempatan yang berfungsi, bahasa yang dibaca ahli anda, peringatan yang sampai kepada mereka, pengalaman yang mesra telefon, dan harga yang padan. Mana-mana alat yang membereskan lima perkara itu ialah alat yang baik untuk anda, apa pun lagi yang ia ada atau tak ada. Jalankan dahulu versi mudahnya, perhatikan sama ada pembaharuan menjadi lebih senang, kemudian sempurnakan dari situ….

Menjadikan semua itu lalai dan bukannya helah ialah sebahagian besar sebab kami membina Anggota seperti sekarang - pembayaran kod QR, e-dompet dan pindahan bank terurus di sebalik satu pemasangan, semuanya dwibahasa dan mobile-first, peringatan yang memang akan dilihat ahli anda, dan harga yang jujur dengan percubaan percuma supaya anda boleh memeriksa kesesuaiannya sebelum komited. Kalau itu kedengaran seperti bentuk masalah anda, silakan mencubanya percuma dan lihat bagaimana ia serasi dengan ahli anda sendiri. Dan kalau anda mengambil kriteria ini lalu berlabuh pada sesuatu yang lain sama sekali, itu pun sungguh hasil yang baik - yang penting ialah memilih berdasarkan perilaku sebenar ahli anda, bukan berdasarkan apa jua yang menduduki puncak sebuah senarai yang ditulis di belahan dunia yang lain.