Cara mengutip yuran keahlian secara online

Mengutip yuran ialah bahagian paling tidak glamor dalam menguruskan keahlian, dan sekali gus bahagian yang senyap-senyap membocorkan wang kalau anda biarkan. Bukan kerana ahli enggan membayar - kebanyakannya sungguh berniat - tetapi kerana setiap langkah tambahan antara "saya kena bayar yuran" dan "selesai" ialah satu lagi peluang untuk mereka menangguh, terganggu oleh sesuatu, lalu tidak pernah benar-benar kembali menyudahkannya. Ahli yang terpaksa mencari nombor akaun anda, membuat pindahan manual, menggambar bukti bayaran, lalu menghantarnya kepada anda melalui WhatsApp ialah ahli yang bulan ini boleh sahaja… tidak jadi. Dan bahagian yang menjengkelkan, anda jarang mendengar khabarnya. Mereka tidak mengumumkan berhenti. Mereka menjauh, seperti kebiasaan orang, dan sebulan dua kemudian anda sedar mereka berhenti datang dan berhenti membayar, dan anda sendiri tidak pasti yang mana dahulu.

Jadi tulisan ini tentang membuang geseran itu - mengutip yuran secara online dengan cara yang mengambil masa ahli sekitar lima belas saat dan hampir tanpa kejar-mengejar di pihak anda. Saya akan jujur tentang di mana ia membantu dan di mana tidak, kaedah pembayaran mana yang benar-benar penting di Malaysia (segelintir sahaja, bukan seluruh senarai yang dilambai-lambaikan risalah), cara membuat halaman pembayaran benar-benar satu ketikan, apa yang berlaku semasa rekonsiliasi, dan bagaimana berdepan ahli yang mahu terus bayar tunai walau apa pun yang anda bina. Alat tidak mengubah hakikat bahawa sesetengah orang memang suka menghulurkan wang kertas, dan itu tidak mengapa.

Supaya kekal konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda antara yang menguruskan Gim Rajawali, sebuah gim komuniti di Ipoh - sekitar 180 ahli, ruang angkat berat, dan jadual kelas pagi dan malam yang agak padat (functional training, bilik spin, sedikit yoga). Yuran bulanan berkisar RM50 - RM80 bergantung sama ada seseorang ambil pakej kelas sahaja atau akses penuh. Sekarang wangnya masuk melalui tiga-empat cara serentak: ada yang bayar tunai di kaunter depan, sebahagian besar buat pindahan manual lalu hantar bukti, beberapa yang lain sungguh tidak dapat anda pastikan sehingga menyemak buku catatan. Merekonsiliasi di hujung bulan menghabiskan hampir semalaman, dan hampir setiap bulan ada seorang dua ahli yang berkeras sudah bayar sedangkan pindahannya tidak anda jumpai di mana-mana. Kalau itu bunyinya akrab, teruskan membaca.

Kenapa mengutip online menaikkan pembaharuan

Kaitan antara "senang bayar" dan "lebih banyak pembaharuan" tidaklah rumit, tetapi mudah dipandang ringan. Apabila seseorang memutuskan untuk kekal, ada tingkap pendek ketika niat itu masih hangat dan mereka sanggup bertindak - peringatan tiba, mereka berfikir "ya, masih berbaloi", dan kalau membayar ada betul-betul di depan mata, mereka buat saat itu juga. Suruh mereka membuka aplikasi bank, mengingat nombor akaun, menaip jumlah, lalu menjalani ritual membuktikannya kepada anda, dan cukup banyak niat hangat itu menyejuk entah di pertengahan jalan mana. Mereka berniat menyudahkannya nanti. Nanti tidak selalu tiba. Saya sampai menulis panduan tersendiri tentang pembaharuan kerana masa dan peringatannya sangat berpengaruh, tetapi semua jentera itu tidak banyak gunanya kalau langkah pembayaran di hujungnya menyusahkan.

Biar saya katakan begini: mengutip online tidak memenangi ahli yang memang mahu pergi - halaman pembayaran selicin mana pun tidak akan menyelamatkan gim yang tiada siapa seronok mendatanginya. Apa yang ia buat ialah mencegah anda kehilangan ahli yang sebenarnya mahu kekal tetapi malas berurusan dengan kerenah pada hari itu. Kelompok itu lebih kecil dan lebih senyap daripada yang digembar-gemburkan pemasaran, tetapi pada skala Rajawali itu wang sebenar, dan setiap orang di dalamnya lebih murah dikekalkan daripada diganti. Tetapkan dahulu berapa yang anda kutip (saya menulis berasingan tentang cara mengira yuran), kemudian jadikan proses membayarnya hampir tanpa usaha.

Kaedah pembayaran yang benar-benar penting di sini

Di sinilah banyak nasihat dari luar negara senyap-senyap menyesatkan, kerana kaedah yang penting di Malaysia bukan kaedah yang penting di Melbourne atau London. Kalau anda membina kutipan di atas kad kredit, anda membinanya di atas perkara yang paling kecil kemungkinannya dipakai ahli anda untuk bayaran seperti ini. Saya senaraikan yang benar-benar berbaloi, lebih kurang mengikut susunan keutamaan saya.

• DuitNow QR. Ini yang utama, dan kalau hanya boleh satu, buat yang ini. Ia standard kod QR kebangsaan, dan bahagian indahnya, satu kod berfungsi di hampir semua aplikasi bank dan e-dompet yang mungkin dimiliki ahli. Mereka buka apa sahaja aplikasi yang biasa dipakai, imbas, sahkan, selesai. Tanpa nombor akaun, tanpa aplikasi yang perlu anda pujuk mereka pasang. Untuk situasi datang-terus seperti kaunter depan gim, ini hampir ideal, dan begitulah kebanyakan ahli anda sudah pun membayar kopi dan Grab mereka.
• Perbankan dalam talian melalui FPX. Bukan pindahan manual model lama - dengan FPX, ahli membayar terus dari akaun banknya melalui gerbang pembayaran, jadi sebaik wang masuk, ia memadankan dirinya kepada ahli yang betul secara automatik. Ini versi dewasa daripada "tolong pindahkan ke akaun Maybank kami lalu hantar bukti", dan ia menghapuskan satu tugas paling membosankan yang anda ada. Ahli yang lebih selesa dengan pindahan bank sebenar (dan ramai yang lebih senior memang begitu) tetap boleh membuatnya, tolak ritual hantar bukti.
• E-dompet - Touch 'n Go eWallet, GrabPay, Boost, ShopeePay. Besar penggunaannya di sini, apatah lagi dalam kalangan ahli yang lebih muda. Pada praktiknya banyak pembayaran e-dompet pun menumpang DuitNow QR juga, tetapi menyebut pilihan itu dengan namanya menghapuskan alasan dan sesuai untuk orang yang hidup dalam satu aplikasi tertentu.
• Kad. Berbaloi ditawarkan, jangan berharap banyak. Sesetengah ahli ada dan sukakan kemudahannya, tetapi untuk bayaran harian seperti ini kebanyakan orang tetap memilih QR atau perbankan dalam talian, jadi saya tidak akan merancang apa-apa berdasarkan kad atau pening kalau ia hampir tidak terpakai. Sediakan sebagai penadah, lalu teruskan.

Nasib baik anda tidak merangkai semua ini sendiri. Sebuah gerbang pembayaran (atau alat keahlian yang sudah ada satu terbina dalam) menguruskan paip di sebalik keempat-empatnya, jadi di pihak anda ini satu kali penyediaan, bukan empat. Yang perlu anda pastikan ialah DuitNow QR berada di hadapan dan menonjol, kerana bagi kebanyakan ahli itulah laluan paling ringan geserannya, dan geseran paling ringan ialah keseluruhan permainannya di sini.

Jadikan halaman pembayaran benar-benar satu ketikan

Di sinilah kutipan online yang baik dan yang buruk sebenarnya berpisah jalan, dan ia tiada kaitan dengan gerbang mana yang anda pilih. Ujiannya mudah: sejak seorang ahli memutuskan untuk membayar, berapa ketikan dan berapa banyak fikiran yang berdiri antara mereka dan "selesai"? Versi buruk menyuruh mereka log masuk akaun, mencari bahagian bil, mengingat pakej mana yang mereka ambil, menaip jumlah, memilih kaedah yang terkubur dalam menu, lalu tertanya-tanya sama ada ia berjaya. Versi baik ialah pautan yang anda hantar - melalui WhatsApp, kemungkinan besarnya - yang terus membuka halaman dengan nama mereka, jumlah yang sudah terisi, dan kod QR menanti untuk diimbas. Mereka membayar tanpa log masuk ke mana-mana akaun atau mengingat satu nombor pun.

Butiran yang menentukan hidup matinya justeru yang tidak glamor. Jumlahnya mesti sudah terisi, supaya tiada siapa tersilap taip RM5 dan bukannya RM50. Halamannya jangan menuntut log masuk, kerana log masuk ialah tembok dan separuh ahli anda tidak akan ingat kata laluannya. Ia mesti berjalan lancar di telefon, sebab di situlah setiap pembayaran ini berlaku - halaman bayar yang jelas-jelas borang desktop yang disumbat ke skrin kecil terasa murahan dan senyap-senyap memakan jumlah pembayaran yang selesai. Dan sebaik mereka membayar, mereka mesti melihat pengesahan yang jelas "anda sudah menjelaskan sehingga [tarikh]", kerana perkara nombor satu yang dimahukan ahli yang membayar ialah kepastian bahawa wangnya masuk. Bereskan empat perkara itu dan anda membina sesuatu yang benar-benar akan dipakai orang. Langkau keempat-empatnya dan tidak jadi soal berapa banyak kaedah pembayaran yang anda sokong.

Rekonsiliasi dan resit, tanpa kehilangan semalaman

Kemenangan senyap kutipan online sebenarnya bukan untuk ahli - ia untuk sesiapa yang selama ini menghabiskan malam terakhir setiap bulan memadankan penyata bank dengan spreadsheet dengan setimbun bukti WhatsApp. Apabila pembayaran masuk melalui FPX atau pautan QR yang bertanda ahli, sistem tahu itu siapa, menandakan yurannya jelas, dan memajukan tarikh tempohnya sendiri. Tanpa pemadanan, tanpa main detektif, tanpa ahli yang berkeras sudah bayar pada 3 hari bulan sementara anda menskrol sebulan penuh perbualan mencari buktinya.

Resit pembayaran pun selesai dengan cara yang sama. Sebaik pembayaran mendarat, ahli mendapat pengesahan yang betul - melalui e-mel, atau WhatsApp, atau kedua-duanya - dan anda ada rekod bersih di pihak anda tanpa mengangkat jari. Itu lebih penting daripada bunyinya, kerana sebahagian daripada mesej "bayaran saya masuk tak?" yang memakan masa anda sebenarnya cuma orang yang mahukan bukti yang tidak pernah mereka terima. Berikan secara automatik dan mesej-mesej itu kebanyakannya berhenti. Bagi organisasi yang perlu menunjukkan kira-kiranya kepada jawatankuasa atau bendahari, memiliki setiap pembayaran tercatat, bertarikh, dan bertuan di satu tempat - dan bukannya disusun semula daripada ingatan setiap tahun - itu sahaja sudah sangat berharga.

Ahli yang tetap mahu bayar tunai

Sesetengah ahli anda akan mahu terus bayar tunai, dan saya sarankan dengan lembut agar anda tidak berperang tentangnya. Biasanya ada teras orang - sering yang paling lama dan paling setia - yang sukakan ritual menghulurkan wang di kaunter sambil berbual sebentar, dan detik manusiawi itu sebahagian daripada apa yang mereka bayar. Memaksa mereka ke aplikasi yang tidak mereka mahu ialah cara yang bagus untuk merosakkan hubungan gara-gara sesuatu yang sebenarnya bukan masalahnya.

Kuncinya ialah mengekalkan tunai sebagai kaedah pembayaran sambil tetap menariknya ke dalam sistem yang sama. Apabila seseorang bayar tunai di kaunter Rajawali, sesiapa yang menerimanya mencatatnya atas nama ahli itu di situ juga, supaya tarikh tempohnya bergerak maju dan resitnya keluar sama seperti pembayaran online. Wangnya tetap masuk berupa helaian; rekodnya duduk di satu tempat bersama yang lain. Dengan begitu anda tidak menjalankan dua kira-kira, bendahari tidak perlu merekonsiliasi tunai berasingan di hujung tahun, dan tiada yuran sesiapa yang senyap-senyap terlepas ke celah. Dan sesekali, semasa ahli tunai itu kebetulan sedang berdiri di situ, anda boleh menawarkan diri menunjukkan cara kod QR itu berfungsi - tanpa tekanan, cuma "nak cuba?". Cukup ramai yang mencubanya sekali, merasakan ia lebih senang daripada mencari duit pas, lalu berpindah dengan sendirinya. Yang tidak, ya tidak, dan itu sungguh tidak mengapa.

Automatik, atau sekadar mudah?

Ada satu langkah di luar pembayaran satu ketikan, iaitu tidak membuat ahli mengetik langsung - pembayaran berulang, di mana yuran terpotong secara automatik setiap bulan dan pembaharuan berhenti menjadi keputusan yang perlu diambil sesiapa secara aktif. Ini benar-benar mengangkat pengekalan kalau ia sesuai, kerana cara paling lazim seorang ahli yang rela justeru terhenti ialah sekadar terlupa, dan anda tidak boleh terlupa pembayaran yang berlaku dengan sendirinya. Ia tidak sesuai untuk semua orang atau semua keahlian, dan eloklah memahami untung ruginya (serta kejanggalan ringan apabila kad gagal atau baki e-dompet habis) sebelum anda bersandar padanya, sebab itulah saya memberinya panduannya sendiri. Namun bagi banyak gim dan kelab, potongan automatik yang boleh diharap untuk ahli yang memilihnya, ditambah pautan satu ketikan yang mudah untuk selebihnya, sudah menghampiri yang terbaik daripada kedua-dua dunia.

Apa pun yang anda buat, jangan terlebih rekayasa perkara ini sebelum asas-asasnya berjalan. Anda tidak perlukan setiap kaedah pembayaran yang wujud, portal bil yang licin, atau rangkaian tuntutan automatik untuk mula mengutip yuran online dengan baik. Anda perlukan DuitNow QR yang berfungsi, pautan bayar yang boleh anda hantar melalui WhatsApp dengan jumlah yang sudah terisi, resit yang terhantar sendiri, dan tunai yang tetap diterima serta dicatat di tempat yang sama. Itulah 80% yang membosankan yang memberi anda hampir seluruh manfaatnya. Butir-butir halusnya boleh dicicil kemudian, sebaik versi ringkasnya senyap-senyap sudah menjalankan tugasnya.

Menjadikan semua ini tidak membebankan ialah sebahagian besar daripada apa yang direka Anggota - DuitNow QR, FPX, e-dompet, dan kad diuruskan di sebalik satu kali penyediaan, halaman pembayaran yang boleh anda hantar kepada ahli yang mengisi jumlahnya dan melangkau log masuk, resit dan rekonsiliasi yang mengurus dirinya sendiri, serta pembayaran tunai yang tercatat berdampingan dengan yang lain supaya kira-kira anda kekal di satu tempat. Kalau itu bunyinya berguna, anda dipersilakan mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya untuk gim atau kelab anda. Dan kalau anda lebih suka mengambil ideanya lalu menjalankannya melalui apa sahaja yang sedia anda pakai, itu pun sungguh tidak mengapa - prinsipnya terpakai dengan mana-mana alat yang anda pilih, dan keahlian di mana membayar yuran cukup lima belas saat berbaloi dibina dengan apa jua cara yang membawa anda ke sana.