Cara menagih iuran keanggotaan secara online

Menagih iuran adalah bagian paling tidak glamor dari mengelola keanggotaan, dan sekaligus bagian yang diam-diam membocorkan uang kalau Anda biarkan. Bukan karena anggota enggan membayar - sebagian besar sungguh berniat - tapi karena setiap langkah tambahan antara "saya harus bayar iuran" dan "beres" adalah satu kesempatan lagi untuk mereka menunda, teralihkan oleh sesuatu, lalu tak pernah benar-benar kembali menuntaskannya. Anggota yang harus mencari nomor rekening Anda, transfer manual, memotret bukti, lalu mengirimnya ke Anda lewat WhatsApp adalah anggota yang bulan ini bisa saja… tidak jadi. Dan bagian yang menyebalkan, Anda jarang mendengar kabarnya. Mereka tidak mengumumkan berhenti. Mereka menjauh, seperti kebiasaan orang, dan satu-dua bulan kemudian Anda sadar mereka berhenti datang dan berhenti membayar, dan Anda sendiri tak yakin mana yang lebih dulu.

Jadi tulisan ini soal membuang hambatan itu - menagih iuran secara online dengan cara yang makan waktu anggota sekitar lima belas detik dan nyaris tanpa kejar-kejaran dari sisi Anda. Saya akan jujur soal di mana ini membantu dan di mana tidak, metode pembayaran mana yang benar-benar penting di Indonesia (segelintir saja, bukan seluruh daftar yang dilambaikan brosur), cara membuat halaman pembayaran benar-benar satu ketukan, apa yang terjadi saat rekonsiliasi, dan bagaimana menghadapi anggota yang ingin tetap bayar tunai apa pun yang Anda bangun. Alat tidak mengubah kenyataan bahwa sebagian orang memang suka menyerahkan uang kertas, dan itu tidak apa-apa.

Biar tetap konkret, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini. Misalkan Anda ikut mengelola Sasana Bugar Rajawali, sebuah gym komunitas di Yogyakarta - sekitar 180 anggota, area angkat beban, dan jadwal kelas pagi dan malam yang lumayan padat (functional training, ruang spin, sedikit yoga). Iuran bulanan berkisar Rp 150.000 - 250.000 tergantung apakah seseorang ambil paket kelas saja atau akses penuh. Sekarang uangnya masuk lewat tiga-empat cara sekaligus: ada yang bayar tunai di meja depan, sebagian besar transfer manual lalu kirim bukti, beberapa lainnya sungguh tak bisa Anda pastikan sampai mengecek buku catatan. Merekonsiliasi di akhir bulan menghabiskan hampir semalam, dan hampir tiap bulan satu-dua anggota bersikeras sudah bayar padahal transfernya tak Anda temukan di mana-mana. Kalau itu terdengar akrab, lanjutkan membaca.

Kenapa menagih online menaikkan perpanjangan

Kaitan antara "gampang bayar" dan "lebih banyak perpanjangan" tidaklah rumit, tapi mudah diremehkan. Ketika seseorang memutuskan bertahan, ada jendela pendek saat niat itu masih hangat dan mereka mau bertindak - pengingat datang, mereka berpikir "iya, masih sepadan", dan kalau membayar ada tepat di depan mata, mereka lakukan saat itu juga. Suruh mereka membuka aplikasi bank, mengingat nomor rekening, mengetik nominal, lalu menjalani ritual membuktikannya ke Anda, dan cukup banyak niat hangat itu mendingin entah di tengah jalan mana. Mereka berniat menuntaskan nanti. Nanti tak selalu datang. Saya sampai menulis panduan tersendiri soal perpanjangan karena waktu dan pengingatnya sangat berpengaruh, tapi semua mesin itu tak banyak gunanya kalau langkah pembayaran di ujungnya bikin repot.

Saya akan mengatakannya begini: menagih online tidak memenangkan anggota yang memang mau pergi - halaman pembayaran semulus apa pun tak akan menyelamatkan gym yang tak seorang pun senang mendatanginya. Yang ia lakukan adalah mencegah Anda kehilangan anggota yang sebenarnya ingin bertahan tapi malas berurusan dengan keribetan di hari itu. Kelompok itu lebih kecil dan lebih senyap daripada yang digembar-gemborkan pemasaran, tapi pada skala Rajawali itu uang sungguhan, dan tiap orang di dalamnya lebih murah dipertahankan daripada diganti. Tetapkan dulu berapa yang Anda tagih (saya menulis terpisah soal cara menghitung iuran), lalu buat proses membayarnya nyaris tanpa usaha.

Metode pembayaran yang benar-benar penting di sini

Di sinilah banyak saran dari luar negeri diam-diam menyesatkan, karena metode yang penting di Indonesia bukan metode yang penting di Melbourne atau London. Kalau Anda membangun penagihan di atas kartu kredit, Anda membangunnya di atas hal yang paling kecil kemungkinannya dipakai anggota Anda. Saya jabarkan yang benar-benar layak, kira-kira menurut urutan prioritas saya.

• QRIS. Ini yang utama, dan kalau cuma boleh satu, lakukan yang ini. Ia standar kode QR nasional, dan bagian indahnya, satu kode bekerja di hampir semua aplikasi bank dan dompet digital yang mungkin dimiliki anggota. Mereka buka aplikasi apa pun yang biasa dipakai, pindai, konfirmasi, selesai. Tanpa nomor rekening, tanpa aplikasi yang harus Anda bujuk mereka pasang. Untuk situasi datang-langsung seperti meja depan gym, ini nyaris ideal, dan begitulah kebanyakan anggota Anda sudah membayar kopi dan Gojek mereka.
• Transfer bank lewat virtual account. Bukan yang manual model lama - virtual account (VA) memberi tiap pembayaran nomor uniknya sendiri, jadi begitu uang masuk, ia merekonsiliasi dirinya ke anggota yang tepat secara otomatis. Ini versi dewasa dari "tolong transfer ke rekening BCA kami lalu kirim bukti", dan ia menghapus satu tugas paling membosankan yang Anda punya. Anggota yang lebih suka transfer bank sungguhan (dan banyak yang lebih senior memang begitu) tetap bisa melakukannya, minus ritual kirim bukti.
• Dompet digital - GoPay, OVO, Dana, ShopeePay. Besar sekali di sini, apalagi di anggota yang lebih muda. Dalam praktiknya banyak pembayaran dompet digital toh menumpang di QRIS juga, tapi menyediakan opsi bernamanya menghapus alasan dan cocok bagi orang yang hidup di dalam satu aplikasi tertentu.
• Kartu. Layak ditawarkan, jangan berharap banyak. Sebagian anggota punya dan menyukai kepraktisannya, tapi penetrasi kartu debit dan kredit untuk pembayaran sehari-hari seperti ini rendah, jadi saya tak akan merancang apa pun berdasar kartu atau pusing kalau nyaris tak terpakai. Sediakan sebagai penampung, lalu lanjut.

Untungnya Anda tak merangkai semua ini sendiri. Sebuah payment gateway (atau alat keanggotaan yang sudah punya bawaan) mengurus pipa di balik keempatnya, jadi dari sisi Anda ini satu kali pengaturan, bukan empat. Yang perlu Anda pastikan adalah QRIS berada di depan dan menonjol, karena bagi kebanyakan anggota itulah jalur paling ringan hambatannya, dan hambatan paling ringan adalah keseluruhan permainannya di sini.

Buat halaman pembayaran benar-benar satu ketukan

Di sinilah penagihan online yang baik dan yang buruk sesungguhnya berpisah jalan, dan itu tak ada hubungannya dengan gateway mana yang Anda pilih. Ujinya sederhana: sejak seorang anggota memutuskan membayar, berapa ketukan dan berapa banyak pikiran yang berdiri antara mereka dan "selesai"? Versi buruk menyuruh mereka masuk akun, mencari bagian tagihan, mengingat paket mana yang mereka ambil, mengetik nominal, memilih metode yang terkubur di menu, lalu bertanya-tanya apakah berhasil. Versi baik adalah tautan yang Anda kirim - lewat WhatsApp, kemungkinan besar - yang langsung membuka halaman dengan nama mereka, nominal yang sudah terisi, dan QRIS menanti untuk dipindai. Mereka membayar tanpa masuk ke akun apa pun atau mengingat satu nomor pun.

Detail yang menentukan hidup-matinya justru yang tidak glamor. Nominalnya harus sudah terisi, supaya tak ada yang salah ketik Rp 20.000 alih-alih Rp 200.000. Halamannya jangan menuntut login, karena login adalah tembok dan separuh anggota Anda takkan ingat kata sandinya. Ia harus bekerja mulus di ponsel, sebab di situlah tiap pembayaran ini terjadi - halaman bayar yang jelas-jelas formulir desktop yang dijejalkan ke layar kecil terasa murahan dan diam-diam memakan jumlah pembayaran yang tuntas. Dan begitu mereka membayar, mereka harus melihat konfirmasi jelas "Anda lunas sampai [tanggal]", karena hal nomor satu yang diinginkan anggota yang membayar adalah kepastian bahwa uangnya masuk. Beres empat hal itu dan Anda membangun sesuatu yang benar-benar akan dipakai orang. Lewatkan keempatnya dan tak jadi soal seberapa banyak metode pembayaran yang Anda dukung.

Rekonsiliasi dan bukti, tanpa kehilangan semalam

Kemenangan senyap dari penagihan online sebenarnya bukan untuk anggota - ia untuk siapa pun yang selama ini menghabiskan malam terakhir tiap bulan mencocokkan rekening koran dengan spreadsheet dengan setumpuk bukti WhatsApp. Ketika pembayaran masuk lewat virtual account atau tautan QRIS yang bertanda anggota, sistem tahu itu siapa, menandai iurannya lunas, dan memajukan tanggal jatuh temponya sendiri. Tanpa pencocokan, tanpa main detektif, tanpa anggota bersikeras sudah bayar tanggal 3 sementara Anda menggulir sebulan penuh obrolan mencari buktinya.

Bukti pembayaran pun beres dengan cara yang sama. Begitu pembayaran mendarat, anggota mendapat konfirmasi yang benar - lewat email, atau WhatsApp, atau keduanya - dan Anda punya catatan bersih di sisi Anda tanpa mengangkat jari. Itu lebih penting daripada kedengarannya, karena sebagian dari pesan "pembayaran saya masuk tidak, ya?" yang memakan waktu Anda sebenarnya hanya orang yang menginginkan bukti yang tak pernah mereka terima. Berikan otomatis dan pesan-pesan itu sebagian besar berhenti. Bagi organisasi yang perlu menunjukkan pembukuannya ke pengurus atau bendahara, punya tiap pembayaran tercatat, bertanggal, dan bertuan di satu tempat - alih-alih disusun ulang dari ingatan tiap tahun - saja sudah sangat berharga.

Anggota yang tetap ingin bayar tunai

Sebagian anggota Anda akan ingin tetap bayar tunai, dan saya menyarankan dengan lembut agar Anda tidak berperang soal itu. Biasanya ada inti orang - sering yang paling lama dan paling setia - yang menyukai ritual menyerahkan uang di meja sambil mengobrol sebentar, dan momen manusiawi itu bagian dari apa yang mereka bayar. Memaksa mereka ke aplikasi yang tak mereka inginkan adalah cara yang bagus untuk merusak hubungan gara-gara sesuatu yang sebenarnya bukan masalahnya.

Kuncinya adalah mempertahankan tunai sebagai metode pembayaran sambil tetap menariknya ke dalam sistem yang sama. Ketika seseorang bayar tunai di meja Rajawali, siapa pun yang menerimanya mencatatnya atas nama anggota itu di situ juga, sehingga tanggal jatuh temponya maju dan buktinya terbit persis seperti pembayaran online. Uangnya tetap masuk berupa lembaran; catatannya tinggal di satu tempat bersama yang lain. Dengan begitu Anda tidak menjalankan dua pembukuan, bendahara tak perlu merekonsiliasi tunai terpisah di akhir tahun, dan tak ada iuran siapa pun yang diam-diam lolos ke celah. Dan sesekali, saat anggota tunai toh sedang berdiri di sana, Anda bisa menawarkan menunjukkan cara kerja QRIS-nya - tanpa tekanan, cuma "mau coba?". Cukup banyak yang mencobanya sekali, merasa lebih gampang daripada mencari uang pas, lalu pindah dengan sendirinya. Yang tidak, ya tidak, dan itu sungguh tidak apa-apa.

Otomatis, atau sekadar mudah?

Ada satu langkah di luar pembayaran satu ketukan, yaitu tidak membuat anggota mengetuk sama sekali - pembayaran berulang, di mana iuran terpotong otomatis tiap bulan dan perpanjangan berhenti menjadi keputusan yang harus diambil siapa pun secara aktif. Ini betul-betul mengangkat retensi kalau cocok, karena cara paling umum seorang anggota yang rela justru berhenti adalah sekadar lupa, dan Anda tak bisa lupa pembayaran yang terjadi dengan sendirinya. Ia tak cocok untuk semua orang atau semua keanggotaan, dan ada baiknya memahami untung-ruginya (serta kecanggungan ringan saat kartu gagal atau saldo dompet digital habis) sebelum Anda menyandarkan diri padanya, itulah kenapa saya memberinya panduannya sendiri. Namun bagi banyak gym dan klub, potong-otomatis yang andal untuk anggota yang memilihnya, ditambah tautan satu ketukan yang gampang untuk sisanya, sudah mendekati yang terbaik dari kedua dunia.

Apa pun yang Anda lakukan, jangan terlalu banyak merekayasa ini sebelum dasar-dasarnya jalan. Anda tidak butuh tiap metode pembayaran yang ada, portal tagihan yang mulus, atau rangkaian penagihan otomatis untuk mulai menagih iuran online dengan baik. Anda butuh QRIS berfungsi, tautan bayar yang bisa Anda kirim lewat WhatsApp dengan nominal yang sudah terisi, bukti yang terkirim sendiri, dan tunai yang tetap diterima serta dicatat di tempat yang sama. Itulah 80% yang membosankan yang memberi Anda hampir seluruh manfaatnya. Poin-poin halusnya bisa dicicil belakangan, begitu versi sederhananya diam-diam sudah menjalankan tugasnya….

Membuat semua ini tidak jadi beban adalah cukup banyak dari apa yang dirancang Anggota - QRIS, virtual account, dompet digital, dan kartu ditangani di balik satu kali pengaturan, halaman pembayaran yang bisa Anda kirim ke anggota yang mengisi nominalnya dan melewati login, bukti dan rekonsiliasi yang mengurus dirinya sendiri, serta pembayaran tunai yang tercatat berdampingan dengan yang lain sehingga pembukuan Anda tinggal di satu tempat. Kalau itu terdengar berguna, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya untuk gym atau klub Anda. Dan kalau Anda lebih suka mengambil idenya lalu menjalankannya lewat apa pun yang sudah Anda pakai, itu pun sungguh tidak masalah - prinsipnya berlaku alat mana pun yang Anda pilih, dan keanggotaan di mana membayar iuran cukup lima belas detik layak dibangun dengan cara apa pun yang membawa Anda ke sana.