Mesyuarat jawatankuasa pertama, dan enam perkara yang mesti diputuskan di sana
Mesyuarat penubuhan membentuk kebiasaan yang bertahan lebih lama daripada sesiapa pun di bilik itu. Ini agenda ringkas yang memutuskan perkara-perkara yang nanti dipertikaikan, selagi belum ada sebab untuk bertikai.
Mesyuarat pertama sebuah jawatankuasa penubuh termasuk peristiwa yang nampak remeh semasa ia berlaku, kemudian rupa-rupanya menetapkan cara kerja untuk semua yang datang selepasnya. Apa sahaja yang anda putuskan di bilik itu menjadi "beginilah cara kita" dengan kelajuan yang mengejutkan, dan apa sahaja yang anda biarkan tergantung menjadi bahan pertikaian pada tahun ketiga, apabila orang yang bertikai itu punya ingatan berbeza tentang perbualan yang sebenarnya tak pernah berlaku.
Khabar baiknya, mesyuarat itu tak perlu panjang atau besar-besaran. Sembilan puluh minit, enam keputusan, seorang yang mencatat. Berikut agenda yang akan saya guna, dalam susunan yang akan saya guna - kerana susunannya lebih penting daripada rupanya: setiap perkara jauh lebih mudah diputuskan selepas perkara sebelumnya selesai.
1. Ini untuk apa, dalam satu ayat
Mulakan dari sini, dan jangan langkau hanya kerana ia terasa sudah jelas. Minta semua orang di bilik itu menulis, seorang demi seorang, pada pendapat mereka organisasi ini untuk apa. Kemudian bacakan. Dalam kebanyakan kumpulan penubuh akan muncul dua atau tiga jawapan yang sungguh berbeza, dan jauh lebih baik mengetahuinya sekarang daripada menemuinya lapan belas bulan kemudian apabila seseorang membantah keputusan yang masuk akal sepenuhnya menurut takrif tujuan yang lain.
Yang anda tuju ialah satu ayat yang boleh diterima semua orang. Bukan pernyataan misi dengan nilai dan tonggak - satu ayat lurus yang boleh diulang ahli dengan tepat kepada kawannya. "Kami menganjurkan futsal mingguan untuk orang dewasa di Kelana Jaya dan satu kejohanan setahun" itu bagus. "Menjadi komuniti terunggul untuk kecemerlangan sukan" tidak, kerana ia tidak menutup sebarang kemungkinan - sedangkan seluruh nilai ayat itu terletak pada apa yang ia tutup.
2. Siapa yang boleh jadi ahli, dan berapa yurannya
Dua soalan, satu keputusan, kerana jawapan yang satu mengekang yang lain. Adakah keahlian terbuka kepada sesiapa sahaja yang membayar, atau menuntut sesuatu - tinggal di kawasan tertentu, bekerja dalam bidang tertentu, dicadangkan ahli lama, hadir dua kali dahulu? Tiada jawapan yang betul, tetapi ada hasil yang salah: belum memutuskan apa-apa apabila pendaftar janggal yang pertama muncul.
Kemudian yurannya. Jangan terlalu lama memikirkan angkanya dalam mesyuarat ini; anda boleh menyemaknya semula. Tetapi putuskan tiga perkara mengenainya: berapa, berapa kerap, dan siapa yang berkuasa mengubahnya. Yang terakhir itu mencegah pertikaian jawatankuasa penubuh yang paling lazim. Panduan kami tentang menetapkan kadar yuran keahlian membincangkan angkanya dengan lebih mendalam kalau anda mahu datang dengan persediaan.
3. Wangnya di mana dan siapa yang boleh menyentuhnya
Putuskan siapa yang memegang wang, dalam akaun mana, dan apa yang mesti berlaku sebelum wang itu boleh dibelanjakan. Untuk kumpulan kecil, versi yang berjalan biasanya: satu akaun khusus, bendahari yang menyimpan rekod ringkas, orang kedua yang boleh melihat akaun itu, dan had nilai yang di atasnya perbelanjaan memerlukan kelulusan orang lain. Tetapkan angka sebenar untuk had itu. "Pembelian besar perlu kelulusan" bukan peraturan, itu pertikaian yang sedang menunggu sekeping resit.
Jangan biarkan seorang menjadi satu-satunya penandatangan sekali gus satu-satunya pencatat. Bukan kerana anda tidak mempercayainya - kerana susunan itu tidak adil kepadanya. Apabila wang tidak kelihatan kepada sesiapa yang lain, bendahari yang sejujur mana pun berakhir membela diri tentang RM20 yang tersilap ingat, dan tiada siapa patut menerima itu kerana menjadi sukarelawan.
4. Siapa buat apa, sebut namanya
Agihkan tugas sebenar kepada orang sebenar, dengan lantang, di dalam mesyuarat. Bukan struktur lengkap - cukup himpunan peranan terkecil yang menampung kerja yang sudah kelihatan. Biasanya: seorang yang menjaga senarai ahli, seorang yang memegang wang, seorang yang menguruskan komunikasi, dan seorang yang secara namanya memutuskan apabila sesuatu keputusan tak boleh menunggu.
Tambahan penting yang paling kerap dilangkau jawatankuasa penubuh: bagi setiap peranan, namakan orang kedua yang boleh mengganti dalam kecemasan, dan pastikan dia punya akses untuk membuktikannya. Peranan yang hanya boleh dikerjakan seorang bukan peranan, melainkan kebergantungan.
5. Bagaimana keputusan dibuat apabila tidak sependapat
Selagi semua orang sekata, ini terasa seperti urusan pentadbiran - justeru itulah sebabnya ia harus diselesaikan sekarang, bukan semasa perselisihan pertama. Putuskan apa yang boleh diputuskan jawatankuasa sendiri, apa yang mesti dibawa kepada ahli, dan apa yang berlaku apabila jawatankuasa sendiri berbelah bahagi. Kebanyakan kumpulan kecil mendarat di tempat yang munasabah: jawatankuasa mengendalikan perbelanjaan harian dan penganjuran; yuran, peraturan, dan apa sahaja yang mengubah erti keahlian dibawa ke mesyuarat ahli; undian seri diputuskan oleh yang mempengerusikan mesyuarat.
Tuliskan juga apa yang dikira sebagai kuorum, baik untuk jawatankuasa mahupun mesyuarat ahli. Ini perincian kering yang menjimatkan kegusaran yang bukan sedikit pada kali pertama sesuatu keputusan penting dibuat oleh empat orang dan orang kelima berkata dia sepatutnya ada di situ.
6. Tarikh berikutnya, dan siapa yang mencatat semua ini
Akhiri dengan menetapkan tarikh mesyuarat berikutnya selagi semua masih di bilik, kerana mengatur jadual melalui kumpulan sembang selepas itu memakan dua minggu dan sedikit muhibah. Dan pastikan seorang pulang membawa catatannya.
Catatan itu jauh lebih penting daripada rupanya. Ia tak perlu berupa minit rasmi; ia perlu menyebut apa yang diputuskan, oleh siapa, dan apa yang disanggupi setiap orang selepas ini. Enam bulan lagi, apabila ada yang berkata "saya ingatkan kita setuju yuran sudah termasuk baju kelab", catatan itu menyelesaikan perbualan dalam dua puluh saat dan bukannya merosakkan satu malam. Tulisan kami tentang menulis minit mesyuarat membincangkan apa yang perlu dicatat dan apa yang elok ditinggalkan.
Yang belum perlu diputuskan
Jawatankuasa penubuh punya dorongan kuat untuk mereka bentuk seluruh organisasi dalam satu duduk - peringkat keahlian, perlembagaan, logo, kalendar acara, pelan lima tahun. Hampir semuanya terlalu awal, dan struktur yang terlalu awal itu sungguh mahal: ia mengikat anda pada tekaan tentang masalah yang belum anda temui, dan membuat kumpulan muda terasa birokratik sebelum sempat mengerjakan sesuatu yang berbaloi ditadbir.
Putuskan enam perkara di atas. Jalankan aktivitinya selama enam bulan. Kemudian bertemu semula dan betulkan apa sahaja yang rupanya silap - senarainya akan lebih pendek daripada yang anda takutkan, dan berbeza daripada yang anda jangkakan.
