Memadankan pindahan dengan ahli: masalah penyesuaian yang jarang diberi amaran

Setiap bendahari sukarelawan akhirnya menempuh malam yang sama. Penyata bank terbuka di satu tetingkap, senarai ahli di tetingkap lain, dan tugasnya ialah mencari tahu empat puluh pindahan ini milik siapa antara seratus dua puluh orang itu. Tiga daripadanya jelas. Sebahagian besar perlukan seketika. Empat atau lima akan enggan dicam langsung, dan empat atau lima itu menelan masa lebih lama daripada semua yang lain digabungkan.

Inilah penyesuaian, kerja paling meletihkan dalam organisasi kecil. Sebahagian besarnya boleh dielakkan, dan bahagian yang tidak sekurang-kurangnya boleh dibuat berhenti menghantui anda.

Kenapa ia memang susah

Perlu ditegaskan bahawa ini bukan kecuaian sesiapa. Pindahan bank memang direka hampir tanpa maklumat pengenalan. Yang tiba ialah amaun, tarikh, dan nama pengirim yang boleh jadi:

Nama panggilan, bukan nama dalam senarai ahli anda. Akaun pasangan, kerana di situlah wang rumah tangga berada. Ibu bapa yang membayarkan anaknya yang masih belajar. Akaun syarikat, kerana seseorang membayar dari pejabat. Singkatan yang dipotong bank menjadi lapan belas aksara. Atau nama yang sepadan dengan tiga orang berbeza dalam senarai anda.

Di atas semua itu, amaunnya pun kerap tidak sepadan. Orang membundarkan. Mereka membayar untuk dua ahli sekali gus. Mereka menambah bayaran acara tanpa memberitahu. Mereka membayar kadar tahun lepas kerana itu yang mereka ingat. Setiap perlakuan itu sepenuhnya wajar bagi seorang ahli dan sepenuhnya mengecewakan semasa penyesuaian.

Tabiat yang mencegah sebahagian besarnya

Amaun unik. Tambahkan nombor ahli pada yuran supaya ahli 41 membayar RM150.41. Amaun menjadi penandanya, dan ia kekal berdiri menghadapi semua perkara di atas - tidak penting wangnya datang dari akaun siapa. Satu tabiat ini menghapuskan sebahagian besar kesukarannya, dan panduan kami tentang mengutip yuran melalui pindahan bank dan DuitNow QR membahaskan cara memperkenalkannya.

Tetap minta rujukan pindahan. Ia tidak selalu diisi, tetapi apabila ada ia menyelesaikan kes yang kabur serta-merta.

Catat akaun yang biasa mereka pakai. Kali kedua seseorang membayar daripada "SITI ROHANI" untuk ahli bernama Farah Nadia, tuliskannya pada catatan ahli tersebut. Anda tidak akan pernah lagi memecahkan teka-teki itu, dan dalam dua tahun tabiat ini diam-diam menghapuskan sebahagian besar misteri berulang anda.

Sesuaikan sedikit-sedikit tetapi kerap. Dua puluh minit setiap minggu jauh lebih ringan daripada dua jam setiap bulan - bukan kerana kerjanya lebih sedikit, sebaliknya kerana ingatan anda tentang kejadian terkini masih utuh. Anda akan ingat ada yang kata membayarkan kawannya. Empat minggu lagi, tidak.

Apa yang perlu dibuat dengan yang tidak dapat dicam

Sentiasa ada baki. Uruskan dengan polisi, bukan dengan merenungnya - kerana merenung itulah yang menjadikan kerja ini tidak tertanggung.

Pertama, tanya secara terbuka tapi sopan. Nota ringkas dalam grup - "ada bayaran RM150 pada 14 haribulan yang belum dapat kami padankan, kalau itu daripada anda tolong khabarkan" - menyelesaikan kadar yang mengejutkan, dan tidak memalukan sesiapa.

Kedua, kerja mengundur daripada siapa yang belum membayar. Kalau ada sebelas ahli belum bayar dan tiga bayaran tidak sepadan, pertindihannya biasanya jelas sebaik sahaja anda melihat amaun dan tarikhnya serentak, bukan satu demi satu.

Ketiga, simpan senarai tampungan yang eksplisit. Bayaran yang tidak dapat anda kaitkan bukanlah hilang dan bukan pula pendapatan daripada entah siapa; ia wang yang menunggu dicam. Tulis dalam baris "sementara" dengan tarikh dan amaunnya, dan tengok semula apabila pusingan pembaharuan berikutnya memunculkan orang yang berkeras sudah membayar. Orang itulah jawapannya, dan memiliki senarai itu bermakna anda boleh mengesahkannya dalam tiga puluh saat dan bukannya berbalah.

Akhir sekali, tetapkan had berapa lama anda akan mengejar. Selepas tiga bulan, catatkan amaunnya sebagai pendapatan am dan teruskan hidup. Kos masa mengejar bayaran kecil tanpa identiti melepasi nilainya dengan sangat pantas, dan bendahari yang tidak sanggup melepaskan beberapa ringgit yang terakhir ialah bendahari yang akan meletak jawatan.

Pertikaian yang lambat-laun akan anda tempuhi

Pada satu ketika, seorang ahli akan memberitahu anda, dengan penuh keikhlasan, bahawa dia sudah membayar. Kadangkala memang begitu dan anda yang terlepas. Kadangkala dia berniat membayar dan ingatannya mengisi selebihnya - perkara yang berlaku kepada semua orang dan bukan ketidakjujuran.

Cara melepasi ini tanpa merosakkan hubungan ialah dengan menjadikannya soalan rekod, bukan soalan kepercayaan. Tanya dengan mesra tarikh dan amaunnya - bukan sebagai cabaran, sebaliknya supaya anda boleh menjumpainya. Kalau penyesuaian anda terkini, biasanya selesai dalam seminit. Kalau tertinggal tiga bulan, tidak boleh, dan kini anda berbalah dengan seorang ahli tentang kejujurannya - kesudahan yang jauh lebih buruk daripada berapa pun wang yang terlibat.

Inilah sebab sebenar mengekalkan penyesuaian sentiasa terkini: bukan kekemasan, melainkan hakikat bahawa rekod yang baik membolehkan anda bersangka baik dengan orang tanpa mengorbankan apa-apa.

Bila menyerahkannya kepada perisian

Penyesuaian manual dengan amaun unik sungguh boleh dijalankan sehingga beberapa ratus ahli. Melepasi itu, atau sebaik sahaja lebih daripada seorang perlu melihat siapa yang sudah bayar, kiraannya berubah.

Yang sebenarnya diubah oleh sistem keahlian bukanlah pemadanannya - melainkan bahawa bayaran, rekod ahli, dan status pembaharuan berhenti menjadi tiga perkara berasingan yang mesti dijaga seorang manusia supaya kekal selari. Apabila seseorang membayar melalui gerbang pembayaran atau kod DuitNow QR dinamik, sistem tahu dia siapa, menandakannya sudah jelas, menghantar pengesahan, dan menganjakkan tarikh pembaharuannya, tanpa sesiapa membuka penyata bank. Panduan kami tentang berpindah daripada spreadsheet membahaskan apa sahaja yang terlibat dalam perpindahan itu, dan bila ia berbaloi.

Sehingga saat itu, amaun unik dan dua puluh minit setiap minggu memberi anda sebahagian besar manfaatnya tanpa sebarang kos.