Berpindah dari spreadsheet tanpa kehilangan apa-apa

Spreadsheet itulah yang membawa anda sampai ke sini, dan ia wajar dihormati lebih daripada biasa. Ia tidak menelan kos, tidak memerlukan latihan, membuat betul-betul apa yang anda suruh, dan untuk tempoh yang lama ia memang alat yang tepat. Kebanyakan nasihat tentang berpindah dari spreadsheet sebenarnya iklan, dan ia melangkau bahagian bahawa spreadsheet ialah jawapan yang sangat memadai untuk organisasi seramai empat puluh orang.

Jadi soalan pertamanya bukan bagaimana mahu berpindah. Soalannya sama ada anda memang sudah perlu.

Tanda-tanda anda sudah terlalu besar untuknya

Saiz ialah penanda yang lemah. Ada organisasi tiga ratus ahli yang berjalan lancar dengan spreadsheet kerana seorang yang sangat teliti menjaganya. Ada kelab lima puluh ahli yang betul-betul kelam-kabut. Yang penting bukan bilangan barisnya, tetapi perkara-perkara ini:

Lebih daripada seorang memerlukan versi terkini. Sebaik sahaja dua orang menyunting, anda ada dua versi dan satu perbualan tentang yang mana satu betul. Dokumen yang dikongsi membantu, tetapi hanya sampai ada orang mengisih satu lajur ketika orang lain sedang menaip.

Anda tidak boleh menjawab "siapa yang belum bayar" dalam masa kurang seminit. Kalau untuk mengetahuinya anda perlu memadankan penyata bank secara manual, anda sedang membuat kerja yang dilakukan sistem secara percuma. Tulisan kami tentang memadankan pindahan wang dengan ahli membincangkan berapa banyak keperitan itu boleh dielakkan walaupun tanpa perisian.

Pembaharuan dikejar seorang demi seorang. Menghantar peringatan satu persatu kerana anda tidak boleh menapis "tamat tempoh bulan depan" ialah sebab paling lazim bendahari kehabisan tenaga.

Ahli meminta perkara yang boleh mereka dapatkan sendiri. Tukar alamat, resit, "saya sudah bayar atau belum?" - setiap satunya gangguan kecil yang akan diserap sepenuhnya oleh portal ahli.

Ia berjalan hanya kerana seorang. Inilah tanda yang sebenar. Kalau struktur spreadsheet itu hidup dalam kepala seseorang dan tiada orang lain yang benar-benar faham kod warnanya, anda bukan ada rekod, anda ada kebergantungan. Tulisan kami tentang menyerahkan sesuatu peranan membincangkan kenapa itu lebih penting daripada alatnya.

Bersihkan datanya sebelum berpindah, bukan selepasnya

Ini langkah yang orang langkau kemudian sesali, kerana migrasi menyalin dengan setia setiap masalah yang anda ada, kemudian menjadikannya lebih sukar dibaiki kerana kini ia berselerak di beberapa skrin.

Sebelum memindahkan apa-apa, semak senarai itu dan bereskan yang ketara. Pendua, biasanya orang yang sama dimasukkan dua kali dengan ejaan berbeza. Orang yang berhenti bertahun-tahun lalu dan tidak pernah ditanda keluar. Ruangan e-mel yang kosong. Nombor telefon dalam empat format berbeza. Nama yang ditulis dalam susunan berlainan. Tarikh yang tersimpan sebagai teks.

Buat kerja ini dalam spreadsheet, tempat suntingan pukal itu mudah, kerana membetulkan dua ratus nombor telefon yang tidak seragam mengambil satu petang dalam spreadsheet dan seminggu mengklik dalam mana-mana sistem. Ini juga kali terakhir data ini boleh diolah secara pukal semudah ini - berbaloi diingat selagi peluangnya masih ada.

Tentukan apa yang tidak perlu dibawa

Naluri pertama ialah memindahkan semuanya, dengan alasan mana tahu diperlukan. Tahan dulu. Migrasi ialah peluang yang jarang ada untuk meninggalkan barang.

Bawa perkara yang mentakrifkan seorang ahli: nama, maklumat hubungan, jenis keahlian, tarikh menyertai, status semasa, bila bayaran berikutnya perlu dijelaskan. Bawa sejarah pembayaran kalau ia bersih dan kalau anda memang akan merujuknya. Tinggalkan lajur yang tiada siapa kemas kini selama tiga tahun, catatan yang hanya difahami seorang bekas setiausaha, eksperimen sistem mata yang terbengkalai, dan dua belas orang yang tiada siapa boleh cam.

Yang jangan sampai hilang ialah pengetahuan pelik tetapi berharga yang duduk dalam komen sel dan kod warna - "lambat bayar tapi selalu bayar", "lebih suka dipanggil nama pertama sahaja", "tidak mahu gambarnya dimuat naik". Pindahkan itu ke ruangan catatan yang sepatutnya sebelum migrasi, kerana perkara seperti itulah yang senyap-senyap digugurkan oleh sesebuah migrasi.

Jalankan kedua-duanya selama satu kitaran, kemudian berhenti

Simpan spreadsheet sebagai rujukan baca-sahaja sepanjang satu kitaran pembaharuan penuh. Bukan sebagai sistem selari yang anda selenggara - itu kerja dua kali dan menjamin kedua-duanya akan bercanggah - tetapi sebagai arkib yang boleh disemak bila ada angka yang nampak tidak kena.

Satu kitaran pembaharuan ialah tempoh yang tepat kerana di situlah semuanya teruji: peringatan, pembayaran, perubahan status, ahli yang mempersoalkan sesuatu. Kalau sistem baharu itu mengendalikan satu pusingan pembaharuan penuh tanpa anda perlu mencapai spreadsheet, ia sudah membuktikan dirinya.

Kemudian berhenti betul-betul. Spreadsheet yang kekal terbuka "untuk jaga-jaga" pasti akan dikemas kini seseorang, dan kini anda ada dua rekod semula - yang lebih teruk daripada salah satu sahaja. Eksport salinan terakhir, arkibkan di tempat selamat dengan tarikh pada nama failnya, dan tutup.

Beritahu ahli ada yang berubah, tetapi jangan berlebihan

Ahli tidak peduli perisian apa yang anda guna. Yang mereka akan perasan ialah log masuk yang mereka tidak minta, e-mel yang kelihatan berbeza, atau diminta mengisi semula maklumat yang sudah mereka berikan.

Buat pengumuman yang pendek dan berbentuk manfaat: sekarang anda boleh mengemas kini maklumat sendiri dan melihat sejarah pembayaran di sini, pembaharuan akan datang melalui e-mel, selebihnya tidak berubah. Jangan hantar set semula kata laluan kepada semua orang pada minggu pertama; perkenalkan portal itu bila mereka memang memerlukannya, semasa pembaharuan, bila ada sebab untuk log masuk. Panduan kami tentang apa yang dicari ahli bila log masuk membincangkan cara menjadikan lawatan pertama itu berbaloi.

Apa yang sebenarnya berubah selepas itu

Perlu realistik. Sistem tidak menjadikan sesebuah organisasi lebih terurus; ia menghapuskan satu kategori kebosanan dan membolehkan beberapa perkara yang sebelum ini mustahil.

Yang benar-benar berubah: pembaharuan menghantar dirinya sendiri, pembayaran melekat pada ahli yang betul tanpa kerja detektif, lebih daripada seorang boleh melihat kebenaran yang sama serentak, ahli menjawab soalan mereka sendiri, dan semuanya terus berjalan bila AJK yang menguruskannya bercuti. Yang tidak berubah: ahli tetap pergi kalau organisasi itu tidak berbaloi disertai, dan tiada perisian yang pernah membaiki hal itu. Sistem membeli semula malam-malam yang anda habiskan untuk pentadbiran. Apa yang anda buat dengan malam-malam itu - itulah bahagian yang sebenarnya penting.