Menyerahkan sesuatu peranan agar ia tidak hilang bersama anda

Tanya mana-mana organisasi sukarelawan di mana pengetahuan institusi mereka tersimpan, dan jawapan jujurnya: dalam kepala tiga orang, dan salah seorangnya sedang berfikir untuk berundur. Bendahari tahu ahli mana yang membayar dari akaun pasangannya. Orang acara tahu tempat mana yang sanggup menahan tempahan tanpa wang pendahuluan dan mana yang tidak. Setiausaha tahu kenapa fasal tentang kuasa mengundi itu ditambah pada 2021. Tiada satu pun yang tertulis di mana-mana.

Maka setiap serah terima dalam organisasi sukarelawan adalah satu kepupusan kecil, dan penggantinya menghabiskan tahun pertama menemukan semula perkara yang sebenarnya sudah diketahui. Berita baiknya, penyelesaiannya bukan dokumentasi dalam erti korporat - tiada siapa akan menulis buku panduan. Sebaliknya segelintir kebiasaan yang membolehkan sesuatu peranan itu diserahkan selagi anda masih menjalankannya.

Tuliskan hanya perkara yang tidak jelas dengan sendirinya

Naluri ketika menyerahkan tugas ialah mendokumenkan prosesnya, yang menghasilkan fail panjang berisi perkara yang boleh difahami sesiapa sahaja, sambil terlepas nilai yang sebenar.

Yang penting ialah perkara yang tidak boleh dirumuskan sendiri. Bukan "hantar peringatan pembaharuan" tetapi "hantar pada minggu pertama bulan, kerana orang terima gaji hujung bulan sebelumnya". Bukan "tempah dewan" tetapi "tanya Encik Yusof, dan kalau dia kata dewannya penuh, tanya tentang bilik kecil yang tiada dalam kalendar online". Bukan "kejar ahli yang tertunggak" tetapi "Puan Ramlah selalu lewat dan selalu bayar, jadi biarkan sampai Mac".

Pengetahuan seperti itu muat dalam satu halaman, bukan buku panduan, dan nilainya lebih besar daripada mana-mana dokumen proses. Latihan yang berguna: selama sebulan, setiap kali anda membuat sesuatu dalam peranan itu yang menuntut pengetahuan khusus, tulis satu baris yang akan menjimatkan kepayahan orang baru. Di hujung bulan anda sudah ada dokumen serah terima, dan ia langsung tidak memerlukan usaha khas.

Kongsi aksesnya sekarang, bukan semasa serah terima

Kegagalan serah terima yang paling lazim bukan soal pengetahuan, tetapi akses. Kata laluan, log masuk bank, domain, akaun e-mel, fail tempat senarai ahli disimpan, hak admin dalam kumpulan sembang. Sebahagian besarnya duduk pada satu orang, kadangkala melekat pada e-mel peribadinya, sesekali dalam telefon yang tidak lama lagi akan ditukar.

Bereskan perkara ini selagi belum ada yang tersilap. Setiap akaun penting mesti boleh dicapai sekurang-kurangnya dua orang, dan atas nama organisasi, bukan perseorangan. Maksudnya alamat e-mel organisasi, bukan Gmail seseorang, dan catatan bersama tentang di mana segala-galanya berada. Ia mengambil satu petang sahaja dan ia mencegah bencana khusus apabila seorang ahli jawatankuasa pergi dengan cara yang tidak baik, atau jatuh sakit, dan organisasi tidak boleh masuk ke akaunnya sendiri.

Sistem yang dibina untuk organisasi membantu di sini, kerana akses menjadi peranan yang anda berikan, bukan kata laluan yang anda kongsikan - maksudnya menarik balik akses seseorang cukup dengan satu klik dan bukannya kelam-kabut menukar semua kata laluan. Tulisan kami tentang berpindah dari spreadsheet membincangkan peralihan itu.

Biarkan dia membuatnya selagi anda masih ada

Mesyuarat serah terima di mana anda menerangkan peranan itu selama dua jam hampir tidak memindahkan apa-apa. Orang mempelajari sesuatu peranan dengan membuatnya sekali secara tidak sempurna sambil ada tempat bertanya.

Jadi sengajakan pertindihan itu. Biarkan pengganti anda menjalankan satu kitaran berikutnya - pusingan pembaharuan berikutnya, acara berikutnya - selagi anda masih ada dan boleh dihubungi, dan bukannya menerangkannya lalu pergi. Anda akan terasa mahu campur tangan apabila dia membuatnya dengan cara berbeza. Jangan, kecuali ia akan menimbulkan kerugian sebenar. Peranan yang dijalankan sedikit berbeza oleh orang yang memilikinya jauh lebih tahan lama daripada yang dijalankan betul-betul seperti cara anda oleh orang yang sekadar mengikut arahan.

Satu kitaran biasanya cukup. Dua sudah bermurah hati. Enam bulan mendampingi bukan kemurahan hati, tetapi kegagalan untuk benar-benar pergi.

Serahkan satu peranan, bukan semua yang anda kumpulkan

Sukarelawan yang lama berkhidmat cenderung mengumpul tugas. Anda menyertai untuk menguruskan kira-kira dan kini anda juga menguruskan laman web, memegang kunci stor, dan menjawab alamat e-mel umum - kerana pada satu ketika setiap satunya perlu dibuat dan anda kebetulan ada.

Timbunan itulah sebenarnya yang membuatkan tiada siapa mahu mengganti anda. Sebelum menyerahkan, asingkan apa yang anda buat kepada peranan yang sebenar dan perkara-perkara yang sekadar melekat pada anda, lalu agihkan yang melekat itu kepada orang berlainan. Peranan bendahari yang benar-benar tentang wang akan menemui peminatnya. Peranan bendahari yang merangkumi laman web dan kunci stor tidak akan - dan kekosongannya akan ternganga sementara anda terus membuatnya, dengan sedikit rasa terkilan, setahun lagi.

Pergi dengan betul

Bahagian terakhir inilah yang paling sukar bagi orang yang sayangkan organisasinya. Selepas menyerahkan, benar-benarlah pergi. Kekal boleh dihubungi untuk soalan, dan berhentilah bersuara di khalayak tentang bagaimana peranan itu dijalankan.

Bekas pemegang yang berlegar-legar - yang menjawab soalan yang ditujukan kepada penggantinya, yang mengomen keputusan, yang masih menjadi orang yang secara naluri dirujuk ahli - menghalang orang baru itu daripada benar-benar memegang peranannya. Ahli terus mencari kenalan lama, yang baru tidak pernah betul-betul berdiri sendiri, dan apabila dia kecewa lalu berundur, anda kembali ke titik mula - kerana sebenarnya anda tidak pernah pergi.

Beritahu para ahli dengan jelas siapa yang menguruskan perkara ini sekarang, arahkan sesiapa yang datang kepada anda, dan biarkan dia membuatnya dengan caranya. Panduan kami tentang menguruskan sukarelawan membincangkan persoalan yang lebih luas: membina organisasi di mana peranan berpindah tangan secara rutin, bukan sebagai krisis.

Versi yang berjaya

Organisasi yang serah terimanya mudah bukanlah yang dokumentasinya lebih baik. Sebaliknya yang setiap akaunnya boleh dimasuki lebih daripada satu orang, yang pengetahuan peliknya dituliskan sebaik sahaja ia muncul, yang peranan-peranannya cukup kecil sehingga menarik minat, dan yang orangnya benar-benar pergi apabila pergi. Tiada satu pun daripada itu memerlukan projek khas. Semuanya perlu dibuat sebelum diperlukan - itulah sebabnya kebanyakan organisasi mempelajarinya dengan cara yang pahit.