Sukarelawan: cara mencari, memberi taklimat, dan tidak membuat mereka keletihan

Kebanyakan organisasi keahlian hidup bergantung pada sukarelawan, dan kebanyakannya menguruskan sukarelawan itu secara kebetulan. Seseorang menyebarkan seruan minta bantuan, beberapa orang yang baik hati mengangkat tangan, tiga atau empat orang yang sama akhirnya mengerjakan hampir segala-galanya, dan lebih kurang lapan belas bulan kemudian tiga atau empat orang itu diam-diam kehabisan tenaga - dan tiada siapa benar-benar sedar sehingga salah seorang berhenti membalas kumpulan sembang. Itu bukan salah orang baik - biasanya orang baik memang ramai. Itu kegagalan melayan kerja sukarela sebagai sesuatu yang benar-benar anda uruskan, sebagaimana anda menguruskan perkara lain yang penting bagi organisasi, dan bukannya sebagai sesuatu yang sekadar berlaku begitu sahaja kepada anda.

Dan bahagian yang kurang enak ini wajar dikatakan dari awal: sukarelawan itu ahli juga. Semua yang ada dalam panduan penglibatan ahli tentang memberi orang peranan sebenar dan bukan sekadar kerusi, dan semua yang ada dalam tulisan tentang penghargaan tentang rasa dilihat atas usahanya, terpakai kepada sukarelawan dengan volumnya dinaikkan. Ahli yang menjauh membuat anda kehilangan satu langganan. Sukarelawan yang keletihan membuat anda kehilangan satu langganan sekali gus sebahagian besar kerja sebenar yang menjadi sandaran organisasi anda, dan biasanya membawa bersama sedikit muhibah semasa dia pergi. Jadi minda pengekalan yang sama menembusi semuanya - temui mereka dengan baik, beri mereka sesuatu yang nyata, jangan biarkan mereka haus, dan hargai kehadiran mereka - cuma taruhannya lebih besar, kerana sukarelawanlah yang menampung keseluruhannya.

Biar terus membumi dan tidak melayang jadi teori, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda ikut menguruskan Rumah Haiwan Harapan, sebuah komuniti penyelamat dan perlindungan haiwan di Pulau Pinang - sekitar 90 hingga 120 ekor kucing dan anjing yang diselamatkan pada satu-satu masa, giliran memberi makan dan mencuci setiap hari, hari adopsi bulanan, beberapa penjaga sementara (foster), dan seorang doktor haiwan yang datang dua minggu sekali. Di atas kertas ada mungkin 50 hingga 60 orang yang berdaftar sebagai sukarelawan. Pada amalannya, pusat perlindungan itu berjalan atas sekitar 12 hingga 15 orang sahaja, dan sebahagian besar bebannya - sesi makan pukul 6 pagi, hantaran ke klinik, panggilan larut malam yang mengerikan tentang anjing dilanggar di lebuh raya - jatuh kepada Aida, yang menubuhkan tempat itu dan diam-diam mengerjakan lebih banyak daripada yang patut dipikul seorang manusia selama hampir lima tahun. Itu gambaran yang teramat biasa untuk sebuah pusat penyelamat, dan hampir semua di bawah ini ialah tentang melebarkan bulatan 12 orang itu tanpa mematahkan orang yang sudah berada di dalamnya.

Meminta terus lebih mujarab daripada menyebar seruan

Perkara pertama yang wajar anda buang daripada kebiasaan ialah seruan umum minta bantuan. "Kami perlukan sukarelawan - DM kalau ada masa lapang ya!" yang dimuat naik kepada pengikut anda terasa seperti merekrut, dan itu cara paling tidak mujarab yang saya tahu. Bukan bermakna tiada siapa menyahut - ada juga - tetapi rayuan luas kepada semua orang didengar oleh tiada seorang pun secara khusus, dan yang menyahut kerap kali justeru orang yang paling kabur gambarannya tentang apa yang sebenarnya mereka tawarkan. Anda akan menghabiskan lebih banyak tenaga memilah-milah niat baik berbanding yang anda jimatkan dengan menebar jala luas-luas.

Yang benar-benar berkesan justeru tidak bergaya dan sedikit menjengkelkan: meminta orang tertentu secara terus, untuk perkara yang tertentu pula. Bukan "awak nak jadi sukarelawan bila-bila tak" tetapi "kami kekurangan seorang untuk giliran makan Sabtu pagi dua kali sebulan, dan saya rasa awak sesuai - awak sudi tak?" Permintaan terus kepada orang yang disebut namanya terasa sama sekali berbeza, kerana anda sudah mengerjakan bahagian yang berat untuknya - anda sudah memutuskan bahawa dia diingini, dan anda sudah memberitahunya dengan tepat apa erti "ya" itu. Rupa-rupanya kebanyakan orang diam-diam menunggu untuk diminta. Mereka tak akan menjadi sukarelawan ke dalam kabus yang samar, tetapi mintalah mereka mengerjakan perkara jelas yang nyata-nyata penting, dan mengejutkan berapa ramai yang menjawab ya.

Bagi Rumah Haiwan Harapan itu bermakna seseorang - idealnya orang selain Aida, sekejap lagi saya jelaskan - menyusuri kerumunan hari adopsi, para penderma tetap, dan orang yang selalu berkomen mesra pada hantaran, lalu diam-diam meminta yang berpotensi secara bersemuka. Ibu yang mengambil kucing tahun lepas dan masih rajin menghantar gambar setiap bulan. Pak cik yang selalu berlama-lama selepas hari adopsi sekadar berbual dengan anjing-anjing. Merekalah prospek terbaik anda dan mereka sudah berada dalam bangunan; satu hantaran awam menjangkau mereka jauh lebih tidak pasti berbanding sembang dua minit. Memang lebih perlahan, dan tak menggandakan diri seperti yang dipura-purakan siaran, tetapi "ya" yang anda dapat itu tulen.

Beri mereka kerja sebenar, bukan "tolong-tolong"

Sebaik sahaja seseorang menjawab ya, cara terpantas kehilangannya semula ialah membiarkannya berdiri tercegat menunggu jadi berguna. "Datang sahaja, nanti tolong-tolong" bunyinya mesra dan menyambut, padahal ia kekejaman kecil, kerana secara senyap ia menyerahkan kepada sukarelawan tugas memikirkan sendiri apa yang perlu dibuat, di mana perlu berdiri, dan sama ada dia sebenarnya menghalang orang - dan ramai orang, berdepan dengan itu, memutuskan lebih senang tidak kembali langsung. Kekaburan terasa seperti kemurahan hati. Padahal bukan.

Peranan sebenar punya nama, punya sempadan, dan punya penghujung. "Awak masuk pasukan cuci bilik kucing setiap Ahad pagi, lebih kurang pukul 8 hingga 10, bersama Lina - dia yang akan tunjukkan rutinnya" ialah kerja yang benar-benar boleh dibuat orang dan membuatnya puas selepas mengerjakannya. Dia tahu bila mula, bila selesai, dengan siapa, dan macam mana rupa "siap" itu. Bandingkan dengan "tolong-tolong di pusat perlindungan", yang tak pernah mula dan tak pernah selesai dan perlahan-lahan mengental menjadi dengungan rasa bersalah yang samar di latar. Beri orang sebuah kotak yang ada tepinya, dan kebanyakannya akan mengisinya dengan senang hati dan konsisten selama bertahun-tahun.

Di sinilah memikirkan peranan dengan betul turut membuahkan hasil. Sangat membantu kalau anda menuliskan segelintir kerja yang benar-benar perlu dibuat organisasi anda - giliran makan, persiapan hari adopsi, media sosial, foster, pengangkutan, kutipan dana - sebagai peranan-peranan kecil yang jelas, dan bukannya satu longgokan "bantuan" tanpa bentuk. Anda tak perlukan deskripsi jawatan formal (sebuah pusat penyelamat bukan korporat dan eloklah jangan berlagak begitu), tetapi senarai peranan ringkas dengan satu ayat setiap satu membuat dua perkara berguna: ia membolehkan anda meminta perkara tertentu daripada orang, dan ia menunjukkan pada pandangan sekilas kerja mana yang berbahaya kerana bertumpu pada satu bahu sahaja. Kalau jawatankuasa atau pasukan teras anda kabur tentang siapa memegang apa, tulisan tentang peranan dan tanggungjawab jawatankuasa berbaloi dibaca berdampingan dengan yang ini - kejelasan yang sama yang menolong jawatankuasa juga menolong sukarelawan anda.

Latih mereka cepat, dan ringan

Latihan sudah menakutkan orang bahkan sebelum ia bermula, kerana mereka membayangkan buku panduan induksi dan sesi setengah hari yang tiada siapa sempat menjalankannya. Untuk kebanyakan peranan sukarelawan, anda hampir tak perlukan itu. Yang anda perlukan ialah seseorang berdiri di sebelah orang baru pada sekali dua yang pertama, menunjukkan bagaimana perkara itu dibuat, dan berada di situ apabila dia tersilap sedikit - yang pasti berlaku, dan yang langsung tidak mengapa.

Sistem rakan pendamping (buddy) menyelesaikan mungkin 90% kerjanya di sini. Pasangkan sukarelawan bilik kucing yang baru dengan Lina selama dua Ahad pertamanya dan dia akan belajar lebih banyak daripada yang boleh diajar mana-mana dokumen - di mana makanan disimpan, kucing mana yang menggigit, berapa banyak peluntur dicampur ke dalam air, siapa perlu ditelefon kalau ada yang tak kena - dan dia akan sudah punya kawan sepanjang jalan, yang lebih menentukan sama ada dia kekal berbanding latihannya sendiri. Bahan bertulis, kalaupun anda memerlukannya, eloklah ringkas dan praktikal: sehelai "cara giliran makan berjalan", kad berlaminat dekat pintu, mesej yang disematkan dalam kumpulan. Simpan perincian sebenar untuk segelintir perkara yang benar-benar menggigit kalau tersilap - mengendalikan anjing yang ketakutan, jadual ubat, apa yang perlu dibuat semasa kecemasan betul - dan jangan lemaskan orang yang sudi dalam peraturan untuk kerja yang sebahagian besarnya cuma akal budi dan kebaikan hati.

Jangan pula tunggu sampai bahan latihan sempurna sebelum membiarkan sesiapa bermula. Anda tak akan pernah punya yang sempurna itu, dan penangguhannya cuma bermakna orang sudi yang akhirnya anda rekrut berdiri terbiar lalu jadi dingin. Mulakan mereka dengan seorang pendamping minggu ini, dan tulis versi sehelainya sebaik anda sedar sedang menjelaskan perkara yang sama untuk kali ketiga….

Jangan hauskan segelintir yang sudi

Ada satu corak yang diam-diam mematikan lebih banyak usaha kesukarelawanan daripada apa-apa pun, dan wajar disebut terang-terangan, kerana ia tak pernah terasa seperti kesilapan semasa anda melakukannya. Beberapa orang boleh diharap. Jadi anda bersandar pada mereka. Mereka menjawab ya, kerana mereka memang jenis yang menjawab ya, jadi anda meminta lagi, dan kerana mereka mengerjakannya dengan baik anda meminta perkara berikutnya juga, dan dalam setahun "pasukan 50 orang" anda sebenarnya lima orang yang mengerjakan segalanya dan 45 nama yang duduk dalam senarai. Kemudian salah seorang daripada yang lima itu sakit, atau bersalin, atau sekadar bangun suatu pagi dengan tangki kosong, dan tiba-tiba rodanya tertanggal - dan anda tak pernah nampak ia datang, kerana yang boleh diharap itu hampir tak pernah mengeluh.

Segelintir yang sudi itu sudi justeru kerana mereka ambil peduli, dan orang yang ambil peduli ialah yang paling mudah dibebani berlebihan dan paling kecil kemungkinannya memberitahu anda bahawa mereka mula lemas. Jadi disiplinnya mesti datang daripada anda, bukan daripada mereka. Beberapa perkara sungguh membantu. Sebarkan permintaan anda dengan sengaja kepada senarai yang lebih luas, walaupun ia lebih perlahan dan sedikit kurang pasti berbanding terus kembali kepada tangan yang selamat - kerana setiap tugas yang anda serahkan kepada sukarelawan yang lebih baru sekali gus meringankan teras dan membuat seseorang semakin melekat. Hadkan berapa banyak yang dipikul seorang, sekurang-kurangnya dalam kepala anda sendiri. Tanya khabar orang yang paling boleh diharap tentang sama ada mereka benar-benar okey, bukan tentang apa lagi yang boleh mereka pikul. Dan perhatikan tanda-tanda senyap - sukarelawan yang dulu membalas dalam hitungan minit kini melambat, yang berhenti mencadangkan apa-apa - kerana di sebuah pusat penyelamat, jarak antara sukarelawan yang penat dan sukarelawan yang sudah pergi boleh jadi cuma dua minggu.

Hargai mereka, atau anda tetap akan kehilangan mereka

Sukarelawan tidak dibayar, yang bermakna mata wang penghargaan yang biasa - dilihat, diucapkan terima kasih, dirasakan bermakna - ialah keseluruhan apa yang mereka dapat kembali, dan menghairankan betapa kerapnya organisasi lupa untuk benar-benar menyerahkannya. Pembetulannya bukan sijil sukarelawan-terbaik-tahun-ini (itu tak mengapa setakat gunanya); melainkan ucapan terima kasih yang kecil, spesifik, dan tepat pada masanya, yang memberitahu seseorang bahawa usahanya sampai kepada manusia yang ambil peduli. "Terima kasih semua, kerja bagus" menguap di tempat letak kereta. "Farid, awak memandu dua jam menghantar anjing itu ke klinik hari Ahad dan dia hidup kerananya - terima kasih" diingati berbulan-bulan.

Saya tak akan mengulang seluruh menunya di sini, kerana tulisan tentang penghargaan ahli sudah menghuraikannya dengan betul, dan setiap bahagiannya terpakai sekurang-kurangnya sama kuat kepada sukarelawan seperti kepada ahli biasa. Satu perkara yang akan saya tekankan khusus untuk pusat penyelamat ialah menangkap kerja yang tak kelihatan. Yang kelihatan - penyelamatan dramatik, senyuman pada hari adopsi - mendapat ucapan terima kasih lebih kurang dengan sendirinya. Orang yang diam-diam menyental sangkar setiap minggu, atau menjaga kira-kira tetap kemas, atau membalas mesej-mesej terdesak pukul 11 malam, mengerjakan perkara yang tiada siapa nampak, yang bermakna tiada siapa berterima kasih untuknya, yang bermakna biasanya dialah yang pertama keletihan. Sengajakan diri anda bersusah payah menyebut kerja yang tak bergaya itu dengan lantang.

Bahagian yang tiada siapa beri amaran kepada anda

Semua yang setakat ini terpakai untuk hampir semua kumpulan yang dijalankan sukarelawan, daripada kelab futsal hinggalah kumpulan koir. Tetapi sebuah pusat penyelamat menuntut sesuatu yang lebih daripada orangnya, dan tidak jujur rasanya menulis panduan sukarelawan untuk yang satu ini lalu melangkauinya begitu sahaja. Kerjanya berat secara emosi dengan cara yang tidak dimiliki banyak kerja sukarela lain. Sukarelawan anda akan terikat dengan seekor haiwan lalu menyaksikannya tidak selamat. Mereka akan menerima panggilan tentang kes penderaan. Mereka akan sudah penuh apabila sekotak lagi anak haiwan yang dibuang tiba, dan terpaksa membuat keputusan yang jenisnya melekat pada seseorang. Ini ada namanya - compassion fatigue, keletihan belas - dan ia bukan kelemahan, melainkan kos yang boleh dijangka daripada mengambil berat sekuat itu terhadap penderitaan yang tak selalu dapat anda perbaiki, dan kalau dibiarkan tanpa diakui ia akan diam-diam mengeringkan orang terbaik anda.

Anda tak boleh menghilangkan bahagian yang berat - itu memang sifat kerjanya - tetapi anda boleh berhenti berpura-pura ia tiada. Beberapa perkara membantu lebih daripada yang anda sangka. Bincangkannya secara terbuka, supaya sukarelawan yang sedang melalui minggu berat tahu dia bukan seorang diri dan bukannya sedang gagal. Jadikan benar-benar okey untuk berundur seketika tanpa ia dilayan sebagai peletakan jawatan - "cutilah sebulan, haiwan-haiwan ini masih ada di sini, baliklah bila awak sedia" mengekalkan jauh lebih ramai orang dalam jangka panjang berbanding diam-diam mengharapkan semua orang tabah tanpa henti. Berusaha keraslah supaya tiada seorang pun memikul panggilan-panggilan terburuk seorang diri. Dan pastikan kemenangan sentiasa kelihatan, kerana orang yang berjalan dengan tangki kosong berhenti menyedarinya - adopsi yang berjalan lancar, anjing ketakutan yang akhirnya mempercayai sebuah tangan, kiraan mudah berapa banyak yang anda selamatkan tahun ini - sebab itulah bahan bakarnya, dan dalam gilingan minggu-minggu buruk itulah perkara yang paling mudah hilang dari pandangan.

Sukarelawan yang mengambil cuti tiga bulan lalu kembali bernilai sepuluh kali ganda sukarelawan yang diam-diam keletihan lalu tak pernah balik. Melindungi orang anda bukan bahagian yang lembik dan pilihan daripada menjalankan sebuah pusat penyelamat - dalam tempoh yang cukup panjang, itu hampir keseluruhannya.

Sukarelawan ialah ahli anda yang paling komited

Berbaloi kembali ke titik mula kita, kerana inilah gagasan yang paling mungkin benar-benar mengubah cara anda menjalankan segalanya hari demi hari. Nalurinya ialah meletakkan sukarelawan dalam laci minda yang berbeza daripada ahli - ahli itu orang yang membayar dan hadir, sukarelawan itu orang yang membantu - tetapi bagi urusan pengekalan kedua-duanya sama, dan kemerosotan yang sama persis berlaku kepada kedua-duanya. Seorang sukarelawan menyertai penuh niat, tidak diberi peranan yang jelas, tidak berasa cukup dihargai, diminta sedikit terlalu banyak dan sedikit terlalu kerap, dan enam bulan kemudian sudah diam-diam pudar - iaitu tepat laluan yang dilalui ahli biasa apabila minggu-minggu awalnya diserahkan kepada nasib. Layan sukarelawan anda sebagai ahli yang paling terlibat, kerana memang begitulah adanya, dan uruskan pengalaman mereka sekurang-kurangnya dengan keprihatinan yang sama.

Yang tak perlu dipeningkan

Anda tidak perlukan perisian pengurusan sukarelawan, sistem giliran formal, skim ganjaran berasaskan mata, atau buku panduan sukarelawan setebal buku telefon - tidak pada awalnya, dan berkemungkinan besar tak pernah untuk kumpulan sebesar anda. Perkara-perkara itu menyelesaikan masalah yang kebanyakannya belum anda ada, dan tenaga untuk menyiapkannya ialah tenaga yang tidak digunakan untuk orangnya sendiri. Sebahagian besar hasilnya datang daripada empat kebiasaan yang cukup tidak bergaya: minta orang tertentu secara terus, beri mereka peranan yang jelas, jangan bebankan berlebihan yang menjawab ya, dan ucapkan terima kasih dengan betul dan kerap. Satu catatan bersama tentang siapa buat apa, dan kumpulan sembang yang benar-benar dibaca orang, akan membawa sebuah pusat perlindungan sangat jauh sebelum mana-mana jentera yang lebih canggih layak mengambil tempatnya.

Cukup banyak daripada ini yang direka oleh Anggota supaya ia tidak menjadi beban yang terus dilambung-lambung - rekod jelas tentang siapa sukarelawan anda dan apa yang dipikul setiap seorang, peranan yang benar-benar boleh anda lihat dan bukannya anda pikul dalam kepala, ruang ahli yang melayan sukarelawan sebagai ahli terlibat yang memang mereka adanya, dan cara menghidu siapa yang mula menyenyap sebelum mereka pergi buat selama-lamanya. Kalau itu bunyinya berguna, anda dipersilakan mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya dengan kumpulan anda. Dan kalau anda lebih suka mengambil ideanya lalu menjalankannya melalui spreadsheet dan kumpulan WhatsApp yang sudah anda percayai, itu pun sungguh tidak mengapa - tiada satu pun daripada ini bergantung pada alatnya, ia bergantung pada melayan orang yang menampung organisasi anda seolah-olah anda lebih rela tidak kehilangan mereka, yang sudah tentu memang begitu.