Peranan dan tanggungjawab jawatankuasa, dan siapa sebenarnya buat apa

Setiap organisasi kecil yang pernah saya temui ada versi perbualan yang sama. Ada sesuatu yang tidak berlaku - permohonan geran terlepas tarikh akhir, tiada siapa memperbaharui insurans, serombongan sukarelawan baharu datang pada hari Sabtu dan tiada siapa menyambut - lalu selepas itu, dalam mesyuarat yang agak tegang, seseorang menyebutnya dengan kuat: "Saya ingatkan itu tugas anda." Jawapan jujurnya hampir selalu tiada siapa yang mengerjakannya, kerana memang ia tak pernah benar-benar menjadi tugas sesiapa. Ia terselit di celah antara peranan semua orang, dan celah semacam itulah tempat organisasi kecil diam-diam berantakan.

Peranan yang jelas ialah penawarnya, dan ini lebih soal menutup celah itu daripada soal hierarki. Apabila orang tahu apa tanggungjawabnya - dan, sama pentingnya, apa yang bukan - saat "sepatutnya ada orang buat itu" menjadi jarang, kerana ada seseorang yang melekat pada setiap perkara. Itulah inti menuliskan peranan. Bukan untuk membuat carta organisasi yang menjadikan jawatankuasa lima orang nampak seperti bank, tetapi supaya tiada perkara penting yang tidak tercatat nama sesiapa di atasnya.

Supaya tidak terawang-awang, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda salah seorang yang menguruskan Yayasan Tunas Ilmu - sebuah badan kebajikan kecil di sebuah kampung di pinggir Seremban yang menjalankan rumah baca dan pusat belajar percuma untuk penduduk. Dua bilik penuh rak berisi 2,000 - 3,000 buku sumbangan, sesi bacaan bersuara hujung minggu untuk 40 - 60 kanak-kanak, tuisyen percuma selepas sekolah, sesekali kelas kemahiran untuk orang dewasa. Enam orang dalam jawatankuasa, sekitar 20 - 30 sukarelawan yang datang dan pergi, dan bajet yang hidup daripada derma serta sesekali geran kecil. Tanpa kakitangan bergaji. Ini jenis organisasi yang semua orangnya buat sedikit daripada segalanya, dan justeru itulah sebab menyusun peranan dengan betul lebih penting di sini, bukan kurang penting.

Untuk apa sebenarnya sebuah jawatankuasa wujud

Kesilapan paling lazim yang saya lihat pada jawatankuasa kecil ialah jawatankuasa memperlakukan dirinya sebagai badan pelaksana, bukan badan pengawasan. Semua orang turun tangan, yang memang bagus dan perlu semasa anda masih comel, tetapi maknanya tiada siapa sebenarnya memegang pandangan luas - adakah kewangannya bertahan, adakah kita masih membuat apa yang dahulu kita janjikan, adakah ada seorang yang memikul terlalu banyak sehingga hampir tumbang. Tugas mengawasi itulah untuk apa sebuah jawatankuasa benar-benar wujud. Pengawasan, bukan mengerjakan semuanya. Jawatankuasa memastikan perkara-perkara berlaku; ia tak semestinya mengerjakan semuanya sendiri, dan sebaik sahaja ia lupa pembezaan itu, ia berhenti mampu melihat organisasinya dengan jernih, kerana kepalanya ikut tertunduk dalam kerja seperti yang lain.

Kalau anda pertubuhan yang berdaftar rasmi di Malaysia, sebahagian daripada ini sudah diputuskan untuk anda, dan ia berbaloi difahami kerana peraturannya diam-diam masuk akal. Perlembagaan pertubuhan lazimnya menetapkan jawatankuasa yang dipilih - pengerusi, setiausaha, bendahara dan AJK biasa - yang menjalankan urusan harian, mesyuarat agung tahunan tempat ahli memegang arah dan meluluskan keputusan besar, dan pemeriksa kira-kira yang tugasnya menyemak akaun dan memastikan jawatankuasa kekal lurus. Anda tak perlu menyukai kertas kerjanya untuk melihat kebijaksanaannya: orang yang menjalankan bukan orang yang sama dengan yang menyemak, dan ada pihak di atas urusan harian yang memegang arah. Malah kalau anda bukan pertubuhan berdaftar - cuma kumpulan penduduk tidak formal - ketiga-tiga fungsi itu tetap wujud sama ada sudah anda beri nama atau belum. Ada yang menetapkan arah, ada yang menjalankan, dan sepatutnya ada yang menyemak buku tunai. Beri mereka nama, dan separuh persoalan tadbir urus sudah terjawab.

Tiga peranan yang tak boleh dilangkau

Apa pun panggilan kalian, ada tiga tugas yang mesti wujud dari hari pertama, dan ketiga-tiganya sejajar dengan apa yang biasanya sudah dilakukan secara naluri oleh kebanyakan kumpulan. Pastikan ketiga-tiga ini benar-benar terjaga - bukan sekadar tercatat di kertas - dan anda sudah ada tulang belakang sebuah jawatankuasa yang berfungsi.

Pengerusi

Tugas pengerusi bukan menjadi bos, dan yang baik tahu itu. Tugasnya ialah memastikan kumpulan benar-benar memutuskan sesuatu lalu mengerjakannya. Dalam praktiknya itu bermakna mempengerusikan mesyuarat supaya berakhir dengan keputusan yang jelas dan bukannya perasaan hangat tanpa tindakan susulan, mengawasi gambaran menyeluruh supaya tiada yang tercicir, dan menjadi orang tempat yang lain bertanya apabila mereka buntu. Di Tunas Ilmu, pengerusi ialah yang menyedari jadual tuisyen ada tiga Sabtu kosong di hadapan dan memastikan ada yang bertanggungjawab membereskannya - tak semestinya dengan mengerjakannya sendiri, tetapi dengan memastikan perkara itu tidak sekadar dibiarkan tanpa disebut sehingga sebilik kanak-kanak datang kepada tutor yang tiada. Pengerusi yang cuba mengerjakan segalanya sendiri, anehnya, ialah pengerusi yang lemah, kerana dia menjadikan dirinya penyumbat dan menghentikan AJK yang lain daripada memikul tanggungjawab yang sebenar.

Setiausaha

Setiausaha ialah ingatan organisasi, dan ini peranan yang paling kerap diperkecil oleh orang yang belum pernah hidup tanpanya. Dia menjaga rekod - apa yang diputuskan, bila mesyuaratnya, siapa sahaja AJK-nya, di mana dokumen penting disimpan - dan mengendalikan komunikasi yang membuat semua orang mengadap arah yang sama. Peranan ini tak bergaya dan justeru itulah beza antara organisasi yang tahu apa yang dipersetujui enam bulan lalu dan organisasi yang terus mengulang perdebatan yang sama kerana tiada siapa menuliskannya. Untuk kumpulan kecil, peranan setiausaha diam-diam meresap ke mana-mana: agenda, minit, senarai kenalan sukarelawan, drive kongsi yang tidak berselerak sepenuhnya. Kalau anda cuma mampu mengisi betul-betul satu daripada tiga peranan sokongan, mengikut pengalaman saya inilah yang paling cepat membalas modal.

Bendahara

Bendahara menguruskan wang, dan untuk organisasi yang hidup daripada derma seperti rumah baca, tugas itu lebih soal kepercayaan daripada kira-kira. Dia merekod apa yang masuk dan apa yang keluar, memastikan kumpulan boleh membayar apa yang dijanjikannya, dan - ini bahagian yang selalu dilupakan orang - dia menjadikan kewangannya kelihatan kepada semua orang lain supaya ia tak pernah menjadi kotak hitam yang cuma difahami seorang. Bahagian terakhir itu penting sekali untuk sebuah badan kebajikan komuniti, kerana cara terpantas kehilangan kepercayaan penduduk ialah membuat wangnya terasa gelap. Bendahara yang boleh meletakkan ringkasan satu halaman yang ringkas dan jujur di hadapan jawatankuasa setiap bulan bernilai jauh lebih besar daripada sistem perakaunan canggih yang tak boleh dibaca orang lain. Dan tolong, apa pun yang anda buat, jangan biarkan orang yang sama sekali gus memegang wang dan menjadi satu-satunya yang menyemaknya - itu bukan komen tentang kejujuran sesiapa, itu cuma perlindungan asas untuk dia sama seperti untuk anda.

Peranan tambahan yang lazim - tambah apabila benar-benar perlu

Di luar tiga peranan teras, kebanyakan kumpulan lama-kelamaan menumbuhkan beberapa peranan lebih terperinci, dan perangkapnya di sini ialah mewujudkannya terlalu awal supaya jawatankuasa nampak berwibawa. Jangan. Tambah peranan apabila benar-benar ada cukup banyak kerja jenis itu untuk mewajarkan seorang memilikinya, dan tidak sesaat pun lebih awal, atau anda akan berakhir dengan jawatan bernama gah yang melekat pada kerja yang sebenarnya tak dikerjakan sesiapa. Yang biasanya layak menempati tempatnya:

• Penyelaras sukarelawan atau ahli. Untuk Tunas Ilmu, dengan 20 - 30 sukarelawan yang silih berganti, ini mungkin peranan tambahan pertama yang wajar dibuat - seseorang yang menyambut sukarelawan baharu, menjaga jadual, dan memastikan orang tidak sekadar menghilang kerana tiada siapa menyedari mereka berhenti datang. Ini kerja sebenar sebaik sahaja anda ada lebih daripada segelintir pembantu, dan berkait rapat dengan menjaga keseluruhannya terus hidup. Saya sudah menulis tersendiri tentang menguruskan sukarelawan dengan baik, kerana ia layak lebih daripada sekadar satu butiran.
• Penanggungjawab acara atau program. Seseorang yang memiliki aktiviti itu sendiri - sesi hujung minggu, kutipan buku sesekali, kelas dewasa - supaya terancang dan bukannya dikebut semalaman. Untuk rumah baca ini dekat dengan jantung tujuan anda wujud, jadi selalunya wajar dilepaskan dari riba pengerusi cukup awal.
• Penanggungjawab komunikasi. Yang menjaga grup WhatsApp, Instagram dan berita untuk penderma terus berjalan supaya penduduk benar-benar tahu anda wujud dan boleh melihat ke mana derma mereka pergi. Senang dianggap kemudian, lalu anda hairan kenapa derma mengering dan tiada siapa datang ke hari terbuka.

Perhatikan, ini fungsi dahulu, baru jawatan. Kumpulan enam orang boleh merangkumi semuanya antara empat atau lima orang, dan kumpulan enam puluh orang mungkin ada pasukan kecil di sebalik setiap satu. Soalannya tak pernah "jawatan apa yang patut kita ada" - tetapi "kerja apa yang benar-benar perlukan pemilik yang jelas", dan anda menjawabnya dengan melihat apa yang terus terselit ke celah.

Realitinya: sesetengah orang memakai banyak topi

Ini bahagian yang cenderung dilangkau oleh panduan tadbir urus yang kemas. Dalam organisasi seperti Tunas Ilmu, seorang sangat kerap merangkap setiausaha dan penanggungjawab komunikasi sekali gus yang membuka pintu setiap Sabtu, dan itu bukan kegagalan struktur - itu cuma rupa "kecil". Berpura-pura sebaliknya, dan menyusun peranan untuk setiap fungsi seolah-olah anda ada tiga puluh orang untuk mengisinya, kebanyakannya cuma menghasilkan dokumen yang tiada kaitan dengan siapa buat apa di dunia nyata. Jadi jujurlah tentang topi-topi itu. Tuliskan siapa yang sebenarnya memakai setiap satu, walaupun kepala yang sama memakai tiga, kerana nilai peranan yang jelas bukan datang daripada banyaknya - ia datang daripada semua orang tahu, tanpa perlu bertanya, siapa pemilik sesuatu perkara.

Yang sebenarnya anda jaga ialah dua mod kegagalan yang diam-diam mematikan kumpulan kecil. Yang pertama ialah celah - kerja tanpa nama sesiapa, si "saya ingatkan itu tugas anda". Yang kedua, dan ini pembunuh yang lebih lazim, ialah kebalikannya: seorang wira yang mengerjakan segalanya, menahan seluruh organisasi dengan kerja keras semata-mata, sehingga dia letih atau sibuk atau berpindah rumah, dan semuanya runtuh kerana sebenarnya ia tak pernah benar-benar organisasi, ia dia seorang. Kedua-dua masalah diselesaikan oleh perkara yang sama - peranan yang dituliskan dan benar-benar dibahagi - itulah sebab urusan pentadbiran yang tak bergaya ini jauh lebih penting daripada rupanya.

Menjaga daripada keletihan dan organisasi satu orang

Kalau segalanya bergantung pada seorang, anda tidak mempunyai organisasi yang tahan lasak, anda mempunyai seorang sukarelawan yang sangat berdedikasi dan satu kiraan detik. Sukarelawan berdedikasi itu biasanya pengerusi atau si pengasas, dan mereka jarang nampak ia datang, kerana mengerjakan lebih banyak terasa seperti komitmen dan bukannya tanda bahaya. Sebahagian tugas jawatankuasa yang sihat ialah melindungi orang itu daripada dirinya sendiri - menyedari apabila terlalu banyak tertimbun di satu meja lalu memindahkan sebahagian, dengan sengaja, sebelum orangnya patah dan bukannya selepasnya. Ini tak selesa, kerana orang yang memikul berlebihan biasanya yang paling cekap dan rasanya hampir tidak sopan mengambil kerja daripadanya. Buat sahaja. Organisasi yang cuma boleh berjalan selagi orang terbaiknya berlari sepantas-pantasnya itu tidak lestari, sehebat mana pun rupanya tahun ini.

Ujian yang akan saya kenakan: kalau seorang sahaja dalam jawatankuasa anda hilang selama tiga bulan - sakit, mendapat bayi, kerja di bandar lain - adakah organisasinya mampu bertahan, atau diam-diam tersekat? Kalau jawapan jujurnya "tersekat", anda sudah menemui orang yang memikul terlalu banyak, dan itu masalah struktur yang perlu dibereskan sekarang, bukan kesetiaan yang perlu dikagumi.

Pertahanan praktikalnya ialah menyebarkan pengetahuan, bukan cuma tugas. Peraturan dua tandatangan untuk wang, drive kongsi yang tidak dikuasai setiausaha seorang diri, senarai sukarelawan yang boleh dilihat lebih daripada seorang - semua ini bermakna organisasinya yang tahu sesuatu, bukan seorang sahaja yang tahu. Lebih lambat dalam jangka pendek, dan itulah beza antara kumpulan yang selamat apabila pengasasnya berundur dan yang tidak.

Had tempoh jawatan dan penggantian - urusan membosankan yang menyelamatkan anda

Tiada siapa mahu membincangkan siapa yang mengambil alih, sebahagiannya kerana dalam kumpulan kecil yang mesra ia terasa agak dingin dan formal, sebahagiannya kerana orang yang sekarang baik-baik sahaja dan terasa terlalu awal. Sebenarnya tidak. Titik paling rapuh dalam organisasi kecil ialah serah terima, dan yang selamat melepasi satu dekad hampir selalu yang merancang pemergian orang sebelum ada yang benar-benar pergi. Anda tak perlukan yang rumit. Sekadar kefahaman kasar bahawa pengerusi berkhidmat dua atau tiga tahun lalu menyerahkan baton, bahawa tiada siapa dijangka memegang peranan selama-lamanya, dan bahawa setiap kali seseorang mengambil peranan dia membawa seorang lagi cukup dekat dengannya sehingga boleh mengganti - itu sudah sebahagian besarnya.

Had tempoh jawatan berbunyi korporat untuk rumah baca kampung, dan anda memang boleh mengekalkannya tidak formal - ini bukan soal peraturan kaku, ini soal jangkaan lembut bahawa peranan bergilir dan orang mendapat rehat. Pengerusi yang sudah lapan tahun menduduki kerusi selalunya tanda bahaya, bukan kemenangan, kerana biasanya maknanya tiada orang lain yang pernah dimajukan, dan apabila orang itu akhirnya berhenti yang ada ialah jurang, bukan serah terima. Tempat semua ini idealnya tinggal ialah dalam dokumen asas organisasi anda - perlembagaan, undang-undang kecil, atau apa pun panggilan peraturan kalian - supaya ia ditulis sekali dan tidak diperdebatkan semula setiap tahun. Saya sudah menyusun sebuah templat perlembagaan yang merangkumi peranan, tempoh jawatan, dan cara keputusan dibuat, yang merupakan rumah semula jadi bagi struktur yang sebenarnya menjadi inti tulisan ini.

Dari mana sebenarnya patut bermula

Kalau ini terasa banyak, sebenarnya tidak, dan anda tak mengerjakan semuanya sekali gus. Mulakan daripada tiga yang tak boleh dilangkau - pastikan ada orang sebenar dengan nama jelas yang memiliki jawatan pengerusi, rekod, dan wang, dan bahawa pemegang wang bukan juga satu-satunya penyemak wang. Kemudian lihat dengan jujur apa yang terus jatuh ke celah, dan tarik keluar satu peranan lagi setiap kali untuk menutupnya - mungkin penyelaras sukarelawan dahulu kalau anda mirip Tunas Ilmu. Tuliskan siapa memakai topi yang mana, termasuk yang dirangkap. Dan sekali setahun, ajukan soalan hilang-tiga-bulan itu untuk setiap orang, lalu imbangkan semula sebelum terpaksa….

Cukup banyak daripada urusan harian yang digambarkan ini - menyimpan senarai sukarelawan dan penyokong di satu tempat yang boleh dilihat semua orang, menjejaki siapa yang terlibat dan siapa yang menjauh, memberi setiausaha dan penyelaras sebuah rumah bersama untuk rekod dan bukannya folder dalam laptop seorang - ialah jenis perkara yang direka Anggota untuk mengangkatnya dari bahu anda, supaya pengetahuannya hidup dalam organisasi, bukan dalam kepala seseorang. Kalau itu kedengaran berguna, anda dipersilakan mencubanya percuma dan melihat kesesuaiannya. Dan kalau anda lebih suka mengambil idea-idea ini lalu menjalankannya melalui spreadsheet dan grup WhatsApp yang sudah anda ada, itu pun sungguh tak mengapa - peranan, pengetahuan bersama dan perancangan serah terima jauh lebih penting daripada alat tempat anda menyimpannya, dan jawatankuasa yang semua orangnya tahu siapa memiliki apa berbaloi dibina dengan apa jua cara yang membawa anda ke sana.