Peran dan tanggung jawab pengurus, dan siapa mengerjakan apa

Setiap organisasi kecil yang pernah saya temui punya versi percakapan yang sama. Ada sesuatu yang tidak terjadi - permohonan dana lewat tenggat, tak ada yang memperpanjang asuransi, serombongan relawan baru datang di hari Sabtu dan tak ada yang menyambut - lalu sesudahnya, dalam rapat yang agak tegang, seseorang mengucapkannya keras-keras: "Saya kira itu tugas Anda." Jawaban jujurnya hampir selalu tidak ada yang mengerjakannya, karena memang itu tak pernah benar-benar jadi tugas siapa-siapa. Ia terselip di celah antara peran semua orang, dan celah semacam itulah tempat organisasi kecil diam-diam berantakan.

Peran yang jelas adalah obatnya, dan ini lebih soal menutup celah itu daripada soal hierarki. Ketika orang tahu apa tanggung jawabnya - dan, sama pentingnya, apa yang bukan - momen "harusnya ada yang mengerjakan itu" jadi langka, karena ada seseorang yang melekat pada tiap hal. Itulah inti dari menuliskan peran. Bukan untuk membuat bagan organisasi yang membuat pengurus lima orang tampak seperti bank, tapi supaya tak ada hal penting yang tak tercantum nama siapa pun di atasnya.

Biar tidak melayang abstrak, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini. Misalkan Anda ikut mengelola Yayasan Tunas Ilmu - sebuah yayasan kecil di sebuah kampung di pinggiran Yogyakarta yang menjalankan rumah baca dan pusat belajar gratis untuk warga. Dua ruangan penuh rak berisi 2.000 - 3.000 buku sumbangan, sesi membaca nyaring akhir pekan untuk 40 - 60 anak, bimbingan belajar gratis sepulang sekolah, sesekali kelas keterampilan untuk orang dewasa. Enam orang di kepengurusan, sekitar 20 - 30 relawan yang datang dan pergi, dan anggaran yang hidup dari donasi serta sesekali hibah kecil. Tanpa staf berbayar. Ini jenis organisasi yang semua orangnya mengerjakan sedikit dari segala hal, yang justru itulah kenapa menata peran dengan benar lebih penting di sini, bukan malah kurang penting.

Untuk apa sebenarnya sebuah pengurus ada

Kesalahan paling umum yang saya lihat pada pengurus kecil adalah pengurus memperlakukan dirinya sebagai badan pelaksana, bukan badan pengawas. Semua orang turun tangan, yang memang bagus dan perlu saat Anda masih mungil, tapi artinya tak seorang pun sebenarnya memegang pandangan luas - apakah keuangannya bertahan, apakah kita masih mengerjakan yang dulu kita janjikan, apakah ada satu orang yang memikul terlalu banyak sampai nyaris tumbang. Tugas mengawasi itulah untuk apa sebuah pengurus benar-benar ada. Pengawasan, bukan mengerjakan semuanya. Pengurus memastikan hal-hal terjadi; ia tak harus mengerjakan semuanya sendiri, dan begitu ia lupa pembedaan itu, ia berhenti mampu melihat organisasinya dengan jernih, karena kepalanya ikut tertunduk di dalam pekerjaan seperti yang lain.

Kalau Anda yayasan yang terdaftar resmi di Indonesia, sebagian dari ini sudah diputuskan untuk Anda, dan layak dipahami karena undang-undangnya diam-diam masuk akal. Sebuah yayasan punya tiga organ: Pembina (para pendiri dan pengampu yang menetapkan arah, menyetujui keputusan besar, dan mengangkat yang lain), Pengurus (pelaksana harian - ketua, sekretaris, bendahara - yang benar-benar menjalankan roda), dan Pengawas (pengawas yang tugasnya memeriksa keuangan dan menjaga Pengurus tetap lurus). Anda tak perlu menyukai berkasnya untuk melihat kebijaksanaannya: orang yang menjalankan bukan orang yang sama dengan yang memeriksa, dan ada seseorang di atas urusan harian yang memegang arah. Bahkan kalau Anda bukan yayasan terdaftar - cuma kelompok warga informal - ketiga fungsi itu tetap ada entah sudah Anda beri nama atau belum. Ada yang menetapkan arah, ada yang menjalankan, dan seharusnya ada yang memeriksa buku kas. Beri mereka nama, dan setengah persoalan tata kelola sudah terpecahkan.

Tiga peran yang tak bisa dilewati

Apa pun sebutan kalian, ada tiga tugas yang harus ada sejak hari pertama, dan ketiganya sejalan dengan yang biasanya sudah dilakukan naluriah oleh kebanyakan kelompok. Pastikan ketiga ini benar-benar tercakup - bukan sekadar tercantum di kertas - dan Anda sudah punya tulang punggung sebuah kepengurusan yang berfungsi.

Ketua

Tugas ketua bukan menjadi bos, dan yang baik tahu itu. Tugasnya adalah memastikan kelompok benar-benar memutuskan sesuatu lalu mengerjakannya. Dalam praktik itu berarti memimpin rapat supaya berakhir dengan keputusan yang jelas alih-alih perasaan hangat tanpa tindak lanjut, mengawasi gambaran menyeluruh supaya tak ada yang terlewat, dan menjadi orang tempat yang lain bertanya ketika mereka mentok. Di Tunas Ilmu, ketua adalah yang menyadari bahwa jadwal bimbel punya tiga Sabtu kosong di depan dan memastikan ada yang bertanggung jawab membereskannya - tak mesti dengan mengerjakannya sendiri, tapi dengan memastikan hal itu tak sekadar dibiarkan tak disebut sampai seruangan anak datang ke tutor yang tak ada. Ketua yang berusaha mengerjakan segalanya sendiri, anehnya, adalah ketua yang lemah, karena ia menjadikan dirinya sumbatan dan menghentikan sisa pengurus dari memikul tanggung jawab sungguhan.

Sekretaris

Sekretaris adalah ingatan organisasi, dan ini peran yang paling sering diremehkan oleh orang yang belum pernah hidup tanpanya. Ia menjaga catatan - apa yang diputuskan, kapan rapatnya, siapa saja pengurusnya, di mana dokumen penting disimpan - dan menangani komunikasi yang membuat semua orang menghadap arah yang sama. Peran ini tak mentereng dan justru itulah beda antara organisasi yang tahu apa yang disepakati enam bulan lalu dan organisasi yang terus mengulang perdebatan yang sama karena tak ada yang menuliskannya. Untuk kelompok kecil, peran sekretaris diam-diam merembes ke mana-mana: agenda, notulen, daftar kontak relawan, drive bersama yang tidak berantakan total. Kalau Anda cuma sanggup benar-benar mengisi satu dari tiga peran pendukung, menurut pengalaman saya inilah yang paling cepat membalas modal.

Bendahara

Bendahara mengurus uang, dan untuk organisasi yang hidup dari donasi seperti rumah baca, tugas itu lebih soal kepercayaan daripada hitung-hitungan. Ia mencatat apa yang masuk dan apa yang keluar, memastikan kelompok bisa membayar apa yang dijanjikannya, dan - ini bagian yang sering dilupakan orang - ia membuat keuangannya terlihat oleh semua orang lain supaya tak pernah jadi kotak hitam yang cuma dipahami satu orang. Bagian terakhir itu penting sekali untuk sebuah yayasan warga, karena cara tercepat kehilangan kepercayaan warga adalah membuat uangnya terasa gelap. Bendahara yang bisa menaruh ringkasan satu halaman yang sederhana dan jujur di depan pengurus tiap bulan bernilai jauh lebih besar daripada sistem akuntansi canggih yang tak bisa dibaca orang lain. Dan tolong, apa pun yang Anda lakukan, jangan biarkan orang yang sama sekaligus memegang uang dan menjadi satu-satunya yang memeriksanya - itu bukan komentar atas kejujuran siapa pun, itu cuma perlindungan mendasar untuk dia sama seperti untuk Anda.

Peran tambahan yang umum - tambahkan saat benar-benar butuh

Di luar tiga peran inti, kebanyakan kelompok lama-lama menumbuhkan beberapa peran lebih rinci, dan jebakannya di sini adalah menciptakannya terlalu dini supaya pengurus tampak berbobot. Jangan. Tambahkan peran ketika benar-benar ada cukup banyak pekerjaan jenis itu untuk membenarkan satu orang memilikinya, dan sedetik pun tidak sebelum itu, atau Anda akan berakhir dengan jabatan bernama gagah yang menempel pada pekerjaan yang sebenarnya tak dikerjakan siapa pun. Yang biasanya pantas menempati tempatnya:

• Koordinator relawan atau anggota. Untuk Tunas Ilmu, dengan 20 - 30 relawan yang silih berganti, ini mungkin peran tambahan pertama yang layak dibuat - seseorang yang menyambut relawan baru, menjaga jadwal, dan memastikan orang tak sekadar menghilang karena tak ada yang menyadari mereka berhenti datang. Ini pekerjaan sungguhan begitu Anda punya lebih dari segelintir penolong, dan erat kaitannya dengan menjaga keseluruhannya tetap hidup. Saya sudah menulis tersendiri soal mengelola relawan dengan baik, karena itu pantas lebih dari sekadar satu butir.
• Penanggung jawab acara atau program. Seseorang yang memiliki kegiatan itu sendiri - sesi akhir pekan, penggalangan buku sesekali, kelas dewasa - supaya terencana alih-alih dikebut semalam sebelumnya. Untuk rumah baca ini dekat dengan jantung tujuan Anda ada, jadi sering layak dilepas dari pangkuan ketua cukup dini.
• Penanggung jawab komunikasi. Yang menjaga grup WhatsApp, Instagram, dan kabar untuk donatur tetap berjalan supaya warga benar-benar tahu Anda ada dan bisa melihat ke mana donasi mereka pergi. Gampang dianggap belakangan, lalu Anda heran kenapa donasi mengering dan tak ada yang datang ke hari terbuka.

Perhatikan, ini fungsi dulu, baru jabatan. Kelompok enam orang bisa mencakup semuanya di antara empat atau lima orang, dan kelompok enam puluh orang mungkin punya tim kecil di balik masing-masing. Pertanyaannya tak pernah "jabatan apa yang harus kita punya" - melainkan "pekerjaan apa yang benar-benar butuh pemilik yang jelas", dan Anda menjawabnya dengan melihat apa yang terus terselip ke celah.

Kenyataannya: beberapa orang memakai banyak topi

Ini bagian yang cenderung dilewati panduan tata kelola yang rapi. Di organisasi seperti Tunas Ilmu, satu orang sangat sering merangkap sekretaris dan penanggung jawab komunikasi sekaligus yang membuka pintu tiap Sabtu, dan itu bukan kegagalan struktur - itu cuma wujud dari "kecil". Berpura-pura sebaliknya, dan menyusun peran untuk tiap fungsi seolah Anda punya tiga puluh orang untuk mengisinya, kebanyakan cuma menghasilkan dokumen yang tak ada hubungannya dengan siapa mengerjakan apa di dunia nyata. Jadi jujurlah soal topi-topi itu. Tuliskan siapa yang sebenarnya memakai masing-masing, sekalipun itu kepala yang sama memakai tiga, karena nilai dari peran yang jelas bukan datang dari banyaknya - ia datang dari semua orang tahu, tanpa perlu bertanya, siapa pemilik suatu hal tertentu.

Yang sebenarnya Anda jaga adalah dua mode kegagalan yang diam-diam mematikan kelompok kecil. Yang pertama adalah celah - pekerjaan tanpa nama siapa pun, si "saya kira itu tugas Anda". Yang kedua, dan ini pembunuh yang lebih umum, adalah kebalikannya: satu orang heroik yang mengerjakan segalanya, menahan seluruh organisasi lewat kerja keras semata, sampai ia lelah atau sibuk atau pindah rumah, dan semuanya runtuh karena sebenarnya itu tak pernah benar-benar organisasi, itu dia seorang. Kedua masalah dipecahkan oleh hal yang sama - peran yang dituliskan dan benar-benar dibagi - itulah kenapa urusan administrasi yang tak mentereng ini jauh lebih penting daripada tampaknya.

Menjaga dari kelelahan dan organisasi satu orang

Kalau segalanya bergantung pada satu orang, Anda tidak punya organisasi yang tangguh, Anda punya seorang relawan yang sangat berdedikasi dan sebuah hitung mundur. Relawan berdedikasi itu biasanya ketua atau si pendiri, dan mereka jarang melihatnya datang, karena mengerjakan lebih banyak terasa seperti komitmen alih-alih tanda bahaya. Sebagian tugas pengurus yang sehat adalah melindungi orang itu dari dirinya sendiri - menyadari saat terlalu banyak menumpuk di satu meja lalu memindahkan sebagian, dengan sengaja, sebelum orangnya patah alih-alih sesudahnya. Ini tak nyaman, karena orang yang memikul berlebih biasanya yang paling cakap dan rasanya nyaris tak sopan mengambil pekerjaan darinya. Lakukan saja. Organisasi yang cuma bisa berjalan selama orang terbaiknya berlari sekencang-kencangnya itu tidak lestari, semengesankan apa pun tampilannya tahun ini.

Uji yang akan saya terapkan: kalau satu saja orang di pengurus Anda hilang selama tiga bulan - sakit, punya bayi, kerja di kota lain - apakah organisasinya sanggup, atau diam-diam macet? Kalau jawaban jujurnya "macet", Anda sudah menemukan orang yang memikul terlalu banyak, dan itu masalah struktur yang perlu dibereskan sekarang, bukan kesetiaan yang perlu dikagumi.

Pertahanan praktisnya adalah menyebar pengetahuan, bukan cuma tugas. Aturan dua tanda tangan untuk uang, drive bersama yang tak dikuasai sekretaris seorang diri, daftar relawan yang bisa dilihat lebih dari satu orang - semua ini berarti organisasinya yang tahu sesuatu, bukan satu orang yang tahu. Lebih lambat dalam jangka pendek dan itulah beda antara kelompok yang selamat ketika pendirinya mundur dan yang tidak.

Batas masa jabatan dan pergantian - urusan membosankan yang menyelamatkan Anda

Tak ada yang mau membahas siapa yang mengambil alih, sebagian karena di kelompok kecil yang akrab rasanya agak dingin dan formal, sebagian karena orang yang sekarang baik-baik saja dan terasa terlalu dini. Padahal tidak. Titik paling rapuh dalam organisasi kecil adalah serah terima, dan yang selamat melintasi satu dasawarsa hampir selalu yang merencanakan kepergian orang sebelum ada yang benar-benar pergi. Anda tak butuh yang rumit. Sekadar pemahaman kasar bahwa ketua menjabat dua atau tiga tahun lalu menyerahkan tongkat, bahwa tak seorang pun diharapkan memegang peran selamanya, dan bahwa kapan pun seseorang mengambil peran ia membawa satu orang lain cukup dekat dengannya sampai bisa menggantikan - itu sudah sebagian besarnya.

Batas masa jabatan terdengar korporat untuk rumah baca kampung, dan Anda memang boleh membuatnya tetap informal - ini bukan soal aturan kaku, ini soal harapan lembut bahwa peran bergilir dan orang mendapat jeda. Ketua yang sudah delapan tahun menduduki kursi sering kali tanda bahaya, bukan kemenangan, karena biasanya artinya tak ada orang lain yang pernah dimajukan, dan ketika orang itu akhirnya berhenti yang ada adalah jurang, bukan serah terima. Tempat semua ini idealnya tinggal adalah di dokumen dasar organisasi Anda - anggaran dasar, AD/ART, atau apa pun sebutan aturan kalian - supaya ditulis sekali dan tak diperdebatkan ulang tiap tahun. Saya sudah menyusun sebuah templat AD/ART yang mencakup peran, masa jabatan, dan cara keputusan diambil, yang merupakan rumah alami bagi struktur yang sebenarnya jadi inti tulisan ini.

Dari mana sebenarnya harus mulai

Kalau ini terasa banyak, sebenarnya tidak, dan Anda tak mengerjakan semuanya sekaligus. Mulailah dari tiga yang tak bisa dilewati - pastikan ada orang sungguhan dengan nama jelas yang memiliki jabatan ketua, catatan, dan uang, dan bahwa pemegang uang bukan juga satu-satunya pemeriksa uang. Lalu lihat dengan jujur apa yang terus jatuh ke celah, dan tarik keluar satu peran lagi setiap kali untuk menutupinya - mungkin koordinator relawan lebih dulu kalau Anda mirip Tunas Ilmu. Tuliskan siapa memakai topi yang mana, termasuk yang dirangkap. Dan sekali setahun, ajukan pertanyaan hilang-tiga-bulan itu untuk tiap orang, lalu seimbangkan ulang sebelum terpaksa….

Cukup banyak dari urusan harian yang digambarkan ini - menyimpan daftar relawan dan pendukung di satu tempat yang bisa dilihat semua orang, melacak siapa yang terlibat dan siapa yang menjauh, memberi sekretaris dan koordinator rumah bersama untuk catatan alih-alih folder di laptop satu orang - adalah jenis hal yang dirancang Anggota untuk mengangkatnya dari pundak Anda, supaya pengetahuannya hidup di organisasi, bukan di kepala seseorang. Kalau itu terdengar berguna, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya. Dan kalau Anda lebih suka mengambil ide-ide ini lalu menjalankannya lewat spreadsheet dan grup WhatsApp yang sudah Anda punya, itu pun sungguh tidak masalah - peran, pengetahuan bersama, dan perencanaan serah terima jauh lebih penting daripada alat tempat Anda menyimpannya, dan pengurus yang semua orangnya tahu siapa memiliki apa layak dibangun dengan cara apa pun yang membawa Anda ke sana.