Cara menulis peraturan organisasi anda (dengan templat)

Perlembagaan itu termasuk dokumen yang tidak pernah dibaca sesiapa sehingga suatu petang apabila dua orang mengingati peraturan yang sama dengan cara yang berbeza, dan pada saat itu sudah terlambat untuk menulisnya dengan kepala dingin. Ada yang mahu bertanding jawatan AJK, separuh bilik yakin syaratnya mesti sudah menjadi ahli setahun dulu, separuh lagi bersumpah cuma enam bulan, dan tiada seorang pun boleh menunjuk ke mana-mana yang benar-benar menyebutnya. Pada titik itulah anda berangan-angan dulu meluangkan satu jam, ketika semua orang masih akur, untuk menyepakati perkara-perkara membosankan itu secara bertulis. Peraturan organisasi hanyalah satu jam itu yang dibuat lebih awal - satu set peraturan ringkas yang dipersetujui kumpulan anda untuk mentadbir diri sendiri, supaya jawapan kepada "boleh tak kita buat macam ni?" tertulis di suatu tempat, bukan dibahaskan dari kosong setiap kali.

Namanya bermacam-macam. Dalam bahasa Inggeris anda dengar bylaws, constitution, atau governing document, dan semuanya menunjuk kepada perkara yang lebih kurang sama. Di Malaysia bentuk yang lazim ialah perlembagaan dan undang-undang kecil - dan pembahagian antara kedua-duanya benar-benar berbaloi difahami, walaupun anda tidak pernah mendaftarkannya secara formal. Perlembagaan ialah perkara-perkara besar yang jarang berubah: siapa anda, untuk apa anda wujud, bagaimana organisasinya disusun secara asas. Undang-undang kecil ialah peraturan rumah tangganya - perincian harian, jumlah yuran, tatacara mesyuarat, perkara-perkara yang lebih kerap anda laraskan. Mengasingkan kedua-duanya bermakna anda boleh mengubah jumlah yuran tanpa merombak seluruh perlembagaan, dan itu menjimatkan banyak sekali kerenah di kemudian hari.

Saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini supaya tiada yang tergantung-gantung. Bayangkan Koperasi Rukun Makmur - koperasi komuniti kira-kira 60 - 80 ahli, kebanyakannya pemilik kedai runcit dan beberapa pengusaha kecil-kecilan dari rumah, yang mengumpulkan simpanan bulanan kecil, saling memberi pinjaman dalam jumlah sederhana apabila yuran sekolah datang serentak, dan dua kali setahun membeli minyak masak dan beras secara pukal supaya tiada siapa terperangkap dengan harga runcit. Tidak muluk-muluk. Tetapi sebaik sahaja wang mula bertukar tangan antara jiran, anda mahu peraturannya jelas - siapa boleh pinjam, berapa, siapa yang memutuskan, apa jadinya kalau ada yang berhenti membayar - dan justeru itulah tugas satu set peraturan yang wajar.

Kenapa kelab kecil sekalipun lebih baik menulisnya

Ada hujah yang munasabah bahawa kumpulan kecil dan tidak formal tidak perlukan semua ini, dan sejujurnya, pada tahun pertama atau kedua anda biasanya boleh jalan terus dengan ingatan bersama dan niat baik. Saya tidak akan menolak sesiapa ke arah buku peraturan dua belas halaman yang belum mereka perlukan. Tetapi ingatan bersama ada tabiat diam-diam bergaduh dengan dirinya sendiri, dan niat baik justeru paling menipis tepat pada saat-saat peraturan paling diperlukan - kerusi AJK yang direbutkan, ahli yang mahu diminta berundur oleh kumpulan, bendahari dan pengerusi yang sudah tidak sehaluan lagi. Satu dua halaman yang ditulis ketika semua orang tenang bernilai jauh lebih besar daripada perbahasan sepanjang mana pun selepasnya, dan ada kesan yang lebih halus juga: ia membuat kumpulan terasa sungguhan, dan memberitahu bakal ahli yang berhati-hati bahawa ini organisasi serius yang sudah memikirkan cara ia berjalan.

Untuk sesuatu seperti koperasi, di mana ada wang sebenar dan simpanan ahli sebenar di dalam tabung, peraturan berhenti menjadi sekadar adab pilihan dan bertukar menjadi perkara yang melindungi caruman orang. Kalau Rukun Makmur suatu hari berselisih tentang pinjaman yang tersangkut, "apa bunyi peraturan kita" ialah titik permulaan yang jauh lebih baik daripada "dulu kita ingat persetujuannya macam mana, ya, dua tahun lepas". Tidak perlu panjang. Yang perlu, ia wujud. Kalau anda masih benar-benar di awal semua ini, eloklah baca dulu bagaimana semua kepingannya bertaut - saya sudah menulis panduan lebih lengkap tentang memulakan organisasi yang menyediakan gambarannya.

Kerangka yang boleh anda isi

Berikut bahagian-bahagian yang biasanya dirangkumi satu set peraturan ringkas. Perlakukan setiap bahagian sebagai pencetus, bukan borang yang mesti diisi - sebuah soalan untuk dijawab dengan kata-kata ringkas anda sendiri, cukup satu dua ayat untuk bermula. Jangan capai bahasa undang-undang yang tidak sepenuhnya anda fahami; "jawatankuasa bermesyuarat sekurang-kurangnya empat kali setahun" lebih baik daripada satu perenggan penuh "adalah dengan ini" dan "tertakluk kepada" yang tidak akan pernah dibaca sesiapa. Kata-katanya selalu boleh dikemaskan kemudian. Menurunkan draf pertama yang jujur itulah bahagian yang susah, dan sebahagian besarnya cuma soal memutuskan apa yang sebenarnya anda mahu lalu menuliskannya dengan terus terang.

1. Nama dan tujuan

Mula dari yang senang. Organisasinya bernama apa, dan untuk apa ia wujud? Dua atau tiga ayat sudah cukup - nama rasminya, berpangkalan di mana, dan pernyataan tujuan ringkas yang boleh difahami orang asing sekali baca. Milik Rukun Makmur boleh semudah "koperasi bagi penduduk Taman Rukun Makmur untuk menabung bersama, saling memberi pinjaman dengan syarat yang adil, dan membeli keperluan bersama dengan harga lebih baik." Tahan keinginan menyenaraikan setiap kemungkinan aktiviti. Tujuan jelas yang masih anda kenali lima tahun lagi lebih baik daripada tujuan yang berlambak tetapi sudah anda langkaui sebelum Raya berikutnya.

2. Keahlian

Ini bahagian terbesar, dan sebenarnya empat soalan kecil yang dibungkus menjadi satu. Ambil satu demi satu:

• Siapa yang boleh menyertai? Huraikan syarat yang sebenar - penduduk sesuatu kawasan, melebihi umur tertentu, diperkenalkan oleh ahli sedia ada, apa sahaja yang memang terpakai. Untuk koperasi biasanya ada caruman permulaan (selalunya dalam bentuk syer, dibayar sekali) yang menjadikan seseorang ahli, jadi sebutkan berapa dan bila perlu dibayar.
• Ahli dapat apa, dan wajib apa? Haknya - hadir dan mengundi dalam mesyuarat, bertanding jawatan, menggunakan apa sahaja yang ditawarkan kumpulan. Dan kewajipannya, disebut dengan terus terang - hadir, membayar tepat masa, tidak mencemarkan nama kumpulan. Kekalkan manusiawi, bukan senarai tuduhan.
• Berapa kos keahliannya? Yurannya, berapa, berapa kerap, dan apa jadinya kalau ada yang tertunggak. Rukun Makmur ada simpanan bulanan sebanyak, katakan, RM20 - RM30; kelab larian mungkin cuma ada yuran tahunan. Sebutkan angkanya, atau sebutkan di mana angkanya ditetapkan, supaya bukan teka-teki.
• Bagaimana seseorang keluar, atau diminta keluar? Versi yang menyenangkan (seorang ahli meletakkan keahlian, ini notisnya, ini yang berlaku kepada simpanan yang sudah dikumpulkannya) dan versi yang tidak menyenangkan (sebab-sebab memecat seorang ahli, dan siapa yang memutuskan, sebaiknya bukan satu orang bertindak bersendirian). Anda tentu berharap tidak pernah menggunakan separuh kedua. Tulis tetap, selagi ia abstrak dan belum ada yang marah.

3. Jawatankuasa, dan siapa membuat apa

Siapa yang benar-benar menjalankan organisasi di antara mesyuarat? Namakan peranannya dan huraikan, satu baris setiap satu, apa yang menjadi tanggungjawabnya. Kebanyakan kumpulan berhenti pada pengerusi, setiausaha, dan bendahari sebagai terasnya - koperasi memanggil badan ini Lembaga, dan koperasi biasanya juga ada jawatankuasa audit dalaman, kumpulan pemantau kecil dua atau tiga orang yang tugasnya cuma menjaga mata yang jujur ke atas wang dan pengurusan. Pengasingan itu idea bagus jauh melangkaui koperasi, sejujurnya. Sebutkan bagaimana orang masuk ke peranan-peranan ini (dipilih oleh ahli, dan untuk berapa lama - penggal satu atau dua tahun lazim adanya), dan berapa ramai jawatankuasa sepatutnya. Kalau anda mahu perinciannya tentang apa yang sebenarnya dibuat setiap peranan sehari-hari, itu topik tersendiri - lihat peranan dan tanggungjawab jawatankuasa.

4. Mesyuarat dan pengundian

Bagaimana kumpulan membuat keputusan bersama? Rangkumi mesyuarat rutinnya (berapa kerap jawatankuasa bermesyuarat) dan yang besar - mesyuarat ahli tahunan, yang lazim dipanggil Mesyuarat Agung Tahunan dan sesungguhnya merupakan kuasa tertinggi dalam organisasi, di atas jawatankuasa. Kemudian peraturan pengundiannya, dan di sinilah sedikit kecermatan pada awal menjimatkan banyak kekusutan: siapa yang ada undi (biasanya satu bagi setiap ahli), berapa ramai mesti hadir supaya keputusan dianggap sah (kuorum), dan sama ada undi terbanyak biasa yang menentukan atau ada keputusan yang perlukan lebih. Jangan berlebihan merekanya. Peraturan ringkas dan jelas yang difahami semua orang mengalahkan peraturan bijak yang cuma setiausaha boleh mengikutinya.

5. Wang dan kewangan

Dari mana wangnya datang, ke mana ia boleh pergi, dan siapa yang mengawasinya? Anda tidak perlukan piawaian perakaunan di sini - cukup pagar-pagar yang munasabah. Siapa yang boleh meluluskan perbelanjaan, dan melebihi jumlah berapa ia perlukan orang kedua atau kelulusan jawatankuasa. Bila laporan kewangan dibentangkan kepada ahli (sekurang-kurangnya sekali setahun, pada mesyuarat agung itu). Siapa yang memegang akaun bank. Untuk koperasi ada satu bahagian tambahan yang berbaloi disebut: apa yang berlaku kepada lebihan pada akhir tahun - keuntungan koperasi - dan lebih kurang bagaimana ia dibahagikan semula kepada ahli sebagai dividen, kerana selalunya justeru itulah sebab orang menyertai. Versi dua baris bahagian ini pun membuat wang jauh lebih sukar tersasar diam-diam, dan itu melindungi bendahari yang jujur sama besarnya dengan sesiapa pun.

6. Mengubah peraturan

Peraturan yang tidak pernah boleh diubah ialah peraturan yang akhirnya akan anda abaikan sahaja, jadi bina dari awal cara mengemaskininya. Sebutkan siapa yang boleh mencadangkan perubahan, berapa lama notis yang diterima ahli, dan undi berapa yang diperlukan untuk meluluskannya - biasanya ambang yang lebih tinggi daripada keputusan harian, supaya peraturan teras tidak boleh ditulis semula pada suatu Selasa yang sepi oleh sesiapa yang kebetulan hadir. Di sinilah tepat pembahagian perlembagaan/undang-undang kecil membuktikan gunanya: perincian harian di bahagian "undang-undang kecil" boleh dilaraskan dengan cukup mudah, manakala perkara yang asas perlukan ahli benar-benar menyokongnya. Betulkan bahagian ini dan seluruh dokumen kekal hidup dan bukannya perlahan-lahan usang sampai tiada seorang pun mempercayainya.

7. Pembubaran

Yang tiada seorang pun mahu menulisnya, dan yang akan anda syukuri kewujudannya kalau harinya benar-benar tiba. Kalau kumpulan memutuskan untuk menutup diri, atau sekadar malap, apa yang berlaku kepada apa sahaja yang tinggal - peralatannya, baki banknya, simpanan ahlinya? Untuk kebanyakan kelab jawapannya ialah aset yang tinggal pergi kepada kumpulan tidak berasaskan keuntungan yang serupa dan bukannya dibahagi-bahagikan sebagai durian runtuh, tetapi untuk koperasi, di mana ahli telah mencarum simpanan sebenar, ada peraturan yang betul tentang ahli mendapatkan semula carumannya, dan inilah yang perlu diperiksa terhadap undang-undang koperasi yang sebenar dan bukannya diimprovisasi. Satu fasal ringkas dan jelas di sini mencegah pergaduhan yang sungguh memilukan pada saat yang paling buruk.

Menggunakannya tanpa menjadikannya raksasa

Beberapa perkara yang memastikan satu set peraturan kekal berguna dan bukannya sekadar perhiasan. Buat pendek - kebanyakan kumpulan kecil perlukan dua hingga empat halaman, bukan dua puluh, dan setiap fasal tambahan ialah satu lagi perkara yang boleh tersilap atau terlupa. Tulis supaya ahli baharu benar-benar boleh membacanya sekali duduk dan keluar dengan faham cara kumpulan berjalan. Letakkan di tempat yang boleh dijumpai semua orang, bukan dalam peti masuk setiausaha tiga tahun lalu. Dan jengok sekali imbas setiap tahun, pada mesyuarat agung yang sama itu, untuk memeriksa ia masih padan dengan apa yang sebenarnya anda buat - kerana cara terpantas membuat sebuah dokumen tidak berguna ialah membiarkan kenyataan dan buku peraturannya diam-diam berpisah jalan.

Mulakan lebih kasar daripada yang anda sangka dibenarkan, juga. Versi satu halaman yang terus terang dan sudah benar-benar dibaca serta dipersetujui ahli mengalahkan perlembagaan yang indah tetapi masih menjadi draf dalam kepala seseorang. Tulis versi ringkasnya, guna setahun, kemudian betulkan bahagian yang rupanya kurang jelas atau tertinggal….

Sebaik sahaja kata-katanya dipersetujui, cukup banyak daripada apa yang digambarkan peraturan itu bertukar menjadi urusan berjalan biasa - menjaga senarai ahli dan siapa yang sudah melunaskan, memaparkan jawatankuasa dan hak ahli di satu tempat, menerima yuran dan mencatatnya, memberi ahli tempat untuk benar-benar berasa kepunyaan - dan justeru urusan harian itulah yang direka Anggota untuk mengambil alih dari tangan anda, supaya peraturan di atas kertas padan dengan yang berlaku dalam kehidupan sebenar tanpa setimbun spreadsheet. Kalau itu kedengaran berguna, anda dialu-alukan mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya dengan kumpulan anda. Dan kalau anda lebih suka mengambil kerangka ini, mengisinya, lalu menjalankannya dengan apa sahaja yang sudah anda pakai, itu langsung tidak mengapa - satu set peraturan jelas yang difahami dan dipersetujui ahli anda berbaloi dimiliki dengan apa jua cara yang membawa anda ke sana, dan templatnya berfungsi sama sahaja apa pun alat di belakangnya.