Daripada sekumpulan orang menjadi persatuan yang sah

Menubuhkan persatuan berbunyi seperti sesuatu yang memerlukan peguam, bilik mesyuarat dan perlembagaan bercetak sebelum boleh dicuba, dan itulah sebabnya banyak persatuan yang baik tak pernah lahir - orang yang ada ideanya melihat kerumitan formalnya sekali lalu, kemudian diam-diam memutuskan itu urusan orang lain. Ia bukan urusan orang lain, dan kerumitan formalnya tidak sebesar yang kelihatan dari luar. Hampir semua badan profesional atau perdagangan yang dihormati yang pernah saya temui bermula dengan cara sederhana yang sama: beberapa pengamal yang jengkel dengan sesuatu, atau mahukan sesuatu yang belum wujud, duduk mengelilingi meja dan memutuskan untuk mula bergerak - kemudian perlembagaan, jawatankuasa dan kepala suratnya menyusul kemudian, dalam susunan itu, sebaik sahaja ada sesuatu yang memang wajar diformalkan.

Persatuan ialah makhluk yang lebih formal daripada kelab sosial, dan eloklah jujur tentang bezanya dari awal, kerana ia mengubah beberapa langkahnya. Kelab wujud supaya orang boleh menikmati sesuatu bersama-sama. Persatuan wujud untuk mewakili sesuatu profesion atau bidang perniagaan - menetapkan piawaian, bersuara dengan satu suara, meminjamkan kredibiliti kepada ahlinya yang sukar mereka peroleh bersendirian. Bahagian terakhir itulah sebab seluruh kerumitan formalnya penting: persatuan bergantung pada namanya yang mesti bermakna, dan sebuah nama hanya bermakna kalau ada struktur sebenar di belakangnya. Jadi anda memang, akhirnya, akan perlukan jawatankuasa, perlembagaan dan kelas keahlian yang boleh sahaja diabaikan oleh sebuah kelab santai. Cuma bukan pada hari pertama, dan bukan sebelum bahagian manusiawinya anda bereskan dahulu.

Saya sudah menulis panduan umum menubuhkan organisasi keahlian yang membincangkan kerangka asasnya untuk kelab, persatuan atau kumpulan apa pun, dan eloklah anda baca berdampingan dengan tulisan ini, kerana saya tak akan mengulang semuanya di sini. Tulisan ini versi khusus persatuannya - ditujukan kepada seseorang yang menubuhkan badan profesional, perdagangan atau industri yang formal, tempat tadbir urus dan kredibiliti benar-benar penting - jadi ia menekankan bahagian-bahagian yang boleh dilangkau oleh sebuah kelab.

Supaya konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini: Persatuan Roaster Kopi Malaysia, atau PRKM, sebuah persatuan perdagangan untuk roaster kopi spesialti bebas yang sedang difikirkan penubuhannya oleh segelintir pemilik roastery di Kuala Lumpur kerana belum ada badan yang mewakili pemain kecil - tiada siapa yang menetapkan piawaian mutu bersama, tiada apa yang boleh mereka tunjukkan kepada pelanggan baharu sebagai bukti mereka serius, tiada siapa yang bercakap dengan pengimport green bean atau sesekali dengan pihak berkuasa bagi pihak mereka. Kita akan kembali kepada PRKM pada setiap langkah.

Pertama, jernihkan untuk apa - dan siapa yang dikira ahli

Sebelum apa-apa yang formal, tuliskan dalam satu ayat mudah untuk apa persatuan ini, siapa yang diwakilinya, dan apa yang mahu diubahnya. Bukan pernyataan misi yang sesak dengan "memperkasakan kecemerlangan" dan "membina komuniti" - satu ayat yang benar-benar akan disebut oleh seorang roaster. Untuk PRKM mungkin begini: "badan yang mewakili roaster kopi bebas Malaysia, menetapkan piawaian bersama yang boleh dipercayai pembeli, dan memberi roaster kecil suara yang tidak mereka miliki bersendirian". Ayat itu diam-diam melakukan kerja yang luar biasa banyak, kerana ia memberitahu apa yang dijanjikan persatuan kepada dunia luar, dan sebuah persatuan hidup atau mati bergantung pada sama ada janji itu dipercayai.

Bahagian yang sungguh berbeza daripada kelab, dan wajar dibereskan awal, ialah siapa yang dikira ahli. Kelab larian akan menerima sesiapa sahaja yang mahu berlari. Persatuan mesti memutuskan di mana sempadannya, kerana seluruh nilainya datang daripada hakikat bahawa keahlian itu bermakna secara spesifik. Adakah PRKM untuk roaster sahaja, atau juga untuk kafe yang sesekali me-roasting sendiri? Adakah perniagaan seorang diri di garaj layak, atau ada had minimum? Bagaimana pula dengan pengimport green bean dan pembekal peralatan yang mahu menyertai - adakah mereka ahli, atau sesuatu yang lain? Anda tak perlu menjawab semua ini dengan sempurna, dan pasti akan anda semak semula, tetapi anda memang perlu memikirkannya, kerana garis-garis inilah yang menghalang persatuan anda daripada bertukar menjadi kumpulan jaringan yang samar dan tidak mewakili apa-apa.

Nasihat jujur saya: lukiskan keahlian teras agak ketat dan jelas pada awalnya - orang yang tanpa ragu menjadi sebab persatuan ini wujud - dan tinggalkan ruang untuk kategori lain (bersekutu, pembekal, pelajar) yang boleh anda tambah dengan sengaja, bukan secara tak sengaja. Kita akan bincangkan kelas-kelas itu dengan betul di bawah nanti.

Kumpulkan para pengasas, dan bentuk jawatankuasa sementara

Di sinilah panduan umum dan tulisan ini sepenuhnya sependapat, jadi saya buat ringkas: cari dahulu segelintir orang yang benar-benar komited sebelum anda membina satu pun benda formal, kerana kalau anda tak boleh dapatkan lima atau sepuluh pengamal yang dihormati dan sungguh teruja semasa ini masih sekadar idea, dokumen tak akan menyelamatkannya. Untuk persatuan ada satu lipatan tambahan yang patut diketahui - siapa pengasas anda lebih penting berbanding untuk kelab. Badan perdagangan yang dipasang oleh lima roaster yang disegani terus membawa kredibiliti di mata semua orang lain dalam bidang itu; badan yang sama yang dimulakan oleh seorang pendatang baharu yang bersemangat tetapi tidak dikenali sesiapa terpaksa merebut kredibiliti itu dengan susah payah. Jadi curahkan usaha sebenar pada kumpulan pengasas anda. Mereka bukan sekadar pekerja pertama anda, mereka reputasi pembuka persatuan anda.

Sebaik sahaja kumpulan itu wujud - katakanlah enam atau tujuh roaster yang sudah pasti menyertai - segera bentuk jawatankuasa yang tidak formal, dan tidak formal itu memang saya maksudkan. Anda tak perlukan pemegang jawatan yang dipilih, pengerusi rasmi, atau pengundian mengikut peraturan yang belum anda tulis. Anda perlukan beberapa orang bersetuju, secara kasar, siapa buat apa: seseorang yang menolak keseluruhannya ke hadapan, seseorang yang mencatat dan menguruskan e-mel, seseorang yang mengawasi wang (yang buat masa ini masih sangat sedikit). Panggil mereka jawatankuasa sementara, jawatankuasa penaja, kumpulan kerja, terpulang - labelnya tak penting dan peranannya sementara. Yang penting ialah setiap kerja ada nama tertulis di hadapannya, kerana "kita semua bertanggungjawab" secara konsisten bermakna tiada siapa yang bertanggungjawab, dan persatuan yang tersekat dalam tiga bulan pertamanya biasanya tersekat kerana semua orang menyangka orang lain yang menghantar e-mel.

Bahagian undang-undang dan strukturnya, sengaja dibuat praktikal

Ini bahagian yang orang sama ada abaikan terus atau kerjakan berlebihan, dan kedua-duanya menimbulkan masalah. Saya sebut terus terang apa yang saya tidak sedang lakukan di sini: ini bukan nasihat undang-undang, peraturannya berubah, dan sebaik sahaja anda berurusan dengan wang sebenar atau menandatangani sesuatu bagi pihak ahli, eloklah anda duduk dengan seseorang yang arif - setiausaha persatuan yang berpengalaman atau peguam - dan menguruskannya dengan betul. Apa yang boleh saya beri ialah bentuk praktikalnya, supaya anda tahu lebih kurang apa yang akan anda hadapi dan tidak panik mahupun main redah sahaja.

Terus terang, banyak kumpulan bermula secara tidak formal seketika sambil mencari pijakan - lima belas roaster yang berjumpa, bertukar catatan dan berkongsi grup WhatsApp belum lagi sebuah institusi. Tetapi undang-undang pertubuhan di Malaysia mengambil serius soal pendaftaran, jadi jangan biarkan fasa tidak formal itu berlarutan: sebaik sahaja kumpulan anda mula kelihatan dan berkelakuan seperti persatuan yang tersusun - dan lebih-lebih lagi apabila anda mahu memungut yuran sebenar, memegang dana atas nama persatuan, menandatangani perjanjian dengan pembekal, atau meletakkan nama persatuan di belakang seorang ahli sebagai sokongan formal - itulah masanya untuk mendaftar dengan betul. Pada titik itu, menjadi "bukan sesiapa" di sisi undang-undang mula menyakitkan, dan anda akan mahu memformalkan diri.

Di Malaysia, laluan lazim untuk badan seperti ini ialah mendaftar sebagai pertubuhan berdaftar - persatuan berasaskan keahlian - dengan Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (ROS) di bawah Akta Pertubuhan 1966. Jantungnya ialah perlembagaan anda: peraturan peringkat tinggi (apa itu persatuannya, siapa boleh jadi ahli, bagaimana ia ditadbir) berserta butiran kerjanya - yuran, mesyuarat, bagaimana jawatankuasa dipilih. Kalau "perlembagaan" berbunyi menakutkan, tak perlu; pendaftarannya dibuat dalam talian, ada contoh perlembagaan sedia ada yang munasabah untuk anda sesuaikan, dan beribu-ribu persatuan kecil telah melalui proses yang sama sebelum anda. Tugas anda ialah membawa keputusannya (siapa ahli, bagaimana ia ditadbir, apa kelas-kelasnya), bukan menggubal bahasa undang-undangnya.

Beberapa perkara praktikal yang lebih penting daripada sepatutnya:

• Asingkan wang persatuan sepenuhnya daripada wang peribadi sesiapa, dari ringgit pertama. Buka akaun khas atas nama persatuan sebaik sahaja boleh (inilah salah satu perkara yang boleh anda lakukan dengan kemas selepas berdaftar dengan ROS), dan kalau anda memungut apa-apa sebelum itu, simpan dalam bekas yang jelas berasingan dengan catatan mudah tentang apa yang masuk dan keluar. Mencampurkan wang persatuan dengan wang peribadi seorang AJK ialah cara paling lazim badan kecil terjerumus ke dalam kekusutan janggal yang mengoyakkan kepercayaan, dan ia begitu mudah dielakkan.
• Namakan pemegang jawatan dan tanggungjawabnya. Walaupun secara tidak formal, sebelum ada sebarang pemilihan, seseorang ialah pengerusi, seseorang setiausaha, seseorang bendahara. Perlembagaan akan memformalkannya nanti; anda mahu peranan-peranan itu terisi dalam praktik sekarang.
• Tuliskan segalanya sebaik sahaja anda memutuskannya. Catatan ringkas tentang apa yang dipersetujui jawatankuasa, disimpan di tempat yang boleh dilihat semua orang, akan menyelamatkan anda daripada kekusutan besar apabila setahun lagi seseorang bertanya "sekejap, bila kita putuskan itu?". Inilah bahan mentah yang daripadanya perlembagaan anda dibina.

Tapi jangan biarkan soal undang-undang menyekat keseluruhannya, itu perangkapnya. Bereskan asas-asasnya - wang berasingan, peranan jelas, keputusan bertulis - dan formalkan pendaftaran dengan betul apabila persatuan itu sungguh sudah melangkaui versi tidak formalnya, bukan bertahun-tahun sebelum ada apa-apa untuk didaftarkan. Memulakan kertas kerja yang belum anda perlukan ialah cara yang baik untuk menghabiskan semangat para pengasas pada borang, dan bukannya pada ahli.

Kelas keahlian dan yuran

Di sinilah persatuan benar-benar berpisah jalan daripada kelab, dan ia wajar dikerjakan dengan teliti, kerana kelas keahlian anda juga, secara diam-diam, ialah kenyataan tentang untuk siapa persatuan ini dan apa yang diperjuangkannya. Kelab boleh bertahan dengan satu keahlian rata - semua bayar sama, semua jenis ahli yang sama. Persatuan biasanya tidak boleh, kerana orang yang dilayaninya memang tidak semuanya sama: sebuah roastery mikro berusia dua tahun, seorang roaster mapan dengan belasan kakitangan, dan seorang pembekal yang mahu rapat dengan bidang ini ialah tiga makhluk berbeza dengan tiga bajet berbeza dan tiga sebab berbeza untuk menyertai.

Untuk kebanyakan badan profesional dan perdagangan, sekumpulan kecil kelas yang jujur sudah mencukupi. Untuk PRKM mungkin kelihatan begini:

• Ahli penuh (profesional) - teras segalanya, roaster bebas sebenar yang memenuhi apa jua ambang kelayakan yang ditetapkan. Inilah ahli yang ada hak mengundi, yang menjadi sebab persatuan wujud, dan yang piawaiannya dijamin oleh nama PRKM. Ini kelas sauh anda.
• Ahli bersekutu - seseorang dalam lingkungan tetapi bukan teras: kafe yang me-roasting sedikit, roaster yang belum memenuhi ambang penuh, individu dalam bidang ini. Selalunya tanpa hak mengundi, atau dengan hak terhad, dan yuran lebih rendah. Kelas ini memastikan pintu terus terbuka tanpa mencairkan makna "ahli penuh".
• Ahli korporat / pembekal - pengimport green bean, penjual peralatan, syarikat pembungkusan yang mahukan akses kepada ruangan penuh roaster. Mereka akan rela membayar beberapa kali ganda kadar profesional kerana mereka membeli sesuatu yang tidak dibeli individu - keterlihatan kepada seluruh keahlian anda - dan meletakkan harga malu-malu untuk kelas ini tidak menguntungkan sesiapa.
• Ahli pelajar / perantis - pilihan, murah, dan wujud untuk membawa generasi seterusnya masuk ke bidang ini, bukan untuk mengumpul wang. Buat rendah dan jangan pening-peningkan.

Perhatikan kelas-kelas itu bukan tangga di mana anda bayar lebih untuk dapat lebih banyak benda yang sama - mereka jenis ahli yang berbeza dengan hubungan yang sungguh berbeza terhadap persatuan, iaitu struktur semula jadi untuk badan profesional. Kalau anda mahu memikirkan hal ini dengan betul, saya sudah menulis satu tulisan penuh tentang menyusun dan menetapkan harga kelas keahlian yang membincangkan berapa banyak yang anda perlukan (lebih sedikit daripada yang anda sangka), cara menyusunnya, dan cara mengelakkan kekusutan yang biasa.

Tentang angka sebenar pula, yuran persatuan umumnya lebih tinggi berbanding kelab hobi, kerana nilainya profesional dan bukan sosial - ahli membeli kredibiliti, perwakilan dan piawaian, bukan sekadar malam yang menyeronokkan. Sebagai gambaran kasar, dan menggunakan julat kerana angka sebenarnya milik anda untuk ditentukan berdasarkan kos dan bandar anda: keahlian roaster penuh mungkin sekitar RM150 - RM500 setahun, bersekutu sedikit kurang, kadar pelajar sekadar simbolik, dan keahlian korporat atau pembekal RM1,500 - RM5,000 atau lebih, kerana bagi mereka itu perbelanjaan pemasaran, bukan langganan. Tapi tolong jangan telan bulat-bulat - kira sendiri dengan betul. Saya sudah menghuraikan caranya (bermula dari kos sebenar anda, kemudian betapa berharganya bagi ahli, kemudian berapa yang dikenakan badan seumpama) dalam panduan menetapkan yuran keahlian, dan ia wajar dibaca sebelum anda menetapkan satu angka pun.

Mendapatkan ahli sebenar yang pertama

Sekarang bahagian yang benar-benar menentukan sama ada anda mempunyai persatuan atau sekadar perlembagaan yang tersusun cantik: ahli sebenar, membayar yuran sebenar, yang menganggap diri mereka sebahagian daripada perkara ini. Untuk badan perdagangan, ini kerja yang sedikit berbeza daripada mengisi kelab, kerana anda bukan meminta orang datang menikmati sesuatu - anda meminta pengamal yang dihormati meletakkan nama mereka, dan yuran yang tidak kecil, di belakang sebuah badan yang, setakat ini, belum melakukan apa-apa. Itu jualan yang lebih sukar, dan kredibiliti ialah mata wang yang paling anda kurang miliki ketika ini.

Langkah yang berkesan ialah merekrut kohort pengasas secara sengaja, dan jujur dengan mereka tentang apa yang mereka masuki. Pergi kepada roaster yang anda dan jawatankuasa anda sudah pun hormati - yang keahliannya akan membuatkan roaster lain berfikir "wah, kalau mereka menyertai, ini serius" - dan jemput mereka sebagai ahli pengasas, secara terus terang, sebagai orang yang membantu membina, bukan pelanggan yang membeli produk siap. Kebanyakan pengamal yang baik sebenarnya gembira diminta membentuk sesuatu yang penting bagi bidang mereka, dan kohort pengasas berisi lima belas atau dua puluh roaster yang disegani lebih berharga daripada seratus pendaftar pasif, kerana merekalah yang menjadikan seratus berikutnya mungkin. Anda belum menjual keahlian lagi; lebih tepat, anda sedang merekrut rakan pembina.

Dan bersedialah untuk soalan yang pasti muncul, kerana seorang profesional selalu menanyakannya: apa sebenarnya yang saya dapat daripada yuran saya? "Menjadi sebahagian daripadanya" sudah memadai untuk kelab, tetapi badan perdagangan perlukan jawapan sebenar, sekecil mana pun, dari awal lagi. Tak perlu banyak pada mulanya - sebuah piawaian yang sedang disusun persatuan dan yang akan dikenali pembeli, kuasa beli bersama dengan pengimport, sedikit latihan, direktori ahli yang saling melontarkan kerja, satu suara yang jelas tentang isu yang memberi kesan kepada semua orang. Pilih satu atau dua perkara yang sungguh boleh anda laksanakan pada tahun pertama dan laksanakan, daripada menjanjikan senarai berkilat yang belum boleh anda tunaikan. Persatuan yang terlebih janji dan kurang bukti pada tahun pertamanya akan menghabiskan tahun ketiga dan keempatnya menebus hal itu.

Mesyuarat sebenar anda yang pertama, dan tadbir urus yang boleh anda jalani

Pada satu titik, dan lebih cepat untuk persatuan berbanding kelab, jawatankuasa tidak formal perlu menjadi jawatankuasa yang benar-benar dipilih, dan persatuan perlu mengadakan mesyuarat ahli sebenar yang pertama - mesyuarat agung, AGM anda pada asasnya. Di sinilah para pengasas secara formal menyerahkan persatuan kepada ahlinya: anda meluluskan perlembagaan, anda memilih jawatankuasa (pengerusi, setiausaha, bendahara dan sesiapa lagi), dan anda mempersetujui yuran serta kelas-kelasnya secara berekod, bukan melalui anggukan tidak formal. Bunyinya berat dan sebenarnya tidak - ia mesyuarat dengan agenda dan minit - tetapi ia penting, kerana inilah saat persatuan berhenti menjadi projek segelintir pengasas dan menjadi badan yang dimiliki ahlinya, iaitu legitimasi yang diperlukan sebuah persatuan perdagangan untuk bercakap bagi pihak sesiapa pun.

Buat tadbir urus yang anda bina seringan mungkin sambil kekal sebenar. Anda perlukan struktur yang cukup supaya keputusan dibuat dengan betul, wang boleh dipertanggungjawabkan, dan tiada siapa boleh secara munasabah menuduhnya permainan orang dalam - jawatankuasa, peranan yang jelas, mesyuarat agung tahunan, undian untuk perkara yang memang patut diundi. Anda tak perlukan tadbir urus syarikat tersenarai untuk persatuan berisi tiga puluh roaster, dan perlembagaan yang begitu rumit sehingga menjalankannya menjadi kerja kedua akan diam-diam mencekik semuanya. Sasarkan struktur paling ringan yang, kalau dilihat oleh seorang ahli yang munasabah, akan disebutnya adil. Anda boleh menambah formaliti seiring pertumbuhan; anda tak boleh dengan mudah memudahkan raksasa yang anda bina terlalu awal.

Kemudian bersabarlah, dan formalkan seiring pertumbuhan

Sepatah kata tentang kesabaran, kerana inilah perkara yang tiada siapa memberi amaran, dan ia menggigit persatuan lebih kuat daripada kelab. Badan perdagangan lambat pada awalnya - kredibiliti terkumpul beransur-ansur, piawaian yang anda bina mengambil setahun dua untuk bermakna kepada pembeli, dan akan ada tempoh anda mempunyai dua puluh ahli dan tertanya-tanya adakah seluruh bidang ini memang tidak berminat. Itu normal, dan itu bukan kegagalan. Kebanyakan persatuan melaluinya, dan yang akhirnya berjaya hanyalah yang terus hadir, terus menunaikan satu dua perkara yang dijanjikannya, dan membiarkan reputasi terbina mengikut rentaknya sendiri. Berikan ia setahun dua kegiatan yang konsisten dan berguna sebelum anda menilai sama ada ia berjaya, kerana perkara begini terbina perlahan-lahan dan kemudian, selalunya, agak mendadak, sebaik sahaja bidang itu memutuskan anda memang serius….

Formalkan seiring anda tumbuh ke setiap tahap, bukan mendahuluinya. Mulakan ringkas, daftarkan pertubuhan apabila wang dan komitmennya menuntut, tambah kelas keahlian apabila jenis ahli yang berbeza memang muncul, ketatkan tadbir urus apabila taruhannya naik. Persatuan yang menumbuhkan strukturnya supaya padan dengan bentuknya akan sentiasa mengalahkan yang membina seluruh jenteranya pada hari pertama lalu menghabiskan tenaganya menyelenggara perancah di sekeliling lima belas ahli. Bereskan tujuannya, letakkan orang yang dihormati di belakangnya, jaga wangnya bersih, dan biarkan selebihnya menyusul.

Kalau anda sampai ke tahap apabila menjejaki ahli merentas kelas yang berbeza, memungut yuran, dan menjaga senarai ahli sentiasa kemas mula memakan malam-malam setiausaha anda, itulah bahagian yang direka oleh Anggota untuk mengangkatnya dari bahu anda - ahli, kelas, pembaharuan, pembayaran (kod QR atau pindahan bank) dan mesyuarat dalam satu tempat, percuma untuk bermula. Tapi banyak persatuan yang baik berjalan dengan spreadsheet dan drive kongsi untuk tempoh yang agak lama dahulu, dan tadbir urusnya, kredibilitinya, serta kohort pengasasnya - bahagian yang menjadikan sebuah persatuan itu persatuan - ialah milik anda untuk dibina dengan alat apa pun yang anda pakai untuk menyimpan rekodnya. Lebih daripada segalanya, semoga berjaya, kerana sebuah bidang perniagaan atau profesion yang menyusun dirinya dengan betul ialah perkara yang sungguh baik untuk dihadirkan ke dunia, dan biasanya ia hanya berlaku kerana seorang memutuskan untuk tidak menyerahkannya kepada orang lain.