Orang yang kata mahu datang lalu tidak muncul

Empat puluh dua orang memberi reaksi pada mesej itu. Tiga puluh kata mahu datang. Anda menempah tempat untuk tiga puluh, memesan makanan untuk tiga puluh, dan pada malamnya sembilan belas yang muncul. Biliknya kelihatan kosong dengan cara yang sedikit melunturkan semangat semua orang di dalamnya, termasuk sebelas orang yang sungguh-sungguh mahu berada di situ.

Ini masalah operasi paling lazim dalam organisasi komuniti, ia hampir sepenuhnya boleh dijangka, dan sebahagian besarnya boleh dihapuskan melalui perancangan. Yang pasti ia bukan tanda bahawa ahli anda orang yang tidak boleh dipegang janjinya.

Kenapa "ya" yang percuma bernilai begitu kecil

Jurangnya datang daripada beza antara kos menyebut ya dan kos benar-benar datang. Dalam kumpulan chat, "ya" berkos satu ketukan jari. Ia isyarat mesra, tanda niat baik kepada penganjur, dan pada saat diketuk ia sepenuhnya ikhlas - orangnya sungguh berniat datang.

Kemudian Sabtu tiba dan datang berkos sejam di jalan raya, mandi, dan bangkit dari sofa. Tiada apa yang pernah benar-benar dijanjikan, tiada siapa yang menunggunya secara khusus, dan membatalkan pun tidak berkos kerana tiada apa yang perlu dibatalkan. "Ya" itu tidak mewujudkan kewajipan, jadi ia tidak bertahan menghadapi minggu yang memenatkan.

Sebaik anda melihatnya sebagai ketidakseimbangan kos dan bukan kecacatan perwatakan, pembaikannya jadi jelas: naikkan sedikit kos menyebut ya, atau naikkan sedikit kos tidak datang. Kedua-duanya berhasil, dan kedua-duanya perlukan sentuhan yang ringan.

Minta sesuatu yang kecil

Pembaikan boleh harap yang paling murah ialah menjadikan pendaftaran sedikit lebih berusaha daripada reaksi dalam chat. Bukan penghalang - sekadar satu tindakan sedar yang kecil. Borang ringkas. Balasan berisi nama dan berapa orang yang dibawa. Sekeping tiket, walaupun percuma.

Ini berkesan kerana dua perkara. Ia menapis "ya" refleks, jadi angka anda lebih jujur. Dan ia mewujudkan komitmen psikologi kecil: orang yang sudah menaip namanya telah melakukan sesuatu, dan orang jelas lebih cenderung menyempurnakan perkara yang sudah mereka ambil langkah sedarnya.

Jangkakan angka utama anda turun, dan jangan risau. Tiga puluh reaksi chat menjadi lapan belas pendaftaran bukan kejatuhan minat; itu penemuan bahawa dua belas daripada tiga puluh tadi sedang berbasa-basi. Sembilan belas orang datang daripada lapan belas pendaftar ialah acara yang jauh lebih senang dirancang daripada sembilan belas daripada tiga puluh.

Bila deposit berbaloi

Untuk apa sahaja yang ada kos sebenar bagi setiap kepala - makan, sewa bas, tempat yang dicaj mengikut orang - bayaran kecil mengubah tingkah laku lebih besar daripada peringatan sebanyak mana pun. Ia tidak perlu menampung kosnya. RM10 untuk makan malam RM40 sudah cukup membuat orang sama ada datang atau memberitahu bahawa dia tidak dapat.

Variasi yang berguna ialah deposit yang dipulangkan atau ditolak semasa ketibaan, yang terasa adil dan menghapuskan tanggapan anda mengaut untung daripada ketidakhadiran. Ia menambah kerja pentadbiran, jadi guna di tempat wangnya memang penting, bukan untuk borak percuma di bilik yang sudah anda ada.

Untuk acara percuma, tahan keinginan mengutip bayaran semata-mata demi komitmen. Ia mengubah hubungannya menjadi transaksional dengan cara yang biasanya tidak sepatutnya untuk acara komuniti, dan anda sudah boleh mendapat sebahagian besar manfaatnya daripada langkah pendaftaran. Panduan kami tentang menjual tiket acara kepada ahli membincangkan bila mengutip bayaran sebenar memang wajar.

Ingatkan dengan baik, yang sebahagian besarnya bermaksud ingatkan saat akhir

Peringatan ialah jawapan standard dan ia hanya separuh betul. Peringatan seminggu lebih awal hampir tidak berguna - Sabtu itu belum nyata baginya. Yang penting ialah pagi harinya, atau malam sebelumnya, ketika dia benar-benar memutuskan bagaimana rupa harinya.

Dua biasanya angka yang tepat: satu beberapa hari sebelumnya supaya boleh dirancang, satu pada hari acara. Jadikan peringatan hari acara bersifat praktikal, bukan promosi. Tepatnya di mana, pukul berapa, bawa apa, cara mencari biliknya. Anda bukan lagi memujuk; anda sedang menghapuskan geseran kecil yang mengubah "mungkin" menjadi "tidak".

Mesej peribadi jauh mengalahkan siaran di sini. Mesej yang menyebut nama orangnya dan berbunyi "jumpa malam nanti ya" mendapat sambutan yang jelas lebih baik daripada maklumat yang sama dihantar kepada semua orang, kerana ia mengubah "ada acara" menjadi "ada orang menunggu saya".

Beri orang sebab untuk dirindui

Mekanisme paling ampuh melawan ketidakhadiran sebenarnya langsung bukan pentadbiran. Orang datang apabila ketidakhadirannya akan disedari oleh orang tertentu, dan melangkaunya apabila tidak.

Jadi bina harapan-harapan kecil ke dalam acaranya. Minta seseorang membawa sesuatu. Beri seseorang bahagian dua minit dalam aturcara. Pasangkan orang baharu dengan orang tetap yang memang menunggunya. Salah satu daripadanya mengubah "acara yang mungkin saya hadiri" menjadi "perkara yang ada orang bergantung pada saya", dan itu lebih berharga daripada semua peringatan yang akan pernah anda hantar.

Rancang untuk selisihnya dan bukan melawannya sepenuhnya

Sebaik mana pun dibuat, sebahagian ketidakhadiran itu kekal. Jalan sesak berlaku, anak sakit, kerja memanjang. Versi matang daripada hal ini ialah merancang supaya kehadiran separa tidak kelihatan dan terasa seperti kegagalan.

Tempah bilik yang selesa pada tujuh puluh peratus penuh, bukan yang baru nampak kena kalau penuh. Pesan jamuan untuk angka realistik anda, bukan angka optimistik, dan tambah kalau perlu. Dan jujurlah pada diri sendiri tentang nisbahnya - kalau dua pertiga yang biasanya berlaku, rancang untuk dua pertiga. Acara yang kelihatan meriah dengan sembilan belas orang ialah pengalaman yang jauh lebih baik daripada sembilan belas orang yang sama di bilik yang disusun untuk tiga puluh.