Menjual tiket acara kepada ahli (panduan praktikal)

Menjual tiket kepada ahli sendiri kedengaran seperti bahagian yang sepatutnya mudah, dan memang sebahagian besarnya begitu - mereka orang yang sudah menyukai anda, sudah biasa datang, sudah mahu acaranya berlaku. Justeru kerana itu sayang kalau dibuat menyusahkan. Perangkap yang paling kerap menimpa banyak kumpulan ialah terus mencapai platform tiket lengkap, dengan caj setiap tiket, papan pemukanya, dan pengimbas genggam kecilnya, untuk sesuatu yang sejujurnya cuma enam puluh orang dalam satu ruangan yang kebanyakannya sudah kenal nama satu sama lain. Untuk gig kecil, sekeping kod QR yang menerima bayaran serta senarai nama di pintu akan mengalahkan sistem mahal sembilan daripada sepuluh kali, dan seluruh tulisan ini sebenarnya tentang mengenal pasti bila itu benar (hampir selalu, ketika anda baru bermula) dan segelintir kes apabila tidak.

Supaya kekal konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda turut menguruskan Kolektif Pentas Senja, sebuah kolektif muzik live di Kuala Lumpur - kira-kira 150 ahli, campuran band, beberapa orang sound dan lighting, serta para pelanggan tetap yang datang ke setiap show dan memborong tote bag-nya. Sebulan sekali lebih kurang anda menganjurkan gig di ruang tingkat dua sebuah kafe yang muat sekitar 80 - 120 orang, bergantung pada bagaimana kerusinya dialih-alihkan. Ahli masuk lebih murah daripada orang awam, ada malam yang habis terjual dan ada yang tidak, dan setiap bulan pasti ada yang menghantar mesej peribadi bertanya sama ada tiketnya boleh dipindahkan kepada kawan. Itulah mesin yang akan kita telusuri, dan tiada satu pun bahagiannya perlu rumit.

Harga ahli, harga awam, dan beza antaranya

Alasan paling mudah ahli membayar yuran ialah supaya boleh membayar lebih murah. Harga khas ahli ialah salah satu kelebihan menjadi ahli yang paling ketara, dan gig ialah tempat yang enak untuk mempamerkannya - pelanggan tetap di pintu menghulurkan wang yang jelas lebih sedikit daripada orang yang baru nampak poster di Instagram petang itu. Untuk Senja mungkin ahli pada RM15 - RM25 dan awam pada RM30 - RM45, disesuaikan dengan kos malam itu (sewa sound, ruangan, bahagian band, baki sedikit untuk gig berikutnya). Jangan pening dengan beza tepatnya. Bezanya perlu cukup besar supaya ahli berasa dihargai kerana menjadi ahli, dan cukup kecil supaya tetamu tidak berasa dihukum kerana belum mendaftar. Berada dalam lingkungan itu, sudah selesai.

Satu nota jujur: harga ahli tidak semestinya menampung keseluruhan bahagian kos setiap ahli, kerana yuran mereka sudah membuat sebahagian tugas itu sepanjang tahun. Harga awamlah yang membuat malam itu pulang modal. Kalau anda sampai menyusun jadual berisi lima tingkat harga berbeza untuk seratus orang, anda sudah tersasar - dua harga, mungkin tiga, itu sudah lebih daripada cukup.

Early-bird, dan kenapa ia lebih soal ketenangan anda sendiri

Early-bird ialah helah lama menetapkan harga lebih murah kalau orang komited pada minggu pertama - misalnya RM15 untuk ahli yang beli dalam beberapa hari awal, naik menjadi RM25 selepasnya. Ia memang sedikit mendorong orang membeli lebih cepat, itu benar. Tetapi mengikut pengalaman saya, nilai yang lebih besar langsung bukan pada tambahan jualannya - tetapi anda jadi tahu lebih awal sama ada benar-benar ada yang mahu datang. Ada rasa cemas yang khusus ketika merenung pra-jualan berisi empat tiket tiga hari sebelum show, teragak-agak mahu membatalkannya atau tidak, dan tetingkap early-bird memberi anda isyarat itu dua minggu lebih awal, bukan pada malam sebelumnya. Jadi jalankan kalau mahu, tetapi jalankan demi maklumatnya sama besar dengan demi wangnya.

Percuma untuk ahli, bayar untuk tetamu

Ada model kedua yang patut diketahui, dan untuk sesetengah kolektif inilah yang paling sesuai: ahli masuk percuma (yuran tahunannya sudah membayar show-show setahun) dan hanya tetamu yang bayar di pintu. Ia bersih, membuat keahlian terasa benar-benar berbaloi, dan mengubah setiap pelanggan tetap menjadi orang yang boleh santai mengajak kawan tanpa berkira-kira dalam perjalanan masuk. Masalahnya sama dengan yang dihadapi semua acara percuma - tiket percuma dituntut kemudian tidak digunakan, sehingga malam yang di atas kertas nampak habis terjual boleh jadi separuh kosong di ruangan, dan itu menyedihkan buat band dan lebih teruk lagi buat jualan bar kafenya.

Penyelesaiannya kecil dan agak tidak romantik: tetap kenakan jumlah kecil kepada ahli (RM5, disebut "yuran komitmen" dan bukannya tiket) atau sekadar menerima kadar tidak hadir 10 - 20% pada kerumunan percuma dan membenarkan beberapa orang lebih masuk daripada kapasiti ketat ruangan. Gig dengan orang berdiri itu masalah yang bagus. Yang penting jelaskan kepada diri sendiri model mana yang anda jalankan sebelum posternya dicetak, kerana bertukar di tengah jalan membuat semua orang meradang.

Menerima wang - DuitNow QR, e-dompet, dan pautan pembayaran

Pembayaran di Malaysia memang sudah jauh lebih mudah, dan untuk gig kecil anda boleh bersandar penuh padanya. DuitNow QR ialah tulang belakangnya - satu standee di meja pintu dengan kod anda, dan semua orang membayar daripada aplikasi apa sahaja yang sudah terbuka, sama ada Touch 'n Go eWallet, GrabPay, Boost, atau aplikasi bank mereka sendiri. Anda tidak perlukan mesin kad dan jelas tidak boleh meminta sesiapa menaip nombor kad ke mana-mana. Untuk pra-jualan dalam talian, pautan pembayaran FPX atau pindahan DuitNow membuat perkara yang sama, dan wang tunai tetap muncul di pintu apa pun yang anda lakukan, jadi sediakan duit baki dan sebuah tin. Saya sudah menuliskan selok-beloknya secara penuh dalam panduan menerima yuran keahlian dalam talian, dan rel pembayaran yang sama membawa wang tiket dengan sama senangnya - sekeping kod DuitNow QR tidak peduli sama ada ia sedang menerima yuran atau bayaran masuk.

Menjual lebih awal tanpa platform besar

Ini garis minimum yang jujur untuk menjual gig lebih awal, dan untuk ruangan sebesar milik Senja ini benar-benar sudah cukup: sebuah borang mudah yang mencatat nama, tiket mana yang dimahukan (ahli atau awam), dan sama ada pautan pembayaran atau foto resit pindahan mereka - serta senarai ahli atau spreadsheet yang senyap-senyap menjadi senarai pintu anda. Itulah seluruh sistemnya. Anda memadankan bayaran dengan nama sekali dua sebelum show, kemudian masuk membawa senarai bercetak. Tiada caj yang dipotong daripada setiap tiket, tidak perlu belajar papan pemuka baharu, tiada pengimbas untuk dicas baterinya.

Sistem tiket atau pendaftaran yang sebenar baru berbaloi digunakan kemudian, dan eloklah jelas bila. Kalau anda menjual ratusan tiket merentas beberapa tarikh, atau perlukan tempat duduk bernombor, atau menjalankan begitu banyak jenis tiket sehingga memadankan bayaran secara manual mula memakan satu malam penuh, maka sistem yang mengikat setiap tiket pada data ahli dan menandanya secara automatik memang berbaloi dengan kosnya. Itu satu tingkat di atas gig, dan itulah wilayah yang menjadi hala tuju panduan menjalankan pendaftaran acara ahli. Sambil itu, gig hanyalah satu jenis acara yang boleh anda anjurkan - kalau sedang mencari-cari idea seterusnya, ada banyak idea lain yang sesuai untuk kumpulan ahli. Tetapi jangan beli mesin besarnya sehingga versi manualnya benar-benar terasa menyakitkan, kerana kebanyakan kolektif tidak pernah sampai ke titik itu dan tetap juga membelanjakan wangnya.

Di pintu, dan mencatat kehadiran orang

Daftar masuk untuk gig itu serendah teknologi yang boleh dibayangkan, dan itu kelebihan, bukan kekurangan. Yang anda mahu ialah senarai nama (bercetak, atau di telefon kalau orang yang memegangnya boleh diharap), sebatang pen, dan sesuatu untuk menandakan bahawa seseorang sudah masuk - cop di tangan, gelang, tanda di sebelah nama. Pra-jualan yang sudah bayar sudah ada dalam senarai; yang datang terus membayar melalui DuitNow QR di tempat lalu ditambah. Sambil orang masuk, anda juga, hampir percuma, memantau kapasiti sebenar terisi secara langsung, dan itulah angka yang benar-benar penting sebaik sahaja ruangan mula terasa penuh.

Bahagian cop-atau-gelang itu lebih penting daripada bunyinya, kerana gig ada keluar-masuknya - orang keluar sebentar untuk merokok atau mencari makan kemudian kembali, dan anda tidak mahu berbahas semula sama ada mereka sudah bayar sejam yang lalu. Cop menyelesaikannya serta-merta. Ini jenis perkara kecil yang memastikan pintu kekal tenang, dan pintu yang tenang lebih berharga bagi malam itu daripada perisian secanggih mana pun.

Kapasiti, dan kira-kira jujur sebuah ruangan kecil

Ruangan Senja muat 80 - 120, dan julat itulah intinya - ia bukan angka mati, tetapi tombol keselesaan. Jual ke hujung bawah dan orang boleh bergerak, mendengar satu sama lain antara set, benar-benar menikmatinya. Jual ke hujung atas dan ruangan padat serta panas, dan sesetengah orang menyukainya sementara yang lain senyap-senyap pulang awal. Pilih malam mana yang anda mahu anjurkan sebelum memutuskan berapa yang dijual, dan bukannya menemuinya ketika pintu kecemasan sudah terhalang.

Kemudian ambil kira ketidakhadiran dengan jujur. Tiket berbayar membuat orang ada kepentingan, jadi kadar tidak datangnya rendah, mungkin 5 - 10%. Kerumunan percuma-untuk-ahli lebih teruk, 10 - 20% atau lebih, kerana tiada apa yang hilang kalau tidak datang. Itu sebabnya sedikit lebihan jualan masuk akal untuk gig berdiri - beberapa tubuh tambahan menampung yang menghilang dan ruangan yang lebih penuh ialah malam yang lebih baik. Cuma jangan sekali-kali lebihkan jualan untuk sesuatu yang tempat duduknya bernombor, kerana di situ ketidakhadiran bermakna kerusi kosong dan lebihan jualan bermakna dua orang memegang kerusi yang sama, dan anda jadi pengadil pertengkaran dan bukannya menonton band.

Bayaran balik dan pemindahan tiket - putuskan sekali, tuliskan

Ingat mesej peribadi yang tiba setiap bulan itu, bertanya sama ada tiket boleh dipindahkan kepada kawan? Silapnya ialah menjawabnya dari kosong setiap kali dan perlahan-lahan mewujudkan polisi berbeza untuk setiap orang. Putuskan sekali, tuliskan di halaman tiket, kemudian anda tinggal menunjuk kepada peraturannya dan bukannya berunding. Polisi yang sesuai untuk kebanyakan kolektif lebih kurang semudah ini: tiket boleh dipindahkan, cukup beritahu kami nama baharunya supaya senarai pintu padan, dan bayaran balik hanya berlaku kalau show itu sendiri dibatalkan.

Pemindahan tiket diam-diam salah satu perkara terbaik yang boleh anda benarkan, sebab itu saya cenderung menjadikannya mudah dan bukannya menyusahkan. Tiket yang tadinya menuju tidak-hadir bertukar menjadi tubuh hangat di ruangan, pembeli asalnya tidak rugi dan tidak berasa dianiaya, dan kawan yang datang menggunakan tiket rakannya justeru jenis orang yang akhirnya menyertai kolektif tiga show kemudian. Bayaran balik sebaliknya - buat ketat, ikat pada pembatalan sebenar, dan anda terhindar daripada resapan perlahan orang yang berubah fikiran dua hari sebelumnya lalu berharap wangnya kembali. Bersikaplah mesra dalam kata-katanya, tegas dalam peraturannya.

Yang tidak perlu dipeningkan

Anda tidak perlukan pengimbas kod bar, aplikasi tiket berjenama, harga dinamik yang berubah setiap jam, atau pelan tempat duduk untuk ruangan yang semua orangnya toh berdiri. Untuk 60 - 120 orang yang separuhnya sudah berkawan, kelengkapan jujurnya ialah kod QR, senarai nama, pen dan cop, ditambah borang untuk pra-jualan dan spreadsheet untuk memadankannya. Sudah, itu sahaja. Mesin mewah itu dibuat untuk konsert stadium dan dewan persidangan, dan menampalnya pada gig bulanan kebanyakannya cuma membelikan anda kos dan kerja pentadbiran yang sebelum ini tiada.

Bermula dengan yang kasar pun tidak mengapa. Percubaan pertama yang bersepah tetapi benar-benar menjual tiket lebih baik daripada sistem indah yang masih anda susun pada minggu show. Jalankan versi mudahnya, lihat di mana ia benar-benar berkeriut - mungkin memadankan bayaran secara manual memang bahagian yang memakan hari Ahad anda - kemudian baiki satu perkara itu pada gig berikutnya. Baiki satu titik sesak setiap gig dan anda akan punya operasi kecil yang lancar sebelum membelanjakan wang yang bererti apa-apa….

Cukup banyak daripada ini yang direka Anggota untuk mencabut kerenahnya - ahli yang sudah ada datanya sehingga harga ahlinya terpakai secara automatik, borang yang mengikat tiket pada orang yang membelinya, pembayaran yang ditarik melalui rel QR dan e-dompet yang sudah digunakan ahli anda, dan senarai pintu yang sedia terhidang dan bukannya sesuatu yang anda jahit malam sebelumnya. Kalau itu kedengaran berguna, anda dialu-alukan untuk mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya dengan cara anda menganjurkan show. Dan kalau anda lebih suka mengambil idea di sini lalu menjalankannya melalui spreadsheet dan standee QR yang sudah anda punya, itu pun betul-betul tidak mengapa - prinsipnya terpakai dengan alat apa pun, dan gig yang mudah dibeli tiketnya dan mudah dihadiri berbaloi dianjurkan dengan apa jua cara yang membawa anda ke sana.