Perlukah organisasi anda ada direktori ahli?

Direktori ahli tergolong dalam ciri yang kedengarannya jelas berguna - sehinggalah anda benar-benar membinanya lalu menyaksikan tiada siapa yang membukanya. Paling mudahnya, ia cuma senarai ahli anda - nama, mungkin foto, mungkin cara untuk dihubungi - yang boleh diselongkar ahli untuk menemukan satu sama lain. Ada organisasi yang mendapat manfaat besar daripada direktorinya. Ada juga yang membinanya kerana nampaknya memang begitu sepatutnya, lalu senyap-senyap mempamerkan nombor telefon semua orang kepada semua orang, dan berakhir dengan halaman yang dikunjungi tiga kali setahun serta satu e-mel agak keras tentang privasi. Beza kedua-dua hasil itu hampir tiada kaitan dengan perisian, dan hampir seluruhnya soal sama ada ahli anda memang mahu menemukan satu sama lain sejak awal.

Jadi sebelum masuk ke cara membinanya, soalan jujur yang patut diajukan ialah sama ada direktori memang wajar ada dalam kumpulan anda. Supaya kekal konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda turut menguruskan Kelab Kereta Retro Nusantara - komuniti kereta klasik, 300 hingga 400 ahli tersebar di cawangan Kuala Lumpur, Pulau Pinang, Johor Bahru, Ipoh dan Kota Kinabalu, orang yang menghabiskan hujung minggu menghidupkan semula sedan berumur empat puluh tahun dan malamnya memburu pemegang pintu yang berhenti dikeluarkan sejak 1987. Untuk kumpulan seperti itu, direktori bukan sekadar pelengkap. Ia hampir menjadi inti seluruhnya, kerana sebab orang-orang ini menyertai justeru untuk menemukan satu sama lain.

Pertama, adakah sesiapa yang benar-benar mahukannya?

Ini garis pemisah yang akan saya tarik, setelah melihat kedua-dua versinya berjalan. Direktori benar-benar berguna kalau ahli anda ada alasan nyata untuk saling menghubungi terus, tanpa anda di tengah. Persatuan profesional ialah contoh klasiknya - seorang ahli mahu mencari ahli lain yang mengendalikan undang-undang cukai di Johor Bahru, atau yang sedang mencari pekerja, atau yang boleh menjawab soalan khusus, dan direktori ialah caranya. Kelab dengan sisi perniagaan atau praktikal pun sama: ahli kelab kereta kita mahu menemukan dua tiga orang lain di negara ini yang memiliki model jarang yang sama, bertukar alat ganti, meminta cadangan bengkel yang tidak akan merosakkan catnya. Itu direktori yang benar-benar bekerja.

Kemudian ada jenis yang satu lagi. Kalau ahli anda tiada keperluan khusus untuk saling menghubungi - kalau mereka datang untuk acaranya dan untuk kegiatan bersamanya, bukan untuk jaringannya - direktori sebahagian besarnya cuma menjadi risiko privasi yang duduk menunggu untuk memalukan anda. Anda mengumpulkan butiran semua orang ke satu tempat yang boleh dicari, tidak memberi sesiapa alasan untuk menggunakannya, dan mengambil tanggungjawab menjaganya kekal tepat dan selamat demi manfaat yang tepatnya sifar. Saya sarankan jujur pada diri sendiri anda berada dalam kelompok mana. Banyak komuniti yang sihat-sihat sahaja langsung tidak perlukan direktori, dan tiada apa yang memalukan tentang tidak membinanya. Ini bukan kotak yang wajib ditanda setiap keahlian.

Untuk apa sebenarnya sebuah direktori

Kalau anda berada dalam kubu pertama, ada baiknya menjelaskan dahulu tugasnya sebelum memilih medannya, kerana tugas itu menentukan segalanya. Untuk Kelab Kereta Retro Nusantara sebenarnya ada dua cara ahli mahu menemukan satu sama lain, dan kedua-duanya patut disebut kerana kedua-duanya memetakan bagaimana seluruh sistem ini mesti dibina. Satu, mengikut kawasan - siapa lagi yang dekat dengan saya, supaya saya boleh datang ke perjumpaan seterusnya atau bertanya kepada orang tempatan bengkel mana yang boleh dipercayai. Dua, mengikut model - siapa lagi yang menggunakan kereta yang sama dengan saya, di mana pun dia berada di negara ini, kerana merekalah yang faham kotak gear saya dan tahu di mana alat gantinya bersembunyi. Kawasan dan model. Semua yang perlu dilakukan direktori mengalir daripada dua soalan itu.

Dua soalan anda akan berbeza - badan profesional mungkin menapis mengikut kepakaran dan bandar, persatuan alumni mengikut keluaran dan industri - tetapi latihannya sama. Cari tahu dua atau tiga cara ahli anda benar-benar mahu saling mencari, kemudian biarkan itu yang menentukan medan-medannya. Kalau anda bermula daripada "apa sahaja yang mungkin boleh kita kumpulkan" dan bukannya "apa yang akan orang cari", anda akan berakhir dengan borang kembung yang tidak diisi sesiapa dan direktori yang tidak boleh digunakan sesiapa.

Medan apa yang perlu dimasukkan (dan apa yang ditinggalkan)

Godaannya ialah mengumpulkan segalanya, dan itu patut ditahan. Setiap medan yang anda tambah ialah satu lagi perkara yang mesti dijaga kekal terkini, satu lagi perkara yang mesti diputuskan ahli sama ada mahu dikongsi, dan satu lagi baris keserabutan antara seseorang dengan jawapan yang dicarinya. Saya sarankan mulakan ramping dan tambah hanya yang wajar ada. Untuk kelab kereta kita lebih kurang: nama (atau panggilan yang benar-benar digunakan orang semasa perjumpaan, yang sering lebih berguna daripada nama dalam kad pengenalan), cawangan atau bandar, model atau model-model yang dimiliki, dan satu cara untuk dihubungi - nombor WhatsApp atau borang yang memajukan mesej. Itu direktori yang menjawab soalan kawasan sekali gus soalan model, dan tidak banyak lagi, dan justeru itulah intinya.

Yang saya sarankan difikir dua kali ialah perkara-perkara yang terasa wajar dikumpulkan tetapi senyap-senyap menaikkan taruhannya. Alamat rumah penuh, nombor telefon tepat yang dipamer terbuka, tarikh lahir, apa-apa yang anda tidak mahu lihat di-screenshot dan diedarkan ke kumpulan sembang. Tiada satu pun daripadanya diperlukan untuk membantu dua peminat menemukan satu sama lain, dan semuanya mengubah senarai yang mesra menjadi masalah data. Kalau sebuah medan tidak menjawab salah satu soalan carian teras anda, kemungkinan besar ia memang tidak wajar ada dalam direktori - simpan sahaja dalam rekod ahli anda yang peribadi, cuma jangan diterbitkan.

Biar ahli memilih apa yang dipaparkan - bahagian ini penting

Ini bahagian yang paling kerap disilapkan organisasi, dan juga yang benar-benar boleh menyusahkan anda, jadi saya akan bercakap terus terang. Butiran ahli ada dalam rekod anda tidak bermakna sama dengan ahli bersetuju butiran itu dipaparkan kepada semua ahli lain. Itu dua keizinan yang terpisah, dan keizinan yang kedua mesti anda minta secara eksplisit. Tetapan selamat lalai - dan semakin lama semakin menjadi yang dijangkakan di bawah norma perlindungan data peribadi di Malaysia - ialah tiada apa-apa tentang seorang ahli yang muncul dalam direktori sehingga dia memilih untuk menyertainya, medan demi medan.

Praktiknya, itu bermakna membiarkan setiap ahli memutuskan apa yang kelihatan. Ada yang senang memaparkan nama, cawangan dan model tetapi bukan nombornya - tidak mengapa, biarkan direktori memajukan mesej sahaja. Ada yang terbuka penuh, lengkap dengan WhatsApp, kerana justeru hubungan itulah tujuannya di sana. Ahli baharu mungkin mahu tidak kelihatan dahulu beberapa bulan dan muncul sebaik sahaja dia berasa menjadi sebahagian. Semua itu mesti menjadi keputusan si ahli, bukan anda, dan mesti senang diubah nanti tanpa perlu menghantar e-mel kepada anda dahulu. Sertai secara sukarela, medan demi medan, boleh diubah bila-bila masa. Kalau ini betul, direktori menjadi ciri yang dipercayai orang; kalau silap, ia menjadi aduan yang menunggu masa.

Boleh dicari jauh lebih baik daripada senarai statik

Direktori berisi 30 orang boleh berupa senarai mudah yang anda tatal. Direktori berisi 300 hingga 400 orang, tersebar di lima cawangan dan puluhan model, tidak boleh - dan di sinilah banyak usaha buatan sendiri runtuh. Kalau menemukan pemilik lain model anda bermakna menatal satu halaman panjang sambil membaca setiap entri, tiada siapa akan melakukannya lebih daripada sekali. Seluruh nilainya ada pada penapisan: tunjukkan semua orang di cawangan Pulau Pinang, tunjukkan semua yang memiliki model ini, tunjukkan orang yang kedua-duanya sekali gus. Sebaik sahaja direktori anda boleh menjawab "siapa yang dekat dengan saya" dan "siapa yang keretanya sama dengan saya" dalam beberapa ketukan, ia berhenti menjadi senarai dan mula menjadi berguna.

Anda tidak perlukan yang canggih di sini, cukup carian dan satu dua penapis yang sepadan dengan soalan yang tadi sudah anda susun. Ini juga titik apabila direktori berhenti menjadi sesuatu yang berdiri sendiri dan menjadi sebahagian daripada ruang ahli yang sebenar - ia duduk wajar bersama perkara-perkara lain yang ahli log masuk untuk lakukan, yang saya tulis berasingan dalam tulisan tentang ciri portal ahli ini. Direktori yang boleh dicari di dalam portal berlog-masuk ialah makhluk yang sangat berbeza daripada halaman rata berisi nama, dan versi itulah yang benar-benar terpakai.

Awam atau khas ahli?

Keputusan lain yang patut diambil dengan sengaja ialah siapa yang boleh melihatnya sama sekali, dan tiada satu jawapan yang betul - bergantung untuk apa direktori itu. Direktori khas ahli, kelihatan hanya selepas log masuk, ialah pilihan yang lebih selamat dan lebih lazim. Ahli berkongsi dengan lebih lega apabila tahu datanya tidak terdedah di internet terbuka untuk dikorek sesiapa sahaja, dan untuk kelab kereta yang butiran hubungannya ialah nombor telefon peribadi, khas ahli ialah yang akan saya condongi tanpa banyak ragu.

Direktori awam ada tempatnya, tetapi tempatnya lebih sempit. Sebuah persatuan profesional mungkin mahu ahlinya boleh ditemukan dunia luar, kerana tersenarai sebagai pengamal bertauliah ialah sebahagian daripada nilai keahlian itu - keterlihatan itulah manfaatnya. Kalau itu situasi anda, direktori awam boleh menjadi daya tarikan sebenar. Tetapi ia menaikkan taruhan privasi jauh lebih tinggi, dan saya hanya akan memaparkan yang paling minimum kepada awam (nama, bandar, kepakaran, misalnya) sambil menyimpan hubungan terus di sebalik log masuk atau borang yang dimajukan. Untuk kebanyakan kelab dan komuniti, khas ahli ialah lalai yang masuk akal, dan anda sentiasa boleh membukanya nanti kalau alasan nyata muncul. Mula tertutup, buka dengan sengaja.

Menjaganya kekal terkini itu bahagian yang benar-benar susah

Sesiapa pun boleh membina direktori. Yang membezakan yang berguna daripada yang memalukan ialah sama ada maklumat di dalamnya masih benar setahun kemudian, dan di sinilah kebanyakan direktori senyap-senyap mati. Orang bertukar cawangan, bertukar nombor, menjual kereta lama dan membeli projek baharu, atau menghilang terus. Direktori penuh nombor mati dan entri basi lebih buruk daripada tiada direktori, kerana ia membazirkan masa orang yang mempercayainya, dan beberapa pengalaman "nombor ini sudah tidak aktif" akan membunuh kepercayaan ahli terhadap keseluruhannya.

Kuncinya - dan ini kurang tepat disebut kunci, lebih kepada reka bentuk yang bagus sahaja - ialah membuatkan ahli menyelenggara entrinya sendiri dan bukannya mengalirkan setiap perubahan melalui anda. Kalau ahli boleh log masuk dan mengemas kini sendiri model, cawangan dan butiran hubungannya dalam seminit, direktori kekal terkini sebagai kesan sampingan orang menguruskan keahliannya sendiri, dan memang begitulah sepatutnya. Dorong sedikit setahun sekali (ajakan lembut "cuba lihat entri direktori anda dan pastikan masih betul" sekitar musim pembaharuan sudah mengerjakan sebahagian besarnya), dan jangan mengharapkan kesempurnaan. Direktori yang 90% tepat dan menyelenggara dirinya sendiri mengalahkan yang sempurna seminggu selepas anda bersihkan dengan tangan lalu mereput pada bulan berikutnya.

Mula kecil, dan jangan berlebihan membinanya

Anda tidak perlukan direktori mewah untuk bermula. Anda perlukan dua atau tiga medan yang benar-benar akan dicari ahli, keterlihatan yang bersifat sertai-sukarela supaya tiada siapa terpampang tanpa setuju, carian mudah, dan dinding khas ahli di sekelilingnya kecuali anda ada alasan khusus untuk menjadi awam. Sudah, itu sahaja. Selebihnya - pesanan antara ahli, foto profil, lencana, paparan peta - ialah beberapa peratus terakhir yang boleh anda tambah nanti kalau orang memang menggunakan versi asasnya dan minta lebih. Bina yang mudah, lihat sama ada terpakai, dan biarkan ahli yang memberitahu apa yang kurang dan bukannya anda meneka di hadapan.

Dan kalau anda membina seluruh laman keahlian di sekitar ini, direktori ialah satu bahagian daripada sesuatu yang lebih besar, bukan titik mulanya - saya sudah menghuraikan bagaimana bahagian-bahagiannya bercantum dalam panduan membina laman keahlian ini, dan direktori paling wajar diselitkan sebaik sahaja ruang ahli dan log masuknya sudah ada. Bereskan asas itu dahulu; direktori ialah ciri di atasnya, bukan projek yang berdiri sendiri.

Direktori yang menghormati siapa yang mahu ditemukan, menapis dengan kemas mengikut perkara yang ahli pedulikan, dan kekal terkini tanpa anda mengasuhnya setiap minggu ialah sebahagian nilai yang ditawarkan sesetengah keahlian, dan itu salah satu perkara yang Anggota direka untuk mengendalikannya - profil ahli yang bersifat sertai-sukarela, boleh dicari mengikut medan yang penting bagi kumpulan anda, tersimpan selamat di sebalik log masuk khas ahli. Kalau itu kedengaran seperti komuniti anda, silakan cuba secara percuma dan lihat kesesuaiannya. Dan kalau anda lebih suka mengambil pemikiran di sini lalu membinanya dengan apa sahaja yang sudah anda gunakan, itu pun betul-betul tidak mengapa - prinsipnya terpakai dengan alat apa sahaja, dan direktori yang benar-benar dipercayai ahli anda berbaloi dibereskan dengan baik dengan apa jua cara anda membinanya.