Contoh formulir pendaftaran anggota, dan dua belas kolom yang benar-benar perlu

PS Harapan Muda menggelar hari pendaftaran persis seperti sebelas tahun sebelumnya, tanpa ada satu orang pun yang merasa perlu mengubah apa-apa dari tahun lalu: dua meja di bawah terpal di pinggir lapangan, setumpuk formulir hasil fotokopi, dan Pak Yusuf dengan bolpoin serta kotak uang dari seng. Enam puluh tiga anak datang, enam puluh tiga formulir masuk ke kotak, dan semua sepakat sorenya berjalan lancar. Baru Selasa berikutnya, waktu sekretaris klub duduk memindahkannya ke spreadsheet, ada yang akhirnya menghitung berapa formulir yang benar-benar lengkap. Dua puluh sembilan.

Formulirnya punya dua puluh tiga kolom. Ada pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, golongan darah, tinggi badan, posisi favorit, ukuran kaos dan agama. Tidak ada nomor telepon yang akan diangkat orang pada Sabtu pagi. Tidak ada yang sengaja merancangnya begitu - kolomnya menumpuk sendiri, satu kepengurusan demi satu kepengurusan, seperti yang biasa terjadi.

Formulir pendaftaran itu sebenarnya untuk apa

Formulir pendaftaran anggota adalah dokumen yang diisi seseorang untuk bergabung ke sebuah organisasi, dan tugasnya jauh lebih sempit daripada yang dikira kebanyakan pengurus: memastikan siapa orang ini, bagaimana menghubunginya, dan apa saja yang sudah dia setujui. Itu memang seluruh isi tugasnya, dan hampir semua masalah yang saya lihat ditimbulkan sebuah formulir berasal dari memaksanya mengerjakan hal keempat yang bukan urusannya, biasanya membangun basis data yang setelahnya tidak ada satu pun pengurus yang benar-benar berniat merawatnya sampai kepengurusan berikutnya.

Formulir ini juga, dan ini yang sering terlupa, hal pertama yang pernah diminta organisasi Anda dari seorang calon anggota. Formulir dua puluh tiga kolom yang disodorkan ke orang yang berdiri kepanasan adalah pernyataan soal bagaimana dua tahun ke depan akan berjalan, dan orang membacanya persis begitu bahkan ketika mereka sendiri tidak bisa menjelaskan kenapa tiba-tiba jadi kurang bersemangat mendaftar.

Kolom yang pantas ditanyakan

Ini bentuk yang akan saya jadikan titik awal untuk klub atau organisasi masyarakat biasa, dan seperti biasa keputusan yang menarik justru ada pada apa yang tidak dicantumkan.

Kontak darurat adalah kolom yang paling jelas manfaatnya dan paling sering justru tidak ada. PS Harapan Muda mengetahuinya bulan Maret, waktu anak empat belas tahun jatuh keras saat latihan dan dibawa ke rumah sakit dengan dugaan patah tulang: klub tahu pekerjaan ayahnya dan golongan darahnya, dan tidak punya satu pun nomor yang diangkat orang sampai jam delapan malam.

Berapa panjang yang sudah kepanjangan?

Jawaban jujurnya tergantung seberapa besar keinginan orangnya untuk bergabung, dan itulah kenapa antrean anak empat belas tahun yang antusias mau saja mengisi formulir yang akan membunuh pendaftaran online seketika. Yang tidak berubah adalah hitungannya, dan hitungan itu layak dilihat sekali saja karena hampir tidak ada pengurus yang pernah menempelkan angka pada biaya formulir mereka sendiri.

Susun sendiri, kolom demi kolom

Centang yang rencananya mau Anda tanyakan. Penilaian di bawahnya sengaja tanpa basa-basi, dan itu ditarik dari mengamati apa yang benar-benar dilakukan pengurus dengan jawabannya, bukan dari pendapat soal bagaimana formulir seharusnya terlihat.

Siapa pun yang di bawah delapan belas tahun

Ini satu-satunya bagian formulir pendaftaran yang tidak akan saya sarankan untuk disikapi santai, dan layak dipisahkan dari semua di atas karena cuma bagian ini yang kalau salah akibatnya bukan sekadar urusan administrasi.

• Yang tanda tangan wali, bukan anaknya. Tanda tangan anak lima belas tahun bukan persetujuan atas apa pun, dan sebaik apa pun niat semua orang setelahnya, itu tidak memperbaiki formulir yang tidak pernah ditandatangani orang yang berhak.
• Satu nomor yang benar-benar diangkat. Minta nomor HP, bukan telepon rumah, dan tanyakan itu nomor siapa, karena tulisan "ibu" di formulir tidak menolong siapa pun pada Minggu pagi jam sembilan.
• Kontak kedua kalau bisa. Bukan aturan, cuma beda antara sekali menelepon dan empat kali waktu ada apa-apa di latihan.
• Sebutkan mereka menyetujui apa. Latihan, perjalanan ke pertandingan tandang, dan foto di media sosial itu tiga hal berbeda, dan menyatukannya jadi satu tanda tangan adalah cara klub berakhir dengan orang tua yang benar-benar keberatan tapi secara teknis sudah menyetujui.
• Simpan formulirnya di tempat yang bisa ditemukan. Persetujuan bertanda tangan yang tidak ketemu sama saja dengan tidak ada persetujuan, tepat pada sore hari Anda membutuhkannya.

Kertas, atau tautan?

Saya tidak akan menyuruh siapa pun meninggalkan kertas, karena kertas punya beberapa keunggulan nyata dan organisasi yang pindah sepenuhnya ke tautan sering baru sadar belakangan bahwa mereka sudah diam-diam menyingkirkan justru anggota yang paling membutuhkan klubnya, yaitu yang tidak punya ponsel pintar.

Pengaturan yang jalan di sebagian besar klub yang saya amati bukan salah satunya, melainkan keduanya diarahkan ke daftar yang sama: tautan untuk siapa pun yang bergabung di tengah tahun, dan versi cetak dari formulir yang persis sama untuk hari pendaftaran, diketik ulang minggu itu juga selagi tulisan tangannya masih berarti bagi orang yang hadir di sana.

Koperasi, yayasan, dan siapa pun yang punya kolom wajib

Semua di atas mengandaikan klub atau organisasi masyarakat biasa. Sebagian badan punya syarat pendaftaran yang datang dari luar, dan kalau Anda salah satunya aturannya cukup sederhana: pakai formulir yang diterbitkan regulator, organisasi induk atau program pendanaan Anda, bukan formulir lebih bagus yang Anda rancang sendiri.

Koperasi adalah kasus yang paling umum di Indonesia, dan buku daftar anggota koperasi itu catatan yang diwajibkan aturan, bukan sekadar alat bantu, jadi wajar kalau isinya lebih banyak data identitas daripada yang pantas dikumpulkan sebuah klub bola di pinggir lapangan. Kalau koperasi Anda bagian dari program pemerintah, biasanya formulirnya diterbitkan program tersebut dan kolomnya bukan hak Anda untuk dipangkas. Tanyakan ke pihak yang dulu mendaftarkan koperasi Anda versi mana yang berlaku sekarang, karena itu justru termasuk sedikit pertanyaan di artikel ini yang ada jawaban pastinya, dan saya sendiri tidak akan mempercayai templat hasil unduhan di internet melebihi berkas yang diberikan dinas.

Kalau Anda yang justru sedang mengisi

Cukup banyak orang yang mencari soal ini sebenarnya sama sekali tidak sedang merancang formulir apa pun - mereka baru saja diberi selembar kertas di meja pendaftaran dan cuma ingin tahu cara mengisinya supaya tidak dikembalikan lagi, dan itu keinginan yang sangat masuk akal.

• Huruf kapital untuk nama dan angka. Orang yang nanti mengetiknya belum pernah melihat tulisan tangan Anda dan pasti salah menebak huruf yang tidak jelas.
• Tulis nomor telepon yang benar-benar Anda angkat, bukan nomor yang biasa Anda kasih ke orang asing.
• Lebih baik kosong daripada menebak. Kolom kosong memancing satu pertanyaan; jawaban keliru yang terdengar masuk akal tercatat sebagai fakta dan menetap di sana bertahun-tahun.
• Tanyakan kolom itu untuk apa kalau tidak jelas, apalagi nomor identitas. Pengurus yang tidak bisa menjawab biasanya memang tidak membutuhkannya.
• Foto dulu formulirnya sebelum diserahkan, yang cuma makan tiga detik dan menyelesaikan semua perdebatan belakangan soal apa yang Anda tulis.

Akhirnya Harapan Muda melakukan apa

Mereka memangkas formulirnya jadi sebelas kolom, yang makan satu malam dan sedikit adu argumen soal ukuran kaos, dan perdebatannya selesai hanya oleh satu pengamatan sederhana, bahwa mereka toh belum pernah sekali pun memesan kaos berdasarkan angka-angka itu. Golongan darah hilang. Agama hilang. Pekerjaan ayah hilang, dan tidak ada yang merindukannya.

Yang justru ditambahkan adalah kontak darurat lengkap dengan namanya di sebelah nomornya, plus satu baris yang menanyakan apakah ada hal yang perlu diketahui pelatih. Tiga orang tua menuliskan sesuatu di baris itu pada musim pertama, dan salah satunya sangat berarti pada suatu sore yang terik di bulan Oktober.

Pengetikan tidak hilang sepenuhnya, karena hari pendaftaran tetap dua meja dan terpal dan mungkin memang akan selalu begitu. Tapi tautannya sekarang ada untuk siapa pun yang bergabung di tengah tahun, isinya masuk ke daftar yang sama dengan sumber laporan akhir tahun, dan Selasa malam sekretarisnya sekarang setengah jam, bukan tiga jam. Kalau Anda ingin itu tanpa membangunnya sendiri, Anggota menerima pendaftaran langsung ke daftar anggota Anda lengkap dengan persetujuan dan kontak daruratnya, dan Anda bisa mencoba gratis. Kalau Anda lebih suka mempertahankan bolpoin dan kotak uangnya, itu juga jawaban yang bagus - hitung saja dulu berapa jumlah kolomnya sekarang, lalu taruh satu nomor di sebelah kolom untuk siapa yang mengangkat telepon hari Sabtu.

Pertanyaan umum