Checklist perencanaan acara - setiap pekerjaan, sesuai urutan pengerjaannya
Setiap pekerjaan dari enam bulan sebelumnya sampai email terima kasih setelah acara usai, ditulis untuk pengurus relawan dan bukan untuk divisi acara hotel. Porsi anggaran, daftar aksesibilitas, dan rencana kalau ada yang meleset.
Sebagian besar panduan perencanaan acara yang beredar ditulis untuk hotel dengan divisi acara sendiri - staf yang dibayar, anggaran besar, orang yang memang pekerjaannya itu. Organisasi Anda punya bendahara yang mengerjakan pembukuan setelah jam kantor, satu grup WhatsApp, spreadsheet yang dibuat seseorang tiga tahun lalu, dan pengurus yang ingin tahu kenapa acara tahun ini tidak bisa sama saja seperti tahun lalu - padahal orang yang menangani acara tahun lalu pindah ke Surabaya bulan Maret dan membawa semua isi kepalanya ikut serta. Panduan ini ditulis untuk situasi seperti itu. Urutannya mengikuti cara perencanaan benar-benar berjalan, yaitu berdasarkan kapan sesuatu harus dikerjakan, bukan berdasarkan siapa yang mengerjakan.
Saya akan pakai satu organisasi sebagai contoh sepanjang tulisan ini supaya angkanya tetap jujur. Misalnya Anda ikut mengurus Persatuan Drumband Bahana Wijaya di Semarang - 26 unit anggota, sebagian besar drumband sekolah dengan beberapa unit komunitas, totalnya sekitar 900 pemain. Setahun sekali persatuan menggelar kejuaraan terbuka: satu hari penuh di GOR, sekitar 600 pemain yang tampil, seribu dua ratus sampai seribu tiga ratus penonton kalau keluarga ikut dihitung, juri yang didatangkan dari luar kota, dan anggaran sekitar Rp 85 juta. Ini jelas kegiatan terbesar organisasi sepanjang tahun, dan juga yang paling berpotensi diam-diam menguras tenaga pengurus.
Kalau Anda masih di tahap menentukan acara seperti apa yang sebaiknya digelar, itu pertanyaan yang berbeda dan sudah saya bahas terpisah di acara mana yang sebenarnya layak dijalankan. Tulisan ini mengandaikan Anda sudah memutuskan, dan mulai dari situ.
Lebih suka versi cetak? Ada versi sembilan halaman yang bisa dicetak berisi semua isi tulisan ini, lengkap dengan kolom kosong untuk menulis siapa yang mengerjakan dan kapan tenggatnya, ditambah daftar periksa aksesibilitas dan halaman rencana cadangan. Unduh checklist PDF.
Sepakati dulu acara ini untuk apa, sebelum melihat satu pun tempat
Kesalahan paling mahal dalam seluruh proses ini terjadi kira-kira di dua minggu pertama, dan terjadinya diam-diam. Pengurus sepakat ingin bikin acara, setiap orang membayangkan sesuatu yang sedikit berbeda, lalu ada yang mulai menelepon gedung. Tiga bulan kemudian ketahuan bahwa separuh pengurus mengira ini acara penggalangan dana dan separuh lagi mengira ini hari untuk anggota - dan dua hal itu butuh tempat, harga, dan waktu persiapan yang berbeda.
Jadi selesaikan itu dulu. Yang perlu diperhatikan di tabel di bawah adalah bahwa waktu persiapan bertambah jauh lebih cepat daripada jumlah tamunya. Acara untuk 400 orang bukan sekadar versi lebih besar dari acara untuk 60 orang, karena mencari sponsor, memenuhi pesanan minimum katering, dan mengurus hadiah masing-masing butuh waktu sendiri di luar mencari tempat.
| Jenis acara | Ukuran umum | Mulai siapkan | Terutama untuk | Yang sering terlewat |
|---|---|---|---|---|
| Kumpul anggota atau kopdar | 15 – 60 | 4 – 6 minggu sebelumnya | Menjaga anggota tetap terlibat | Tidak diumumkan dengan benar, seolah anggota akan tahu sendiri |
| Workshop atau pelatihan | 15 – 75 | 6 – 8 minggu sebelumnya | Memberi anggota sesuatu yang berguna | Ruangan muat kalau semua duduk, tapi tidak muat untuk kegiatannya |
| Malam penggalangan dana | 100 – 400 | 4 – 6 bulan sebelumnya | Mengumpulkan dana | Sponsor dan hadiah butuh waktu lebih lama daripada mencari gedung |
| Kejuaraan atau konferensi tahunan | 150 – 1.000+ | 6 – 9 bulan sebelumnya | Nama baik, pemasukan, mempertahankan anggota | Juri, ofisial, dan memuat semuanya dalam satu hari |
| Rapat anggota tahunan | Bervariasi | 2 – 3 bulan sebelumnya | Keputusan resmi | Berapa lama pemberitahuan yang diwajibkan AD/ART Anda sendiri |
Bahana Wijaya ada di baris keempat, yang artinya jawaban jujurnya enam sampai sembilan bulan, bukan empat bulan seperti yang biasanya diasumsikan pengurus di bulan Januari waktu semuanya masih terasa jauh.
Tulis dua atau tiga angka yang akan Anda cek setelahnya
"Pokoknya sukses" itu perasaan, bukan target, dan masalahnya perasaan tidak bisa menyelesaikan perdebatan di bulan Desember soal apakah acaranya berhasil atau tidak. Sebelum memesan apa pun, tulis dua atau tiga angka yang benar-benar akan Anda lihat setelah acara selesai. Dua sudah cukup. Tiga itu batas paling banyak yang saya sarankan.
| Yang Anda cek | Target yang berarti sesuatu | Cara mengeceknya |
|---|---|---|
| Berapa yang datang | 85% dari yang mendaftar benar-benar hadir | Hitung yang datang di pintu, bandingkan dengan daftar pendaftar |
| Uang | Menutup biaya dan menyisakan Rp 15 - 20 juta | Semua pemasukan dikurangi semua pengeluaran, dihitung dalam dua minggu |
| Anggota baru | 15 – 25 orang mendaftar di hari H | Catat siapa yang mendaftar di acara, jangan mengira-ngira belakangan |
| Anggota yang bertahan | 70% unit yang iurannya jatuh tempo membayar dalam sebulan | Cocokkan siapa yang memperpanjang dengan siapa yang hadir |
| Apakah orang menikmatinya | Rata-rata nilai 4,3 atau lebih dari 5 | Survei singkat dikirim dalam dua hari |
Pilih dari daftar itu, jangan ambil semuanya. Dalam praktiknya hal-hal ini saling tarik-menarik: menaikkan kualitas makanan membuat orang lebih senang tapi menyisakan uang lebih sedikit di akhir, dan pengurus yang mengejar kehadiran, pemasukan, anggota baru, dan kepuasan sekaligus biasanya tidak tercapai semuanya dengan baik. Untuk Bahana Wijaya, dua yang paling penting adalah sisa dana di akhir (karena itu yang membiayai satu tahun ke depan) dan berapa banyak unit anggota yang membayar iuran setelahnya - yang terakhir ini jarang terpikir untuk dicek, padahal itulah yang benar-benar menunjukkan apakah kejuaraannya bekerja.
Susun anggaran, lalu sisihkan sebagian dan jangan disentuh
Kegagalan anggaran yang biasa terjadi bukan karena satu pos kelewat besar. Tapi karena tidak ada yang disisihkan untuk hal tak terduga. Hitung semua biayanya, lalu sisihkan 10 - 15% dari anggaran untuk biaya tak terduga dan jangan alokasikan ke pos mana pun. Uang itulah yang menutup katering yang menaikkan harga, sewa sound system yang membengkak, percetakan yang salah kutip harga, dan tenda tambahan yang baru Anda sadari perlu setelah ramalan cuaca berubah.
Ini titik awal untuk acara ukuran menengah, dihitung memakai Rp 85 juta milik Bahana Wijaya. Anggap ini bahan diskusi, bukan aturan - workshop tanpa makan berat akan memindahkan sebagian besar porsi katering ke pos acara.
| Ke mana uangnya | Porsi | Dari Rp 85 juta |
|---|---|---|
| Sewa tempat dan konsumsi | 38% | Rp 32,3 juta |
| Sound, panggung, papan penunjuk, kru | 18% | Rp 15,3 juta |
| Acaranya sendiri - honor juri, piala | 16% | Rp 13,6 juta |
| Promosi dan pendaftaran | 14% | Rp 11,9 juta |
| Disisihkan untuk biaya tak terduga | 14% | Rp 11,9 juta |
Jaga uang yang sudah disisihkan. Uang itu berhenti jadi dana cadangan begitu ada yang memakainya untuk backdrop yang lebih bagus di bulan ketiga. Tunjuk satu orang yang memegangnya, wajibkan siapa pun yang mau memakainya minta izin ke orang itu dulu, dan siapkan diri bahwa di tahun yang lancar sebagian besar dana itu akan tersisa. Itu justru tandanya dana cadangan bekerja sebagaimana mestinya, bukan tandanya uang terbuang, bagaimanapun kelihatannya di laporan akhir.
Apa yang dikerjakan, dan kapan
Delapan tahap, dari rapat pertama sampai ucapan terima kasih terakhir. Tulis nama orang di setiap pekerjaan sebelum lanjut ke tahap berikutnya - nama orang, bukan "pengurus". Tanda paling bisa diandalkan bahwa sebuah acara akan bermasalah adalah adanya pekerjaan yang semua orang sepakat penting tapi tidak ada namanya di situ.
Empat sampai enam bulan sebelumnya - mengambil keputusan
Semua hal di tahap ini akan makin sulit dan makin mahal untuk diubah nanti, dan justru itu yang membuatnya menggoda untuk dilewati demi mengerjakan sesuatu yang terasa lebih seperti kemajuan.
- Sepakati jenis acaranya dan satu hal utama yang ingin Anda capai
- Susun anggaran kasar, termasuk dana untuk biaya tak terduga
- Pilih dua atau tiga tanggal dan cek terhadap kalender sekolah, Ramadan dan Lebaran, serta acara lain di lingkungan yang sama
- Tunjuk satu orang sebagai ketua pelaksana dan satu orang yang memegang uang - masing-masing satu, dengan nama
- Survei minimal tiga tempat, dan pastikan langsung di lokasi bahwa pengguna kursi roda bisa masuk dan bergerak, jangan percaya websitenya saja
- Tulis apa yang didapat sponsor atas uangnya, dalam satu halaman yang bisa langsung diserahkan
- Mulai menghubungi juri, ofisial, atau pembicara - yang bagus cepat penuh jadwalnya
- Tentukan biaya keikutsertaan, dan apakah ada harga lebih murah untuk pendaftar awal
- Putuskan sekarang apa yang Anda sediakan untuk tamu disabilitas, supaya masuk ke kontrak gedung dan bukan diurus mendadak belakangan
- Pesan tempatnya dan pastikan tertulis, termasuk apa yang terjadi kalau Anda membatalkan
Pesan tempat dulu, baru umumkan tanggalnya. Kalau diumumkan duluan dan dipesan belakangan, Anda akan kehilangan dua minggu hanya untuk memberi tahu semua orang bahwa tanggalnya berubah. Yang paling kesal justru anggota yang cukup rapi sampai mencatat tanggal pertamanya.
Tiga sampai empat bulan sebelumnya - kunci semuanya secara tertulis
- Tanda tangani kesepakatan dengan katering, penyedia sound dan panggung, fotografer, dan dekorasi
- Konfirmasi juri atau pembicara secara tertulis, termasuk peralatan yang mereka butuhkan dan apakah Anda menanggung transport
- Selesaikan paket sponsor dan mulai menawarkan ke calon sponsor
- Buka pendaftaran, dengan kolom di formulir untuk menuliskan kebutuhan khusus - ramp, makanan tertentu, kursi di depan
- Cari orang yang mengoordinasi relawan, dan mulai isi slot tugasnya
- Susun draf halaman acara, email yang akan dikirim, dan rencana unggahan media sosial
- Pesan apa pun yang lama tercetaknya - spanduk, backdrop, nomor peserta, sertifikat
- Urus izin dan asuransi dengan pihak gedung dan aparat setempat
- Buat kerangka susunan acara per jam, supaya katering dan penyedia sound bisa menyesuaikan
- Pesan kebutuhan tamu disabilitas - ramp, kursi khusus, juru bahasa isyarat kalau Anda menyediakannya
- Cek pesanan minimum katering, dan bagaimana Anda mengumpulkan kebutuhan makanan peserta
- Tulis survei pasca-acara sekarang, selagi Anda masih ingat apa yang ingin dicapai
- Hitung pengeluaran sejauh ini, bandingkan dengan anggaran, dan bicara kalau ada yang berpotensi lewat
Enam sampai delapan minggu sebelumnya - beri tahu semua orang
Di sinilah "orang tahu ada acara" harus berubah jadi "orang benar-benar mendaftar", dan kesalahannya adalah menunda. Kalau promosi baru digenjot dua minggu sebelum hari H dan angkanya jelek, tidak ada waktu lagi untuk memperbaikinya.
- Kirim email khusus yang pertama ke seluruh anggota
- Pasang detailnya di website, area anggota, dan media sosial Anda
- Undang secara pribadi orang-orang yang penting - pengurus, sponsor lama, tokoh di lingkungan Anda
- Tagih apa yang sudah dijanjikan sponsor untuk diunggah atau dibagikan
- Cek setiap minggu bagaimana laju pendaftaran dibanding target, bukan sekali saja saat mendekati penutupan
- Ingatkan anggota yang iurannya segera jatuh tempo, dan sebutkan acara ini bagian dari yang mereka bayar
- Cari relawan lebih agresif kalau slot yang terisi kurang dari 70%
- Kalau pendaftaran lambat, putuskan sekarang apakah harga awal diperpanjang atau promosi ditambah - memutuskan terlambat sama saja dengan memutuskan tidak
Daftar anggota Anda sendiri akan mendatangkan jauh lebih banyak orang daripada iklan media sosial. Andalkan email, WhatsApp, dan mengajak orang secara langsung, dan perlakukan media sosial sebagai pendukung, bukan andalan utama. Ini satu keunggulan nyata organisasi keanggotaan dibanding promotor komersial, dan mengherankan berapa banyak pengurus yang mengabaikannya demi membayar iklan.
Dua sampai tiga minggu sebelumnya - detailnya
- Beri pihak gedung dan katering angka pasti, atau sedekat mungkin dengan pasti
- Kumpulkan semua kebutuhan yang disampaikan peserta, dari makanan sampai akses kursi roda
- Tentukan tata letak, tempat duduk, dan di mana persisnya kursi untuk penyandang disabilitas
- Konfirmasi jam kedatangan juri atau pembicara, peralatan yang mereka perlukan, dan bagaimana Anda memperkenalkan mereka
- Cetak name tag, papan penunjuk, dan semua hal fisik lainnya
- Tulis nama di setiap slot tugas relawan dan kirimkan susunan acara ke mereka
- Kirim pesan sederhana ke semua pendaftar soal apa yang perlu mereka tahu: parkir, jam berapa, bawa apa
- Konfirmasi rencana cadangan dan siapa yang dihubungi kalau ada masalah
- Hitung pengeluaran dan pastikan dana tak terduga masih utuh
Satu minggu sebelumnya - cek ulang semuanya
- Telepon ulang setiap penyedia jasa. Telepon, bukan email
- Cek cuaca dan aktifkan rencana hujan kalau perlu
- Uji mikrofon, sound, siaran langsung kalau ada, dan sistem yang dipakai untuk pendaftaran ulang
- Cetak susunan acara dan bagikan ke setiap relawan, penyedia jasa, dan ofisial
- Siapkan meja pendaftaran ulang: daftar nama, name tag, dan uang kembalian kalau menerima tunai
- Kirim pengingat terakhir dengan detail akhir
- Siapkan kotak berisi barang-barang yang dibutuhkan di hari H
- Sepakati siapa yang berhak mengambil keputusan di hari H kalau ada yang meleset
"Cek ulang" artinya menelepon. Orang yang menandatangani kesepakatan sepuluh minggu lalu tidak memberi tahu apa pun tentang apakah mobil boksnya masih dipesan untuk hari Sabtu. Mengirim ulang email hampir sama tidak bergunanya. Telepon mereka satu per satu, dan centang satu per satu.
Sehari sebelumnya - keliling lokasi
- Jalan keliling gedung sambil memegang susunan acara, dan hitung waktu perpindahan dari satu bagian ke bagian berikutnya
- Pastikan pintu masuk tanpa tangga, toilet difabel, dan kursi khusus benar-benar kosong dan bisa dipakai, tidak tertutup panggung
- Pasang papan penunjuk dan meja pendaftaran, serta apa pun yang bisa dipasang lebih awal
- Uji sound dengan benar, memakai alat yang persis akan dipakai besok
- Konfirmasi jam pengiriman dari katering dan penyewaan alat
- Isi daya semuanya - mikrofon, tablet, mesin EDC, ponsel
- Kirim pesan singkat ke relawan: jam berapa datang dan di mana parkir
Hari H
- Datang lebih awal dari penyedia jasa dan relawan, dengan waktu longgar
- Keliling sekali lagi: pintu masuk, papan penunjuk, pintu keluar, toilet
- Kumpulkan relawan dan briefing langsung, sekitar lima belas menit sebelum pintu dibuka
- Isi meja pendaftaran dengan cukup orang, dan siapkan rencana kalau antrean menumpuk
- Serahkan kotak barang darurat dan tugas menangani masalah ke satu orang - bukan ke ketua pelaksana
- Hitung terus siapa yang benar-benar datang, supaya konsumsi bisa disesuaikan
- Ambil foto, untuk email ucapan terima kasih dan untuk promosi tahun depan
- Daftarkan anggota baru dan terima iuran di hari itu juga, bukan "nanti"
- Kumpulkan tim inti sepuluh menit begitu acara selesai, selagi semua masih ingat
Satu orang yang boleh mengubah jadwal. Satu saja. Kalau tiga orang bisa mengambil keputusan yang sama, Anda akan dapat tiga jawaban berbeda, dan itu datang tepat di sepuluh menit yang paling tidak bisa Anda tolerir. Sebutkan dengan lantang saat briefing pagi, siapa orang itu.
Setelahnya - dua minggu yang menentukan apakah semuanya sepadan
- Email ucapan terima kasih dalam dua hari: semua yang hadir, sponsor, ofisial, relawan
- Kirim survei juga dalam dua hari - lima pertanyaan, tidak lebih
- Bayar tagihan yang belum lunas dan hitung total biaya sebenarnya
- Serahkan angka yang sebenarnya ke pengurus: siapa yang datang, sisa dana, anggota baru, nilai survei
- Hubungi satu per satu anggota baru dan siapa pun yang masih ragu membayar iuran
- Kembalikan barang sewaan dan tagih uang jaminannya
- Tulis satu halaman catatan selagi masih ingat: apa yang diulang, apa yang diubah, apa yang dihapus
- Simpan susunan acara, nomor telepon penyedia jasa, dan anggaran di tempat yang mudah ditemukan tahun depan
Lebih besar atau lebih kecil dari itu
Delapan tahap di atas disusun untuk acara ukuran menengah. Kalau acara Anda lebih kecil atau lebih besar, tahapannya tidak berubah, tapi seberapa awal Anda harus mulai iya - dan bagian itulah yang paling sering salah diperkirakan.
| Ukuran | Bentuknya seperti apa | Mulai minimal sejauh ini |
|---|---|---|
| Kecil | Workshop atau kumpul-kumpul, di bawah 50 orang | Sekitar 5 minggu |
| Menengah | Penggalangan dana atau kejuaraan, 50 – 250 orang | Sekitar 3 bulan |
| Besar | Malam besar atau acara beberapa hari, 250+ orang | Sekitar 7 bulan |
Untuk acara kecil, gabungkan dua tahap pertama jadi satu dorongan empat sampai enam minggu dan lewati sponsor sama sekali - usaha menjual sponsorship Rp 2 juta jarang sebanding hasilnya untuk workshop lima puluh orang. Untuk acara besar, panjangkan tahap pertama sampai delapan atau sepuluh bulan, karena di ukuran itu yang menghambat bukan lagi kesiapan Anda sendiri, melainkan apakah gedung dan jurinya memang kosong.
Pengecekan dua minggu sebelumnya
Dua minggu sebelum hari H, Anda harusnya bisa melihat posisi persiapan dan tahu dalam satu dua menit apakah ini terkendali atau sebentar lagi jadi kacau. Kira-kira ada empat hal di masing-masing sisi.
| Terkendali | Sebentar lagi kacau |
|---|---|
| Pendaftaran selisihnya sekitar 10% dari target | Anda masih "menunggu kabar" dari penyedia jasa yang dipesan berbulan-bulan lalu |
| Setiap penyedia jasa sudah konfirmasi dalam dua minggu terakhir | Belum ada yang benar-benar bersedia memegang meja pendaftaran |
| 90% slot relawan sudah ada namanya | Belum ada yang membandingkan pengeluaran dengan anggaran sejak rapat pertama |
| Susunan acara bisa diserahkan ke orang asing dan dia tetap paham | Belum ada jawaban untuk "kalau hujan bagaimana" |
Pertanyaan yang layak diajukan ke pihak gedung
Selain apakah semua orang muat, ini pertanyaan yang kalau tidak ditanyakan akan jadi masalah di hari H.
- Bisakah orang masuk lewat pintu utama tanpa tangga, dan apakah ada toilet difabel di setiap lantai yang dipakai?
- Jam berapa Anda boleh masuk untuk menyiapkan, dan selebar apa pintu bongkar muatnya? Ukur sendiri kalau Anda membawa panggung atau alat musik besar
- Ada genset cadangan, kalau Anda memakai sound dan lampu dalam jumlah besar?
- Boleh membawa katering sendiri, dan ada jam berapa Anda harus berhenti bersuara keras?
- Berapa kapasitas parkir, dan di mana halte atau stasiun terdekat yang bisa diakses pengguna kursi roda? Ini akan Anda perlukan untuk undangan
- Apa yang terjadi kalau Anda membatalkan, atau kalau cuaca buruk? Pastikan tertulis di kesepakatan, bukan sekadar dijanjikan lisan
- Siapa orang gedung yang bertugas di hari H, dan berapa nomor ponselnya?
- Apakah wifinya cukup kuat untuk pembayaran kartu, pendaftaran ulang, atau siaran langsung?
Minta dilihatkan pintu bongkar muatnya, bukan cuma aulanya. Gedung tercantik sekota tetap jadi mimpi buruk kalau katering harus mengangkut semuanya lewat tangga darurat, dan itu tidak akan Anda ketahui dari brosur atau dari tur yang cuma memperlihatkan bagian depan.
Membuat orang datang
Untuk organisasi keanggotaan, aset terbesar adalah daftar anggota Anda sendiri, dan itu layak diperlakukan begitu alih-alih jadi pelengkap setelah media sosial. Sisi teknis pendaftaran dan pembayaran sudah saya bahas terpisah - lihat menjalankan pendaftaran acara anggota untuk cara menyiapkannya, dan menjual tiket ke anggota untuk soal harga - jadi bagian ini khusus soal memberi tahu orang.
- Satu halaman tentang acaranya berisi tanggal, harga, dan kolom untuk menulis kebutuhan khusus
- Rangkaian email: simpan tanggalnya, lalu pengumuman, lalu pengingat empat minggu dan satu minggu sebelumnya, lalu panggilan terakhir
- Kirim pesan berbeda ke orang berbeda - anggota yang baru gabung bulan lalu dan anggota yang sudah lima belas tahun tidak tergerak oleh hal yang sama
- Harga lebih murah untuk pendaftar awal, terutama supaya Anda lebih cepat tahu kira-kira berapa yang datang
- Minimal satu unggahan memakai foto tahun lalu, kalau ada
- Kirim logo dan contoh unggahan ke sponsor minimal enam minggu sebelumnya, kalau tidak mereka tidak akan sempat memakainya
- Email konfirmasi yang isinya semua hal yang benar-benar dibutuhkan orang di hari H
- Cek mingguan laju pendaftaran dibanding target, sejak hari pertama pendaftaran dibuka
Perlu diingat, sebagian orang yang mendaftar tidak akan datang, dan selisihnya jauh lebih besar untuk acara gratis dibanding acara berbayar. Sudah saya bahas terpisah di orang yang bilang ikut tapi tidak datang, karena itu masalah tersendiri dan sangat mengacaukan hitungan konsumsi.
Relawan
- Satu orang yang mengurus relawan, dan bukan orang yang sama dengan ketua pelaksana
- Minta orang mendaftar untuk slot dengan jam mulai dan selesai yang jelas, bukan "datang kapan sempat"
- Siapkan orang lebih banyak dari yang dibutuhkan, karena pasti ada yang batal
- Tulis apa saja isi setiap tugas: meja pendaftaran, menyambut tamu, mengatur lalu lintas, membantu sound, beres-beres
- Grup chat untuk hari H, dibuat dan diuji sebelumnya, bukan dibuat pagi itu juga
- Name tag atau tanda yang kelihatan, supaya tamu tahu harus bertanya ke siapa
- Ucapkan terima kasih dalam dua hari - relawan yang merasa dihargai akan kembali tahun depan, dan itu menyelesaikan sebagian besar masalah mencari relawan tahun berikutnya
Minta orang mengambil slot dengan jam yang jelas, bukan sekadar menawarkan "bantu-bantu". Orang yang sudah setuju jaga meja pendaftaran dua jam hampir selalu datang. Orang yang cuma bilang siap membantu datang kalau sedang ingin, dan biasanya bukan jam tujuh pagi.
Memastikan semua orang bisa ikut
"Pikirkan soal aksesibilitas" itu bukan pekerjaan, itu catatan untuk mengingatkan Anda mengerjakannya, dan ini bagian yang paling sering dilewati di hampir semua panduan acara yang saya baca saat menyusun tulisan ini. Ini rinciannya. Tidak semuanya akan berlaku untuk acara Anda, dan sebagian memang butuh biaya yang mungkin belum ada, tapi bedanya kelompok yang sudah memikirkan ini dengan yang belum sudah kelihatan sejak dari parkiran.
- Masuk dan bergerak: jalan masuk tanpa tangga, toilet difabel di setiap lantai yang dipakai, dan kursi khusus dengan pandangan yang layak, bukan didorong ke belakang
- Mengikuti jalannya acara: teks di layar atau juru bahasa isyarat untuk bagian utama, dipesan minimal sebulan sebelumnya karena jumlahnya tidak banyak
- Menanyakan lebih dulu: kolom di formulir pendaftaran untuk menuliskan kebutuhan, dicek setiap minggu dan bukan ditemukan semalam sebelumnya
- Ruang tenang: ruangan yang jauh dari speaker - di kejuaraan drumband ini lebih penting daripada di kebanyakan acara - dan lampu yang bisa diredupkan kalau gedungnya mengizinkan
- Bahan cetak: buku acara huruf besar untuk yang meminta, dan versi di website yang bisa dibacakan pembaca layar
- Konsumsi: tanyakan secara spesifik soal alergi dan pantangan makanan, dan cocokkan jawabannya dengan katering saat menyerahkan angka akhir, jangan diasumsikan sudah beres
Kalau ada yang meleset
Setiap rencana perlu jawaban singkat dan spesifik untuk "kalau begini kita bagaimana", disusun di ruangan yang tenang berbulan-bulan sebelumnya, bukan dikarang jam enam sore saat tamu mulai berdatangan.
| Yang mungkin terjadi | Kapan dicek | Yang sudah Anda putuskan |
|---|---|---|
| Cuaca buruk, kalau acaranya di luar | Tiga hari sebelumnya | Cadangan dalam ruangan yang sudah masuk kesepakatan gedung |
| Juri atau pembicara batal | Kapan saja | Cadangan yang sudah dicari sejak awal, dan sudah diberi tahu bahwa dia cadangan |
| Sound atau alat rusak | Saat pemasangan, atau saat acara | Mikrofon cadangan, dan susunan acara tercetak supaya acara tetap jalan tanpa sound sama sekali |
| Pendaftaran di bawah 60% target dua minggu sebelumnya | Dua minggu sebelumnya | Promosi tambahan yang sudah disepakati, dan ruangan lebih kecil sebagai cadangan |
| Penyedia jasa membatalkan mendadak | Kapan saja | Daftar penawaran lain yang Anda simpan waktu pertama kali survei harga |
| Biaya menggerus dana cadangan | Setiap tagihan | Dana tak terduga dipakai lebih dulu, dan hanya pemegang uang yang boleh menyetujui di luar itu |
Kotak yang dibawa di hari H: susunan acara tercetak dan daftar nomor penyedia jasa, power bank, kotak P3K sederhana, name tag dan spidol cadangan, lakban, kabel ties, sedikit uang tunai untuk hal mendadak, dan salinan cetak setiap kesepakatan untuk saat wifi mati dan ada yang mempersoalkan apa yang dulu disepakati.
Susunan acara
Ini sekadar jadwal hari itu ditulis per jam, dan inilah satu lembar kertas yang paling banyak gunanya. Ini punya Bahana Wijaya, versi ringkas. Tiru bentuknya dan ganti jamnya sesuai acara Anda.
| Jam | Yang terjadi | Tanggung jawab siapa |
|---|---|---|
| 06.00 | Penyedia jasa datang dan menyiapkan - sound, panggung, konsumsi | Koordinator lapangan |
| 07.00 | Keliling satu putaran bersama orang gedung dan teknisi sound | Ketua pelaksana |
| 07.30 | Briefing relawan - slot tugas, letak kotak darurat, siapa yang memutuskan hari ini | Koordinator relawan |
| 08.00 | Pendaftaran ulang dibuka, unit mendaftar dan mengambil nomor urut tampil | Tim pendaftaran |
| 09.00 | Pembukaan, juri diperkenalkan, penampilan pertama | MC |
| 12.00 | Istirahat dan makan siang, disajikan mengikuti jalannya acara bukan patokan jam | Koordinator lapangan |
| 13.00 | Sesi siang | MC |
| 16.00 | Juri berunding, ucapan terima kasih ke sponsor mengisi jeda | MC |
| 16.45 | Pengumuman dan penyerahan hadiah - sebut nama sponsor dan relawan dengan lantang | Ketua umum |
| 17.30 | Selesai dan bongkar, sepuluh menit bersama tim sebelum semua pulang | Ketua pelaksana |
Setelahnya, bagian yang paling sering diburu-buru
Acara belum selesai waktu pintu ditutup. Acara selesai waktu Anda sudah menindaklanjuti semua orang yang penting dan mengubah hasilnya jadi keputusan untuk tahun depan, dan inilah bagian yang hampir selalu dipangkas organisasi. Justru itu sebabnya pengurus terus bertanya "sebenarnya berhasil tidak sih?" dan tidak pernah benar-benar dapat jawaban.
Email terima kasih ke semua yang hadir dalam sehari, sertakan foto. Survei dalam dua hari, lima pertanyaan dan tidak lebih: seberapa Anda menikmatinya, apakah mau datang lagi, satu hal yang perlu dipertahankan, satu hal yang perlu diubah, dan apakah ini membuat Anda lebih mungkin bertahan jadi anggota atau mengajak orang lain. Terima kasih pribadi ke setiap sponsor dan ofisial, sebaiknya dari pengurus dan bukan dari yang mengorganisasi. Tindak lanjut satu per satu ke anggota baru dalam seminggu. Hitungan akhir dan laporan ke pengurus dalam dua minggu.
Lalu tulis satu halaman catatan itu, dan simpan bersama anggaran dan susunan acara. Bagian inilah yang nilainya menumpuk pelan-pelan dari tahun ke tahun, dan yang membuat acaranya tidak lagi hanya hidup di kepala satu orang…. Pengurus yang melakukan ini tiga tahun berturut-turut akan merencanakan acara keempatnya dari sebuah map, bukan dari nol, dan itu menghemat tenaga orang yang mengurusnya dalam jumlah yang besar sekali.
Bawa versi cetaknya: delapan tahap lengkap dengan kolom kosong untuk siapa mengerjakan apa dan kapan tenggatnya, ditambah daftar periksa aksesibilitas dan halaman rencana cadangan. Unduh checklist PDF.
Cukup banyak bagian merepotkan di atas - menerima pendaftaran dan menanyakan kebutuhan orang, mengirim pengingat, mencatat siapa yang sudah bayar dan siapa yang belum, siapa yang bertugas kapan, dan daftar anggota yang jadi titik awal promosi tahun depan - adalah hal yang memang dibuat Anggota untuk diambil alih, supaya map tahun depan terisi sendiri dan bukan disusun ulang dari nol. Kalau kedengarannya berguna, silakan coba gratis. Dan kalau Anda lebih suka menjalankan semuanya dengan spreadsheet dan grup WhatsApp yang rapi, itu juga sama sekali tidak masalah - banyak acara yang sangat bagus dijalankan persis seperti itu setiap akhir pekan, dan tidak ada satu pun pemikiran di atas yang berhenti berlaku cuma karena Anda menyimpannya di tempat lain.
