Senarai semak perancangan acara - setiap kerja, mengikut urutan ia perlu disiapkan
Setiap kerja dari enam bulan awal hingga e-mel terima kasih selepas acara tamat, ditulis untuk jawatankuasa sukarelawan dan bukan untuk bahagian acara hotel. Bahagian belanjawan, senarai semak kemudahan OKU, dan pelan kalau ada yang tidak menjadi.
Kebanyakan panduan perancangan acara yang ada ditulis untuk hotel yang mempunyai bahagian acara sendiri - kakitangan bergaji, belanjawan besar, seseorang yang memang itulah kerjanya. Organisasi anda pula ada bendahari yang menyiapkan akaun selepas waktu pejabat, satu kumpulan WhatsApp, satu spreadsheet yang dibuat seseorang tiga tahun lalu, dan jawatankuasa yang ingin tahu kenapa acara tahun ini tidak boleh sama sahaja seperti tahun lepas - sedangkan orang yang menguruskan acara tahun lepas berpindah ke Kuantan pada bulan Mac dan membawa segala isi kepalanya bersama. Panduan ini ditulis untuk keadaan seperti itu. Susunannya mengikut cara perancangan benar-benar berjalan, iaitu mengikut bila sesuatu kerja perlu disiapkan, bukan mengikut siapa yang membuatnya.
Saya akan bawa satu organisasi sepanjang tulisan ini supaya angkanya kekal jujur. Katakan anda antara yang menguruskan Persatuan Pancaragam Bahana Wijaya di Shah Alam - 26 unit ahli, kebanyakannya pancaragam sekolah dengan beberapa unit komuniti, kesemuanya sekitar 900 pemain. Setahun sekali persatuan menganjurkan kejohanan terbukanya: sehari penuh di dewan sukan, kira-kira 600 pemain bertanding, seribu dua hingga seribu tiga ratus penonton kalau keluarga dikira sekali, panel juri yang dibawa dari luar negeri, dan belanjawan sekitar RM 22,000. Ini jelas perkara terbesar yang dibuat organisasi sepanjang tahun, dan juga yang paling berkemungkinan diam-diam meletihkan jawatankuasa.
Kalau anda masih di peringkat menentukan jenis acara apa yang patut dibuat, itu soalan yang lain dan sudah saya tulis berasingan dalam acara mana yang sebenarnya berbaloi dijalankan. Tulisan ini menganggap anda sudah membuat keputusan, dan bermula dari situ.
Lebih suka versi bercetak? Ada versi sembilan muka surat yang boleh dicetak mengandungi semua isi di bawah, lengkap dengan ruangan kosong untuk menulis siapa buat apa dan bila tarikh akhirnya, berserta senarai semak kemudahan OKU dan muka surat pelan sekiranya berlaku masalah. Muat turun senarai semak PDF.
Setuju dahulu acara ini untuk apa, sebelum melihat mana-mana tempat
Kesilapan paling mahal dalam keseluruhan proses ini berlaku dalam kira-kira dua minggu pertama, dan ia berlaku secara senyap. Jawatankuasa bersetuju hendak buat acara, setiap orang membayangkan sesuatu yang sedikit berbeza, kemudian ada yang mula menelefon dewan. Tiga bulan kemudian barulah diketahui bahawa separuh jawatankuasa menyangka ini acara mengumpul dana dan separuh lagi menyangka ini hari untuk ahli - dan dua perkara itu memerlukan tempat, harga dan tempoh penyediaan yang berbeza.
Jadi selesaikan itu dahulu. Yang perlu diperhatikan dalam jadual di bawah ialah tempoh penyediaan bertambah jauh lebih cepat daripada bilangan tetamu. Acara untuk 400 orang bukan sekadar versi lebih besar acara untuk 60 orang, kerana mencari penaja, memenuhi pesanan minimum katering dan menguruskan hadiah masing-masing mengambil masa sendiri di samping mencari tempat.
| Jenis acara | Saiz biasa | Mula sediakan | Terutamanya untuk | Yang selalu terlepas pandang |
|---|---|---|---|---|
| Perjumpaan ahli | 15 – 60 | 4 – 6 minggu awal | Mengekalkan penglibatan ahli | Tidak dimaklumkan betul-betul, seolah-olah ahli akan tahu sendiri |
| Bengkel atau latihan | 15 – 75 | 6 – 8 minggu awal | Memberi ahli sesuatu yang berguna | Bilik muat kalau semua duduk, tapi tidak muat untuk aktivitinya |
| Majlis makan malam amal | 100 – 400 | 4 – 6 bulan awal | Mengumpul dana | Penaja dan hadiah ambil masa lebih lama daripada mencari dewan |
| Kejohanan atau persidangan tahunan | 150 – 1,000+ | 6 – 9 bulan awal | Nama baik, pendapatan, mengekalkan ahli | Juri, pegawai, dan memuatkan semuanya dalam sehari |
| Mesyuarat agung tahunan | Berbeza-beza | 2 – 3 bulan awal | Keputusan rasmi | Berapa lama notis yang diwajibkan perlembagaan anda sendiri |
Bahana Wijaya berada di baris keempat, bermakna jawapan jujurnya enam hingga sembilan bulan, bukan empat bulan seperti yang biasanya diandaikan jawatankuasa pada bulan Januari ketika semuanya masih terasa jauh.
Tuliskan dua atau tiga angka yang akan anda semak selepas itu
"Janji berjaya" itu perasaan, bukan sasaran, dan masalahnya perasaan tidak boleh menyelesaikan pertengkaran pada bulan Disember tentang sama ada acara itu menjadi atau tidak. Sebelum menempah apa-apa, tuliskan dua atau tiga angka yang benar-benar akan anda lihat selepas acara. Dua sudah memadai. Tiga itu paling banyak yang saya cadangkan.
| Apa yang anda semak | Sasaran yang bermakna | Cara anda tahu |
|---|---|---|
| Berapa yang hadir | 85% daripada yang mendaftar benar-benar datang | Kira orang di pintu, banding dengan senarai pendaftaran |
| Wang | Menampung kos dan berbaki RM 4,000 - 5,000 | Semua masuk tolak semua keluar, dikira dalam dua minggu |
| Ahli baharu | 15 – 25 orang mendaftar pada hari itu | Catat siapa yang menyertai di acara, bukan meneka kemudian |
| Ahli yang kekal | 70% unit yang yurannya sampai tempoh membayar dalam sebulan | Padankan siapa yang membaharui dengan siapa yang hadir |
| Sama ada orang seronok | Purata markah 4.3 atau lebih daripada 5 | Tinjauan ringkas dihantar dalam dua hari |
Pilih daripada senarai itu, jangan cuba semua sekali. Dalam praktiknya perkara-perkara ini bertarik-tarikan: menaikkan mutu makanan membuat orang lebih gembira dan menyisakan lebih sedikit wang di hujungnya, dan jawatankuasa yang mengejar kehadiran, pendapatan, ahli baharu dan kepuasan serentak biasanya tidak berjaya sepenuhnya pada mana-mana satu pun. Bagi Bahana Wijaya, dua yang penting ialah baki wang di hujung tahun (kerana itu yang membiayai setahun) dan berapa banyak unit ahli yang membayar yuran selepas itu - yang kedua ini jarang terfikir untuk disemak, sedangkan itulah yang sebenarnya menunjukkan sama ada kejohanan itu menjalankan tugasnya.
Sediakan belanjawan, kemudian ketepikan sebahagian dan jangan sentuh
Kegagalan belanjawan yang biasa bukanlah kerana berbelanja terlalu banyak pada satu perkara. Ia kerana tiada apa yang diketepikan untuk perkara tak dijangka. Kira semua kosnya, kemudian ketepikan 10 - 15% daripada belanjawan untuk kos tak dijangka dan jangan peruntukkan kepada mana-mana bahagian. Wang itulah yang menampung katering yang menaikkan harga, sewa sistem bunyi yang melebihi sebut harga, pencetak yang tersilap harga, dan khemah tambahan yang anda tidak sedar diperlukan sehinggalah ramalan cuaca berubah.
Ini titik permulaan untuk acara bersaiz sederhana, dikira menggunakan RM 22,000 milik Bahana Wijaya. Anggap ia bahan perbincangan, bukan peraturan - bengkel tanpa jamuan berat akan memindahkan sebahagian besar peruntukan makanan itu kepada aturcara.
| Ke mana wangnya pergi | Bahagian | Daripada RM 22,000 |
|---|---|---|
| Sewa tempat dan makanan | 38% | RM 8,360 |
| Bunyi, pentas, papan tanda, kru | 18% | RM 3,960 |
| Aturcara itu sendiri - saguhati juri, piala | 16% | RM 3,520 |
| Promosi dan pendaftaran | 14% | RM 3,080 |
| Diketepikan untuk kos tak dijangka | 14% | RM 3,080 |
Jaga wang yang sudah diketepikan. Ia berhenti menjadi wang simpanan sebaik sahaja ada orang membelanjakannya untuk latar pentas yang lebih cantik pada bulan ketiga. Letakkan satu orang menjaganya, wajibkan sesiapa yang mahu menggunakannya minta kebenaran orang itu dahulu, dan bersedialah bahawa pada tahun yang lancar sebahagian besarnya akan berbaki. Itu sebenarnya tandanya dana simpanan itu berfungsi sebagaimana sepatutnya, bukan tandanya wang dibazirkan, walau bagaimana pun rupanya dalam laporan akhir.
Apa yang perlu dibuat, dan bila
Lapan peringkat, dari mesyuarat pertama hingga ucapan terima kasih terakhir. Letakkan nama orang pada setiap kerja sebelum beralih ke peringkat seterusnya - nama seseorang, bukan "jawatankuasa". Tanda paling boleh dipercayai bahawa sesuatu acara akan bermasalah ialah adanya kerja yang semua orang setuju penting tetapi tiada nama di sebelahnya.
Empat hingga enam bulan awal - membuat keputusan
Semua perkara pada peringkat ini akan menjadi lebih susah dan lebih mahal untuk diubah kemudian, dan itulah sebabnya ia menggoda untuk dilangkau demi membuat sesuatu yang terasa lebih seperti kemajuan.
- Setuju jenis acara ini dan satu perkara utama yang anda mahu daripadanya
- Sediakan belanjawan kasar, termasuk peruntukan kos tak dijangka
- Pilih dua atau tiga tarikh dan semak dengan cuti sekolah, Ramadan dan Raya, dan apa-apa acara lain dalam bidang yang sama
- Lantik seorang ketua penganjur dan seorang yang memegang kewangan - seorang setiap satu, dengan nama
- Lawat sekurang-kurangnya tiga tempat, dan pastikan sendiri di lokasi bahawa pengguna kerusi roda boleh masuk dan bergerak, bukan percaya laman webnya sahaja
- Tuliskan apa yang penaja dapat untuk wang mereka, dalam satu muka surat yang boleh terus dihulurkan
- Mula menghubungi juri, pegawai atau penceramah - yang bagus cepat penuh jadualnya
- Tentukan bayaran penyertaan, dan sama ada ada harga lebih murah untuk pendaftaran awal
- Putuskan sekarang apa yang anda sediakan untuk tetamu OKU, supaya ia masuk dalam kontrak dewan dan bukan diuruskan tergesa-gesa kemudian
- Tempah tempatnya dan pastikan bertulis, termasuk apa yang berlaku kalau anda membatalkan
Tempah tempat dahulu, baru umumkan tarikh. Kalau diumumkan dahulu dan ditempah kemudian, anda akan hilang dua minggu semata-mata memberitahu semua orang tarikhnya bertukar. Yang paling terkilan ialah ahli yang cukup teratur sehingga sudah mencatat tarikh pertama itu.
Tiga hingga empat bulan awal - kunci semuanya secara bertulis
- Tandatangani perjanjian dengan katering, pembekal sistem bunyi dan pentas, jurugambar dan hiasan
- Sahkan juri atau penceramah secara bertulis, termasuk peralatan yang mereka perlukan dan sama ada anda menanggung perjalanan
- Siapkan pakej penajaan dan mula menghubungi bakal penaja
- Buka pendaftaran, dengan ruangan pada borang untuk menyatakan keperluan khas - tanjakan, makanan tertentu, tempat duduk di hadapan
- Cari orang untuk menyelaras sukarelawan, dan mula isi slot tugasnya
- Draf halaman acara, e-mel yang akan dihantar, dan rancangan hantaran media sosial
- Tempah apa-apa yang lama dicetak - sepanduk, latar pentas, nombor peserta, sijil
- Uruskan permit dan insurans dengan pihak dewan dan pihak berkuasa tempatan
- Rangka aturcara mengikut jam, supaya katering dan pembekal bunyi boleh menyesuaikan diri
- Tempah keperluan tetamu OKU - tanjakan, tempat duduk khas, jurubahasa isyarat kalau anda menyediakannya
- Semak pesanan minimum katering, dan bagaimana anda mengumpul keperluan makanan peserta
- Tulis tinjauan selepas acara sekarang, selagi anda masih ingat apa yang cuba dicapai
- Kira perbelanjaan setakat ini, banding dengan belanjawan, dan bersuara kalau ada yang berisiko melebihi
Enam hingga lapan minggu awal - beritahu semua orang
Di sinilah "orang tahu ada acara" mesti bertukar menjadi "orang benar-benar mendaftar", dan kesilapannya ialah bertangguh. Kalau promosi baru digiatkan dua minggu sebelum dan angkanya lemah, sudah tiada masa untuk membaikinya.
- Hantar e-mel khusus yang pertama kepada semua ahli
- Letak butirannya di laman web, ruang ahli dan media sosial anda
- Jemput secara peribadi orang yang penting - ahli jawatankuasa, penaja lama, tokoh dalam bidang anda
- Kejar apa yang penaja janji untuk kongsi atau siarkan
- Semak setiap minggu bagaimana pendaftaran berbanding sasaran, bukan sekali sahaja menjelang tarikh tutup
- Ingatkan ahli yang yurannya hampir sampai tempoh, dan sebutkan acara ini sebahagian daripada apa yang mereka bayar
- Cari sukarelawan lebih agresif kalau slot yang terisi kurang daripada 70%
- Kalau pendaftaran perlahan, putuskan sekarang sama ada harga awal dilanjutkan atau promosi ditambah - membuat keputusan lewat sama sahaja dengan tidak membuat keputusan
Senarai ahli anda sendiri akan membawa jauh lebih ramai orang daripada iklan media sosial. Bergantunglah pada e-mel, WhatsApp dan mengajak orang secara terus, dan anggap media sosial sebagai sokongan, bukan saluran utama. Ini satu kelebihan sebenar organisasi keahlian berbanding penganjur komersial, dan menghairankan berapa ramai jawatankuasa yang mengabaikannya demi membayar iklan.
Dua hingga tiga minggu awal - butirannya
- Beri pihak dewan dan katering angka muktamad, atau sedekat mungkin dengan muktamad
- Kumpulkan semua keperluan yang peserta beritahu, daripada makanan hingga akses kerusi roda
- Tentukan susun atur, tempat duduk, dan di mana sebenarnya tempat duduk OKU diletakkan
- Sahkan waktu ketibaan juri atau penceramah, peralatan yang mereka perlukan, dan bagaimana anda memperkenalkan mereka
- Cetak tag nama, papan tanda, dan apa-apa lagi yang berbentuk fizikal
- Letak nama pada setiap slot sukarelawan dan hantar aturcara kepada mereka
- Hantar nota ringkas kepada semua pendaftar tentang apa yang perlu mereka tahu: tempat letak kereta, pukul berapa, bawa apa
- Sahkan pelan sandaran dan siapa yang perlu dihubungi kalau ada masalah
- Kira perbelanjaan dan pastikan wang kos tak dijangka masih utuh
Seminggu awal - semak semula semuanya
- Telefon semula setiap pembekal. Telefon, bukan e-mel
- Semak cuaca dan aktifkan pelan hujan kalau perlu
- Uji mikrofon, sistem bunyi, siaran langsung kalau ada, dan sistem pendaftaran masuk
- Cetak aturcara dan edarkan kepada setiap sukarelawan, pembekal dan pegawai
- Sediakan kaunter pendaftaran: senarai nama, tag nama, dan duit kecil kalau menerima tunai
- Hantar peringatan terakhir dengan butiran akhir
- Kemas kotak barang yang diperlukan pada hari acara
- Setuju siapa yang berhak membuat keputusan pada hari itu kalau ada yang tersasar
"Semak semula" bermaksud menelefon. Seseorang menandatangani perjanjian sepuluh minggu lalu tidak memberitahu apa-apa tentang sama ada lori itu masih ditempah untuk hari Sabtu. Menghantar semula e-mel hampir sama tidak bergunanya. Telefon mereka satu persatu, dan tanda satu persatu.
Sehari sebelum - jalan keliling tempatnya
- Jalan keliling dewan sambil memegang aturcara, dan kira masa peralihan dari satu bahagian ke bahagian seterusnya
- Pastikan pintu masuk tanpa tangga, tandas OKU dan tempat duduk khas benar-benar lapang dan boleh digunakan, tidak terhalang pentas
- Pasang papan tanda dan kaunter pendaftaran, dan apa-apa yang boleh dipasang awal
- Uji sistem bunyi betul-betul, menggunakan peralatan yang sama akan digunakan esok
- Sahkan waktu penghantaran katering dan syarikat sewaan
- Cas semuanya - mikrofon, tablet, mesin kad, telefon
- Hantar pesanan ringkas kepada sukarelawan: pukul berapa sampai dan di mana letak kenderaan
Pada hari acara
- Sampai lebih awal daripada pembekal dan sukarelawan, dengan masa berlebih
- Jalan keliling sekali lagi: pintu masuk, papan tanda, pintu keluar, tandas
- Taklimat sukarelawan bersemuka, kira-kira lima belas minit sebelum pintu dibuka
- Letak cukup orang di kaunter pendaftaran, dan sediakan pelan kalau beratur panjang
- Serahkan kotak kecemasan dan tugas menangani masalah kepada seorang - bukan ketua penganjur
- Kira siapa yang benar-benar hadir, supaya makanan boleh dilaraskan
- Ambil gambar, untuk e-mel terima kasih dan untuk promosi tahun depan
- Daftarkan ahli baharu dan terima yuran pada hari itu juga, bukan "nanti"
- Kumpulkan pasukan teras sepuluh minit sebaik pintu ditutup, selagi semua masih ingat
Seorang sahaja yang boleh mengubah jadual. Kalau tiga orang boleh membuat keputusan yang sama, anda akan dapat tiga jawapan berbeza, dan ia datang tepat pada sepuluh minit yang paling anda tidak mampu tanggung. Sebutkan kuat-kuat semasa taklimat pagi, siapa orangnya.
Selepas itu - dua minggu yang menentukan sama ada ia berbaloi
- E-mel terima kasih dalam dua hari: semua yang hadir, penaja, pegawai, sukarelawan
- Hantar tinjauan juga dalam dua hari - lima soalan, tidak lebih
- Bayar bil yang belum selesai dan kira jumlah sebenar perbelanjaan
- Beri jawatankuasa angka yang sebenar: siapa hadir, apa yang berbaki, ahli baharu, markah tinjauan
- Hubungi satu persatu ahli baharu dan sesiapa yang masih teragak-agak membayar yuran
- Pulangkan barang sewaan dan tuntut deposit
- Tulis satu muka surat nota selagi masih ingat: apa nak ulang, apa nak ubah, apa nak buang
- Simpan aturcara, nombor telefon pembekal dan belanjawan di tempat yang mudah dicari tahun depan
Lebih besar atau lebih kecil daripada itu
Lapan peringkat di atas disusun untuk acara bersaiz sederhana. Kalau acara anda lebih kecil atau lebih besar, peringkatnya tidak berubah, tetapi seberapa awal anda perlu bermula memang berubah, dan itulah bahagian yang orang selalu tersilap kira.
| Saiz | Rupanya bagaimana | Mula sekurang-kurangnya sejauh ini |
|---|---|---|
| Kecil | Bengkel atau perjumpaan, bawah 50 orang | Sekitar 5 minggu |
| Sederhana | Kutipan dana atau kejohanan, 50 – 250 orang | Sekitar 3 bulan |
| Besar | Majlis besar atau acara beberapa hari, 250+ orang | Sekitar 7 bulan |
Untuk acara kecil, gabungkan dua peringkat pertama menjadi satu usaha empat hingga enam minggu dan langkau penajaan terus - kerja menjual penajaan RM 500 jarang berbaloi untuk bengkel lima puluh orang. Untuk acara besar, panjangkan peringkat pertama sehingga lapan atau sepuluh bulan, kerana pada saiz itu yang menghalang bukan lagi kesediaan anda sendiri, tetapi sama ada dewan dan jurinya memang lapang.
Semakan dua minggu
Dua minggu sebelum acara, anda sepatutnya boleh melihat kedudukan persiapan dan tahu dalam satu dua minit sama ada ia terkawal atau bakal jadi kelam-kabut. Ia berbalik kepada kira-kira empat perkara di setiap belah.
| Terkawal | Bakal jadi kelam-kabut |
|---|---|
| Pendaftaran dalam lingkungan 10% daripada sasaran | Anda masih "menunggu jawapan" daripada pembekal yang ditempah berbulan lalu |
| Setiap pembekal sudah mengesahkan dalam dua minggu lepas | Belum ada sesiapa yang benar-benar setuju menjaga kaunter pendaftaran |
| 90% slot sukarelawan sudah ada namanya | Belum ada sesiapa membanding perbelanjaan dengan belanjawan sejak mesyuarat pertama |
| Aturcara boleh dihulur kepada orang asing dan dia masih faham | Tiada jawapan untuk "kalau hujan macam mana" |
Soalan yang berbaloi ditanya kepada pihak dewan
Selain sama ada semua orang muat, ini soalan yang kalau tidak ditanya akan menimbulkan masalah pada hari acara.
- Bolehkah seseorang masuk melalui pintu utama tanpa tangga, dan adakah tandas OKU di setiap tingkat yang digunakan?
- Pukul berapa anda boleh masuk untuk menyediakan, dan selebar mana pintu punggah? Ukur sendiri kalau anda membawa pentas atau alat muzik besar
- Ada janakuasa sandaran, kalau anda menggunakan banyak sistem bunyi dan lampu?
- Boleh bawa katering sendiri, dan ada waktu bila anda mesti berhenti membuat bunyi bising?
- Berapa banyak tempat letak kereta, dan di mana perhentian bas atau stesen terdekat yang boleh digunakan pengguna kerusi roda? Anda akan perlukan ini untuk jemputan
- Apa yang berlaku kalau anda membatalkan, atau kalau cuaca buruk? Pastikan tertulis dalam perjanjian, bukan sekadar dijanjikan secara lisan
- Siapa orang dewan yang bertugas pada hari itu, dan berapa nombor telefon bimbitnya?
- Adakah wifinya cukup kuat untuk bayaran kad, pendaftaran masuk atau siaran langsung?
Minta ditunjukkan pintu punggahnya, bukan dewannya sahaja. Dewan tercantik di bandar tetap jadi mimpi ngeri kalau katering terpaksa mengangkat semuanya naik tangga kecemasan, dan anda tidak akan tahu itu daripada risalah atau daripada lawatan yang hanya menunjukkan bahagian hadapan.
Membuat orang datang
Bagi organisasi keahlian, aset terbesar ialah senarai ahli anda sendiri, dan ia berbaloi dilayan begitu dan bukan dijadikan sampingan selepas media sosial. Bahagian teknikal pendaftaran dan bayaran sudah saya tulis berasingan - lihat menjalankan pendaftaran acara ahli untuk cara menyediakannya, dan menjual tiket kepada ahli untuk soal harga - jadi bahagian ini khusus tentang memberitahu orang.
- Satu muka surat tentang acara dengan tarikh, harga, dan ruangan untuk menyatakan keperluan
- Siri e-mel: simpan tarikh, kemudian pengumuman, kemudian peringatan empat minggu dan seminggu sebelum, kemudian panggilan terakhir
- Hantar mesej berbeza kepada orang berbeza - ahli yang baru masuk bulan lepas dan ahli yang sudah lima belas tahun tidak digerakkan oleh perkara yang sama
- Harga lebih murah untuk pendaftaran awal, terutamanya supaya anda lebih cepat tahu berapa ramai yang datang
- Sekurang-kurangnya satu hantaran menggunakan gambar tahun lepas, kalau ada
- Hantar logo dan cadangan hantaran kepada penaja sekurang-kurangnya enam minggu awal, kalau tidak mereka tidak sempat menggunakannya
- E-mel pengesahan yang mengandungi semua yang orang betul-betul perlukan pada hari itu
- Semakan mingguan pendaftaran berbanding sasaran, bermula hari pertama pendaftaran dibuka
Perlu diingat, sebilangan orang yang mendaftar tidak akan datang, dan jurangnya jauh lebih besar untuk acara percuma berbanding acara berbayar. Sudah saya tulis berasingan dalam orang yang kata datang tapi tak datang, kerana itu masalah tersendiri dan ia mengganggu kiraan makanan.
Sukarelawan
- Seorang yang menguruskan sukarelawan, dan bukan orang yang sama menjalankan acara
- Minta orang mendaftar untuk slot dengan waktu mula dan tamat yang jelas, bukan "datang bila lapang"
- Sediakan orang lebih ramai daripada yang diperlukan, kerana ada yang akan tarik diri
- Tuliskan apa isi setiap tugas: kaunter pendaftaran, menyambut tetamu, mengawal lalu lintas, membantu sistem bunyi, mengemas
- Kumpulan chat untuk hari acara, dibuat dan diuji lebih awal, bukan dibuat pagi itu juga
- Tag nama atau tanda yang kelihatan, supaya tetamu tahu siapa nak ditanya
- Ucap terima kasih dalam dua hari - sukarelawan yang berasa dihargai akan kembali tahun depan, dan itu menyelesaikan sebahagian besar masalah mencari sukarelawan tahun berikutnya
Minta orang mengambil slot dengan waktu yang jelas, bukan sekadar menawarkan "tolong-tolong". Orang yang sudah setuju menjaga kaunter pendaftaran dua jam hampir selalu datang. Orang yang sekadar kata sedia membantu datang bila dia rasa nak, dan biasanya bukan pukul tujuh pagi.
Memastikan semua orang boleh menyertainya
"Fikirkan tentang kemudahan OKU" bukan satu kerja, ia nota mengingatkan anda untuk membuat satu, dan inilah bahagian yang paling kerap dilangkau dalam hampir setiap panduan acara yang saya baca ketika menyusun tulisan ini. Ini perinciannya. Tidak semuanya akan terpakai untuk acara anda, dan sebahagiannya memerlukan wang yang mungkin belum ada, tetapi beza antara kumpulan yang sudah memikirkannya dengan yang belum sudah kelihatan dari tempat letak kereta lagi.
- Masuk dan bergerak: jalan masuk tanpa tangga, tandas OKU di setiap tingkat yang digunakan, dan tempat duduk khas dengan pandangan yang baik, bukan ditolak ke belakang
- Mengikuti apa yang berlaku: sari kata di skrin atau jurubahasa isyarat untuk bahagian utama, ditempah sekurang-kurangnya sebulan awal kerana bilangannya tidak ramai
- Bertanya lebih awal: ruangan pada borang pendaftaran untuk menyatakan keperluan, disemak setiap minggu dan bukan ditemui malam sebelumnya
- Ruang senyap: bilik jauh daripada pembesar suara - di kejohanan pancaragam ini lebih penting daripada kebanyakan acara - dan lampu yang boleh dimalapkan kalau dewan membenarkan
- Bahan bercetak: buku aturcara bertulisan besar untuk sesiapa yang meminta, dan versi di laman web yang boleh dibaca oleh pembaca skrin
- Makanan: tanya secara khusus tentang alahan dan pantang larang makanan, dan padankan jawapannya dengan katering ketika memberi angka akhir, bukan diandaikan sudah beres
Kalau ada yang tidak menjadi
Setiap pelan perlu jawapan ringkas dan khusus untuk "kalau begini kita buat apa", disusun dalam bilik yang tenang berbulan-bulan lebih awal, bukan direka pukul enam petang ketika tetamu mula sampai.
| Apa yang mungkin berlaku | Bila disemak | Apa yang sudah anda putuskan |
|---|---|---|
| Cuaca buruk, kalau di luar | Tiga hari sebelum | Sandaran dalam bangunan yang sudah dimasukkan dalam perjanjian dewan |
| Juri atau penceramah menarik diri | Bila-bila masa | Pengganti yang sudah dicari sejak awal, dan sudah diberitahu dia penggantinya |
| Sistem bunyi atau peralatan rosak | Semasa pemasangan, atau semasa acara | Mikrofon simpanan, dan aturcara bercetak supaya acara boleh diteruskan tanpa sistem bunyi langsung |
| Pendaftaran bawah 60% sasaran dua minggu sebelum | Dua minggu sebelum | Promosi tambahan yang sudah dipersetujui, dan bilik lebih kecil sebagai sandaran |
| Pembekal membatalkan pada saat akhir | Bila-bila masa | Senarai sebut harga lain yang anda simpan ketika mula-mula membanding harga |
| Kos memakan wang simpanan | Setiap bil | Wang kos tak dijangka digunakan dahulu, dan hanya pemegang kewangan yang boleh meluluskan lebih daripada itu |
Kotak yang dibawa pada hari acara: aturcara bercetak dan senarai nombor pembekal, bank kuasa, kit pertolongan cemas asas, tag nama dan pen penanda simpanan, pita pelekat, pengikat kabel, sedikit wang tunai untuk perkara tidak dijangka, dan salinan bercetak setiap perjanjian untuk saat wifi terputus dan ada yang mempertikaikan apa yang dipersetujui dahulu.
Aturcara hari acara
Ini sekadar hari itu ditulis mengikut jam, dan inilah satu helaian kertas yang paling banyak gunanya. Ini milik Bahana Wijaya, versi ringkas. Tiru bentuknya dan tukar waktunya ikut acara anda.
| Waktu | Apa yang berlaku | Tanggungjawab siapa |
|---|---|---|
| 6.00 pagi | Pembekal sampai dan menyediakan - bunyi, pentas, makanan | Ketua operasi |
| 7.00 pagi | Jalan keliling sekali bersama orang dewan dan juruteknik bunyi | Ketua penganjur |
| 7.30 pagi | Taklimat sukarelawan - slot tugas, lokasi kotak kecemasan, siapa yang memutuskan hari ini | Penyelaras sukarelawan |
| 8.00 pagi | Pendaftaran dibuka, unit mendaftar dan mencabut giliran persembahan | Pasukan pendaftaran |
| 9.00 pagi | Perasmian, juri diperkenalkan, persembahan pertama | Juruacara |
| 12.00 tengah hari | Rehat dan makan tengah hari, dihidang mengikut aturcara bukan ikut jam | Ketua operasi |
| 1.00 petang | Sesi petang | Juruacara |
| 4.00 petang | Juri berbincang, ucapan terima kasih penaja mengisi jeda | Juruacara |
| 4.45 petang | Keputusan dan penyampaian hadiah - sebut nama penaja dan sukarelawan kuat-kuat | Yang Dipertua |
| 5.30 petang | Tamat dan kemas, sepuluh minit bersama pasukan sebelum sesiapa balik | Ketua penganjur |
Selepas itu, bahagian yang kebanyakan kumpulan tergesa-gesa
Acara belum tamat ketika pintu ditutup. Ia tamat apabila anda sudah menghubungi semula semua orang yang penting dan menukar hasilnya menjadi keputusan untuk tahun depan, dan inilah bahagian yang hampir setiap organisasi potong pendek. Itulah sebabnya jawatankuasa terus bertanya "sebenarnya menjadi tak?" dan tidak pernah betul-betul dapat jawapan.
E-mel terima kasih kepada semua yang hadir dalam sehari, sertakan gambar. Tinjauan dalam dua hari, lima soalan dan tidak lebih: sejauh mana anda seronok, adakah anda akan datang lagi, satu perkara untuk dikekalkan, satu perkara untuk diubah, dan adakah ini membuat anda lebih cenderung kekal jadi ahli atau membawa orang lain. Terima kasih peribadi kepada setiap penaja dan pegawai, elok kalau daripada ahli jawatankuasa dan bukan daripada yang menganjurkan. Susulan satu persatu dengan ahli baharu dalam seminggu. Kiraan akhir dan laporan kepada jawatankuasa dalam dua minggu.
Kemudian tulis satu muka surat nota itu, dan simpan bersama belanjawan dan aturcara. Bahagian inilah yang nilainya bertimbun perlahan-lahan dari tahun ke tahun, dan yang menjadikan acara itu tidak lagi hidup dalam kepala seorang sahaja…. Jawatankuasa yang membuat ini tiga tahun berturut-turut akan merancang acara keempatnya daripada satu fail, bukan daripada kosong, dan itu menjimatkan tenaga orang yang menguruskannya dengan banyak sekali.
Bawa versi bercetaknya: kesemua lapan peringkat dengan ruangan kosong untuk siapa buat apa dan bila tarikh akhirnya, berserta senarai semak kemudahan OKU dan muka surat pelan sekiranya berlaku masalah. Muat turun senarai semak PDF.
Agak banyak bahagian menyusahkan di atas - menerima pendaftaran dan bertanya keperluan orang, menghantar peringatan, menjejak siapa sudah bayar dan siapa belum, siapa bertugas bila, dan senarai ahli yang menjadi titik mula promosi tahun depan - adalah perkara yang memang Anggota dibina untuk ambil alih, supaya fail tahun depan terisi sendiri dan bukan disusun semula dari kosong. Kalau bunyinya berguna, anda dialu-alukan mencubanya secara percuma. Dan kalau anda lebih suka menjalankan semuanya dengan spreadsheet dan kumpulan WhatsApp yang teratur, itu pun tidak menjadi masalah langsung - banyak acara yang sangat bagus dijalankan tepat begitu setiap hujung minggu, dan tiada satu pun pemikiran di atas yang berhenti berguna semata-mata kerana anda menyimpannya di tempat lain.
