Cara membangun direktori anggota
Direktori anggota kedengarannya jelas berguna sampai Anda membangunnya dan tak ada yang membukanya. Ini kapan direktori benar-benar pantas ada, dan cara membangun yang sungguh dipercaya anggota Anda.
Direktori anggota termasuk fitur yang kedengarannya jelas berguna - sampai Anda benar-benar membangunnya lalu menyaksikan tidak ada yang membukanya. Paling sederhananya, ia cuma daftar anggota Anda - nama, mungkin foto, mungkin cara untuk menghubungi - yang bisa ditelusuri anggota untuk menemukan satu sama lain. Ada organisasi yang mendapat manfaat besar dari direktorinya. Ada juga yang membangunnya karena kelihatannya memang begitu seharusnya, lalu diam-diam memajang nomor telepon semua orang ke semua orang, dan berakhir dengan halaman yang dikunjungi tiga kali setahun plus satu email agak sengit soal privasi. Bedanya kedua hasil itu hampir tidak ada hubungannya dengan software, dan hampir seluruhnya soal apakah anggota Anda memang ingin menemukan satu sama lain sejak awal.
Jadi sebelum masuk ke cara membangunnya, pertanyaan jujur yang layak diajukan adalah apakah direktori memang pantas ada di grup Anda. Biar tetap konkret, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini. Misalkan Anda ikut mengelola Klub Mobil Retro Nusantara - komunitas mobil klasik, 300 sampai 400 anggota tersebar di chapter Jakarta, Bandung, Surabaya, Yogyakarta dan Bali, orang-orang yang menghabiskan akhir pekan menghidupkan lagi sedan berumur empat puluh tahun dan malam harinya berburu handel pintu yang berhenti diproduksi sejak 1987. Untuk grup seperti itu, direktori bukan sekadar pelengkap. Ia nyaris jadi inti seluruhnya, karena alasan orang-orang ini bergabung justru untuk menemukan satu sama lain.
Pertama, apakah ada yang benar-benar menginginkannya?
Ini garis pemisah yang akan saya tarik, setelah melihat kedua versinya berjalan. Direktori benar-benar berguna kalau anggota Anda punya alasan nyata untuk saling menghubungi langsung, tanpa Anda di tengah. Asosiasi profesi adalah contoh klasiknya - seorang anggota ingin mencari anggota lain yang menangani hukum pajak di Surabaya, atau yang sedang mencari karyawan, atau yang bisa menjawab pertanyaan spesifik, dan direktori adalah caranya. Klub dengan sisi bisnis atau praktis pun sama: anggota klub mobil kita ingin menemukan dua tiga orang lain di negeri ini yang punya model langka yang sama, bertukar suku cadang, minta rekomendasi bengkel yang tidak akan merusak catnya. Itu direktori yang benar-benar bekerja.
Lalu ada jenis yang satunya. Kalau anggota Anda tidak punya kebutuhan khusus untuk saling menghubungi - kalau mereka datang untuk acaranya dan untuk kegiatan bersamanya, bukan untuk jejaringnya - direktori sebagian besar cuma jadi risiko privasi yang duduk menunggu mempermalukan Anda. Anda mengumpulkan detail semua orang ke satu tempat yang bisa ditelusuri, tidak memberi siapa pun alasan untuk memakainya, dan mengambil tanggung jawab menjaganya tetap akurat dan aman demi manfaat yang persisnya nol. Saya sarankan jujur pada diri sendiri Anda ada di kelompok mana. Banyak komunitas yang sehat-sehat saja sama sekali tidak butuh direktori, dan tidak ada yang memalukan dari tidak membangunnya. Ini bukan kotak yang wajib dicentang tiap keanggotaan.
Tes cepat: setahun terakhir, berapa kali ada anggota yang minta dihubungkan dengan anggota lain? Kalau jawabannya "sering", berarti ada permintaan nyata dan direktori akan terpakai. Kalau "hampir tidak pernah", direktori tidak akan menciptakan permintaan yang memang tidak ada - ia cuma jadi daftar yang tak ditelusuri siapa-siapa. Bangun untuk permintaan yang bisa Anda lihat, bukan yang Anda harapkan.
Untuk apa sebenarnya sebuah direktori
Kalau Anda ada di kubu pertama, ada gunanya memperjelas dulu tugasnya sebelum memilih kolomnya, karena tugas itu menentukan segalanya. Untuk Klub Mobil Retro Nusantara sebenarnya ada dua cara anggota ingin menemukan satu sama lain, dan keduanya layak disebut karena keduanya memetakan bagaimana seluruh sistem ini mesti dibangun. Satu, berdasarkan wilayah - siapa lagi yang dekat dengan saya, supaya saya bisa datang ke kopdar berikutnya atau bertanya ke orang lokal bengkel mana yang bisa dipercaya. Dua, berdasarkan model - siapa lagi yang memakai mobil yang sama dengan saya, di mana pun ia berada di negeri ini, karena merekalah yang paham girboks saya dan tahu di mana suku cadangnya bersembunyi. Wilayah dan model. Semua yang perlu dilakukan direktori mengalir dari dua pertanyaan itu.
Dua pertanyaan Anda akan berbeda - badan profesi mungkin memilah berdasarkan keahlian dan kota, ikatan alumni berdasarkan angkatan dan industri - tapi latihannya sama. Cari tahu dua atau tiga cara anggota Anda benar-benar ingin saling mencari, lalu biarkan itu yang menentukan kolom-kolomnya. Kalau Anda mulai dari "apa saja yang mungkin bisa kita kumpulkan" alih-alih "apa yang akan orang cari", Anda akan berakhir dengan formulir gembung yang tak diisi siapa-siapa dan direktori yang tak bisa dipakai siapa-siapa.
Kolom apa yang perlu dimasukkan (dan apa yang ditinggalkan)
Godaannya adalah mengumpulkan segalanya, dan itu layak ditahan. Tiap kolom yang Anda tambahkan adalah satu hal lagi yang harus dijaga tetap terkini, satu hal lagi yang harus diputuskan anggota apakah mau dibagikan, dan satu baris keruwetan lagi antara seseorang dan jawaban yang ia cari. Saya sarankan mulai ramping dan menambahkan hanya yang pantas ada. Untuk klub mobil kita kira-kira: nama (atau panggilan yang benar-benar dipakai orang saat kopdar, yang sering lebih berguna daripada nama di KTP), chapter atau kota, model atau model-model yang dipakai, dan satu cara untuk dihubungi - nomor WhatsApp atau formulir yang meneruskan pesan. Itu direktori yang menjawab pertanyaan wilayah sekaligus pertanyaan model, dan tak banyak lagi, dan justru itulah intinya.
Yang saya sarankan dipikir dua kali adalah hal-hal yang terasa wajar dikumpulkan tapi diam-diam menaikkan taruhannya. Alamat rumah lengkap, nomor telepon persis yang dipajang terbuka, tanggal lahir, apa pun yang tidak ingin Anda lihat di-screenshot dan diedarkan ke grup chat. Tak satu pun dari itu diperlukan untuk membantu dua penggemar menemukan satu sama lain, dan semuanya mengubah daftar yang ramah jadi masalah data. Kalau sebuah kolom tidak menjawab salah satu pertanyaan pencarian inti Anda, kemungkinan besar ia memang tidak pantas ada di direktori - simpan saja di catatan anggota Anda yang privat, cuma jangan dipublikasikan.
Biarkan anggota memilih apa yang tampil - bagian ini penting
Ini bagian yang paling sering keliru dijalankan organisasi, dan juga yang benar-benar bisa membuat Anda repot, jadi saya akan bicara terus terang. Detail anggota ada di catatan Anda bukan berarti sama dengan anggota setuju detail itu ditampilkan ke semua anggota lain. Itu dua izin yang terpisah, dan izin yang kedua harus Anda minta secara eksplisit. Setelan aman default - dan makin lama makin jadi yang diharapkan di bawah norma perlindungan data di Indonesia - adalah tidak ada apa pun tentang seorang anggota yang muncul di direktori sampai ia memilih ikut, kolom per kolom.
Praktiknya, itu berarti membiarkan tiap anggota memutuskan apa yang terlihat. Ada yang senang menampilkan nama, chapter dan model tapi bukan nomornya - tidak apa-apa, biarkan direktori meneruskan pesan saja. Ada yang terbuka penuh, lengkap dengan WhatsApp, karena justru kontak itulah tujuannya di sana. Anggota baru mungkin ingin tak terlihat dulu beberapa bulan dan muncul begitu ia merasa jadi bagian. Semua itu mesti jadi keputusan si anggota, bukan Anda, dan mesti gampang diubah nanti tanpa harus mengirim email ke Anda dulu. Ikut secara sukarela, per kolom, bisa diubah kapan saja. Kalau ini benar, direktori jadi fitur yang dipercaya orang; kalau salah, ia jadi keluhan yang menunggu terjadi.
Bisa dicari jauh lebih baik daripada daftar statis
Direktori berisi 30 orang bisa berupa daftar sederhana yang Anda gulir. Direktori berisi 300 sampai 400 orang, tersebar di lima chapter dan puluhan model, tidak bisa - dan di sinilah banyak upaya buatan sendiri ambruk. Kalau menemukan pemilik lain model Anda berarti menggulir satu halaman panjang sambil membaca tiap entri, tak akan ada yang melakukannya lebih dari sekali. Seluruh nilainya ada di penyaringan: tunjukkan semua orang di chapter Bandung, tunjukkan semua yang memakai model ini, tunjukkan orang yang keduanya sekaligus. Begitu direktori Anda bisa menjawab "siapa yang dekat dengan saya" dan "siapa yang mobilnya sama dengan saya" dalam beberapa ketukan, ia berhenti jadi daftar dan mulai jadi berguna.
Anda tidak butuh yang canggih di sini, cukup pencarian dan satu dua filter yang cocok dengan pertanyaan yang tadi sudah Anda susun. Ini juga titik saat direktori berhenti jadi sesuatu yang berdiri sendiri dan menjadi bagian dari area anggota yang benar - ia duduk wajar bersama hal-hal lain yang anggota login untuk lakukan, yang saya tulis terpisah di tulisan soal fitur portal anggota ini. Direktori yang bisa dicari di dalam portal ber-login adalah makhluk yang sangat berbeda dari halaman datar berisi nama, dan versi itulah yang sungguh terpakai.
Publik atau khusus anggota?
Keputusan lain yang layak diambil dengan sengaja adalah siapa yang boleh melihatnya sama sekali, dan tidak ada satu jawaban yang benar - tergantung untuk apa direktori itu. Direktori khusus anggota, terlihat hanya setelah login, adalah pilihan yang lebih aman dan lebih umum. Anggota berbagi lebih lega ketika tahu datanya tidak nangkring di internet terbuka untuk dikeruk siapa saja, dan untuk klub mobil yang detail kontaknya adalah nomor HP pribadi, khusus anggota adalah yang akan saya condongi tanpa banyak ragu.
Direktori publik ada tempatnya, tapi tempatnya lebih sempit. Sebuah asosiasi profesi mungkin ingin anggotanya bisa ditemukan dunia luar, karena terdaftar sebagai praktisi bersertifikat adalah sebagian dari nilai keanggotaan itu - keterlihatan itulah manfaatnya. Kalau itu situasi Anda, direktori publik bisa jadi daya tarik sungguhan. Tapi ia menaikkan taruhan privasi jauh lebih tinggi, dan saya hanya akan menampilkan yang paling minimum ke publik (nama, kota, keahlian, misalnya) sambil menyimpan kontak langsung di balik login atau formulir yang diteruskan. Untuk kebanyakan klub dan komunitas, khusus anggota adalah default yang masuk akal, dan Anda selalu bisa membukanya nanti kalau ada alasan nyata muncul. Mulai tertutup, buka dengan sengaja.
Menjaganya tetap terkini itu bagian yang benar-benar susah
Siapa pun bisa membangun direktori. Yang membedakan yang berguna dari yang memalukan adalah apakah informasi di dalamnya masih benar setahun kemudian, dan di sinilah kebanyakan direktori diam-diam mati. Orang pindah chapter, ganti nomor, jual mobil lama dan beli proyek baru, atau menghilang sama sekali. Direktori penuh nomor mati dan entri basi lebih buruk daripada tidak ada direktori, karena ia membuang waktu orang yang mempercayainya, dan beberapa pengalaman "nomor ini sudah tidak aktif" akan membunuh kepercayaan anggota pada keseluruhannya.
Kuncinya - dan ini kurang tepat disebut kunci, lebih ke desain yang bagus saja - adalah membuat anggota memelihara entrinya sendiri alih-alih mengalirkan tiap perubahan lewat Anda. Kalau anggota bisa login dan memperbarui sendiri model, chapter dan detail kontaknya dalam semenit, direktori tetap terkini sebagai efek samping orang mengurus keanggotaannya sendiri, yang persis begitulah seharusnya. Dorong sedikit setahun sekali (ajakan lembut "coba lihat entri direktori Anda dan pastikan masih benar" sekitar masa perpanjangan sudah mengerjakan sebagian besarnya), dan jangan berharap sempurna. Direktori yang 90% akurat dan memelihara diri sendiri mengalahkan yang sempurna seminggu setelah Anda bersihkan dengan tangan lalu membusuk pada bulan berikutnya.
Mulai kecil, dan jangan berlebihan membangunnya
Anda tidak butuh direktori mewah untuk memulai. Anda butuh dua atau tiga kolom yang benar-benar akan dicari anggota, keterlihatan yang bersifat ikut sukarela supaya tak ada yang terpajang tanpa setuju, pencarian sederhana, dan dinding khusus anggota di sekelilingnya kecuali Anda punya alasan spesifik untuk go public. Sudah, itu saja. Selebihnya - pesan antar-anggota, foto profil, lencana, tampilan peta - adalah beberapa persen terakhir yang bisa Anda tambahkan nanti kalau orang memang memakai versi dasarnya dan minta lebih. Bangun yang sederhana, lihat apakah terpakai, dan biarkan anggota yang memberi tahu apa yang kurang alih-alih Anda menebak di depan.
Dan kalau Anda membangun seluruh situs keanggotaan di sekitar ini, direktori adalah satu bagian dari sesuatu yang lebih besar, bukan titik mulainya - saya sudah menjabarkan bagaimana bagian-bagiannya menyatu di panduan membangun situs keanggotaan ini, dan direktori paling wajar disisipkan begitu area anggota dan loginnya sudah ada. Beresi fondasi itu dulu; direktori adalah fitur di atasnya, bukan proyek yang berdiri sendiri.
Kalau boleh satu hal saja yang dibawa pulang: direktori anggota cuma layak dibangun kalau anggota Anda memang ingin menemukan satu sama lain - dan kalau iya, seluruh permainannya ada di privasi yang ikut sukarela, dua tiga kolom yang benar-benar dicari orang, dan membiarkan anggota menjaga entrinya sendiri tetap terkini. Kalau itu benar, ia akan mengurus dirinya sendiri.
Direktori yang menghormati siapa yang mau ditemukan, menyaring rapi berdasarkan hal-hal yang anggota pedulikan, dan tetap terkini tanpa Anda mengasuhnya tiap minggu adalah sebagian nilai yang ditawarkan sejumlah keanggotaan, dan itu salah satu hal yang Anggota dirancang untuk menangani - profil anggota yang bersifat ikut sukarela, bisa dicari berdasarkan kolom yang penting bagi grup Anda, tersimpan aman di balik login khusus anggota. Kalau itu terdengar seperti komunitas Anda, silakan coba gratis dan lihat cocoknya. Dan kalau Anda lebih suka mengambil pemikiran di sini lalu membangunnya dengan apa pun yang sudah Anda pakai, itu pun sungguh tidak masalah - prinsipnya berlaku dengan alat apa saja, dan direktori yang benar-benar dipercaya anggota Anda layak dibereskan dengan baik dengan cara apa pun Anda membangunnya.
