Portal anggota: apa itu dan fitur yang benar-benar penting

"Portal anggota" terdengar seperti sesuatu yang butuh tim IT, padahal maksudnya cuma bagian dari situs web Anda tempat anggota masuk (login). Sesederhana itu. Sisi publik situs Anda ditujukan untuk orang yang belum bergabung - menjelaskan siapa Anda dan berusaha mengajak mereka mendaftar. Portal adalah yang berada di balik login: bagian yang hanya dilihat anggota, tempat mereka bisa melakukan segelintir hal yang memang perlu dilakukan anggota tanpa harus mengirim email lalu menunggu balasan. Kalau Anda sudah membaca panduan membangun situs keanggotaan, portal ini sebenarnya cuma separuh dari situs itu yang berada di balik login. Selebihnya dalam artikel ini hanyalah soal memilah mana fitur yang layak dibangun, dan mana yang cuma kerumitan berbaju fitur.

Biar tetap konkret, saya pakai satu klub sepanjang tulisan ini. Misalkan Anda ikut mengelola Klub Tenis Sinar Pagi - klub tenis komunitas beranggota sekitar 140 orang, empat lapangan, slot terbaik ludes dari jam enam pagi sebelum udara memanas, tenis ganda santai tiap Sabtu yang bergilir sepanjang sore, sebuah tangga peringkat (ladder) yang dianggap orang jauh lebih serius daripada pengakuan mereka, klinik latihan bulanan, dan satu turnamen betulan tiap tahun. Iuran keanggotaan berkisar di angka Rp 300.000 - 500.000 setahun. Saat ini semuanya ditopang oleh satu grup WhatsApp dan seorang pengurus yang sangat sabar, yang secara pribadi menjawab tiap pertanyaan "iuran saya sudah lunas belum, ya?" dan "siapa yang main di lapangan tiga hari Sabtu?" yang masuk ke ponselnya. Pertanyaannya bukan apakah portal akan terlihat rapi. Tapi apakah ia sepadan dengan tenaga untuk membangun dan menjalankannya.

Pertanyaan jujur dulu: Anda benar-benar butuh portal?

Saya mau menaruh ini di awal, sebelum sisa artikel ini kita habiskan mengagumi fitur, karena bagi sejumlah klub jawaban jujurnya adalah tidak - atau setidaknya belum. Portal anggota baru pantas dibangun kalau anggota punya alasan sungguhan untuk login. Kalau klub Anda 30 orang yang saling kenal, semuanya terjadi di satu grup WhatsApp, dan bendahara mencatat pembayaran rapi di spreadsheet sambil menyeruput kopi tiap dua minggu sekali, maka portal itu solusi yang mencari-cari masalah. Anda akan membangun layar login untuk orang yang tak punya alasan melewatinya, dan portal kosong itu lebih buruk daripada tidak ada portal sama sekali - ia cuma nangkring di sana terlihat terbengkalai.

Titik di mana portal mulai masuk akal adalah ketika beban administrasi melampaui yang bisa ditampung satu orang di kepalanya plus aplikasi chat. Bagi Sinar Pagi dengan 140 anggota, batas itu sudah jelas terlampaui - ada orang yang menghabiskan berjam-jam tiap bulan untuk pertanyaan yang bisa dijawab anggota sendiri dalam sepuluh detik andai ada tempat untuk melihatnya. Tapi kalau Anda di bawah, katakanlah, 40 - 50 anggota dengan kebutuhan sederhana, jangan biarkan siapa pun membuat Anda malu karena belum membangun perangkat lunak. Grup WhatsApp dan spreadsheet bersama itu sistem keanggotaan yang sepenuhnya terhormat, dan saya lebih suka Anda menjalankan klub kecil dengan baik memakai alat sederhana daripada buruk memakai alat mewah.

Segelintir fitur yang benar-benar penting

Anggap Anda sudah memutuskan portal pantas dibangun, inilah daftar pendek yang mengerjakan pekerjaan sesungguhnya. Perhatikan betapa pendeknya. Sebagian besar nilainya ada di tiga atau empat pertama, dan saya akan membuat yang itu benar-benar bagus dulu sebelum sempat memikirkan sisanya.

Profil dan status keanggotaan

Ini kuda beban yang senyap, dan kalau portal tak melakukan apa pun selain ini, ia harus melakukannya dengan baik. Anggota login lalu bisa melihat siapa dirinya menurut catatan Anda, kapan keanggotaannya berakhir, dan apa saja yang sudah ia bayar. Cuma itu - dan itu hal yang paling sering dipakai di hampir semua portal yang pernah saya lihat, karena "saya benar-benar sudah anggota yang lunas belum, ya?" adalah pertanyaan yang paling sering diajukan orang sekaligus paling enggan mereka ajukan. Bagi Sinar Pagi, fitur satu ini saja diam-diam menghapus satu kategori penuh pesan WhatsApp. Anggota mengecek statusnya sendiri, melihat ia lewat masa aktif sejak Maret, membereskannya, dan tak seorang pun perlu menagih dengan agak canggung. Buat tanggal berakhir dan riwayat pembayaran tampil jelas, dan Anda sudah menghemat sebagian besar waktu bulanan relawan sabar Anda.

Perpanjang dan bayar tanpa harus bertanya siapa pun

Menyusul dekat di belakangnya adalah kemampuan benar-benar memperpanjang dan membayar dari dalam portal, bukan dengan transfer lalu japri seseorang untuk memastikan uangnya masuk. Ini transaksi yang menjaga lampu tetap menyala, jadi layak membuang tiap remah hambatan darinya. Anggota yang bisa melihat masa aktifnya hampir habis lalu melunasinya dalam dua menit yang sama, di ponsel, di pinggir lapangan, adalah anggota yang memperpanjang. Anggota yang harus mengingat nomor rekening, transfer, memotret bukti, dan mengirimnya ke orang yang tepat adalah anggota yang berniat lalu tak jadi. Tugas portal di sini semata menutup celah itu.

RSVP dan pendaftaran acara

Untuk klub tenis, di sinilah portal mulai benar-benar menunjukkan gunanya, karena begitu banyak kehidupan klub berkisar pada "siapa main, kapan?". Pendaftaran ganda santai Sabtu, entri turnamen, kuota di klinik latihan bulanan - semuanya berjalan lebih mulus kalau anggota menuliskan namanya sendiri dan bisa melihat siapa lagi yang sudah, alih-alih pengurus menyusun ulang daftar dari empat puluh balasan terpisah. Ini menyelamatkan penyelenggara dari peran jadi spreadsheet berjalan, dan memberi anggota dorongan kecil yang menyenangkan saat melihat sesi mulai terisi.

Satu peringatan jujur, karena saya sudah melihat klub kelewat bernafsu di sini: pemesanan lapangan penuh - reservasi slot per slot secara langsung di keempat lapangan - itu benar-benar urusan yang ruwet, dan bukan pekerjaan yang sama dengan sekadar RSVP acara. Banyak klub mendapat 90% manfaatnya dari pendaftaran sesi sederhana plus lembar pesan lapangan, lalu memelintir diri mencoba membangun perangkat reservasi kelas maskapai yang tak mereka butuhkan. Mulai dari RSVP. Tambahkan pemesanan lapangan sungguhan nanti, hanya kalau permintaannya jelas ada dan versi sederhananya kelihatan sudah kewalahan.

Direktori anggota

Direktori memungkinkan anggota menemukan dan saling melihat, dan di klub tenis kegunaannya luar biasa konkret: menemukan seseorang yang kira-kira selevel untuk diajak main. Anggota baru yang bergabung tanpa kenal siapa-siapa cuma berjarak satu Sabtu pertama yang buruk dari diam-diam tak pernah kembali - tapi direktori tempat ia bisa menemukan tiga pemain lain yang setara standarnya, lalu japri satu orang untuk mengatur latihan pagi di hari kerja, adalah direktori yang langsung menahan orang tetap di klub. Ini layak digarap serius, bukan sekadar tempelan, dan saya sudah menulis panduan tersendiri soal direktori anggota karena ada lebih banyak hal di baliknya daripada sekadar daftar nama.

Satu hal yang saya tandai keras: privasi. Direktori yang memajang nomor telepon anggota tanpa bertanya lebih dulu itu bukan fitur, tapi liabilitas, dan Anda akan mendengar keluhannya. Biarkan anggota mengatur apa yang mereka tampilkan dan biarkan mereka menolak sepenuhnya, dan sebagian besar justru akan dengan senang hati berbagi lebih banyak dari yang Anda kira. Lakukan sebaliknya, dan bahkan yang tadinya tak keberatan pun akan kesal karena tidak ditanya.

Dokumen dan sumber daya

Tiap klub mengumpulkan tumpukan kecil hal yang sesekali dibutuhkan orang dan tak pernah bisa ditemukan: aturan klub, cara kerja ladder, catatan latihan dari klinik terakhir, notulen pengurus, anggaran dasar yang tak dibaca siapa pun sampai ada perselisihan. Portal adalah rumah yang masuk akal untuk tumpukan itu - satu folder "di mana sih barangnya?" di balik login. Tidak mentereng dan tak seorang pun akan berterima kasih untuknya, tapi di hari seseorang mempertanyakan keputusan ladder atau pengurus baru butuh notulen tahun lalu, ia diam-diam membayar dirinya sendiri. Jangan terlalu dipikir. Daftar dokumen rapi yang benar-benar bisa ditemukan orang lebih baik daripada pangkalan pengetahuan indah yang Anda susun sebulan penuh.

Ruang khusus anggota

Yang terakhir dari enam fitur inti adalah tempat yang benar-benar cuma untuk anggota - dan untuk klub tenis, versi jujurnya adalah ladder itu sendiri. Peringkat terkini, hasil pertandingan terbaru, siapa yang naik dan siapa yang menghindari tantangan. Itulah yang benar-benar akan dibuka orang Sinar Pagi untuk dicek, kadang lebih dari sekali seminggu, karena ladder adalah cerita kecil yang terus berjalan dan mereka salah satu tokohnya. Apa pun padanannya bagi kelompok Anda, itulah ruang khusus anggota Anda: alasan untuk kembali yang bukan berupa transaksi.

Tapi saya akan hati-hati terhadap refleks membangun forum diskusi di sini. Forum di dalam portal anggota kebanyakan menyenyap dalam satu-dua bulan, karena anggota Anda sudah mengobrol di grup WhatsApp dan tak akan pindah rumah ke versi yang lebih buruk. Kalau linimasa anggota yang hidup tumbuh dengan sendirinya, bagus sekali. Tapi jangan bangun ruangannya lalu berasumsi pestanya akan menyusul - biasanya tidak, dan forum yang terbengkalai membuat seluruh portal terasa mati.

Yang enak dipunya tapi kebanyakan cuma menambah kerumitan

Di sinilah saya berkesempatan membujuk Anda menjauhi beberapa hal, yang justru separuh lebih berguna dari tiap diskusi fitur. Portal tidak jadi lebih baik dengan diisi lebih banyak. Melewati segelintir fitur inti, sebagian besar tambahan adalah beban, bukan nilai, dan portal berjejal yang membuat anggota tak bisa menemukan dua hal yang mereka cari justru langkah mundur dari yang sederhana. Tersangka yang biasa muncul:

• Chat atau perpesanan di dalam portal. Ini yang terbesar. Anggota Anda sudah punya grup WhatsApp yang mereka sukai dan cek terus-menerus, dan tak ada kotak chat wajib-login yang akan memancing mereka pindah darinya. Mencoba memindahkan orang ke perpesanan platform Anda adalah pertempuran yang akan Anda kalahkan, jadi jangan dipilih - biarkan mereka mengobrol di tempat mereka sudah mengobrol, dan pakai portal untuk hal-hal yang memang buruk ditangani WhatsApp.
• Lencana, poin, dan runtutan (streak) bergaya permainan. Kelihatan asyik saat demo dan diabaikan kira-kira dalam dua minggu. Di klub tenis, ladder itu sendiri sudah jadi permainannya, dan ia bermakna karena mencerminkan pertandingan sungguhan - lencana "login lima hari beruntun" tak berarti apa-apa dan semua orang tahu itu.
• Aplikasi seluler khusus. Sangat menggoda, jarang sepadan untuk klub komunitas. Portal yang bekerja apik di peramban ponsel memberi Anda nyaris semua yang bisa diberikan aplikasi, tanpa biaya membangun dua benda dan kesengsaraan membujuk anggota memasang apa pun.
• Linimasa aktivitas dan dasbor yang berlebihan. Deretan "Budi memperpanjang", "Sari mendaftar Sabtu" yang tak diminta siapa pun. Itu gerak yang menyerupai kegunaan. Tunjukkan pada anggota segelintir hal yang mereka butuhkan dan biarkan sisanya senyap.

Tak satu pun dari ini jahat, dan organisasi besar bersumber daya melimpah mungkin memang memakai satu-dua di antaranya. Tapi untuk klub sebesar Sinar Pagi, itu poin-poin pemolesan terakhir yang paling mahal dan paling tak penting, dan meraihnya sebelum enam fitur inti kokoh adalah membalik urutan.

Portal hanya sebagus alasan untuk login

Kalau ada satu gagasan untuk dipegang, inilah dia. Tiap fitur di atas hidup atau mati bergantung pada apakah anggota punya alasan membuka portal sejak awal, dan bagi kebanyakan klub komunitas alasan itu lebih kecil dan lebih jarang daripada yang dibayangkan para pembangun portal. Jujurlah soal klub Anda sendiri. Kalau anggota Anda realistisnya akan login dua kali setahun untuk memperpanjang dan sekali semusim untuk mengecek ladder, maka bangunlah dengan indah persis untuk itu - perpanjangan yang cepat, ladder yang layak dilihat - dan jangan membohongi diri bahwa Anda sedang membangun tujuan harian tempat mereka akan berdiam. Tak ada aib pada portal yang sebagian besarnya cuma tempat senyap dan andal untuk mengerjakan tiga hal penting dengan baik.

Klub yang benar-benar mendapat guna dari portal adalah yang di dalamnya ada sepotong kehidupan klub sungguhan yang terjadi di situ dan hanya di situ. Untuk klub tenis, ladder dan pendaftaran sesi biasanya jadi hal itu - anggota login karena di situlah yang mereka pedulikan sebenarnya berada. Pahami apa padanannya bagi Anda, taruh di depan dan tengah, dan biarkan selebihnya jadi pemeran pendukung.

Mulai kecil, dan biarkan ia tumbuh jadi yang orang pakai

Anda tidak perlu meluncur dengan keenam fitur mengilap sempurna, dan Anda jelas tak butuh yang cuma enak dipunya. Mulai dari profil dan status serta perpanjangan mandiri - dua hal yang langsung mengurangi beban relawan Anda dan menjawab pertanyaan yang paling sering diajukan anggota - lalu buat keduanya benar-benar bagus. Tambahkan RSVP acara berikutnya, karena untuk klub tenis itulah yang mengubah kehidupan klub sehari-hari. Lalu perhatikan apa yang sebenarnya dipakai orang, dan biarkan itu yang memberi tahu Anda apa yang dibangun berikutnya, bukan daftar fitur yang Anda susun sebelum seorang pun login. Direktori, dokumen, ladder bisa menyusul pada waktunya masing-masing….

Cukup banyak dari ini yang dirancang Anggota untuk membuatnya tidak jadi beban - area anggota tempat orang bisa mengecek statusnya sendiri, memperpanjang dalam beberapa ketukan, mendaftar sesi Sabtu dan menemukan lawan main, tanpa semua itu jatuh ke pundak satu relawan sabar Anda. Kalau itu terdengar berguna, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya dengan klub Anda. Dan kalau Anda lebih suka mengambil ide-ide ini lalu menjalankannya lewat apa pun yang sudah Anda pakai, itu pun sungguh tidak masalah - prinsipnya berlaku apa pun alatnya: bangun dua-tiga hal yang benar-benar jadi alasan anggota Anda login, kerjakan itu dengan baik, dan tinggalkan sisanya sampai mereka memintanya.