Template surat perpanjangan keanggotaan (contoh siap pakai)
Empat template surat perpanjangan siap pakai untuk ikatan alumni - pemberitahuan pertama yang ramah, sapaan kedua yang lebih hangat, pengingat terakhir yang santun, dan ajakan kembali - lengkap dengan catatan jujur kapan surat cetak masih mengalahkan email.
Surat perpanjangan keanggotaan sebenarnya bukan hal yang rumit. Kalau kita kupas, tugasnya cuma satu: mengingatkan anggota bahwa keanggotaannya akan segera jatuh tempo, mengingatkan sekilas kenapa layak dipertahankan, lalu memberi tahu persis bagaimana cara membayarnya. Itu saja intinya. Selebihnya - kop surat, sapaan hangat di awal, tanda tangan di bawah - cuma ada supaya ketiga hal tadi sampai ke seorang manusia, bukan memantul begitu saja. Jadi kalau Anda sedang menatap halaman kosong sambil bingung merumuskan surat perpanjangan tahun ini, kabar baiknya Anda tidak sedang menulis esai, Anda cuma mengisi satu pola yang cukup sederhana, empat atau lima kali, untuk empat atau lima situasi yang sedikit berbeda.
Sekarang bagian jujurnya dulu, karena saya tak mau Anda membuang-buang perangko. Untuk kebanyakan keanggotaan, di sebagian besar keadaan, email adalah kuda pekerjanya dan surat cetak adalah kemewahannya. Email gratis, sampai seketika, bisa disisipi tautan bayar yang tinggal diklik, dan Anda bisa mengirim empat email sepanjang musim perpanjangan nyaris tanpa biaya. Seluruh rangkaian pengingat itu - kapan mulai, seberapa sering, apa isi masing-masing - sudah saya uraikan di panduan lengkap perpanjangan, jadi tak saya ulang di sini. Kalau Anda cuma pernah kirim email, Anda tetap baik-baik saja, dan tidak kehilangan apa-apa.
Tapi surat cetak atau surat yang sungguh-sungguh resmi tetap punya tempatnya di beberapa titik tertentu, dan ikatan alumni adalah salah satu tempat surat itu paling berguna. Biar konkret, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini. Misalkan Anda ikut mengurus Ikatan Alumni Universitas Nawasena (singkatnya IKA Nawasena) - sekitar 2.400 alumni pembayar iuran dari basis lulusan yang berkali-kali lipat lebih besar, iuran tahunan yang tidak seberapa (banyak ikatan alumni berada di kisaran Rp 100.000 - 250.000), dan tingkat perpanjangan yang, kalau jujur, bergerak di angka 55 - 65% karena orang lulus, pindah kota, ganti alamat email, lalu diam-diam lepas dari daftar tanpa pernah benar-benar memutuskannya. Naikkan angka itu sepuluh poin saja dan Anda sudah menahan dua ratusan alumni yang tadinya akan menghilang. Bagi organisasi seperti ini, surat bukan soal nostalgia - ia alat yang menjangkau orang yang tak terjangkau email.
Kapan surat cetak atau resmi masih mengalahkan email
Tidak selalu, dan tidak untuk semua orang. Tapi versi resminya layak dipakai dalam kasus-kasus ini:
- Angkatan tua yang tidak hidup di kotak masuk. Angkatan 1985 tidak sedang me-refresh Gmail-nya. Surat yang tiba di depan pintu menjangkau mereka dengan cara yang tak akan dicapai tiga email yang tak dibuka.
- Tahun istimewa. Reuni besar, peringatan ulang tahun ke sekian, penggalangan dana beasiswa - apa pun yang Anda ingin terasa penting. Surat fisik, ditandatangani ketua, diam-diam berkata "yang ini penting" dengan cara yang tak bisa dilakukan email massal.
- Alumni lama menghilang yang sungguh Anda inginkan kembali. Kalau seseorang sudah pergi bertahun-tahun, surat sungguhan berkata "kami berupaya menjangkau Anda secara pribadi", dan upaya itu setengah dari pesannya.
- Saat daftarnya penting. Organisasi resmi yang menyurati anggotanya membawa bobot tertentu, dan surat yang disusun rapi di atas sebuah nama dan jabatan terbaca lebih dipikirkan ketimbang satu lagi notifikasi.
Satu hal yang berguna untuk dipegang: semua yang di bawah ini sama ampuhnya kalau ditempel ke dalam email. Kata-katanya tidak berubah - yang berubah cuma cara mengirimnya, dan lewat email lebih murah. Jadi anggap ini sebagai laras resmi Anda, entah dikirim di atas kertas atau lewat kabel. Kalau Anda lebih suka menulis sendiri dari nol ketimbang mengisi punya saya, prinsip menyusunnya sudah saya bahas di cara menulis surat perpanjangan keanggotaan. Dan kalau Anda memutuskan sebagian besar dorongan Anda lebih baik jadi email biasa (sering memang begitu), ada set yang sepadan di template email perpanjangan keanggotaan.
Cara memakai ini
Empat template di bawah ini mengikuti irama alami satu musim perpanjangan - pemberitahuan pertama yang ramah jauh-jauh hari, sapaan yang lebih hangat untuk yang menyenyap, pengingat terakhir yang santun, dan ajakan kembali untuk anggota yang sudah telanjur lepas. Pada surat cetak, tiap surat Anda beri kop, tanggal, serta nama dan alamat anggota di atasnya; bagian itu saya hilangkan supaya Anda bisa melihat kata-katanya, yang justru bagian yang penting. Isi tiap [tanda kurung siku] sebelum surat dikirim ke mana pun - surat yang tiba dengan "Yth. [Nama depan]" masih tercetak di dalamnya lebih buruk daripada tak ada surat sama sekali, dan itu lebih sering terjadi daripada yang Anda kira, jadi kirim dulu satu salinan uji ke diri sendiri. Dan jangan pusing menyamai kata-kata saya persis. Baca tiap surat dengan suara keras, dan kalau ada kalimat yang bukan sesuatu yang benar-benar akan Anda ucapkan ke teman satu angkatan, ubah sampai terasa pas.
Template 1 - pemberitahuan pertama yang ramah
Kirim ini jauh sebelum jatuh tempo, empat sampai enam minggu sebelumnya. Ini tidak mendesak dan tak boleh terasa mendesak - Anda cuma memberi orang ruang cukup untuk mengurusnya sesuai temponya sendiri, dan kebanyakan memang akan begitu.
Yth. [Nama depan],
Sebentar lagi waktunya perpanjangan keanggotaan IKA Nawasena Anda, dan saya ingin memberi tahu jauh-jauh hari ketimbang menunggu mepet. Keanggotaan Anda untuk [tahun] berakhir pada [tanggal jatuh tempo], dan memperpanjang membuat Anda tetap ada di daftar alumni, tetap masuk daftar undangan reuni tahunan dan acara chapter, serta tetap bagian dari jejaring yang [satu hal konkret yang didanai iuran, mis. menjalankan program mentoring untuk mahasiswa tingkat akhir].
Memperpanjangnya gampang. Anda bisa [pindai kode QRIS di bawah / transfer iuran [nominal iuran] ke [detail rekening] / perpanjang online di [tautan]], mana yang paling mudah, dan Anda beres untuk setahun ke depan. Kalau sudah Anda urus, terima kasih, dan abaikan saja surat ini.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan], atas nama pengurus IKA Nawasena
Kenapa ini ampuh: memberi pemberitahuan dini tanpa tekanan, menyebut terus terang untuk apa iuran itu dipakai alih-alih menganggap orang sudah tahu, dan mengubah pembayaran jadi satu langkah yang bisa dilakukan begitu surat dibaca.
Template 2 - sapaan kedua yang lebih hangat, "kami merindukan Anda"
Beberapa minggu kemudian, untuk yang belum menanggapi surat pertama. Pergeserannya di sini dari urusan administrasi ke urusan manusia - kurang "iuran Anda jatuh tempo" dan lebih "kami sungguh ingin mempertahankan Anda".
Yth. [Nama depan],
Beberapa minggu lalu saya menyurati Anda soal perpanjangan keanggotaan, dan karena belum ada kabar, saya coba sekali lagi - sebagian karena hal seperti ini memang jujur sering luput dari ingatan, sebagian karena kami sungguh ingin mempertahankan Anda bersama kami.
Sudah [jumlah] tahun sejak angkatan [tahun] lulus, dan sebagian besar dari apa yang benar-benar dikerjakan ikatan ini - reuni, dana beasiswa, sekadar menjaga angkatan Anda tetap saling terhubung - hanya terus berjalan karena alumni seperti Anda tetap bertahan. Perpanjangan Anda untuk [tahun] jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo], dan [nominal iuran] menutup satu tahun.
Anda bisa memperpanjang lewat [pilihan pembayaran / tautan]. Dan kalau ada alasan Anda berpikir untuk mundur - iurannya, email yang terlalu banyak, ada yang tidak beres dari kami - saya sungguh ingin mendengarnya. Cukup balas surat ini, dan itu sampai ke saya, bukan ke kotak surat yang tak pernah dibuka siapa-siapa.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan], IKA Nawasena
Kenapa ini ampuh: terbaca sebagai seorang manusia yang menyapa alih-alih sistem yang menagih, memberi anggota yang mulai lepas alasan yang anggun untuk kembali terlibat, dan membuka pintu bagi masukan jujur ketimbang mengira mereka sekadar lupa.
Template 3 - pengingat terakhir yang santun
Dekat atau tepat setelah jatuh tempo, dan yang terakhir dalam rangkaian. Godaannya di sini adalah menaikkan tekanan, dan Anda justru harus sebaliknya. Ini teman-teman seangkatan Anda, bukan pelanggan yang punya utang.
Yth. [Nama depan],
Ini pengingat terakhir yang akan saya kirim soal keanggotaan [tahun] Anda, jadi saya buat singkat. Perpanjangan Anda jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo] dan untuk sekarang masih terbuka - kalau Anda ingin tetap bagian dari IKA Nawasena setahun lagi, Anda bisa menyelesaikannya di sini: [pilihan pembayaran / tautan].
Tidak ada paksaan di sini. Kalau waktunya memang pas untuk memperpanjang, cuma butuh semenit dan kami akan senang sekali menyambut Anda setahun lagi. Kalau belum pas, sama sekali tidak apa-apa - Anda tetap alumni apa pun status iuran Anda, dan Anda dipersilakan kembali kapan pun cocok. Pintunya tidak menutup.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan], IKA Nawasena
Kenapa ini ampuh: menutup rangkaian tanpa setitik pun nada penagih utang yang membuat orang jengkel, menjaga tekanan tetap benar-benar rendah, dan membiarkan hubungannya utuh entah mereka memperpanjang tahun ini atau tidak.
Template 4 - ajakan kembali untuk yang sudah lepas
Latihan yang terpisah dari rangkaian perpanjangan, dan layak dilakukan sekali setahun ketimbang terus-menerus. Kirim 30 - 60 hari setelah keanggotaan lepas, atau sebagai sapuan tahunan ke alumni yang sudah lama tak ada di daftar. Nadanya hangat dan sama sekali santai - Anda mengundang, bukan menagih.
Yth. [Nama depan],
Keanggotaan IKA Nawasena Anda lepas [pada [bulan] / sudah beberapa waktu lalu], dan ketimbang membiarkannya diam-diam hilang dari daftar, saya ingin menyurati Anda dengan sungguh-sungguh dan bilang kami ingin sekali Anda kembali.
Cukup banyak yang terjadi sejak itu - [satu-dua hal konkret, mis. reuni [tahun], skema mentoring baru, chapter [kota] yang mulai jalan] - dan rasanya sayang kalau angkatan [tahun] kurang satu nama. Bergabung lagi mudah dan langsung menyambung dari tempat Anda dulu berhenti: [tautan sekali klik untuk bergabung lagi / pilihan pembayaran].
Sama sekali tanpa tekanan, dan tidak ada yang tersinggung kalau waktunya belum pas buat Anda. Tapi kalau ini salah satu hal yang selama ini Anda niatkan dan tak pernah sempat, anggap ini dorongannya - akan sungguh menyenangkan punya Anda kembali di antara kami.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan], IKA Nawasena
Kenapa ini ampuh: memperlakukan anggota yang lepas sebagai alumni berharga yang menjauh, bukan kasus yang sudah hilang, memberi alasan konkret untuk kembali (inilah yang Anda lewatkan), dan membuat bergabung lagi jadi satu langkah mudah alih-alih pendaftaran dari awal.
Beberapa hal yang layak diingat
Ini titik awal, bukan naskah untuk ditempel apa adanya. Cara tercepat membuatnya terasa palsu adalah membiarkannya terdengar seperti saya alih-alih seperti ikatan alumni Anda, jadi baca tiap surat dengan suara keras dan ubah kalimat mana pun yang tak akan benar-benar Anda ucapkan. Buat singkat - surat perpanjangan yang sampai dua halaman sudah mengubur satu hal yang Anda butuh pembaca lakukan, yaitu membayar. Dan untuk situasi apa pun yang Anda tulis, sebutkan pilihan pembayaran dengan jelas, karena di Indonesia itu berarti menawarkan yang benar-benar orang pakai - kode QRIS, transfer bank, dompet elektronik, atau tautan yang beres dalam beberapa ketuk - alih-alih mengira semua orang meraih kartu kredit. Anggota yang bisa memindai kode dan selesai dalam lima belas detik akan memperpanjang; anggota yang sama, dihadapkan pada "transfer ke rekening ini lalu email struknya", akan berniat, lalu tidak jadi….
Kalau boleh ambil satu hal saja: anggota yang Anda kehilangan sebagian besar bukan menolak ikatan alumninya, mereka cuma menjauh dan tak ada yang memberi mereka alasan yang jelas, hangat, dan tepat waktu untuk bertahan. Surat yang baik adalah alasan itu, di atas kertas. Susun kata-katanya dengan benar dan buat membayar jadi sepele, maka sebagian besar sisanya akan mengurus dirinya sendiri.
Mengirim surat yang tepat ke anggota yang tepat pada saat yang tepat - sekaligus melacak siapa yang sudah memperpanjang, siapa yang menyenyap, dan siapa yang lepas - adalah cukup banyak dari pekerjaan rumit yang dirancang Anggota untuk mengambil alih dari pundak Anda, dengan pengingat yang terkirim tepat waktu dan halaman pembayaran (QRIS, transfer bank, dan lainnya) yang sudah terisi. Kalau itu terdengar berguna, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya dengan ikatan alumni Anda. Dan kalau Anda lebih suka mengambil template ini lalu menjalankannya lewat apa pun yang sudah Anda pakai - kop surat Anda sendiri, mail merge biasa, atau sekadar mencetak dan menandatanganinya dengan tangan - itu pun sungguh tidak masalah. Kata-katanya bekerja apa pun yang menopangnya, dan seorang alumni yang merasa diminta secara pribadi untuk bertahan sepadan dengan usahanya, bagaimana pun cara Anda menyampaikan suratnya.
