Templat email perpanjangan keanggotaan

Email perpanjangan itu punya satu tugas, dan tugasnya lebih kecil daripada yang orang bayangkan. Ia hanya perlu mengingatkan seseorang bahwa keanggotaannya segera jatuh tempo dan membuat proses menyetujuinya benar-benar mudah - dan sebenarnya cuma itu. Masalahnya, kebanyakan email perpanjangan berusaha melakukan jauh lebih banyak: merangkum setahun ke belakang, mendaftar semua manfaat, mengucapkan terima kasih tiga kali, menjelaskan rencana pengurus untuk kuartal depan, dan begitu tautan perpanjangan yang sebenarnya baru muncul di dekat bagian bawah, separuh orang yang tadi membuka sudah beralih ke hal lain. Buat pendek, arahkan ke satu tindakan jelas, dan hasilnya hampir selalu lebih baik daripada versi panjang yang penuh perasaan.

Jadi tulisan ini sebagian besar berisi templat yang bisa Anda ambil, isi, lalu kirim - lima buah, dipetakan ke rangkaian pengingat yang masuk akal, mulai dari sapaan awal yang santai sampai ajakan kembali bagi mereka yang sudah menjauh. Biar tetap konkret, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini: Sanggar Yoga Prana, sebuah studio yoga komunitas dan kolektif beranggota sekitar 120 orang, kelas matras dan olah napas tiap bulan, sesi matahari terbit tiap Sabtu di rooftop, iuran diperpanjang setahun sekali. Ketika musim perpanjangan Prana tiba, beda antara anggota yang mengetuk tautan dan anggota yang diam-diam berhenti sering kali tak lebih dari soal apakah emailnya mudah ditindaklanjuti. Slot email yang sama, hasil yang jauh berbeda. Ambil yang cocok di bawah, ubah yang tidak, dan buat terdengar seperti studio Anda, bukan seperti saya.

Baris subjek dan waktu, singkat saja

Email harus dibuka dulu sebelum bisa berbuat apa-apa, jadi baris subjek bekerja lebih keras daripada isinya. Buat sederhana dan hangat, bukan sok pintar, dan taruh bagian pentingnya di depan, di tempat yang akan terlihat di layar ponsel. "Keanggotaan Sanggar Yoga Prana Anda diperpanjang 12 Maret" lebih baik daripada plesetan lucu, dan jauh lebih baik daripada "PEMBERITAHUAN TERAKHIR" - nada penagih utang itu terkesan sedikit putus asa, dan mereka ini orang yang datang ke studio Anda, bukan pelanggan yang berutang. Dahulukan nama dan tanggal, jaga di bawah sekitar 50 karakter supaya tak terpotong, dan tahan diri dari tumpukan tanda seru.

Soal waktu, saya tak menguraikan jadwal lengkapnya di sini karena sudah saya bahas rinci di panduan rangkaian pengingat dan waktunya - versi singkatnya: mulai lebih awal dari yang terasa nyaman, kirim pengingat lebih banyak dari yang terasa sopan (tiga sampai empat kali dalam rentang dua bulan kira-kira pas), dan jangan lewatkan yang dikirim setelah tanggal jatuh tempo, karena cukup banyak perpanjangan masuk terlambat dari orang yang cuma belum sempat. Templat di bawah diurutkan mengikuti ritme itu. Kalau Anda lebih suka mengirim sebagian sebagai surat cetak atau pemberitahuan yang lebih resmi - surat pos untuk anggota yang lebih senior, misalnya, atau pemberitahuan resmi asosiasi - templat surat perpanjangan membahas gaya yang lebih panjang dan formal itu; yang berikut ini versi email, yang memang ingin lebih pendek dan lebih tajam.

Templat 1 - sapaan awal (30 - 45 hari sebelumnya)

Yang ini ramah dan tanpa tekanan. Anda belum mengejar siapa pun, cuma memberi tipe yang teratur kesempatan mengurusnya lebih awal dan menaruh tanggalnya di radar semua orang. Tanpa desakan, tanpa rasa bersalah.

Templat 2 - dorongan mendekati jatuh tempo (7 - 14 hari sebelumnya)

Sekarang sedikit lebih langsung, dan di sinilah satu kalimat jujur soal untuk apa sebenarnya iuran itu berguna. Bukan daftar fitur berpoin yang tak dibaca siapa pun - cukup satu kalimat yang benar.

Templat 3 - di hari jatuh tempo

Sependek yang bisa Anda buat. Sekarang mereka sudah tahu untuk apa dan kenapa; yang ini murni soal kemudahan, satu ketukan selagi teringat. Apa pun yang lebih panjang dari beberapa baris di sini cuma sia-sia.

Templat 4 - tindak lanjut setelah lewat (7 - 10 hari sesudahnya)

Yang paling sering dilewati orang, dan justru yang paling banyak diam-diam menyelamatkan anggota. Seseorang yang keanggotaannya habis minggu lalu belum benar-benar hilang - ia anggota yang belum sempat, jadi perlakukan begitu. Hangat, tanpa menghakimi, dan beri mereka prasangka baik secara terbuka.

Templat 5 - ajakan kembali (30 - 60 hari sesudahnya)

Ini dikirim sekali, sebulan atau dua bulan kemudian, kepada mereka yang tidak kembali. Tidak semua akan kembali, dan jangan berharap begitu - tapi segelintir akan, dengan biaya satu email, dan itu pertukaran yang bagus. Kirim sekali, buat hangat, lalu biarkan. Terus-menerus mengejar orang yang jelas sudah pergi cuma mengajari mereka berhenti berlangganan.

Beberapa hal yang layak diingat

Ini titik awal, bukan naskah untuk ditempel apa adanya. Cara tercepat membuatnya terdengar palsu adalah membiarkannya terdengar seperti saya alih-alih seperti studio Anda, jadi bacalah tiap templat dengan suara keras, dan kalau ada baris yang bukan sesuatu yang benar-benar akan Anda ucapkan, ubah. Isi tiap [kurung] - email yang terkirim dengan "[Nama depan]" masih tertinggal di dalamnya justru lebih buruk daripada tanpa personalisasi sama sekali, dan itu lebih sering terjadi daripada yang Anda kira, jadi kirim tes ke diri sendiri dulu. Dan jaga keseluruhannya cukup satu layar pendek; begitu email perpanjangan perlu di-scroll, Anda sudah memasukkan terlalu banyak, dan tindakan yang sebenarnya Anda inginkan sudah terkubur di bawah tumpukan.

Jangan pula terlalu memusingkan kesempurnaan kata-kata sebelum mengirim apa pun. Pengingat sederhana yang terkirim tepat waktu lebih baik daripada yang tersusun indah tapi tak pernah selesai Anda siapkan. Nyalakan versi sederhananya, perhatikan baris subjek mana yang dibuka dan dorongan mana yang menarik orang kembali, lalu perbaiki satu baris demi satu baris sambil jalan….

Mengirim ini tepat waktu, ke orang yang tepat, dengan tautan perpanjangan yang sudah terisi, justru jenis pekerjaan yang dirancang Anggota untuk ditangani diam-diam di belakang layar - seluruh rangkaian terkirim sesuai jadwal, data tiap anggota sudah pada tempatnya, tanpa ada yang harus ingat menekan kirim jam 9 malam di hari Minggu. Kalau itu terdengar berguna, Anda dipersilakan mencobanya gratis dan melihat kecocokannya. Dan kalau Anda lebih suka mengambil templat ini lalu menjalankannya lewat apa pun yang sudah Anda pakai - alat email yang ada, atau bahkan mengirimnya manual untuk saat ini - itu pun sungguh tidak masalah, kata-katanya tetap berfungsi apa pun yang ada di baliknya. Untuk gambaran yang lebih luas soal bagaimana perpanjangan saling terkait, panduan lengkap perpanjangan keanggotaan adalah bacaan lanjutan yang wajar.