Berapa kali mengingatkan pembaharuan, dan berapa jaraknya
Jadual peringatan ialah satu-satunya bahagian pembaharuan yang benar-benar anda kawal - bila cuitan pertama dihantar, berapa yang menyusul, dan melalui mana. Ini rentak yang benar-benar menarik ahli kembali, termasuk susulan selepas tarikh akhir yang hampir semua orang langkau.
Daripada sekian banyak bahagian dalam membuatkan ahli memperbaharui keahlian, rangkaian peringatan ialah satu-satunya perkara yang benar-benar anda kawal. Anda tidak boleh memaksa seseorang terus mahu menjadi ahli, dan anda tidak boleh membuat pindahan bank masuk lebih cepat - tetapi anda sepenuhnya menentukan bila cuitan pertama dihantar, berapa banyak yang menyusul, apa isi setiap mesej, dan melalui saluran mana ia sampai. Kalau rangkaian itu kena, anda akan menyelamatkan sebahagian besar orang yang sepatutnya hilang hanya kerana tiada siapa menegur pada waktu yang tepat. Kalau silap - satu e-mel cemas sehari sebelum tarikh akhir, atau lebih teruk, tiada apa-apa sehingga seminggu selepasnya - anda akan melihat pembaharuan yang sudah di tangan menyelinap pergi senyap-senyap.
Saya sudah membentangkan gambaran pembaharuan secara menyeluruh dalam panduan lengkap pembaharuan - kenapa ahli terlepas, halaman pembayaran, cara menarik mereka kembali, semuanya - jadi saya tidak akan mengulang bahagian itu di sini. Tulisan ini tentang satu bahagiannya secara terperinci: jadualnya sendiri. Berapa awal patut bermula, berapa banyak peringatan yang cukup tanpa bertukar menjadi gangguan, apa sebenarnya tugas setiap mesej, dan melalui saluran mana ia dihantar, yang di Malaysia kini menjadi persoalan lebih besar daripada dulu. Untuk kata-katanya sendiri - baris subjek, isi setiap mesej - saya letakkan versi tinggal-salin dalam tulisan templat e-mel pembaharuan. Yang ini hanya tentang bila mesej-mesej itu dihantar dan apa yang mesti dicapai setiap satunya.
Supaya kekal konkrit, saya guna satu kelab dari awal sampai akhir. Katakan anda antara yang menguruskan Halilintar Streetball - kelab komuniti berisi kira-kira 160 ahli yang bermain pickup waktu malam di gelanggang terbuka di Shah Alam, dengan kejohanan 3x3 hampir setiap bulan dan yuran RM50 setahun. Pembaharuan jatuh pada tarikh setiap ahli itu menyertai, jadi ada aliran kecil setiap minggu dan bukannya satu musim pembaharuan besar. Kalau kadar pembaharuan anda sekitar 68%, maknanya anda kehilangan lebih kurang 50 ahli setahun atas sebab yang sebahagian besarnya cuma soal terlupa, dan rangkaian peringatan yang betul ialah cara paling murah untuk menarik kebanyakannya kembali.
Mula lebih awal daripada yang terasa selesa
Naluri pertama kebanyakan jawatankuasa ialah menghantar peringatan apabila keahlian benar-benar tamat, atau mungkin sehari dua sebelumnya. Itu terlambat, dan terlambat atas sebab yang agak remeh: orang sibuk, hari gaji mungkin masih dua minggu lagi, dan ahli yang membiarkan keahliannya terlepas itulah jenis yang perlukan sedikit ruang untuk menguruskannya. Jadi saya sarankan makluman lembut pertama sekitar 30 - 45 hari sebelum tarikh akhir. Bukan untuk menekan sesiapa - sebulan lebih awal tiada siapa berasa ditekan - tetapi untuk memacak bendera lebih awal, supaya apabila peringatan yang lebih tegas tiba, ia mendarat di tanah yang sudah disediakan, bukan muncul tiba-tiba.
Tiada jadual tunggal yang benar-benar sempurna, dan sesiapa yang memberi anda satu jadual baku tanpa mengenali kelab anda sebenarnya meneka. Tetapi untuk keahlian tahunan biasa, bentuk di bawah ini cukup mujarab, dan yang perlu anda pegang ialah bentuknya - mula awal, beberapa peringatan, dan yang penting satu selepas tarikh akhir - jauh lebih daripada tarikh tepatnya.
Empat sentuhan, dan tugas masing-masing
Bayangkan sebagai empat mesej, masing-masing dengan tugas berbeza. Penting untuk jelas tentang tugasnya, kerana itulah yang menentukan nada dan salurannya - makluman awal yang lembut dan cuitan peluang terakhir bukanlah mesej yang sama dihantar dua kali.
- Hari -30 hingga -45 - makluman awal. Mesra, langsung tanpa kesan mendesak. "Keahlian Halilintar anda diperbaharui bulan depan, ini pautannya kalau mahu terus uruskan sekarang." Tugasnya cuma meletakkan pembaharuan pada radar dan memberi segelintir orang yang teratur peluang membayar awal lalu selesai. Kebanyakannya tidak akan bertindak, dan itu wajar - ini bukan sia-sia, ini asasnya.
- Hari -7 hingga -14 - peringatan. Inilah kuda beban seluruh rangkaian, yang membuat kerja paling banyak. Sedikit lebih terus: tarikhnya, jumlahnya, satu ayat kenapa ia berbaloi, dan pautan yang terus menuju pembayaran. Sebahagian besar pembaharuan tepat masa datang daripada mesej yang satu ini, jadi kalau anda hanya menghantar satu peringatan, hantar yang ini.
- Hari 0 - tarikh akhir. Mesej ringkas "hari ini harinya" tepat pada tarikhnya. Sesetengah orang memang tidak akan bergerak sampai minit terakhir (anda tahu jenisnya - mungkin anda sendiri jenisnya), dan ini menjaring mereka. Buat ringkas dan buat mesra; tiada siapa perlu diceramahkan.
- Hari +7 hingga +10 - susulan selepas tarikh akhir. Yang hampir semua orang langkau, dan yang senyap-senyap paling banyak menghasilkan berbanding yang lain. Cukup banyak pembaharuan sebenarnya masuk selepas tarikh akhir, daripada orang yang tidak pernah memutuskan untuk pergi dan sekadar belum sempat. Langkau sentuhan ini dan anda memotong ahli-ahli itu tanpa sebab langsung.
Jadi itulah tiga hingga empat mesej yang tersebar dalam jangka lebih kurang dua bulan. Semasa mula-mula menyediakannya, ia akan terasa terlalu banyak, dan anda mungkin risau menceramahkan orang. Sebenarnya tidak - ahli yang benar-benar seronok hampir tidak perasan satu dua peringatan yang berjarak elok, dan segelintir yang rimas itu biasanya memang sudah di ambang pergi. Tidak perlu pening juga untuk mengena tarikh-tarikh ini dengan tepat. Hidup menyampuk, cuti umum menganjak jadual, polanya tetap terpakai.
Susulan selepas tarikh akhir ialah yang paling perlu anda bereskan dahulu. Hampir setiap kelab menghantar sesuatu sebelum tarikh akhir lalu terus senyap sebaik tarikh itu berlalu, seolah-olah ahli yang terlepas sudah tidak tertolong. Padahal tidak - kebanyakannya cuma lewat. Mesej seminggu-selepas ialah sentuhan paling bernilai dalam seluruh rangkaian justeru kerana terlalu sedikit organisasi yang sudi menghantarnya, dan kosnya cuma satu e-mel tambahan. Kalau proses anda sekarang berhenti pada tarikh akhir, inilah satu perubahan yang paling cepat membalas balik.
Saluran mana - e-mel, WhatsApp, atau kedua-duanya
Di sinilah keadaan berubah, dan di sinilah jadual yang lima tahun lalu baik-baik sahaja kini membocorkan ahli. E-mel masih ada tempatnya, tetapi biar jujur tentang prestasinya di sini: cukup banyak peringatan anda akan terperap tidak dibuka dalam tab promosi, dan untuk khalayak kelab santai, kadar bukanya boleh benar-benar menyedihkan. WhatsApp, sebaliknya, dibaca - selalunya dalam hitungan minit - kerana di situlah orang benar-benar berada. Jadi saluran bukan butiran yang anda tampal di hujung; untuk sesetengah sentuhan ini, ia adalah beza antara mesej dilihat dan tidak.
Lebih kurang begini saya membahagikannya untuk kelab seperti Halilintar: hantar makluman awal melalui e-mel, tempat ia murah, mudah dibuat kemas, dan sekali gus menjadi rekod. Kemudian hantar peringatan 7 - 14 hari dan mesej tarikh akhir melalui WhatsApp, kerana dua itulah yang benar-benar mesti dilihat. Susulan selepas tarikh akhir juga saya hantar melalui WhatsApp, dan kalau kelab anda cukup kecil, hantar secara peribadi daripada seorang ahli jawatankuasa, bukan sebagai broadcast - "hai, nampaknya keahlian awak tamat minggu lepas, tak apa, ini pautannya bila-bila awak sedia" daripada manusia sebenar menarik kembali jauh lebih ramai orang berbanding blast automatik. SMS jadi sandaran yang boleh tahan untuk ahli yang tidak guna WhatsApp, tetapi bagi kebanyakan kelab Malaysia itu cuma minoriti kecil.
Tetapi satu amaran: jangan hantar keempat-empat sentuhan di setiap saluran. Menghujani ahli yang sama dengan e-mel dan WhatsApp dan SMS untuk setiap peringatan ialah cara mengajar orang menyenyapkan anda, dan ahli yang menyenyapkan anda ialah ahli yang tidak dapat anda hubungi musim depan juga. Pilih saluran yang tepat untuk tugas setiap mesej dan lepaskan selebihnya. Satu WhatsApp yang tepat sasaran mengalahkan tiga notifikasi yang sudah dipelajari pembacanya untuk dileret hilang.
Berapa banyak dikira keterlaluan
Empat sentuhan ialah lebih kurang had atas untuk keahlian tahunan. Anda boleh memangkasnya kepada tiga - buang mesej tarikh akhir dan bergantung pada peringatan serta susulan selepas tarikh akhir - dan kehilangannya sangat sedikit, dan sejujurnya, untuk kelab kecil yang dijalankan sukarelawan yang penat, tiga yang benar-benar anda hantar mengalahkan empat yang sekadar niat. Melepasi empat, anda masuk ke pulangan yang kian menurun dan rasa rimas yang kian menaik serentak, dan itu pertukaran yang buruk. Pengecualiannya ialah usaha menarik kembali yang serius, yang datang kemudian - 30 - 60 hari selepas keahlian terlepas, mesej mesra "kami rindukan awak di gelanggang" - tetapi itu tugas berasingan daripada rangkaian pembaharuan, dan sudah saya bincangkan dalam panduan pembaharuan, bukan saya timbunkan di sini.
Kalau anda mahu tahu sama ada rangkaian itu berkesan, anda tidak perlukan apa-apa yang canggih - cukup jenguk, sekali semusim, berapa pembaharuan yang masuk selepas setiap sentuhan. Kalau hampir tiada yang datang daripada susulan selepas tarikh akhir, mungkin ahli anda memang semuanya membayar tepat masa dan anda boleh membuangnya. Tetapi saya akan hairan. Daripada pengalaman saya, mesej yang lewat itu sentiasa menarik kembali beberapa orang yang sepatutnya hilang, dan beberapa ahli terselamat dengan harga satu mesej ialah pertukaran yang berbaloi diambil setiap kali.
Kalau ada satu perkara untuk anda bawa pulang: peringatan yang menyelamatkan keahlian biasanya justeru yang dihantar selepas keahlian itu terlepas, melalui saluran yang benar-benar dibaca ahli. Mula awal, hadkan kepada tiga atau empat sentuhan yang mesra, jangan langkau cuitan seminggu-selepas, dan hantar yang penting di tempat yang akan dilihat.
Menyediakan dan menghantar rangkaian seperti ini dengan tangan, ahli demi ahli, pada tarikh pembaharuan yang berbeza-beza, ialah jenis kerja leceh yang senyap-senyap menghabiskan satu malam sukarelawan - dan itulah sebab yang baik kenapa Anggota membuatnya di latar belakang: peringatan keluar mengikut jadual setiap ahli, merentas e-mel dan WhatsApp, dengan halaman pembayaran sekali ketik di hujungnya dan angka kadar pembaharuan terpampang supaya anda boleh melihat sama ada semuanya membuahkan hasil. Kalau itu bunyinya berguna, silakan cuba secara percuma dan lihat kesesuaiannya dengan kelab anda. Dan kalau anda lebih suka mengambil jadual di atas lalu menjalankannya dengan alat yang sedia anda pakai, itu pun sungguh tidak mengapa - logik masa dan salurannya tetap terpakai, dan cuitan yang tepat pada masanya menyelamatkan seorang ahli tidak kira siapa yang menghantarnya.
