E-mel pembaharuan: apa yang dihantar, dan bila

E-mel pembaharuan itu ada satu tugas sahaja, dan tugasnya lebih kecil daripada yang orang bayangkan. Ia hanya perlu mengingatkan seseorang bahawa keahliannya bakal tamat tempoh dan menjadikan proses bersetuju itu benar-benar mudah - dan sebenarnya itu sahaja. Masalahnya, kebanyakan e-mel pembaharuan cuba melakukan jauh lebih banyak: merumuskan setahun yang lalu, menyenaraikan semua manfaat, mengucapkan terima kasih tiga kali, menerangkan rancangan jawatankuasa untuk suku tahun depan, dan sebaik sahaja pautan pembaharuan yang sebenar muncul berhampiran bahagian bawah, separuh orang yang tadi membukanya sudah beralih ke perkara lain. Buat pendek, halakan kepada satu tindakan yang jelas, dan hasilnya hampir selalu lebih baik daripada versi panjang yang penuh perasaan.

Jadi tulisan ini sebahagian besarnya berisi templat yang boleh anda ambil, isi, lalu hantar - lima buah, dipetakan kepada rangkaian peringatan yang masuk akal, bermula daripada sapaan awal yang santai hinggalah ajakan kembali bagi mereka yang sudah menjauh. Supaya kekal konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini: Studio Yoga Prana, sebuah studio yoga komuniti dan kolektif dengan kira-kira 120 ahli, kelas tikar dan pernafasan setiap bulan, sesi matahari terbit setiap Sabtu di atas bumbung, yuran diperbaharui setahun sekali. Apabila musim pembaharuan Prana tiba, beza antara ahli yang mengetuk pautan dengan ahli yang senyap-senyap berhenti sering kali tidak lebih daripada soal sama ada e-melnya mudah ditindaklanjuti. Slot e-mel yang sama, hasil yang jauh berbeza. Ambil yang sesuai di bawah, ubah yang tidak, dan jadikan ia berbunyi seperti studio anda, bukan seperti saya.

Baris subjek dan masa, ringkas sahaja

E-mel mesti dibuka dahulu sebelum boleh berbuat apa-apa, jadi baris subjek bekerja lebih keras daripada isinya. Buat mudah dan mesra, bukan cuba nampak bijak, dan letakkan bahagian pentingnya di hadapan, di tempat yang akan kelihatan pada skrin telefon. "Keahlian Studio Yoga Prana anda diperbaharui 12 Mac" lebih baik daripada mainan kata yang lucu, dan jauh lebih baik daripada "NOTIS TERAKHIR" - nada pemungut hutang itu terkesan sedikit terdesak, dan mereka ini orang yang datang ke studio anda, bukan pelanggan yang berhutang. Dahulukan nama dan tarikh, kekalkan bawah kira-kira 50 aksara supaya tidak terpotong, dan tahan diri daripada timbunan tanda seru.

Soal masa, saya tidak menghuraikan jadual lengkapnya di sini kerana sudah saya bahas terperinci dalam panduan rangkaian peringatan dan masanya - versi ringkasnya: mulakan lebih awal daripada yang terasa selesa, hantar peringatan lebih banyak daripada yang terasa sopan (tiga hingga empat kali dalam rentang dua bulan lebih kurang sesuai), dan jangan tinggalkan yang dihantar selepas tarikh tamat tempoh, kerana cukup banyak pembaharuan masuk lewat daripada orang yang cuma belum sempat. Templat di bawah disusun mengikut rentak itu. Kalau anda lebih suka menghantar sebahagiannya sebagai surat bercetak atau notis yang lebih rasmi - surat pos untuk ahli yang lebih senior, misalnya, atau notis rasmi persatuan - templat surat pembaharuan membahas gaya yang lebih panjang dan formal itu; yang berikut ini versi e-mel, yang memang mahu lebih pendek dan lebih tajam.

Templat 1 - sapaan awal (30 - 45 hari sebelumnya)

Yang ini mesra dan tanpa tekanan. Anda belum mengejar sesiapa, cuma memberi golongan yang teratur peluang menguruskannya lebih awal dan meletakkan tarikhnya pada radar semua orang. Tanpa desakan, tanpa rasa bersalah.

Templat 2 - dorongan menjelang tamat tempoh (7 - 14 hari sebelumnya)

Sekarang sedikit lebih terus, dan di sinilah tempatnya satu ayat jujur tentang untuk apa sebenarnya yuran itu digunakan. Bukan senarai ciri berbulet yang tiada siapa baca - cukup satu ayat yang benar.

Templat 3 - pada hari tamat tempoh

Sependek yang boleh anda buat. Mereka kini sudah tahu untuk apa dan kenapa; yang ini semata-mata soal kemudahan, satu ketukan selagi teringat. Apa-apa yang lebih panjang daripada beberapa baris di sini cuma membazir.

Templat 4 - susulan selepas tamat (7 - 10 hari selepasnya)

Inilah yang paling kerap dilangkau orang, dan justeru yang paling banyak menyelamatkan ahli secara senyap. Seseorang yang keahliannya tamat minggu lepas belum benar-benar hilang - dia ahli yang belum sempat, jadi layan dia begitu. Mesra, tanpa menghakimi, dan beri mereka sangka baik secara terbuka.

Templat 5 - ajakan kembali (30 - 60 hari selepasnya)

Yang ini dihantar sekali, sebulan atau dua bulan kemudian, kepada mereka yang tidak kembali. Bukan semua akan kembali, dan jangan berharap begitu - tetapi segelintir akan, dengan kos satu e-mel, dan itu pertukaran yang bagus. Hantar sekali, buat mesra, kemudian biarkan. Terus-menerus mengejar orang yang jelas sudah pergi cuma mengajar mereka berhenti melanggan.

Beberapa perkara yang patut diingat

Ini titik mula, bukan skrip untuk ditampal seadanya. Cara terpantas menjadikannya berbunyi palsu ialah membiarkannya berbunyi seperti saya dan bukannya seperti studio anda, jadi bacalah setiap templat dengan suara lantang, dan kalau ada baris yang bukan sesuatu yang benar-benar akan anda ucapkan, ubah. Isi setiap [kurungan] - e-mel yang terhantar dengan "[Nama pertama]" masih tertinggal di dalamnya sebenarnya lebih buruk daripada tanpa pemperibadian langsung, dan ia berlaku lebih kerap daripada yang anda sangka, jadi hantar ujian kepada diri sendiri dahulu. Dan pastikan keseluruhannya muat dalam satu skrin pendek; sebaik sahaja e-mel pembaharuan perlu ditatal, anda sudah memasukkan terlalu banyak, dan tindakan yang sebenarnya anda mahukan sudah terkubur di bawah timbunan.

Jangan pula terlalu memeningkan kesempurnaan kata-kata sebelum menghantar apa-apa. Peringatan mudah yang terhantar tepat pada masanya lebih baik daripada yang tersusun indah tetapi tidak pernah siap anda sediakan. Hidupkan versi mudahnya, perhatikan baris subjek mana yang dibuka dan dorongan mana yang menarik orang kembali, kemudian perbaiki satu baris demi satu baris sambil jalan….

Menghantar semua ini tepat pada masanya, kepada orang yang tepat, dengan pautan pembaharuan yang sudah terisi, memang jenis kerja yang direka Anggota untuk diuruskan secara senyap di belakang tabir - seluruh rangkaian terhantar mengikut jadual, data setiap ahli sudah pada tempatnya, tanpa sesiapa perlu ingat menekan hantar jam 9 malam pada hari Ahad. Kalau itu kedengaran berguna, anda dialu-alukan untuk mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya. Dan kalau anda lebih suka mengambil templat ini lalu menjalankannya melalui apa sahaja yang sudah anda gunakan - alat e-mel sedia ada, atau bahkan menghantarnya secara manual buat masa ini - itu pun betul-betul tidak mengapa, kata-katanya tetap berfungsi apa pun yang ada di belakangnya. Untuk gambaran yang lebih luas tentang bagaimana pembaharuan saling berkait, panduan lengkap pembaharuan keahlian ialah bacaan lanjutan yang wajar.