Surat pembaharuan yang dibaca orang, lengkap dengan contoh ayatnya

Surat pembaharuan keahlian sebenarnya bukan perkara yang rumit. Kalau dikupas, tugasnya cuma satu: mengingatkan ahli bahawa keahliannya akan tamat tempoh tidak lama lagi, mengingatkan sepintas lalu kenapa ia berbaloi dikekalkan, kemudian memberitahu dengan tepat bagaimana cara membayarnya. Itu sahaja intinya. Selebihnya - kepala surat, sapaan mesra di awal, tandatangan di bawah - wujud hanya supaya tiga perkara tadi sampai kepada seorang manusia, bukan melantun begitu sahaja. Jadi kalau anda sedang merenung halaman kosong sambil buntu merangka surat pembaharuan tahun ini, berita baiknya anda bukan sedang menulis esei; anda cuma mengisi satu pola yang cukup mudah, empat atau lima kali, untuk empat atau lima situasi yang sedikit berbeza.

Sekarang bahagian jujurnya dahulu, kerana saya tidak mahu anda membazir setem. Untuk kebanyakan keahlian, dalam kebanyakan keadaan, e-mel ialah kuda pekerjanya dan surat bercetak ialah kemewahannya. E-mel percuma, sampai serta-merta, boleh diselitkan pautan bayar yang tinggal diklik, dan anda boleh menghantar empat e-mel sepanjang musim pembaharuan hampir tanpa kos. Seluruh rangkaian peringatan itu - bila bermula, berapa kerap, apa isi setiap satu - sudah saya huraikan dalam panduan lengkap pembaharuan, jadi tidak saya ulang di sini. Kalau anda cuma pernah menghantar e-mel, anda tetap tidak mengapa, dan tidak kehilangan apa-apa.

Tetapi surat bercetak atau surat yang benar-benar rasmi tetap ada tempatnya pada beberapa titik tertentu, dan persatuan alumni ialah salah satu tempat surat itu paling berguna. Supaya konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini. Katakan anda turut menguruskan Persatuan Alumni Universiti Cempaka (ringkasnya PAUC) - kira-kira 2,400 alumni pembayar yuran daripada kelompok graduan yang berkali ganda lebih besar, yuran tahunan yang tidak seberapa (banyak persatuan alumni berada dalam lingkungan RM30 - RM100), dan kadar pembaharuan yang, kalau jujur, bergerak sekitar 55 - 65% kerana orang bergraduat, berpindah bandar, bertukar alamat e-mel, lalu senyap-senyap tercicir daripada senarai tanpa pernah benar-benar memutuskannya. Naikkan angka itu sepuluh mata sahaja dan anda sudah mengekalkan dua ratusan alumni yang tadinya akan menghilang. Bagi organisasi seperti ini, surat bukan soal nostalgia - ia alat yang menjangkau orang yang tidak terjangkau e-mel.

Bila surat bercetak atau rasmi masih mengalahkan e-mel

Bukan selalu, dan bukan untuk semua orang. Tetapi versi rasminya berbaloi digunakan dalam kes-kes ini:

• Keluaran lama yang tidak hidup dalam peti masuk. Graduan keluaran 1985 bukannya duduk menyegarkan Gmail mereka. Surat yang tiba di muka pintu menjangkau mereka dengan cara yang tidak akan dicapai tiga e-mel yang tidak dibuka.
• Tahun istimewa. Reuni besar, sambutan ulang tahun ke sekian, kutipan dana biasiswa - apa sahaja yang anda mahu terasa penting. Surat fizikal, ditandatangani presiden, senyap-senyap berkata "yang ini penting" dengan cara yang tidak mampu dilakukan e-mel pukal.
• Alumni lama menghilang yang benar-benar anda mahukan kembali. Kalau seseorang sudah pergi bertahun-tahun, surat sebenar berkata "kami berusaha menjangkau anda secara peribadi", dan usaha itu separuh daripada mesejnya.
• Apabila senarainya penting. Organisasi rasmi yang menyurati ahlinya membawa berat yang tersendiri, dan surat yang tersusun rapi di atas sebuah nama dan jawatan terbaca lebih difikirkan berbanding satu lagi notifikasi.

Satu perkara yang berguna untuk dipegang: semua yang di bawah ini sama ampuhnya kalau ditampal ke dalam e-mel. Kata-katanya tidak berubah - yang berubah cuma cara menghantarnya, dan melalui e-mel lebih murah. Jadi anggap ini sebagai nada rasmi anda, sama ada dihantar di atas kertas atau melalui wayar. Kalau anda lebih suka menulis sendiri dari kosong berbanding mengisi templat saya, prinsip menyusunnya sudah saya bahas dalam cara menulis surat pembaharuan keahlian. Dan kalau anda memutuskan sebahagian besar dorongan anda lebih baik menjadi e-mel biasa (sering memang begitu), ada set yang sepadan dalam templat e-mel pembaharuan keahlian.

Cara menggunakan templat ini

Empat templat di bawah mengikut irama semula jadi satu musim pembaharuan - notis pertama yang mesra jauh lebih awal, sapaan yang lebih hangat untuk yang menyepi, peringatan terakhir yang santun, dan ajakan kembali untuk ahli yang sudah terlanjur tercicir. Pada surat bercetak, setiap surat anda letakkan kepala surat, tarikh, serta nama dan alamat ahli di atasnya; bahagian itu saya tinggalkan supaya anda boleh melihat kata-katanya, iaitu bahagian yang sebenarnya penting. Isi setiap [kurungan siku] sebelum surat dihantar ke mana-mana - surat yang tiba dengan "Yth. [Nama pertama]" masih tercetak di dalamnya lebih buruk daripada tiada surat langsung, dan ia berlaku lebih kerap daripada yang anda sangka, jadi hantar dahulu satu salinan ujian kepada diri sendiri. Dan jangan pening mahu menyamai kata-kata saya bulat-bulat. Baca setiap surat dengan suara lantang, dan kalau ada ayat yang bukan sesuatu yang benar-benar akan anda ucapkan kepada rakan seangkatan, ubah sehingga terasa kena.

Templat 1 - notis pertama yang mesra

Hantar ini jauh sebelum tamat tempoh, empat hingga enam minggu sebelumnya. Ia tidak mendesak dan tidak boleh terasa mendesak - anda cuma memberi orang ruang yang cukup untuk menguruskannya mengikut rentak sendiri, dan kebanyakannya memang akan begitu.

Kenapa ini berkesan: ia memberi notis awal tanpa tekanan, menyebut terus terang untuk apa yuran itu digunakan dan bukannya menganggap orang sudah tahu, dan menjadikan pembayaran satu langkah yang boleh dibuat sebaik sahaja surat dibaca.

Templat 2 - sapaan kedua yang lebih hangat, "kami rindukan anda"

Beberapa minggu kemudian, untuk yang belum membalas surat pertama. Peralihannya di sini adalah daripada urusan pentadbiran kepada urusan manusia - kurang "yuran anda tamat tempoh" dan lebih "kami benar-benar mahu mengekalkan anda".

Kenapa ini berkesan: ia terbaca sebagai seorang manusia yang menyapa dan bukannya sistem yang menagih, memberi ahli yang mula tercicir alasan yang bermaruah untuk kembali terlibat, dan membuka pintu kepada maklum balas jujur berbanding menganggap mereka sekadar terlupa.

Templat 3 - peringatan terakhir yang santun

Hampir atau tepat selepas tamat tempoh, dan yang terakhir dalam rangkaian. Godaannya di sini ialah menaikkan tekanan, dan anda justeru perlu sebaliknya. Ini rakan-rakan seangkatan anda, bukan pelanggan yang berhutang.

Kenapa ini berkesan: ia menutup rangkaian tanpa setitik pun nada pemungut hutang yang membuat orang meluat, mengekalkan tekanan benar-benar rendah, dan membiarkan hubungannya utuh sama ada mereka memperbaharui tahun ini atau tidak.

Templat 4 - ajakan kembali untuk yang sudah tercicir

Latihan yang terpisah daripada rangkaian pembaharuan, dan berbaloi dibuat sekali setahun berbanding terus-menerus. Hantar 30 - 60 hari selepas keahlian tamat, atau sebagai sapuan tahunan kepada alumni yang sudah lama tiada dalam senarai. Nadanya hangat dan santai sepenuhnya - anda menjemput, bukan menagih.

Kenapa ini berkesan: ia melayan ahli yang tercicir sebagai alumni bernilai yang menjauh, bukan kes yang sudah hilang, memberi alasan konkrit untuk kembali (inilah yang anda terlepas), dan menjadikan penyertaan semula satu langkah mudah dan bukannya pendaftaran dari awal.

Beberapa perkara yang patut diingat

Ini titik mula, bukan skrip untuk ditampal seadanya. Cara terpantas menjadikannya terasa palsu ialah membiarkannya berbunyi seperti saya dan bukannya seperti persatuan alumni anda, jadi baca setiap surat dengan suara lantang dan ubah mana-mana ayat yang tidak akan benar-benar anda ucapkan. Buat ringkas - surat pembaharuan yang sampai dua halaman sudah menimbus satu-satunya perkara yang anda perlukan pembaca lakukan, iaitu membayar. Dan untuk apa jua situasi yang anda tulis, nyatakan pilihan pembayaran dengan jelas, kerana di Malaysia itu bermakna menawarkan apa yang benar-benar orang gunakan - kod DuitNow QR, pindahan bank, atau pautan yang selesai dalam beberapa ketukan - dan bukannya menganggap semua orang mencapai kad kredit. Ahli yang boleh mengimbas kod dan selesai dalam lima belas saat akan memperbaharui; ahli yang sama, dihadapkan dengan "pindahkan ke akaun ini kemudian e-melkan resitnya", akan berniat, kemudian tidak jadi….

Menghantar surat yang tepat kepada ahli yang tepat pada masa yang tepat - sambil menjejak siapa yang sudah memperbaharui, siapa yang menyepi, dan siapa yang tercicir - ialah cukup banyak daripada kerja rumit yang direka Anggota untuk diambil alih dari bahu anda, dengan peringatan yang terhantar tepat pada masanya dan halaman pembayaran (DuitNow QR, pindahan bank, dan lain-lain) yang sudah terisi. Kalau itu kedengaran berguna, anda dialu-alukan untuk mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya dengan persatuan alumni anda. Dan kalau anda lebih suka mengambil templat ini lalu menjalankannya melalui apa sahaja yang sudah anda gunakan - kepala surat anda sendiri, mail merge biasa, atau sekadar mencetak dan menandatanganinya dengan tangan - itu pun betul-betul tidak mengapa. Kata-katanya berfungsi apa pun yang menyokongnya, dan seorang alumni yang berasa diminta secara peribadi untuk bertahan berbaloi dengan usahanya, walau bagaimana cara pun anda menyampaikan suratnya.