Menulis permintaan pembaharuan

Surat pembaharuan itu perkara kecil, dan justeru kerana itulah pada pandangan saya ia kerap ditulis sambil lewa. Terasa terlalu remeh untuk difikirkan matang, jadi disiapkan dalam lima minit lalu dipakai semula bertahun-tahun, atau sebaliknya difikirkan matang ke arah yang salah - empat perenggan tentang sejarah organisasi yang dibanggakan, satu kenyataan visi, satu foto, dan satu-satunya ayat yang benar-benar penting (bayar di sini, sebelum tarikh ini) terselit entah di mana dekat bahagian bawah, tempat yang tidak pernah dicapai separuh pembaca. Kedua-duanya bukan masalah reka bentuk, bukan juga masalah teknologi. Cuma tiada siapa duduk dan bertanya sebenarnya surat ini untuk apa.

Jadi biar saya sebut untuk apa, dengan terus terang. Surat pembaharuan ada satu tugas: memindahkan ahli dari "saya patut perbaharui" ke "selesai", dengan geseran sesedikit mungkin dan rungutan sesedikit mungkin. Semua yang lain - kehangatannya, peringatan akan nilainya, penutupnya - berkhidmat untuk tugas itu. Kalau satu tujuan itu anda pegang semasa menulis, kebanyakan keputusan menyelesaikan dirinya sendiri. Tulisan ini tentang penulisannya - apa yang perlu dikatakan dan bagaimana mengatakannya. Soalan yang lebih luas tentang bila menghantar peringatan pembaharuan dan berapa kali, sudah saya bincangkan berasingan dalam panduan lengkap pembaharuan, jadi tidak saya ulang di sini. Dan kalau anda memang tidak mahu menyusun dari kosong, ada contoh surat pembaharuan sedia pakai yang boleh anda ambil dan sesuaikan - artikel ini ialah pemikiran di sebalik kenapa contoh-contoh itu dibentuk begitu.

Saya akan guna satu contoh sepanjang tulisan ini, kerana bercakap tentang kata-kata sebenar lebih mudah daripada nasihat abstrak. Katakan anda turut menguruskan Persatuan Pengusaha Perabot Rotan Muar - sebuah badan perniagaan kira-kira 140 ahli, kebanyakannya pemilik bengkel kecil dan penganyam, ditambah segelintir pengeksport, yuran sekitar RM150 setahun, tarikh matang pembaharuan setiap Januari. Persatuan ini menguruskan bilik pameran bersama, memberi ahli kadar kontena kongsi, menguruskan dokumen eksport yang boleh menenggelamkan bengkel seorang diri, dan membuka gerai di pameran perabot tahunan di Kuala Lumpur. Simpan itu dalam kepala - kita tulis surat pembaharuannya sambil jalan.

Mula dengan permintaannya

Inilah yang paling banyak membaiki surat, dan yang paling ditolak orang, kerana terasa terlalu terus terang. Anda mahu memanaskan pembaca dulu, masuk perlahan-lahan, membina alasan sebelum menyebut wang. Tahan keinginan itu. Pembaca sudah tahu ini surat pembaharuan sebaik melihat baris subjeknya, jadi tiada kejutan yang perlu dijaga - pembukaan yang perlahan cuma membuat mereka menatal skrin mencari apa sebenarnya yang anda mahu. Letakkan permintaannya di satu dua baris pertama. "Keahlian Persatuan anda matang untuk diperbaharui pada 31 Januari - ini pautannya untuk memperbaharui dalam beberapa ketukan." Sudah. Mereka kini tahu tepat ini apa dan perlu buat apa, dan semua selepas itu ialah anda memberi sebab supaya mereka rasa senang membuatnya, bukan membuat mereka memburu inti mesej.

Kesilapan di sebalik permintaan yang terkubur biasanya niat baik yang tersasar - anda tidak mahu kelihatan menuntut, jadi permintaannya anda balut dengan basa-basi. Padahal permintaan yang jelas dan di awal tidak terbaca sebagai menuntut. Ia terbaca sebagai menghargai masa mereka, yang bagi pemilik bengkel yang membalas surat anda di sela-sela kerja pernis jauh lebih berharga berbanding pujukan semanis mana pun. Katakan apa yang anda perlukan, barulah beramah selepasnya kalau masih ada ruang.

Ingatkan nilainya - secara konkrit

Sebaik sahaja permintaannya beres, beri mereka satu sebab jujur kenapa berkata ya itu berbaloi. Cukup satu, dan buat spesifik pada apa yang keahlian anda benar-benar berikan, bukan senarai berbutir daripada segala yang secara teori boleh jadi. Pengisi paling lazim dalam surat pembaharuan ialah perenggan manfaat yang generik - "akses kepada komuniti yang dinamik, sumber eksklusif, dan peluang jaringan" - yang tidak mengatakan apa-apa, boleh menjadi milik mana-mana organisasi di dunia, dan dilangkau begitu sahaja justeru kerana pembaca sudah membacanya seratus kali.

Bandingkan dengan ayat yang dibuat untuk ahli tertentu ini. Untuk Persatuan Rotan: "Yuran RM150 anda memastikan bilik pameran bersama terus buka, memberi anda kadar kontena kongsi yang tahun lepas menjimatkan purata 15 - 20% kos penghantaran ahli, dan menampung bahagian anda dalam skim pengurusan dokumen eksport." Itu konkrit, itu benar, dan yang terpenting mengingatkan ahli pada perkara-perkara yang benar-benar akan mereka rindui - bukan abstraksi, tetapi kadar kontena dan bantuan dokumen yang mereka guna empat kali tahun lepas dan separuh lupa itu sebahagian daripada pakejnya. Anda tidak perlukan tiga ayat begini. Satu ayat yang bagus, benar, dan spesifik lebih ampuh daripada satu halaman ciri, dan ia membuatnya tanpa membuat sesiapa rasa sedang dijual.

Satu nota jujur di sini, kerana mudah sangat mengobral janji dalam surat pembaharuan dan itu selalu menjadi bumerang. Sebut hanya nilai yang memang sudah dinikmati ahli. Kalau bilik pamerannya tutup untuk pengubahsuaian separuh tahun, jangan mula dengan bilik pameran - mula dengan sesuatu yang benar-benar berjalan. Ahli boleh membezakan peringatan akan nilai nyata daripada jualan yang menutup tahun yang tipis, dan yang kedua diam-diam menghakis kepercayaan yang nanti anda perlukan.

Buat ringkas dan manusiawi

Ringkas, dulu. Surat pembaharuan yang melebihi satu skrin hampir selalu terlalu panjang, dan lebihannya hampir tidak pernah bahagian yang penting - itu sejarah, keraguan, dan basa-basi. Kalau anda sudah mula dengan permintaan dan memberi satu sebab kuat, sebahagian besar kerja sudah beres. Baca semula draf anda dan pangkas apa sahaja yang bukan permintaan, sebab, atau kehangatan. Biasanya anda kehilangan satu pertiga dan tidak kehilangan apa-apa yang bermakna.

Manusiawi, kedua, dan yang ini lebih sukar dihuraikan tetapi anda tahu sebaik melihatnya. Surat pembaharuan cenderung tergelincir ke nada kaku dan rasmi - "Dengan ini kami memaklumkan bahawa yuran keahlian tuan telah matang untuk diperbaharui" - yang tidak akan pernah diucapkan orang sebenar. Tulislah seperti anda bercakap dengan ahli yang anda kenal, kerana kemungkinan besar anda memang mengenalinya. "Hai Encik Halim, dah sampai masanya lagi - keahlian Persatuan Encik matang untuk diperbaharui bulan ini" itu surat daripada seorang manusia. Versi satu lagi surat daripada kabinet fail. Orang memperbaharui demi orang, apatah lagi dalam sebuah persatuan perniagaan yang separuh nilainya justeru pada hubungan antara ahli, jadi jangan biarkan suratnya berbunyi seperti datang daripada entah siapa.

Buat membayar menjadi bahagian yang mudah

Surat sebaik mana pun runtuh kalau langkah terakhirnya susah, jadi tugas sebenar surat itu di hujungnya ialah membawa satu cara membayar yang jelas lalu mengundur diri. Satu pautan atau butang yang jelas - "Perbaharui sekarang" - yang membawa mereka terus ke halaman dengan jumlah yang sudah terisi. Bukan tembok log masuk yang kata laluannya sudah mereka lupa, bukan "sila buat pindahan ke akaun di bawah lalu hantar buktinya", bukan borang yang meminta data yang sudah anda pegang. Setiap satu daripadanya ialah tempat niat baik ahli yang sebenarnya sudah mahu berpeluang menguap.

Di Malaysia itu juga bermakna halaman pembayaran di seberang pautan itu perlu menyediakan apa yang benar-benar dipakai orang - DuitNow QR, pindahan bank, e-dompet - bukan mengandaikan semua orang ada kad kredit, kerana ramai pemilik bengkel kecil tidak ada. Ahli yang tinggal mengimbas QR dan selesai sebelum kopinya sejuk akan memperbaharui. Ahli yang sama, dihadapkan dengan tiga langkah dan bukti pindahan untuk dihantar, akan berniat, kemudian datang tempahan kontena, kemudian sudah bulan Mac. Nada surat membuat mereka mahu; pautan pembayaran yang menuntaskan atau kehilangannya. Jadi ayat terkuat dalam seluruh surat selalunya cuma pautan itu, dan semua yang lain wujud untuk membuat mereka mengkliknya.

Dapatkan nadanya - mesra, bukan penagih hutang

Soal nada benar-benar memuncak pada peringatan-peringatan terkemudian, yang terhantar apabila tarikh sudah lewat, dan godaannya ialah mencapai kesan mendesak - huruf besar, "NOTIS TERAKHIR", secebis ugutan akibat. Tahan itu. Ini ahli anda, selalunya orang yang anda temui di pameran dan lawatan bengkel, bukan penunggak yang berhutang dengan anda, dan versi yang menakut-nakutkan terbaca terdesak dan bukannya memotivasikan. Cuitan mesra hampir selalu lebih ampuh dari pengalaman saya - "sayangnya kalau Encik sampai tercicir daripada senarai Persatuan, Encik Halim, kos penghantaran kongsi sahaja biasanya sudah menampung yurannya - ini pautannya bila-bila ada masa" lebih ampuh daripada jeritan sekuat mana pun.

Bukan bermakna menjadi lembik juga. Mesra dan jelas boleh hidup dalam satu surat - anda boleh tegas tentang tarikh dan jumlah sambil tetap berbunyi seperti kawan, bukan bahagian kutipan. Yang perlu dielakkan bukan ketegasan, melainkan tekanan buatan, tarikh akhir palsu, rasa bersalah. Sebuah persatuan perniagaan berjalan di atas niat baik dan reputasi lebih daripada kebanyakan organisasi, dan surat pembaharuan yang bersandar pada rasa takut justeru menghabiskan tepat perkara yang menjadi bahan pembentuk persatuan itu. Mainkan mesra dan lurus, maka anda menjaga ahlinya sekali gus niat baiknya.

Struktur ringkas yang menyatukan semuanya

Gabungkan semua itu dan bentuk surat pembaharuan yang baik memang ringkas - empat bahagian, dalam urutan ini:

• Buka dengan permintaannya. Daripada siapa, apa yang matang, bila, dan pautannya. Satu dua ayat.
• Nilainya, dalam satu ayat konkrit. Perkara spesifik yang akan mereka rindui, disebut terus terang dan jujur.
• Tindakannya, dibuat remeh. Satu butang atau pautan jelas ke halaman pembayaran yang sudah tahu jumlahnya dan menerima QR atau pindahan bank.
• Penutup yang mesra. Satu baris manusiawi yang berbunyi datang daripada orang yang mengenali mereka, bukan daripada kabinet fail.

Untuk Persatuan Rotan, keseluruhannya boleh menjadi empat perenggan pendek: "Hai Encik Halim, keahlian Persatuan Encik matang untuk diperbaharui pada 31 Januari - ini pautannya untuk menguruskannya dalam beberapa ketukan. Yuran RM150 Encik memastikan bilik pameran terus buka, menahan kadar kontena kongsi Encik, dan menampung bantuan dokumen eksport. [Perbaharui sekarang] Kalau ada apa-apa kekangan, balas sahaja mesej ini dan saya tolong uruskan - dan apa pun, jumpa di pameran Kuala Lumpur bulan Mac. Salam, Salmah." Sudah. Ia mula dengan permintaan, menyebut nilai nyata, membuat membayar cukup satu ketukan, dan berbunyi seperti manusia. Anda boleh menulis versi untuk organisasi anda dalam sepuluh minit, dan kalau lebih suka bermula daripada sesuatu lalu menyesuaikan, artikel contoh surat ada beberapa yang boleh anda ambil terus untuk jenis ahli berbeza dan titik berbeza dalam rangkaian.

Jangan pula dibuat berlebihan melampaui itu. Anda tidak perlukan surat khas yang berbeza untuk setiap ahli, atau rangkaian dua belas peringkat dengan reka bentuk yang makin megah, atau helah baris subjek yang bijak-bijak - tidak pada awalnya, dan mungkin tidak pernah untuk persatuan 140 orang. Satu surat yang baik, terhantar tepat masa, dengan permintaan di hadapan dan pembayaran yang dimudahkan, akan membuat sebahagian besarnya. Kalau itu beres, perkara-perkara yang lebih mewah tinggal pembundaran. Mula dari yang kasar kalau perlu….surat ringkas yang benar-benar terhantar mengalahkan surat yang dibuat cantik tetapi masih terbaring dalam draf apabila tarikhnya lewat.

Menulis kata yang tepat ialah sebahagian besar daripada pertarungannya, dan itu hak anda untuk membuatnya tepat melalui apa jua alat yang anda pakai menghantarnya. Kebetulan Anggota membuat sisi teknikalnya tidak menjadi beban - surat yang terhantar tepat masa kepada ahli yang tepat, halaman pembayaran satu ketukan dengan pembayaran QR dan pindahan bank yang sudah disiapkan, pautan yang mendaratkan mereka terus ke sana - jadi anda boleh mencurahkan tenaga kepada penulisannya, bukan kepada paip salurannya. Kalau itu kedengaran berguna, anda dialu-alukan mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya dengan organisasi anda. Dan kalau anda lebih suka mengambil prinsip-prinsip ini lalu menjalankannya dengan apa sahaja yang sudah anda pakai, itu pun langsung tidak mengapa - surat pembaharuan yang mesra, jelas, dan mudah dijawab berfungsi sama sahaja melalui apa jua cara ia dihantar, dan ahli anda akan berterima kasih untuk itu di kedua-dua jalan.