E-mel pertama yang diterima ahli baru

E-mel aluan ialah perkara pertama yang dikatakan organisasi anda kepada seseorang setelah dia menyerahkan wang dan alamat e-melnya, dan kebanyakan e-mel sebegini teruk. Bukan salah tulis, tepatnya - cuma kosong. Seseorang menyertai, dan yang mendarat di peti masuknya ialah pengesahan pembayaran yang disolek menjadi ucapan: "Terima kasih atas pembelian anda. Keahlian anda kini aktif. Pesanan #4471." Semuanya betul, semuanya tidak berguna. Ia memberitahu ahli baru bahawa satu transaksi telah berlaku, yang memang sudah dia tahu, dan tidak memberitahu apa-apa tentang apa sebenarnya yang dia sertai atau apa yang patut dia buat seterusnya.

Itulah kesilapan yang lazim, dan berbaloi disebut terang-terangan kerana ia begitu mudah berlaku. E-mel aluan dilayan sebagai resit - pengakuan automatik daripada sistem bahawa pembayaran berjaya - sedangkan tugasnya sepatutnya berbeza sama sekali. E-mel aluan yang baik memang mengesahkan bahawa mereka sudah masuk, tetapi ia juga membuat mereka berasa ada orang datang menghampiri dan berkata "seronoknya anda di sini", menunjukkan satu perkara seterusnya yang patut mereka lakukan, dan diam-diam menanam jangkaan bahawa keahlian ini akan terus hadir dalam hidup mereka dengan cara yang menyenangkan. Kalau itu betul, anda sudah memulakan 90 hari pertama (yang, seperti saya bincangkan dalam panduan pengekalan ahli, menentukan sebahagian besar sama ada mereka kekal) dengan langkah yang betul, bukan yang silap.

Supaya kekal konkrit, saya guna satu contoh sepanjang tulisan ini, kelab yang sama yang saya guna di tempat lain: Kelab Fotografi Cahaya - 180 ahli, sesi jumpa bulanan, sekali-sekala keluar memotret pada hujung minggu. Apabila seseorang menyertai Cahaya, beza antara resit dan aluan yang sebenar ialah beza antara ahli yang datang ke sesi memotret seterusnya dan ahli yang sudah lupa pernah menyertai apabila notis pembaharuan tiba. Slot e-mel yang sama, hasil yang jauh berbeza. Jadi tulisan ini sebahagian besarnya berisi templat yang boleh anda ambil dan isi, tiga buah untuk jenis organisasi yang berbeza, ditambah sedikit tentang baris subjek dan masa penghantaran. Ambil yang sesuai, ubah yang tidak.

Untuk apa sebenarnya e-mel aluan itu

Sebelum ke templat, ada empat tugas yang mesti dilaksanakan sebuah e-mel aluan - kerana kalau anda faham keempat-empatnya, anda boleh menulis versi sendiri dan mengabaikan versi saya sepenuhnya. Pertama, sahkan mereka sudah masuk dan yakinkan bahawa wangnya berjalan sebagaimana sepatutnya (orang diam-diam merisaukan hal ini). Kedua, buat ia terasa berjiwa manusia - ditulis oleh orang yang gembira mereka menyertai, bukan oleh sistem bil. Ketiga, beri mereka tepat satu langkah seterusnya yang jelas, bukan tujuh. Dan keempat, tanam jangkaan tentang apa yang akan datang, supaya e-mel anda yang seterusnya bukan satu kejutan. Sudah, itu sahaja. Semua di bawah ini cuma empat tugas itu dengan pakaian berbeza.

Bahagian "satu langkah seterusnya" ialah yang paling kerap tersilap. Memang menggoda untuk menyumbat log masuk kawasan ahli, kumpulan WhatsApp, kalendar acara, kod etika, senarai jawatankuasa dan diskaun penaja sekali gus, dan hasilnya ialah tembok yang cuma dijeling lalu ditutup. Pilih satu perkara paling bernilai yang boleh dilakukan ahli baru minggu ini - biasanya "datang ke acara seterusnya" atau "masuk kumpulan tempat semua orang benar-benar berbual" - dan letakkan itu di hadapan. Selebihnya boleh menunggu e-mel kedua.

Baris subjek dan masa penghantaran

E-melnya mesti dibuka, jadi baris subjek lebih penting daripada kehalusan isinya. Buat ringkas dan mesra, bukan cuba berlagak bijak. "Selamat datang ke Kelab Fotografi Cahaya" mengalahkan apa sahaja yang bertimbun tanda seru atau "Anda dah rasmi masuk! 🎉" yang berpura-pura peribadi dan terbaca seperti setiap blast pemasaran yang pernah mereka padam. Beberapa yang biasanya berkesan, diisi dengan perincian anda sendiri:

• Selamat datang ke [Nama organisasi] - ini langkah seterusnya
• [Nama pertama], anda kini rasmi menyertai kami. Seronoknya dapat menyambut anda.
• [Nama pertama], selamat datang - dan sesi jumpa pertama anda [tarikh]

Tentang masa: hantar terus, dalam beberapa minit selepas mereka menyertai, selagi keputusan untuk menyertai masih hangat dan mereka masih di halaman itu. Yang satu ini memang sepatutnya automatik, kerana aluan mesra yang tiba tiga hari kemudian sudah hilang sebahagian besar kemesraannya, dan tiada siapa yang akan rajin menghantarnya secara manual pada pukul sembilan malam Ahad ketika seseorang mendaftar. Selepas yang pertama itu, satu sentuhan kedua yang ringan beberapa hari kemudian (dorongan ke acara seterusnya, atau pengenalan kepada kumpulan) berguna lebih daripada yang orang sangka. Tetapi hantar dahulu yang serta-merta itu - aluan ringkas yang benar-benar terhantar mengalahkan rangkaian dua e-mel yang indah tetapi belum anda bina.

Templat 1 - kelab hobi atau kumpulan minat

Ini kes Cahaya: kumpulan mesra dan santai yang terasnya ialah hadir dan berada dalam kalangan orang yang menyukai perkara yang sama. Nadanya eloklah relaks dan benar-benar mengalu-alukan, dan satu langkah seterusnya hampir selalu "datang ke sesi jumpa yang seterusnya".

Subjek: Selamat datang ke [Nama organisasi] - sesi jumpa pertama anda [tarikh]

Hai [Nama pertama],

Selamat menyertai kami, dan terima kasih kerana masuk ke [Nama organisasi]. Keahlian anda sudah aktif sekarang, jadi anda sebahagian daripada kami - yang sebahagian besarnya bermakna kehadiran anda amat kami nanti-nantikan pada setiap aktiviti.

Cara paling mudah untuk bermula ialah cukup sekadar datang ke acara seterusnya. Aktiviti kami yang berikutnya ialah [nama acara] pada [tarikh] di [lokasi / masa]. Anda tidak perlu bawa apa-apa atau kenal sesiapa - datang sahaja seadanya, dan cari [nama tuan rumah], yang akan menyapa dan memperkenalkan anda kepada yang lain.

Kalau mahu bertegur sapa dahulu, kebanyakan borak harian berlaku dalam kumpulan [WhatsApp / Telegram] kami: [pautan]. Orangnya mesra dan soalan sentiasa dialu-alukan.

Seronoknya anda di sini. Jumpa di [nama acara].

[Nama anda]
[Peranan, cth. AJK / Penganjur], [Nama organisasi]

Kenapa ini berkesan: ia mengesahkan mereka sudah masuk tanpa berlarut-larut tentang pembayaran, menyebut satu acara konkrit dengan tarikh supaya "datang" tidak kabur, dan menghapuskan dua halangan sebenar untuk sesi jumpa pertama - tidak kenal sesiapa dan tidak tahu perlu bawa apa - dengan menyebut orang yang akan menemani. Tawaran untuk memperkenalkan kepada yang lain ialah baris paling bernilai dalam seluruh e-mel, kerana rasa kekitaan itu urusan manusia, bukan urusan dokumen.

Templat 2 - persatuan profesional

Nadanya berbeza di sini. Orang menyertai badan profesional demi nilai kerjaya - latihan, kredibiliti, jaringan - jadi aluannya boleh sedikit lebih berstruktur, dan satu langkah seterusnya biasanya "ambil apa yang sudah anda bayar". Ia tetap perlu berbunyi seperti orang, ya. Profesional tidak semestinya kaku.

Subjek: Selamat datang ke [Nama organisasi], [Nama pertama]

Salam sejahtera [Nama pertama],

Selamat datang ke [Nama organisasi], dan terima kasih kerana menyertai kami. Keahlian anda kini aktif sehingga [tarikh pembaharuan], dan nombor ahli anda ialah [nombor] - eloklah disimpan di tempat yang mudah dicapai, kerana anda akan memerlukannya untuk [tempahan acara / portal ahli].

Supaya bulan pertama anda maksimum, satu perkara yang saya tunjukkan dahulu ialah [manfaat ahli paling bernilai - cth. portal ahli / sesi latihan akan datang / penyenaraian dalam direktori]. Anda boleh mengaksesnya di sini: [pautan]. Kalau minggu ini anda tidak sempat menyiapkan apa-apa yang lain, siapkan yang itu.

Dalam beberapa minggu akan datang anda juga akan mendengar daripada kami tentang [apa yang akan datang - cth. acara akan datang, ringkasan bulanan, sumber untuk ahli]. Kami pastikan ia berguna dan tidak membanjiri peti masuk anda.

Kalau ada soalan, balas sahaja e-mel ini - ia sampai kepada manusia sebenar. Kami gembira anda bersama kami.

Salam mesra,
[Nama anda]
[Peranan], [Nama organisasi]

Kenapa ini berkesan: ia menyerahkan butiran praktikal yang memang diperlukan ahli profesional (nombor ahli, tarikh pembaharuan) tanpa bertukar menjadi borang, tetap mengarahkan mereka kepada satu manfaat utama dan bukannya satu menu, dan "balas sahaja e-mel ini, ia sampai kepada manusia sebenar" diam-diam menandakan bahawa ini bukan mesin no-reply. Baris tentang tidak membanjiri peti masuk ialah janji kecil yang membeli muhibah, asalkan anda benar-benar menepatinya.

Templat 3 - kumpulan komuniti atau kejiranan

Kumpulan komuniti - persatuan penduduk, kumpulan keagamaan atau budaya, jaringan sukarelawan setempat - hidup dengan rasa kekitaan dan sumbangan lebih daripada manfaat. Aluannya eloklah mesra, sedikit peribadi, dan dari awal memberi isyarat bahawa ada tempat untuk mereka turun tangan, kerana orang yang menyumbang cenderung untuk kekal.

Subjek: Selamat datang ke [Nama organisasi] - kami gembira anda menyertai kami

Hai [Nama pertama],

Selamat datang ke [Nama organisasi]. Kami sekumpulan [jiran / keluarga / sukarelawan] yang [satu baris tentang apa yang anda buat - cth. menjaga sudut bandar kami / meneruskan tradisi / menghulurkan tangan ketika diperlukan], dan kami sungguh gembira anda menyertai kami.

Cara terbaik untuk mengenali kami ialah datang ke mana-mana acara. Pertemuan kami yang seterusnya ialah [nama acara] pada [tarikh] di [lokasi] - tak perlu sediakan apa-apa, datang sahaja dan kami akan pastikan anda berasa betah.

Dan bila-bila anda bersedia - langsung tidak perlu tergesa-gesa - sentiasa ada ruang untuk menghulurkan tangan, sama ada [contoh, cth. membantu di acara, berkongsi kemahiran, atau sekadar tolong sebarkan maklumat]. Cuba fikirkan apa yang anda gemari, kemudian beritahu kami. Sebahagian daripada bahagian terbaik menjadi ahli datang justeru daripada turun tangan.

Anda boleh menghubungi kami bila-bila masa di [hubungan], dan kumpulan sembangnya ada di sini kalau mahu masuk: [pautan].

Salam hangat,
[Nama anda], bagi pihak semua di [Nama organisasi]

Kenapa ini berkesan: ia menyebut siapa "kami" dalam satu baris yang jujur, memberi acara seterusnya yang sama-sama konkrit, dan menanam idea menyumbang dari awal tetapi tanpa tekanan ("langsung tidak perlu tergesa-gesa"). Bahagian terakhir itu penting - anda bukan meminta ahli yang baru sehari menjadi sukarelawan, anda cuma memberitahu bahawa pintunya terbuka, supaya apabila mereka bersedia, mereka sudah tahu ada jalan masuk. Tetapi jangan berlebihan dengan pelawaannya. Aluan yang terbaca seperti kertas kerja pengambilan sukarelawan lebih banyak mudaratnya.

Beberapa perkara yang patut diingat

Ini titik permulaan, bukan skrip untuk ditampal seadanya. Cara terpantas membuat mana-mana satu daripadanya berbunyi palsu ialah membiarkannya berbunyi seperti saya dan bukannya seperti organisasi anda - jadi bacalah dengan suara kuat, dan kalau ada baris yang bukan sesuatu yang benar-benar akan anda ucapkan, ubah. Isi setiap [kurungan siku]; e-mel yang terhantar dengan "[Nama pertama]" masih melekat di dalamnya lebih buruk daripada tiada pemperibadian langsung, dan itu berlaku lebih kerap daripada yang anda sangka, jadi hantar ujian kepada diri sendiri dahulu. Usahakan supaya cukup satu skrin - kalau ahli baru terpaksa menatal dan menatal, anda menyumbat terlalu banyak, dan e-mel kedua wujud justeru supaya yang pertama tidak perlu memikul segalanya.

Dan jangan terpaku menyempurnakannya sebelum menghantar apa-apa. Aluan yang ringkas, mesra, sedikit kasar yang terhantar hari ini mengalahkan rangkaian yang direka cantik tetapi masih menjadi draf bulan depan. Tulis versi ringkasnya, hidupkan, dan baiki satu baris demi satu baris sambil anda memerhatikan apa yang mendapat sambutan ahli anda….

Mengautomasikan aluan yang benar-benar mesra ialah salah satu perkara yang direka oleh Anggota untuk mengangkat beban itu daripada bahu anda - e-melnya terhantar sebaik seseorang menyertai, dengan butiran mereka sudah terisi, jadi setiap ahli baru mendapat permulaan mesra yang sama tanpa sesiapa perlu ingat menghantarnya pada pukul sembilan malam Ahad. Kalau itu bunyinya praktikal, anda dialu-alukan untuk mencubanya secara percuma dan melihat kesesuaiannya. Dan kalau anda lebih suka mengambil templat ini lalu menjalankannya dengan apa sahaja yang sudah anda pakai - alat e-mel anda yang sedia ada, atau sekadar menghantarnya secara manual buat sementara - itu pun langsung tidak mengapa. Templat ini berkesan tak kira apa yang ada di belakangnya, dan ahli baru yang berasa disambut dengan betul berbaloi dengan sepuluh minit itu dengan apa cara sekalipun yang membawa anda ke sana. Untuk gambaran lebih luas tentang apa yang berlaku selepas aluan, proses penyambutan ahli baru ialah bacaan susulan yang sesuai.