Cara memulai klub dalam 7 langkah

Ada versi "mendirikan klub" yang terdengar raksasa - nama, logo, pengurus, anggaran dasar, rencana lima tahun ke depan - dan itu membuat banyak orang mundur sebelum mulai. Lupakan sebagian besar dari itu. Nyaris setiap klub yang saya temui bermula dari beberapa orang yang menginginkan hal yang sama di malam yang sama lalu memutuskan untuk sekadar mewujudkannya, dan semua yang sekarang terlihat rapi itu ditambahkan belakangan, setelah benar-benar ada yang perlu dirapikan. Jadi kalau ada ide klub yang berputar-putar di kepala Anda disertai perasaan mengganjal bahwa Anda belum "siap", ini kabar jujurnya: Anda lebih siap daripada yang Anda kira. Klub pada dasarnya cuma alasan rutin bagi segelintir orang yang sama untuk datang dan melakukan sesuatu bersama, dan Anda bisa memulainya bulan ini.

Ini versi ringan yang langsung jalan, untuk klub hobi atau olahraga yang santai. Kalau yang Anda bangun lebih besar - sesuatu yang akan tumbuh menjadi organisasi sungguhan dengan uang serius, kontrak, mungkin karyawan suatu hari nanti - panduan yang lebih panjang soal mendirikan organisasi keanggotaan membahas sisi tata kelolanya dengan benar, dan itu akan Anda butuhkan pada waktunya. Tapi hampir pasti Anda tidak membutuhkannya untuk memulai. Biar konkret, saya pakai satu contoh sepanjang tulisan ini: Kenari Badminton Club, kelompok bulu tangkis mingguan santai yang sedang Anda pikirkan untuk dirikan di Bekasi karena lapangan dekat rumah setengah kosong di malam-malam biasa dan Anda capek mengumpulkan pemain lewat WhatsApp satu per satu tiap mau main. Kita akan kembali ke Kenari di tiap langkah.

Langkah 1 - jelaskan sebenarnya klub ini untuk apa

Sebelum apa pun, katakan dalam satu kalimat sederhana klub ini untuk apa dan untuk siapa - kalimat yang benar-benar diucapkan orang biasa, bukan pernyataan misi yang penuh kata "komunitas" dan "memberdayakan". Untuk Kenari itu kira-kira "malam bulu tangkis mingguan yang santai di Bekasi buat orang kerja yang mau main rutin, apa pun levelnya". Cuma itu. Kalimat itu diam-diam memberi tahu untuk siapa (orang kerja, level bebas - jadi bukan tim kompetitif pemburu turnamen, bukan program latihan anak), kapan Anda berkumpul (mingguan, malam), dan secara tak langsung apa yang bukan klub ini. Susun satu kalimat ini dengan tepat dan banyak keputusan berikutnya menjawab dirinya sendiri, karena tiap kali ragu Anda tinggal bertanya apakah sesuatu cocok dengan kalimat itu.

Buat kecil dengan sengaja. Godaannya adalah menjanjikan sedikit-sedikit segalanya - latihan, turnamen, acara sosial, liga - supaya terdengar mengesankan. Jangan. Klub yang mengerjakan satu hal dengan andal mengalahkan klub yang mengerjakan lima hal dengan buruk, dan Anda selalu bisa menambah nanti begitu intinya sudah lancar. Satu malam yang bagus tiap minggu yang bisa diandalkan orang sudah lebih dari cukup untuk memulai.

Langkah 2 - kumpulkan beberapa orang pertama sebelum membangun apa pun

Di sinilah banyak ide bagus diam-diam mati: seseorang menghabiskan tiga akhir pekan membuat logo, formulir pendaftaran, dan grup yang mentereng, lalu mencari anggota dan mendapati ternyata cuma empat orang yang benar-benar berminat dan dua di antaranya sudah menghilang. Lakukan sebaliknya. Cari dulu segelintir pemain pertama Anda selagi klubnya masih sekadar ide di kepala, karena kalau Anda tidak bisa mengumpulkan delapan atau sepuluh orang yang sungguh antusias sebelum membangun apa pun, membangun lebih banyak tidak akan menyelamatkannya - biasanya itu berarti idenya perlu sedikit disesuaikan, atau waktunya kurang pas, dan jauh lebih murah mengetahuinya sekarang.

Untuk Kenari itu berarti beberapa pesan di grup WhatsApp yang tepat, ngobrol dengan dua teman yang sudah biasa main bareng Anda, mungkin nanya cepat di grup RT atau grup kantor. Anda tidak sedang menjual apa-apa - Anda cuma memperhatikan bedanya antara "wah asik, kapan mulai?" dengan diam yang sopan. Untuk malam bulu tangkis Anda butuh cukup orang supaya bisa main betulan, jadi incar inti delapan sampai dua belas orang yang bilang iya, sambil sadar beberapa akan mundur. Jangan menunggu sampai lima puluh. Selusin orang yang antusias itu sudah klub; lima puluh nama suam-suam kuku di daftar bukan.

Langkah 3 - putuskan apa yang benar-benar didapat anggota

Begitu Anda tahu beberapa orang ikut, bereskan sedikit hal yang bisa diharapkan seorang anggota - dan buat daftarnya jujur serta singkat. Untuk Kenari itu lapangan dan permainan mingguan, grup WhatsApp yang hidup supaya tidak ada lagi acara kejar-kejar pemain satu per satu, dan mungkin, nanti, sesekali laga persahabatan lawan klub lain atau patungan beli kok yang bagus dengan harga lebih miring. Itu sungguh cukup. Anda tidak butuh kartu anggota, buku panduan anggota, atau skema berjenjang "silver dan gold" untuk sebuah malam bulu tangkis, dan buru-buru meraih hal-hal itu di awal adalah cara klasik untuk merasa sibuk padahal klubnya sendiri belum benar-benar terjadi.

Yang sebenarnya dibayar anggota (dengan uang atau sekadar dengan datang) adalah malam yang bagus dan bisa diandalkan bersama orang-orang yang mereka sukai. Selebihnya cuma pemanis. Jadi jujurlah pada diri sendiri soal apa nilainya yang sebenarnya - untuk klub hobi hampir selalu itu pertemuan rutin dan orang-orangnya, bukan bonusnya - lalu pastikan inti itu terus muncul minggu demi minggu. Bonus memang menyenangkan; lapangan yang selalu ke-book dan grup yang selalu hidup itulah intinya.

Langkah 4 - tetapkan iuran sederhana, kecil dan mudah dipahami

Klub bulu tangkis punya biaya rutin yang nyata sejak hari pertama - lapangannya - jadi tidak seperti klub yang bisa gratis untuk sementara, Anda perlu membereskan soal uang sejak awal. Tapi buat sesederhana mungkin. Hitung kira-kira berapa biaya satu sesi, bagi ke orang-orang yang datang, dan beri sedikit kelonggaran. Untuk Kenari, sewa lapangan mungkin Rp 60.000 - 80.000 per jam dan Anda booking dua jam, jadi anggap Rp 120.000 - 160.000 semalam; tambah satu tabung kok Rp 90.000 - 130.000 dan Anda di kisaran Rp 210.000 - 290.000 per sesi. Kalau biasanya enam belas orang datang, itu sekitar Rp 15.000 - 18.000 per orang - jadi Anda bisa menetapkan iuran bulanan Rp 50.000 - 70.000, atau cukup tarik Rp 20.000 di tempat tiap minggu dan tidak usah dipusingkan.

Model mana yang Anda pilih tidak sepenting keterbukaan soal hitungannya. Tunjukkan orang perhitungannya - "lapangan plus kok sekitar 250 ribu semalam, dibagi kita jadi dua puluh ribuan per orang" - dan tidak ada yang merasa diperas, karena mereka bisa lihat persis ke mana uangnya. Mulai dari sisi rendah; Anda bisa menaikkan iuran nanti kalau biaya naik, dan itu obrolan yang jauh lebih mudah daripada memulai terlalu tinggi lalu orang diam-diam memutuskan tidak sepadan. Kalau sampai ke tahap menetapkan iuran tahunan yang serius dan ingin memikirkannya matang-matang, ada tulisan tersendiri soal menghitung berapa yang pantas ditarik - tapi untuk main mingguan, aritmetika yang jujur dan angka bulat sudah cukup.

Langkah 5 - pilih cara sederhana menagih uang dan mencatat siapa yang ikut

Di sini Anda butuh dua hal sederhana: cara menagih iuran tanpa berburu uang tunai keliling lapangan yang penuh keringat, dan cara mengetahui siapa yang benar-benar anggota dan siapa yang sudah bayar. Di awal, kode QRIS yang ditempel di casing HP dan sebuah spreadsheet (atau sejujurnya cukup catatan di HP) sudah bisa membawa klub kecil cukup jauh, dan itu tidak memalukan - jangan beli atau bangun sesuatu yang canggih untuk selusin orang. Grup WhatsApp sekaligus jadi kanal komunikasi Anda, jadi satu kotak itu sudah tercentang.

Spreadsheet mulai terasa berat ketika tiap minggu Anda memicingkan mata mencoba mengingat siapa yang sudah bayar bulan ini, mengetik ulang nama yang sama, dan diam-diam menombok kekurangannya sendiri saat tiga anggota tetap "lupa". Untuk klub yang menarik iuran tiap minggu, pegal itu cenderung datang cepat - sekitar angka 20 - 30 anggota, atau di bulan kedua mengerjakannya manual. Di situlah alat keanggotaan yang benar mulai berguna, karena ia yang mengingat dan menagih untuk Anda dan Anda mendapatkan kembali malam Anda. Anggota dirancang persis untuk momen itu dan gratis untuk memulai, tapi nasihat jujurnya sama seperti untuk alat apa pun: raih ia saat versi manualnya jadi benar-benar merepotkan, bukan sebelumnya. Kalau spreadsheet-nya masih nyaman, tetap di spreadsheet - yang namanya klub itu bulu tangkisnya, bukan administrasinya.

Langkah 6 - jalankan saja yang pertama

Sekarang booking lapangannya dan main. Ini langkah yang paling lama ditunda orang, menunggu semuanya terasa siap, dan tidak pernah benar-benar terasa siap, jadi tetapkan tanggal, beri tahu selusin orang antusias Anda persis apa yang akan terjadi - di mana, kapan, bawa apa, kira-kira berapa - lalu jalankan. Malam pertama tidak perlu mulus, ia perlu terjadi dan terasa ramah, karena orang-orang di sesi pertama itulah yang akan membawa rombongan berikutnya. Buat permainannya mengalir, pastikan tidak ada yang berdiri canggung di pinggir sepanjang malam, dan Anda sudah menuntaskan bagian pentingnya.

Sambutlah semua orang dengan benar, terutama siapa pun yang datang sendirian atau baru di grup - perkenalan singkat, "ayo pasangan sama saya satu game", ucapan senang yang tulus mereka datang. Nyaris tanpa biaya dan itulah beda antara seseorang yang kembali dan seseorang yang diam-diam memutuskan ini bukan untuknya. Kesan pertama itu menentukan rasa seluruh klub, dan layak dipikirkan sedikit - kalau Anda mau versi lebih lengkap soal membuat pendatang baru betah, ada panduan menyambut anggota baru yang membahasnya lebih dalam. Lalu, terang-terangan, minta orang membawa teman minggu depan. Dari mulut ke mulut itulah cara nyaris semua klub kecil bertumbuh, jauh lebih ampuh daripada poster atau unggahan apa pun.

Langkah 7 - jaga agar terus jalan, bagian tak seru yang justru menentukan

Mendirikan klub itu bagian yang mudah - ledakan semangat membawa Anda melewati beberapa minggu pertama. Menjaganya tetap jalan setelah rasa barunya memudar itulah kerja yang sesungguhnya, dan intinya soal menjadi andal secara membosankan: lapangan yang sama, malam yang sama, permainannya tetap terjadi entah Anda sedang ingin mengurusnya atau tidak. Orang menyusun minggunya di sekitar klub yang bisa mereka andalkan, dan menjauh dari klub yang jalan-berhenti-jalan-berhenti. Jadi jaga slot rutin itu mati-matian di bulan-bulan awal, bahkan di minggu-minggu ketika cuma enam orang datang dan Anda bertanya-tanya apakah sepadan. Goyangan itu sepenuhnya wajar - kebanyakan klub melewati masa kehadiran tipis sebelum akhirnya mapan - dan itu bukan tanda Anda gagal.

Hal lain yang membuat klub tetap hidup adalah membagi beban, dan makin cepat makin baik. Kalau semuanya - booking, menagih, mengejar, ingat beli kok - menumpuk di Anda sendirian, Anda akan kehabisan tenaga di bulan keempat dan klubnya ikut habis. Serahkan tugas-tugas kecil ke orang sejak awal: satu orang yang booking lapangan, satu yang menjaga grup tetap ramai, satu yang mengurus iuran. Orang bertahan di tempat mereka merasa punya andil, jadi anggota dengan tugas kecil jauh lebih mungkin masih ada tahun depan dibanding yang selama ini cuma datang lalu main. Selebihnya, jangan pusingkan hal-hal detail - situs web, logo, kaus seragam, liga resmi. Itu semua menyenangkan, dan itu juga 10% terakhir; klub hidup atau mati tergantung apakah malamnya seru, bukan apakah logonya bagus. Bikin dasar-dasarnya mantap - orang datang, tertawa, kembali lagi - dan biarkan sisanya tiba perlahan, kalau memang tiba….

Begitu klubnya berjalan dan yang memakan malam-malam Anda adalah pencatatan serta penagihannya, bukan bulu tangkisnya, di situlah bagian yang dirancang Anggota untuk mengambil alih - anggota, iuran, pembayaran, dan grupnya di satu tempat, gratis untuk memulai. Tapi banyak klub bagus berjalan dengan senang memakai kode QRIS dan spreadsheet dalam waktu lama lebih dulu, jadi mulailah dengan apa pun yang paling sederhana dan tingkatkan hanya saat administrasinya, bukan ambisinya, yang memberi tahu Anda sudah waktunya. Ide-ide di sini berlaku apa pun alat yang Anda pakai. Di atas semua itu, semoga sukses - daerah Anda butuh satu lagi malam rutin tempat wajah-wajah ramah yang sama datang melakukan hal yang mereka cintai, dan seseorang harus jadi orang yang akhirnya memulainya.