Anggota menghantar dua jenis e-mel berkaitan sesuatu acara: peringatan, yang keluar secara automatik sebelum acara bermula, dan pengumuman, mesej sekali hantar kepada sesiapa yang anda pilih.

Peringatan lalai

Tetapkan peringatan yang digunakan seluruh organisasi anda di Lagi → Tetapan → Peringatan. Ada dua set:

• Pembaharuan keahlian: dihantar kepada ahli sebelum tarikh pembaharuan mereka
• Acara: dihantar kepada pendaftar sesuatu acara sebelum acara bermula

Untuk menambah satu, tentukan berapa lama sebelumnya pada Hantar (satu nombor, serta hari atau minggu), pilih Templat yang digunakan, kemudian klik Tambah peringatan. Peringatan disusun dengan jeda paling panjang dahulu, jadi "2 minggu sebelum" berada di atas "1 hari sebelum".

Organisasi baharu bermula dengan dua peringatan pembaharuan - Seminggu sebelumnya dan Sehari sebelumnya - dan tanpa peringatan acara langsung, kerana apa yang sesuai untuk kelas mingguan jarang sesuai untuk gala tahunan. Tambah apa yang diperlukan acara anda.

Anda hanya boleh menjadualkan peringatan kalau anda ada templat berjenis betul: Peringatan Acara untuk acara, Peringatan Pembaharuan Keahlian untuk pembaharuan. Kalau belum ada, kadnya menawarkan butang Cipta templat. Anda boleh menyimpan beberapa daripada setiap jenis, dinamakan mengikut tugasnya - "Dua minggu sebelum", "Sehari sebelum", "Tukar tempat" - dan namanya hanya dilihat oleh anda.

Memadam peringatan terakhir dalam sesuatu set akan meminta pengesahan, kerana ia bermakna tiada apa-apa akan dihantar.

Peringatan untuk satu acara

Peringatan lalai terpakai secara automatik pada setiap acara. Kalau satu acara memerlukan sesuatu yang berbeza, buka acara itu, pergi ke tab E-mel dan klik Urus di sebelah Peringatan. Anda juga boleh klik Urus e-mel pada baris acara itu dalam senarai acara.

Bahagian Peringatan menyenaraikan peringatan lalai yang terpakai buat masa ini. Tandakan Tetapkan peringatan khusus untuk acara ini dan set lalai diabaikan untuk acara ini sahaja - anda kemudian menyusun senarai anda sendiri dengan cara yang sama persis. Buang tanda itu kemudian dan peringatan lalai kembali terpakai; senarai milik acara itu tetap disimpan sekiranya anda mahu menggunakannya semula.

Peringkat keahlian berfungsi dengan cara yang sama: buka satu peringkat, klik Urus e-mel, kemudian tandakan Tetapkan peringatan khusus untuk peringkat ini untuk memberi peringkat itu peringatan pembaharuannya sendiri.

Pengumuman

Pengumuman ialah e-mel sekali hantar tentang sesuatu acara, contohnya tukar tempat, nota tentang tempat letak kereta, atau ucapan terima kasih selepasnya. Cipta satu di bahagian Pengumuman pada halaman Urus e-mel yang sama (dari tab E-mel acara, klik Urus di sebelah Pengumuman).

1. Pilih Templat yang akan dihantar (templat Pengumuman Acara).
2. Pilih siapa yang menerimanya. Ada tiga khalayak:
   • Kumpulan dan orang yang saya pilih: tandakan seberapa banyak kumpulan kenalan, tambah orang seorang demi seorang, atau kedua-duanya. Tiada sesiapa menerima e-mel dua kali, walaupun mereka muncul dalam dua kumpulan.
   • Semua ahli semasa: semua orang yang memegang keahlian, termasuk mereka yang berada dalam tetingkap pembaharuan.
   • Semua kenalan: semua orang dalam senarai kenalan anda, sama ada ahli atau bukan.
3. Pilih waktu penghantaran: Hantar sekarang, atau Hantar kemudian dengan tarikh dan waktunya.

Khalayaknya dikira apabila e-mel itu benar-benar dihantar, bukan semasa anda menjadualkannya. Jadualkan pengumuman kepada semua ahli semasa dua minggu lebih awal dan ia menuju kepada keahlian sebagaimana ia berdiri pada hari itu - orang yang menyertai minggu depan disertakan, yang luput tidak. Hampir selalu itulah yang anda mahukan, tetapi eloklah diketahui sebelum menjadualkan jauh ke hadapan.

Sesiapa yang telah mematikan pengumuman acara dalam portal mereka, atau yang alamatnya gagal dihantar, dikecualikan daripada setiap satu daripada tiga pilihan itu.

Pengumuman berjadual disemak setiap jam, jadi satu pengumuman keluar pada atau sejurus selepas waktu yang anda tetapkan. Senarainya memaparkan templat setiap pengumuman, kepada siapa ia dihantar, dan sama ada statusnya Dihantar, Berjadual atau Belum dihantar - dengan butang Hantar sekarang untuk apa-apa yang masih menunggu. Pengumuman yang sudah keluar tidak boleh dihantar dua kali.

Siapa yang sebenarnya menerima apa

• Peringatan acara hanya menuju kepada orang yang berdaftar untuk acara itu - pendaftaran yang disahkan dan yang masih menunggu bayaran. Tiada orang lain dalam senarai anda dihantar e-mel.
• Peringatan pembaharuan menuju kepada ahli yang pembaharuannya bakal matang. Bagi keahlian keluarga atau berkumpulan, hanya penyelaras diingatkan, bukan setiap orang dalam pakej itu.
• Pengumuman menuju kepada khalayak yang anda pilih - kumpulan dan orang yang anda tentukan, semua ahli semasa, atau semua kenalan - ditolak sesiapa yang menolak pengumuman atau yang alamatnya gagal dihantar.

Waktu peringatan dikira dalam hari penuh mengikut zon waktu acara itu sendiri, dan Anggota merekod apa yang telah dihantar, jadi tiada sesiapa menerima peringatan yang sama dua kali.

Tip: tulis templatnya dahulu, di Lagi → E-mel & mesej, kemudian kembali ke sini untuk menentukan bila ia dihantar. Kedua-dua kerja itu sengaja diasingkan, jadi satu templat boleh melayani beberapa jadual.