Anggota mengirim dua jenis email seputar sebuah acara: pengingat, yang keluar otomatis sebelum acara dimulai, dan pengumuman, pesan sekali kirim kepada siapa pun yang Anda pilih.

Pengingat standar

Atur pengingat yang dipakai seluruh organisasi Anda di Lainnya → Pengaturan → Pengingat. Ada dua set:

• Perpanjangan keanggotaan: dikirim ke anggota sebelum tanggal perpanjangan mereka
• Acara: dikirim ke pendaftar sebuah acara sebelum acara dimulai

Untuk menambahkan satu, tentukan berapa lama sebelumnya di Kirim (sebuah angka, plus hari atau minggu), pilih Template yang dipakai, lalu klik Tambah pengingat. Pengingat diurutkan dari jeda terpanjang lebih dulu, jadi "2 minggu sebelumnya" berada di atas "1 hari sebelumnya".

Organisasi baru dimulai dengan dua pengingat perpanjangan - Seminggu sebelumnya dan Sehari sebelumnya - dan tanpa pengingat acara sama sekali, karena yang cocok untuk kelas mingguan jarang cocok untuk gala tahunan. Tambahkan yang dibutuhkan acara Anda.

Anda hanya bisa menjadwalkan pengingat kalau punya template dengan tipe yang tepat: Pengingat Acara untuk acara, Pengingat Perpanjangan Keanggotaan untuk perpanjangan. Kalau belum punya, kartunya menawarkan tombol Buat template. Anda boleh menyimpan beberapa dari masing-masing tipe, dinamai sesuai tugasnya - "Dua minggu sebelumnya", "Sehari sebelumnya", "Perubahan lokasi" - dan namanya hanya pernah terlihat oleh Anda.

Menghapus pengingat terakhir dalam sebuah set akan meminta konfirmasi, karena artinya tidak ada apa pun yang akan dikirim.

Pengingat untuk satu acara

Pengingat standar berlaku otomatis untuk setiap acara. Kalau satu acara butuh sesuatu yang berbeda, buka acaranya, masuk ke tab Email, lalu klik Kelola di samping Pengingat. Anda juga bisa mengklik Kelola email di baris acara itu pada daftar acara.

Bagian Pengingat memuat daftar pengingat standar yang saat ini berlaku. Centang Atur pengingat khusus untuk acara ini dan set standar diabaikan untuk acara ini saja - Anda lalu menyusun daftarnya sendiri dengan cara yang persis sama. Hapus centang itu nanti dan pengingat standar kembali berlaku; daftar milik acara itu tetap disimpan kalau-kalau Anda ingin memakainya lagi.

Level keanggotaan bekerja dengan cara yang sama: buka sebuah level, klik Kelola email, lalu centang Atur pengingat khusus untuk level ini untuk memberi level itu pengingat perpanjangannya sendiri.

Pengumuman

Pengumuman adalah email sekali kirim tentang sebuah acara, misalnya perubahan lokasi, catatan soal parkir, atau ucapan terima kasih setelahnya. Buat satu di bagian Pengumuman pada halaman Kelola email yang sama (dari tab Email acara, klik Kelola di samping Pengumuman).

1. Pilih Template yang akan dikirim (template Pengumuman Acara).
2. Pilih siapa yang menerimanya. Ada tiga audiens:
   • Grup dan orang yang saya pilih: centang berapa pun grup kontak, tambahkan orang per orang satu demi satu, atau keduanya. Tidak ada yang menerima email dua kali, meski muncul di dua grup.
   • Semua anggota aktif: semua orang yang memegang keanggotaan, termasuk yang sedang di dalam jendela perpanjangannya.
   • Semua kontak: semua orang di daftar kontak Anda, anggota maupun bukan.
3. Pilih waktu pengiriman: Kirim sekarang, atau Kirim nanti dengan tanggal dan jam.

Audiensnya dihitung saat email benar-benar dikirim, bukan saat Anda menjadwalkannya. Jadwalkan pengumuman ke semua anggota aktif dua minggu ke depan dan pengumuman itu menuju keanggotaan sebagaimana adanya pada hari itu - orang yang bergabung minggu depan ikut, yang kedaluwarsa tidak. Hampir selalu itulah yang Anda inginkan, tetapi baik diketahui sebelum menjadwalkan jauh ke depan.

Siapa pun yang mematikan pengumuman acara di portalnya, atau alamatnya gagal terkirim, dikeluarkan dari setiap satu dari tiga pilihan itu.

Pengumuman terjadwal diperiksa setiap jam, jadi satu pengumuman keluar pada atau sesaat setelah waktu yang Anda tetapkan. Daftarnya menampilkan template tiap pengumuman, kepada siapa dikirim, dan apakah statusnya Terkirim, Terjadwal, atau Belum terkirim - dengan tombol Kirim sekarang untuk apa pun yang masih menunggu. Pengumuman yang sudah keluar tidak bisa dikirim dua kali.

Siapa yang sebenarnya menerima apa

• Pengingat acara hanya menuju orang yang terdaftar untuk acara itu - pendaftaran terkonfirmasi dan yang masih menunggu pembayaran. Tidak ada orang lain di daftar Anda yang dikirimi email.
• Pengingat perpanjangan menuju anggota yang perpanjangannya akan jatuh tempo. Untuk keanggotaan keluarga atau kelompok, hanya koordinator yang diingatkan, bukan setiap orang dalam paket itu.
• Pengumuman menuju ke audiens yang Anda pilih - grup dan orang yang Anda tentukan, semua anggota aktif, atau semua kontak - dikurangi siapa pun yang menolak pengumuman atau alamatnya gagal terkirim.

Waktu pengingat dihitung dalam hari penuh menurut zona waktu acara itu sendiri, dan Anggota mencatat apa yang sudah dikirim, sehingga tidak ada yang menerima pengingat yang sama dua kali.

Tips: tulis templatenya lebih dulu, di Lainnya → Email & pesan, lalu kembali ke sini untuk menentukan kapan dikirim. Kedua pekerjaan itu sengaja dipisah, jadi satu template bisa melayani beberapa jadwal.