Pelacakan kehadiran menjawab pertanyaan sederhana yang tidak bisa dijawab daftar pendaftaran: siapa yang benar-benar datang? Staf memindai QR kartu keanggotaan setiap anggota di pintu (atau menandainya lewat nama) dan Anggota menyimpan daftarnya, sekali per anggota, tanpa dobel.

Fitur ini cocok dipakai bersama poin anggota: beri acara kredit poin dan semua yang tercatat hadir menerimanya otomatis. Namun poin bersifat opsional, dan pelacakan kehadiran tetap berfungsi tanpa poin.

Yang Anda perlukan

• Fitur Kartu keanggotaan aktif (Lainnya → Pengaturan → Fitur), karena kode QR kartu itulah yang dipindai.
• Untuk memberi poin atas kehadiran: fitur Poin anggota juga.

Menyiapkan acara

Saat membuat atau mengedit acara, centang Catat kehadiran anggota. Jika poin aktif Anda juga akan melihat bidang kredit poin, yaitu jumlah poin yang diperoleh setiap peserta. Biarkan kosong untuk kehadiran tanpa poin.

Setelah pelacakan aktif, tombol Kelola Kehadiran muncul di atas layar lihat dan edit acara bagi siapa pun yang berwenang: admin penuh, peran dengan area Acara, dan peran dengan area Menyesuaikan poin anggota.

Di pintu: memindai

Buka Kelola Kehadiran di ponsel Anda dan ketuk Pindai Kode QR Anggota. Browser akan meminta izin kamera saat pertama kali, jadi izinkan. Lalu arahkan kamera ke kode QR pada kartu keanggotaan anggota, di layar ponsel mereka atau versi cetak.

Setiap pemindaian berhasil berkedip hijau, bergetar, dan menampilkan nama anggota. Memindai kartu yang sama lagi menunjukkan sudah tercatat. Anggota yang keanggotaannya kedaluwarsa tetap tercatat, tetapi hasilnya berwarna kuning dengan keanggotaan kedaluwarsa, sehingga petugas di pintu bisa mengingatkan untuk memperpanjang. Anggota hanya bisa dihitung sekali per acara, jadi pindaian ganda yang tak disengaja tidak akan pernah menghitung ganda (atau memberi poin ganda).

Beberapa tips praktis untuk di pintu:

• Kecerahan layar maksimal di ponsel anggota membantu kamera; halaman kartu menampilkan QR yang besar.
• Kartu dari organisasi lain menampilkan bukan kartu anggota organisasi ini, dan tidak ada yang tercatat.
• Jika kamera ditolak atau tidak tersedia, layar memberi tahu dan pencarian manual di bawah tetap berfungsi.

Tidak bawa kartu? Tandai manual

Di bawah pemindai ada kotak pencarian. Ketik nama atau email, temukan anggotanya, ketuk Tandai hadir. Daftarnya sama, aturan sekali-per-anggota sama, poinnya pun sama, hanya catatannya yang menyebut manual alih-alih pindaian QR.

Memperbaiki kesalahan

Daftar peserta menunjukkan semua yang tercatat, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Ketuk Hapus di samping baris dan konfirmasi (konfirmasi itu ada supaya sentuhan tak sengaja di saku tidak diam-diam menghapus seseorang). Menghapus kehadiran juga menarik kembali poin yang diberikannya, dan riwayat poin anggota menunjukkan penghargaan dan pembatalannya, sehingga catatan tetap jujur.

Poin dan waktu

Poin diberikan pada saat kehadiran dicatat, memakai kredit acara pada saat itu. Mengubah kredit acara setelahnya hanya memengaruhi pindaian berikutnya. Perubahan itu tidak pernah menulis ulang apa yang diterima peserta sebelumnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah anggota harus sudah mendaftar? Tidak. Siapa pun di daftar anggota Anda bisa dipindai atau ditandai, termasuk yang datang langsung. Jika mereka memang mendaftar, pendaftarannya ditandai check-in pada saat yang sama.

Ponsel siapa yang memindai? Ponsel staf (atau tablet/laptop berkamera) yang masuk ke workspace. Anggota tidak perlu aplikasi apa pun, karena QR kartu mereka sudah cukup.

Apakah berfungsi offline? Tidak, pencatatan butuh koneksi. Wi-Fi tempat acara atau data seluler sudah cukup; setiap pindaian hanyalah permintaan kecil.

Bisakah anggota memindai diri sendiri? Belum. Pemindaian terjadi dalam sesi staf yang masuk, dan itulah yang menjaga daftar tetap tepercaya.