Kapan pun Anda butuh salinan data, entah untuk akuntan, mail-merge, atau arsip sendiri (atau sekadar untuk tahu bahwa Anda bisa pindah kalau mau), Anda bisa mengekspornya sebagai berkas CSV.

Menjalankan ekspor

1. Buka Anggota lalu klik Ekspor, di deretan tombol di bagian atas, di sebelah Import data.
2. Pilih apa yang Anda ekspor: Kontak / Anggota, Faktur, Item baris faktur, atau Acara / Pendaftaran.
3. Klik Pilih kolom. Semuanya sudah tercentang, jadi hapus centang yang tidak Anda perlukan, atau gunakan Pilih semua / Kosongkan.
4. Klik Ekspor sebagai CSV.

Iramanya sengaja dibuat sama dengan dua langkah impor: kalau Anda pernah mengimpor, Anda sudah tahu cara kerjanya.

Kami memberi tahu saat berkas siap

Ekspor berjalan di latar belakang supaya Anda tidak perlu menunggu di layar, dan daftar anggota yang besar tidak putus di tengah jalan. Begitu berkas siap, ada dua pemberitahuan:

• email yang memberi tahu ekspor selesai;
• titik merah pada lonceng di bilah atas ruang kerja. Buka lonceng untuk melihat ekspor yang selesai dan langsung menuju berkasnya.

Lonceng bersifat per orang: yang tampil adalah pekerjaan yang Anda jalankan. Titik merah hilang setelah Anda membukanya.

Email tidak pernah melampirkan berkasnya. Email menautkan ke halaman ekspor, dan Anda masuk untuk mengunduh dari sana. Satu berkas ekspor adalah salinan lengkap basis data anggota Anda, dan kami tidak ingin email yang diteruskan ikut menjadi salinan lain.

Riwayat ekspor dan masa berlaku berkas

Halaman Ekspor mencatat setiap ekspor: apa isinya, kapan dimulai, siapa yang menjalankan, berapa baris, dan statusnya (Antre, Berjalan, Siap, Gagal atau Kedaluwarsa). Anda membukanya dari Ekspor sebelumnya di langkah pertama, dan ke sana pula Anda diarahkan setelah memulai ekspor.

Berkas yang selesai dapat diunduh selama tujuh hari, setelah itu dihapus otomatis. Catatan ekspornya tetap tersimpan, jadi Anda selalu bisa melihat siapa mengambil salinan apa dan kapan, tetapi berkasnya sendiri tidak menetap di server selamanya.

Butuh lagi setelah lewat? Jalankan ulang, cukup satu klik dari daftar ekspor.

Bidang khusus Anda ikut terbawa

Daftar kolom mencakup bidang khusus milik organisasi Anda, ditambah ID internal setiap catatan. Selebihnya persis sama dengan kolom pengimpor, sehingga hasil ekspor bisa disunting di spreadsheet lalu diimpor kembali. Perjalanan bolak-balik itu memang disengaja, dan itulah yang membuat ekspor berguna untuk penyuntingan massal sekaligus pengarsipan.

Batas

Satu ekspor dibatasi 50.000 baris. Di atas itu Anggota menolak ekspornya dan memberi tahu jumlah barisnya, alih-alih diam-diam memberi berkas separuh jadi, karena ekspor terpotong yang tampak lengkap gampang membuat orang mengambil keputusan yang keliru. Persempit dulu (rentang tanggal lebih pendek, satu jenis data sekali jalan) lalu jalankan lagi.

Siapa yang boleh mengekspor

Ekspor memakai izin yang sama dengan impor. Siapa pun yang dipercaya memuat data anggota secara massal juga dipercaya mengambilnya kembali; anggota tanpa akses ruang kerja tidak bisa. Lihat memberi akses ke tim Anda.

Tip: mengekspor Faktur dan Item baris faktur sekaligus memberi pembukuan Anda dua sisi gambaran yang utuh: total fakturnya, dan rincian isi tiap faktur.